שיטות מומלצות להעברה גדולה של נתונים ל-Google Drive

המאמר הזה מיועד לארגונים שרוצים להעביר מאות אלפי קבצים ממערכת של צד שלישי אל Google Drive. לפני שמבצעים העברה גדולה, כדאי לעיין בשיטות המומלצות האלה. ההנחיות האלה קובעות נקודת התחלה להכנה להעברה.

בכל תיקייה בתיקיית 'האחסון שלי' או באחסון השיתופי של המשתמש יש מגבלה של 500,000 פריטים בסך הכול. מה נכלל בחישוב של שטח האחסון

לא מומלץ למלא תיקיות ותיקיות אחסון שיתופי במהלך ההעברה, כדי שהן יוכלו לגדול באופן אורגני כשהמשתמשים יוצרים תוכן חדש. מידע נוסף על מגבלות התיקיות ב-Drive

לפני שמתחילים

לרוב ההעברות הגדולות:

יצירה של קבצים ובעלות על קבצים

חשוב: כדי לצמצם את הסיכוי לטעויות ולשפר את הביצועים במהלך ההעברה ואחריה, אל תאפשרו למשתמש ליצור או להיות בעלים של יותר מ-500,000 קבצים, תיקיות או קיצורי דרך.

כדי להאיץ את ההעברה, אפשר להשתמש בחשבונות שירות כדי לשתף את יצירת הקבצים בין כמה חשבונות. חשבונות שירות הם חשבונות מכונה שמבצעים פונקציות עסקיות לא אישיות ב-Google Workspace.

מבנה התיקיות

אם היררכיות התיקיות גדלות, יכול לקחת הרבה זמן לעדכן אותן. כדי לעדכן בקלות את ההרשאות והפריטים, מומלץ לא להוסיף יותר מדי פריטים לתיקייה אחת ולא ליצור היררכיות עמוקות מדי. אי אפשר להציב יותר מ-100 רמות של תיקיות בתיקייה 'האחסון שלי' או בתיקיית אחסון שיתופי. מידע נוסף על מגבלות באחסון שיתופי

שימוש בתיקיות אחסון שיתופי

משתמש יוצר קבצים ואז יכול להוסיף אותם לאחסון שיתופי, ובשלב הזה האחסון השיתופי הופך לבעלים של הקבצים. כדאי להעביר לאחסון שיתופי פריטים שלא צריכים להיות בבעלות של אדם אחד. אפשר גם להוסיף קבוצות ספציפיות כחברים בתיקייה באחסון השיתופי.

אם חברים עוזבים את הארגון, הקבצים בתיקיות האחסון השיתופי נשארים במקומם. הצוות יכול להמשיך לשתף מידע ולעבוד מכל מקום ומכל מכשיר. מידע נוסף זמין במאמר בנושא מהן תיקיות אחסון שיתופי.

שיתוף והרשאות ב-Google Drive

ההורשה היא מושג חשוב להבנת שיתוף קבצים ב-Drive ולהעברה מוצלחת. הקבצים מקבלים בירושה את אמצעי הבקרה לשיתוף של התיקיות שבהן הם נמצאים. לכן, בדרך כלל כדאי להחיל הרשאות על תיקיות לפני שמוסיפים קבצים.

מגבלות העלאה, מכסות ופטורים

מגבלות אחרות במערכת מגנות על הנתונים שלכם ומבטיחות את הביצועים. פרטים נוספים זמינים במאמרים מגבלות של אחסון והעלאה ב-Google Workspace ומגבלות השימוש ב-Drive API.

כדי להימנע מחריגה מהמגבלות והמכסות, מומלץ לפעול לפי השיטות המומלצות הבאות ולעקוב אחרי מכסות ה-API. אם לדעתכם תחרגו מהמכסות האלה, בקשו להגדיל אותן.

  • אפשר לאגד כמה קריאות לבקשה אחת באמצעות Google Drive API, במיוחד כשמשנים את המטא-נתונים של קבצים של הרבה פריטים ששייכים לאותו משתמש. ראו Google Drive API.
  • אל תאפשרו לחשבון שירות ליצור יותר מ-500,000 קבצים בשם חשבון משתמש נתון.
  • מגבלות ברירת המחדל של מכסת Drive API הן 20,000 קריאות בכל 100 שניות, לכל משתמש ולכל פרויקט. המגבלה הזו חלה על הסכום של קריאות קריאה וכתיבה.
  • קצב בקשות הכתיבה ל-Drive API מוגבל – חשוב להימנע מחריגה מ-3 בקשות לשנייה של בקשות כתיבה או הוספה מתמשכות לכל חשבון. הערה: אי אפשר להגדיל את מגבלת הקצב הזו.
  • אם נתקלתם בשגיאות במהלך ההעברה, תוכלו לבצע את השלבים לפתרון הבעיות. ראו ניסיון חוזר של בקשות שנכשלו כדי לפתור שגיאות.

שימוש בחשבונות שירות כדי להתחזות למשתמשים רבים ולהעלות קבצים

חשוב: צריך להשתמש בחשבונות שירות להענקת הרשאות רק אם הזהות היא של משתמש יחיד. שימוש בחשבון השירות כבעלים משותף ליצירה של הרבה מסמכים משותפים עלול לגרום לבעיות בביצועים. אל תשתמשו בחשבונות שירות כדי לקבל נפח אחסון נוסף או כדי לפעול כחברים בדומיין.

חשבונות שירות ממלאים תפקיד חשוב בהעברות, כי הם מאפשרים ליצור תוכן בשם המשתמשים באופן אוטומטי, להחיל הרשאות ולמקם פריטים במבנה התיקיות בצורה מתאימה. שימוש בחשבונות שירות יכול לעזור לכם להשלים את ההעברה מהר יותר, כי עומס ההעברה מתחלק בין משתמשים רבים.

אפשר להשתמש בהם כדי:

  • ליצור תוכן בשם משתמש על ידי התחזות למשתמש.
  • כדאי לפזר את בקשות ההעלאה וההוספה על פני הרבה חשבונות משתמשים. כדי להעלות תוכן ל-Google Drive במהירות ולהימנע מבעיות שקשורות למכסות, אפשר להשתמש בחשבון שירות עם הענקת הרשאות גישה ברמת הדומיין כדי לפזר את פעילות הכתיבה בין הרבה משתמשים שונים שמתחזים אליהם.

כך עושים זאת:

הערה: במקום להקצות בעלות על קבצים ותיקיות לחשבון השירות שמבצע את ההעלאה, אפשר למקם את התוכן באחסון שיתופי או להקצות בעלות לחשבון משתמש.

העלאת סרטונים ל-Drive

בדרך כלל, קובצי וידאו שמועלים ל-Drive עוברים עיבוד כדי שאפשר יהיה להפעיל אותם ישירות באפליקציות האינטרנט או באפליקציות לנייד של Drive. עם זאת, יש הגבלות על עיבוד סרטונים כדי להגן על המערכות שלנו, וההגבלות האלה עשויות להיות מופעלות על ידי העברות. אם אתם מעבירים כמות גדולה של קובצי וידאו וצריכים שהם יפעלו ישירות ב-Drive, מומלץ ליצור קשר עם שותף ההעברה לפני שתמשיכו. איך מאחסנים סרטונים ב-Google Drive ומפעילים אותם ומהן מגבלות ההעלאה ב-Google Drive

אסטרטגיית מידע

לפני ההעברה, כדאי לתכנן מערכת לארגון הפריטים במאגר התוכן. לדוגמה, כדי ליצור מטא-נתונים של קבצים ולבנות את מבנה התוכן של הארגון, מבצעים את השלבים הבאים:

  • החלת מאפייני קובץ מותאמים אישית. מידע נוסף
  • הגבלת גרסאות סופיות של קבצים באמצעות נעילה. מידע נוסף
  • החלת מדיניות שמירת נתונים של Google Vault על התוכן. מידע נוסף
  • מציינים את מדיניות השיתוף של הארגון. מידע נוסף

עדיין צריכים עזרה?

פונים לשותף ההעברה. אם אתם לא עובדים עם שותף, תוכלו לפנות לתמיכה של Google Workspace.