2. Comprendre l'espace de stockage disponible et utilisé

Les éditions Google Workspace for Education offrent 100 To d'espace de stockage commun comme quota de base pour votre établissement ainsi que des options pour augmenter cet espace.

Étape 1 : Calculez votre limite de stockage

Le volume de stockage dont dispose votre organisation dépend de votre édition.

  • Education Fundamentals : 100 To d'espace de stockage commun partagé dans votre organisation.
  • Education Standard : 100 To d'espace de stockage commun partagé dans votre organisation.
  • Module complémentaire Teaching and Learning : 100 To d'espace de stockage commun partagé dans votre organisation + 100 Go ajoutés à cet espace par licence. Remarque : si vous achetez les licences par le biais de la console d'administration ou auprès d'un revendeur avec un forfait modulable, vous devez attribuer ces licences aux utilisateurs pour que votre organisation dispose de l'espace de stockage.
  • Education Plus : 100 To d'espace de stockage commun partagé dans vos organisations + 20 Go ajoutés à cet espace par licence. Pour les clients qui utilisent encore d'anciennes licences G Suite Enterprise for Education, 100 Go sont ajoutés à l'espace de stockage commun partagé pour chaque licence payante destinée à un membre du personnel.

Remarque : Pour les établissements comprenant plus de 20 000 utilisateurs actifs, le quota de base sera augmenté de 5 Go pour chaque utilisateur actif au-delà du seuil de 20 000.

  • Le nombre d'utilisateurs actifs correspond au nombre le plus élevé de connexions uniques sur 30 jours enregistré au cours des 180 derniers jours. Vous pouvez estimer combien de vos utilisateurs sont actifs en consultant le nombre de connexions uniques sur 30 jours. Découvrez comment voir le nombre de connexions uniques sur 30 jours de votre établissement.
  • Le nombre d'utilisateurs actifs et l'espace de stockage supplémentaire basé sur les utilisateurs actifs sont automatiquement calculés et mis à jour deux fois par an. L'espace de stockage supplémentaire est mis à disposition les 1er avril et 1er octobre.

Exemples de calculs de limite de stockage

  • Si vous avez acheté 10 000 licences Google Workspace for Education Plus, l'espace de stockage commun est de 300 To :

    100 To (quota de base) + (10 000 licences x 20 Go = 200 To) = 300 To d'espace de stockage disponible

  • Si vous avez acheté 100 licences pour le module complémentaire Teaching and Learning, l'espace de stockage commun est de 110 To :

    100 To (quota de base) + (100 licences x 100 Go = 10 To) = 110 To d'espace de stockage disponible

Étape 2 : Découvrez comment l'espace de stockage est utilisé

Utilisez les outils de gestion de l'espace de stockage, les rapports et les journaux pour comprendre l'utilisation de l'espace de stockage :

  • Consultez l'espace de stockage dans la console d'administration : obtenez une vue d'ensemble des services, utilisateurs et Drive partagés qui utilisent le plus d'espace de stockage (instructions dans la section suivante).
  • Créez des rapports "Comptes" : déterminez la consommation actuelle de l'espace de stockage par utilisateur et repérez les anomalies. Vous pouvez exporter ces rapports vers Google Sheets. Découvrez comment créer des rapports "Comptes".
  • Gérez les Drive partagés : découvrez comment les Drive partagés sont utilisés dans votre organisation et déterminez l'espace qu'ils occupent. Découvrez comment gérer l'activité et les utilisateurs d'un Drive partagé.
  • Utilisez les journaux BigQuery : exportez les données des rapports vers BigQuery pour obtenir et visualiser l'utilisation de l'espace de stockage, y compris pour chaque service. Nécessite Google Workspace for Education Plus. Découvrez comment analyser les journaux de stockage dans BigQuery.

Consulter l'utilisation totale de l'espace de stockage

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis  Stockage.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Stockage.

  2. En haut, vous pouvez voir l'espace de stockage total utilisé par votre organisation et l'espace utilisé par Drive, Gmail et Photos.

Remarque : En consultant l'espace de stockage utilisé, vous verrez peut-être une nouvelle catégorie de stockage intitulée "Autre" dans l'outil de mesure. Cette nouvelle catégorie offre aux administrateurs une meilleure visibilité sur l'espace de stockage occupé par les sauvegardes Android des utilisateurs, y compris WhatsApp. Même si cet espace de stockage apparaît dans l'outil de mesure, nous ne prévoyons pas de facturer ces données. En cas de changement, nous préviendrons nos clients au moins 90 jours à l'avance.

Identifier les personnes qui consomment le plus d'espace de stockage

Vous pouvez vérifier l'espace de stockage consommé par les utilisateurs de différentes manières. Vous pouvez consulter la page "Stockage" :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis  Stockage.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Stockage.

  2. La section Utilisateurs consommant le plus d'espace de stockage indique quels utilisateurs consomment le plus d'espace.

Si vous souhaitez obtenir plus de détails, comme l'utilisation par service, créez un rapport "Comptes" :

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Rapports puisRapports utilisateur puisComptes.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Rapports.

  2. Dans le rapport, cliquez sur Télécharger .
  3. Sous Sélectionner des colonnes, cliquez sur Colonnes actuellement sélectionnées ou Toutes les colonnes.
  4. Cliquez sur Télécharger.
  5. Cliquez sur Ouvrir dans Google Sheets.
  6. Triez les données en fonction de la colonne Espace total utilisé (Mo).

Identifier les Drive partagés utilisant le plus d'espace de stockage

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis  Stockage.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur Stockage.

  2. La section Drive partagés utilisant le plus d'espace de stockage affiche un récapitulatif des Drive partagés qui occupent beaucoup d'espace.
  3. Pour ouvrir la liste de tous les Drive partagés classés par espace de stockage utilisé, cliquez sur Afficher tous les Drive partagés.