วิธีจัดการและมอบหมายใบอนุญาต

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace for Education จะต้องมอบหมายใบอนุญาตให้ผู้ใช้ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้แต่ละรายมีใบอนุญาตที่สอดคล้องกับสถานะของตน ไม่ว่าจะเป็นนักเรียน/นักศึกษาที่เรียนเต็มเวลาและไม่เต็มเวลา ศิษย์เก่า คณาจารย์ หรือผู้ใช้ที่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงภายในโดเมนอีกต่อไป ผู้ดูแลระบบจะต้องตรวจสอบการใช้งานใบอนุญาตเพื่อให้อยู่ในขีดจำกัดที่ได้รับและเพื่อจัดการค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ ยังต้องเข้าใจประเภทใบอนุญาตต่างๆ (Education Fundamentals, Gmail เท่านั้น, ผู้ใช้เก่า) และกรณีที่ควรมอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ตามบทบาทและระดับกิจกรรม

ในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace for Education คุณมีหลายตัวเลือกในการจัดการและมอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ โดยคอนโซลผู้ดูแลระบบ Google Workspace (admin.google.com) จะเป็นอินเทอร์เฟซหลักสำหรับจัดการผู้ใช้และใบอนุญาต

การใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ Google Workspace

การมอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติแบบอิงตามผู้ใช้

คุณสามารถเปิดการมอบหมายใบอนุญาตอัตโนมัติที่ระดับองค์กรหรือหน่วยขององค์กรเพื่อมอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเมื่อเปิดใช้งานแล้ว ผู้ใช้ในบัญชีของคุณที่ยังไม่มีใบอนุญาต (และผู้ใช้ใหม่ที่เพิ่มมาในภายหลัง) จะได้รับใบอนุญาต Google Workspace for Education และหากคุณมีการสมัครใช้บริการ Google หลายรายการ คุณจะเปิดการออกใบอนุญาตอัตโนมัติสำหรับการสมัครใช้บริการได้เพียงรายการเดียวเท่านั้นใน 1 องค์กรหรือ OU

หมายเหตุ

  • หากมีหน่วยขององค์กรหลายหน่วยอยู่ภายใต้หน่วยขององค์กรระดับบนสุดของคุณ คุณจะตั้งค่าตัวเลือกการให้ใบอนุญาตโดยอัตโนมัติสำหรับหน่วยขององค์กรที่ระบุได้
  • หากเลือกมอบหมายใบอนุญาตสำหรับบริการให้กับผู้ใช้ทั้งหมดแบบอัตโนมัติ คุณจะนำใบอนุญาตของผู้ใช้ออกทีละรายไม่ได้
  • ใบอนุญาตที่มอบหมายโดยอัตโนมัติอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล
  • การมอบหมายใบอนุญาตโดยอัตโนมัติจะให้ใบอนุญาตกับทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และถูกระงับในองค์กร / OU ที่เปิดใช้ ก่อนจะมอบหมายใบอนุญาต เราขอแนะนำให้ย้ายผู้ใช้ที่ถูกระงับออกจาก OU ที่คุณวางแผนจะให้ใบอนุญาตเพื่อหลีกเลี่ยงการให้ใบอนุญาตแก่ผู้ใช้รายดังกล่าว

มอบหมายใบอนุญาตแก่ผู้ใช้ทุกคนในองค์กรโดยอัตโนมัติ

คุณจะมอบหมายใบอนุญาตแก่ผู้ใช้ทุกคนในองค์กรโดยอัตโนมัติได้ในหน้าการตั้งค่าใบอนุญาตของคอนโซลผู้ดูแลระบบ

  1. คลิกเมนูบนหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบ และคลิกการเรียกเก็บเงิน > การตั้งค่าใบอนุญาต ทางด้านซ้าย
  2. คลิกการสมัครใช้บริการที่ต้องการมอบหมายใบอนุญาต
  3. คลิก "ปิด" > เลือก "เปิด"
  4. หากมีการสมัครใช้บริการเดียวกันไว้หลายรายการ ให้เลือกการสมัครใช้บริการที่ต้องการใช้สําหรับการมอบหมายใบอนุญาตอัตโนมัติ
  5. คลิกบันทึก

ตั้งค่าการให้ใบอนุญาตแบบอัตโนมัติสำหรับหน่วยขององค์กร

หากตั้งค่าหน่วยขององค์กรในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google องค์กรย่อยทั้งหมดจะได้รับการตั้งค่าการให้ใบอนุญาตแบบอัตโนมัติขององค์กรระดับบนสุด อย่างไรก็ตาม คุณอาจลบล้างการตั้งค่าในระดับบนและตั้งค่าตัวเลือกการออกใบอนุญาตแบบอัตโนมัติได้เองเช่นกัน

ตั้งค่าองค์กรให้ลบล้างการตั้งค่าจากองค์กรระดับบนสุด

  1. จากหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่การเรียกเก็บเงิน -> การตั้งค่าใบอนุญาต
  2. คลิกหน่วยขององค์กรที่ต้องการเปิดใช้การออกใบอนุญาตอัตโนมัติ
  3. เลือก Google Workspace for Education ทางด้านขวา แล้วเปลี่ยน "การออกใบอนุญาตอัตโนมัติ" จาก "ปิด" เป็น "เปิด"
  4. หากมีการสมัครใช้บริการเดียวกันไว้หลายรายการ ให้เลือกการสมัครใช้บริการที่ต้องการใช้สําหรับการมอบหมายใบอนุญาตอัตโนมัติ
  5. คลิกลบล้าง

การมอบหมายใบอนุญาตด้วยตัวเองแบบอิงตามผู้ใช้

คุณสามารถมอบหมายใบอนุญาตด้วยตนเองให้กับผู้ใช้แต่ละราย รายชื่อผู้ใช้ที่อัปโหลด หรือทั้งหน่วยขององค์กรก็ได้

หากมอบหมายใบอนุญาตให้กับองค์กรด้วยตัวเอง จะมีเพียงผู้ใช้ในองค์กรนั้นเท่านั้นที่ได้รับใบอนุญาต ผู้ใช้ในองค์กรย่อยจะไม่ได้รับใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ โดยคุณจะต้องมอบหมายให้กับผู้ใช้ในองค์กรย่อยเองด้วยเช่นกัน

มอบหมายและยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตด้วยตัวเองในหน้าผู้ใช้

  1. จากหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่ "ผู้ใช้"
  2. เลือกช่องที่อยู่ถัดจากชื่อผู้ใช้แต่ละรายที่ต้องการมอบหมายหรือนำใบอนุญาตออก
  3. ที่ด้านบน ให้คลิกเพิ่มเติม > มอบหมายใบอนุญาตหรือนำใบอนุญาตออก
  4. คลิก Google Workspace for Education > มอบหมายหรือนำออก (หมายเหตุ: หากมีใบอนุญาต Google Workspace for Education หลายประเภท คุณสามารถเลือกประเภทที่ต้องการโดยการคลิกเมนูแบบเลื่อนลง)

มอบหมายและยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตด้วยตัวเองในหน้าของผู้ใช้แต่ละราย

  1. จากหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่ "ผู้ใช้"
  2. คลิกชื่อผู้ใช้ที่ต้องการจัดการ
  3. เลื่อนลงและคลิกส่วนใบอนุญาตของผู้ใช้
  4. คลิก Google Workspace for Education เพื่อแสดงสวิตช์เปิด/ปิดในคอลัมน์สถานะ
  5. ถัดจาก Google Workspace for Education ในคอลัมน์สถานะ ให้คลิกที่สวิตช์เพื่อมอบหมายหรือนำใบอนุญาตออก
  6. คลิกบันทึก (หมายเหตุ: หากมีใบอนุญาต Google Workspace for Education หลายประเภท คุณสามารถเลือกประเภทที่ต้องการโดยการคลิกเมนูแบบเลื่อนลง)

มอบหมายและยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตด้วยตัวเองโดยการอัปโหลดจำนวนมาก

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดข้อมูลผู้ใช้

  1. จากหน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่ "ผู้ใช้"
  2. คลิก "ดาวน์โหลดผู้ใช้" ที่ด้านบนของหน้า
  3. ในส่วนเลือกคอลัมน์ ให้เลือกคอลัมน์ข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมดและคอลัมน์ที่กำลังเลือกอยู่
  4. เลือกรูปแบบที่ต้องการ แล้วคลิก "ดาวน์โหลด"

ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูลใบอนุญาต

  1. ในสเปรดชีต ให้หาคอลัมน์ชื่อ "ใบอนุญาตใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น]" (หากต้องการเห็นใบอนุญาตที่มอบหมายในปัจจุบันของผู้ใช้ ให้ใช้คอลัมน์ใบอนุญาต [อ่านอย่างเดียว])
  2. ป้อนรหัส SKU ของใบอนุญาตที่ต้องการมอบหมาย ดังนี้
    • ก. สำหรับ Google Workspace for Education - Fundamentals (บัญชีที่สร้างก่อนวันที่ 13 พ.ย. 2024): Google-Apps-For-Education
    • ข. สำหรับ Google Workspace for Education Fundamentals (บัญชีที่สร้างตั้งแต่วันที่ 13 พ.ย. 2024 เป็นต้นไป): 1010070001
    • ค. สำหรับ Google Workspace for Education Plus - เดิม: 1010310002
    • ง. สำหรับ Google Workspace for Education - เดิม (Student): 1010310003
    • จ. สำหรับ Google Workspace for Education Plus: 1010310008
    • ฉ. สำหรับ Google Workspace for Education Plus (Staff): 1010310009
    • ช. สำหรับ Google Workspace for Education Standard: 1010310005
    • ซ. สำหรับ Google Workspace for Education Standard (Staff): 1010310006
    • 1. สำหรับส่วนเสริม Teaching and Learning ของ Google Workspace for Education: 1010370001
  3. ป้อนรหัส SKU สำหรับผู้ใช้ไม่เกิน 200 ราย (ดูหมายเหตุด้านบน)
  4. บันทึกไฟล์ในรูปแบบ CSV (.csv)

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลด

  1. ที่ด้านบนของหน้าผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้คลิก "อัปเดตผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน"
  2. คลิกแนบไฟล์ CSV
  3. เลือกตำแหน่งไฟล์ในคอมพิวเตอร์แล้วแนบไฟล์ CSV
  4. คลิกอัปโหลด หากเกิดข้อผิดพลาด ให้กรอกข้อมูลในสเปรดชีตที่ยังกรอกไม่ครบแล้วอัปโหลดไฟล์อีกครั้ง ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ในหัวข้อข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

รายการของงานจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติและแสดงความคืบหน้าในการอัปโหลด เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว คุณจะได้รับรายงานทางอีเมล หากเกิดข้อผิดพลาดในการประมวลผล ให้ดาวน์โหลดไฟล์บันทึกจากรายการของงาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ในหัวข้อข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

การใช้ Google Cloud Directory Sync (GCDS)

คุณสามารถใช้ Google Cloud Directory Sync (GCDS) เพื่อซิงค์ข้อมูลผู้ใช้ กลุ่ม และรายชื่อติดต่อโดยอัตโนมัติได้เพื่อให้ข้อมูลในบัญชี Google ตรงกับข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ LDAP เช่น Microsoft Active Directory หรือใช้ GCDS ในการซิงค์ใบอนุญาตโดยอิงตามผู้ใช้, OU หรือกลุ่มได้เช่นกัน

การมอบหมายใบอนุญาต

  1. ปฏิบัติตามวิธีการเหล่านี้เพื่อเรียนรู้วิธีการทำงานของ GCDS และเริ่มต้นใช้งาน
  2. ตั้งค่าการซิงค์กับเครื่องมือจัดการการกำหนดค่า
  3. ไปที่หน้าใบอนุญาตของเครื่องมือจัดการการกำหนดค่า แล้วตั้งค่าการซิงค์ข้อมูลใบอนุญาต GCDS ให้กับผู้ใช้ในบัญชี Google ของคุณ
  4. กำหนดแอตทริบิวต์อีเมล: ในส่วน Email address attribute ให้ระบุแอตทริบิวต์ที่ GCDS ใช้ในการจับคู่อีเมลระหว่างบัญชีผู้ใช้ LDAP และผู้ใช้บัญชี Google
  5. คลิก Add Rule เพื่อมอบหมายใบอนุญาต

  6. ในฟิลด์ LDAP Query ให้ระบุผู้ใช้ในไดเรกทอรี LDAP ที่ต้องการมอบหมายใบอนุญาตโดยใช้สัญลักษณ์การค้นหาของ LDAP

  7. เลือก Assign licenses to Google domain users

  8. คลิกรายการใบอนุญาต และเลือก SKU ใบอนุญาต

  9. (ไม่บังคับ) เลือกช่อง Remove this license from Google domain users that don't match this rule box เพื่อนำใบอนุญาตของผู้ใช้ใน Google ที่ไม่ตรงกับกฎนี้ออก

  10. โปรดเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้

    • OK - เพิ่มกฎและกลับไปที่หน้าจอกฎใบอนุญาตของ LDAP
    • Apply - เพิ่มกฎและเริ่มกฎใบอนุญาตของ LDAP กฎใหม่
    • Cancel - ยกเลิกกฎ
    • Test LDAP query - ทดสอบความถูกต้องของคำค้นหาใบอนุญาตของ LDAP

การใช้เครื่องมือบรรทัดคำสั่งของบุคคลที่สาม (เช่น GAM)

หากคุณต้องการจัดสรรบัญชีจำนวนมากอย่างรวดเร็ว ให้ใช้โซลูชันของบุคคลที่สาม เช่น Google Apps Manager (GAM) แบบโอเพนซอร์สซึ่งดาวน์โหลดได้ฟรีจะใช้ Admin SDK Directory API ในการสร้างและจัดการผู้ใช้และกลุ่มใน Google Workspace

GAM มีการโต้ตอบกับ Google APIs จำนวนมาก ซึ่งคุณจะใช้เพื่อจัดการฟีเจอร์หรือทรัพยากรอื่นๆ ของบัญชีได้เช่นกัน

หากคุณเลือกที่จะใช้ GAM ให้ทำตามขั้นตอนที่แนะนำต่อไปนี้

การมอบหมายใบอนุญาต

  1. ดาวน์โหลด GAM จากเว็บไซต์ GAM .
  2. กำหนดค่าเครื่องมือ
  3. ในระหว่างการตั้งค่า เมื่อระบบถามว่าคุณ "Ready to authorize GAM to manage Google Workspace user data and settings (พร้อมอนุญาตให้ GAM จัดการข้อมูลและการตั้งค่าของผู้ใช้)" หรือไม่ ให้ตอบ N (ไม่) เพื่อข้ามการมอบสิทธิ์ทั่วทั้งโดเมน
  4. คำสั่งต่อไปนี้จะช่วยยืนยันว่า GAM เชื่อมโยงกับบัญชี Google Workspace ที่ถูกต้อง: gam info domain

  5. คุณสามารถเพิ่มใบอนุญาตด้วยชื่อผู้ใช้ หน่วยขององค์กร หรือกลุ่ม ไวยากรณ์สำหรับเพิ่มใบอนุญาต มีดังนี้

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    ตัวอย่างเช่น หากต้องการให้ใบอนุญาต Google Workspace for Education Plus - เดิม แก่สมาชิกทั้งหมดในกลุ่ม "Teachers" ให้ป้อน

    gam group teachers add license 1010310002

การซิงค์ใบอนุญาต

คุณยังเพิ่มหรือนำใบอนุญาตออกจากผู้ใช้ได้โดยดูว่าผู้ใช้อยู่ในรายชื่อที่ระบุหรือไม่

  • รายชื่อที่รวมอยู่อาจเป็นกลุ่มใน Google Groups, หน่วยขององค์กร หรือไฟล์ข้อความธรรมดาในเครื่อง
  • ผู้ใช้ที่ไม่อยู่ในรายชื่อผู้ใช้แต่ได้รับใบอนุญาตจะถูกนำใบอนุญาตประเภทที่ได้รับออกจากบัญชี
  • ผู้ใช้ที่อยู่ในรายชื่อแต่ไม่มีใบอนุญาตจะได้รับใบอนุญาตเพิ่มเข้าไปในบัญชี
  • คุณสามารถใช้ "group_ns" เพื่อยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตให้ผู้ใช้ที่ถูกระงับ

ไวยากรณ์สำหรับซิงค์ใบอนุญาต มีดังนี้

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

ตัวอย่าง

ตัวอย่างต่อไปนี้จะสร้างกลุ่มใน Google Groups จำนวน 2 กลุ่ม ซึ่งมีชื่อว่า e4e และ e4es จากนั้นจะเพิ่มผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตในปัจจุบันเข้าไปในกลุ่ม และซิงค์ใบอนุญาตกับกลุ่มดังกล่าว เราใช้ group_ns (กลุ่มที่ไม่มีผู้ใช้ที่ถูกระงับ) ในขั้นตอนสุดท้าย ผู้ใช้ที่ถูกระงับจึงจะถูกยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตออก การเรียกใช้คำสั่ง 2 บรรทัดสุดท้ายอีกครั้งซ้ำๆ จะช่วยให้การมอบหมายใบอนุญาตสอดคล้องกับรายชื่อผู้ใช้ในกลุ่มที่ไม่ถูกระงับ

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

การลบใบอนุญาต

ไวยากรณ์สำหรับลบใบอนุญาต มีดังนี้

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

ตัวอย่างเช่น หากต้องการนำใบอนุญาตออกจาก OU "Staff"

gam ou staff delete license 1010310002

การใช้เครื่องมือการจัดการใบอนุญาตใน Google ชีต

เครื่องมือการจัดการใบอนุญาตที่ใช้ Google ชีตช่วยให้ผู้ดูแลระบบจัดการและมอบหมายใบอนุญาตครั้งละหลายรายการได้โดยอัตโนมัติ เครื่องมือนี้ให้บริการโดย AppsEdu ซึ่งเป็นพาร์ทเนอร์ของ Google for Education โดยไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับสถาบันการศึกษาทั่วโลกที่ใช้ Google Workspace for Education

ดาวน์โหลดเครื่องมือที่นี่ และอ่านเอกสารวิธีการและแนวทางปฏิบัติแนะนำ นอกจากนี้ โปรดทราบว่า

  • เครื่องมือการจัดการใบอนุญาตออกแบบมาสำหรับสถาบันขนาดเล็กถึงขนาดกลางเป็นหลัก (ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่น้อยกว่า 20,000 ราย) สำหรับสถาบันขนาดใหญ่ เราขอแนะนำให้ใช้ GAM, GCDS หรือ License Manager API
  • หากต้องการความช่วยเหลือในการใช้เครื่องมือการจัดการใบอนุญาต โปรดส่งอีเมลไปที่ help@gwfelicensetool.com

การใช้ Enterprise License Manager API

คุณสามารถใช้ Enterprise License Manager API ในการมอบหมายและยกเลิกการมอบหมายใบอนุญาตได้

เริ่มต้นใช้งานที่นี่หรือทำตามวิธีการในรายการต่อไปนี้