ניהול השיתוף עם גורמים מחוץ לארגון

המאמר הזה מיועד לאדמינים. רוצים לדעת איך לשתף את הקבצים שלכם או להגדיר להם הרשאות שיתוף? אתם יכולים לעיין במאמר בנושא שיתוף קבצים מ-Google Drive.

נתמך בכל מהדורות Google Workspace,‏ Cloud Identity ו-G Suite

אדמינים יכולים לקבוע אם משתמשים יוכלו לשתף עם אנשים מחוץ לארגון קבצים ותיקיות מ-Google Docs‏, Google Sheets‏, Google Slides‏, Google Sites, "המפות שלי" ותיקיות באחסון השיתופי. אתם גם יכולים להפעיל אינדיקטור שמראה שקובץ בתיקייה באחסון השיתופי או ב-Drive הוא בבעלות של משתמש מחוץ לארגון, או שמישהו מחוץ לארגון שיתף אותו.

הערה: כשמשתפים Gems, הם נשמרים ומשותפים ב-Google Drive, כך שהרשאות השיתוף ב-Drive חלות גם עליהם. כל קובצי Google שכלולים ב-Gem משותפים עם כל מי שיש לו גישה ל-Gem. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של שיתוף תצורות Gem.

הערה: הרשאות השיתוף ב-Drive חלות גם על שיתוף ב-Gemini Business. פרטים נוספים זמינים במאמר שליטה בגישה של Gemini Business ו-Gemini Enterprise לנתוני Workspace.

הנושאים בדף

הערה: כדי לשלוט בשיתוף עם משתמשים חיצוניים שאין להם חשבון Google, צריך להפעיל או להשבית את "שיתוף עם משתמש במצב אורח".

תרחישים לדוגמה של הרשאות שיתוף

איך מגדירים שיתוף מותאם אישית לקבוצה או יחידה ארגונית

עשויים להיות מצבים שבהם תרצו להרשות רק למשתמשים בקבוצות או יחידות ארגוניות מסוימות לשתף תוכן עם גורמים מחוץ לארגון, ולחסום את השיתוף עם הגורמים החיצוניים לכל המשתמשים האחרים. אתם יכולים לעשות את זה בעזרת הרשאות השיתוף של Drive או בעזרת כללים להרשאות שיתוף.

עם הרשאות השיתוף של Drive:

  1. אם המשתמשים שלכם עדיין לא משויכים ליחידות ארגוניות, משייכים אותם, או קובעים הגדרות לקבוצות של משתמשים.
  2. משביתים את השיתוף החיצוני ביחידה הארגונית העליונה, כמו שמוסבר בקטע הבא.
  3. בצד ימין, לוחצים על הקבוצה או היחידה הארגונית שרוצים לאפשר לה לשתף עם גורמים מחוץ לארגון.

    חשוב: הגדרות של קבוצה מבטלות הגדרות של יחידה ארגונית. אם משתמש שייך לכמה קבוצות, ההגדרה של הקבוצה עם החשיבות הכי גבוהה היא זו שחלה על המשתמש.

  4. מפעילים שיתוף חיצוני.

עם כללים להרשאות שיתוף: כאן מוסבר איך יוצרים ומנהלים כללים להרשאות שיתוף ב-Drive.

איך משתפים תוכן עם משתמשים חיצוניים שאין להם חשבונות Google

אתם יכולים לאפשר למשתמשים לשתף קבצים ותיקיות עם משתמשים חיצוניים שאין להם חשבונות Google. כדי לעשות את זה, אתם צריכים להפעיל את "שיתוף עם משתמש במצב אורח". אתם יכולים לאפשר שיתוף עם משתמש במצב אורח עם כל המשתמשים, או רק עם משתמשים מדומיינים מהימנים. ההנחיות מופיעות במאמר בנושא איך מאפשרים שיתוף עם משתמשים ללא חשבון Google בעזרת "שיתוף עם משתמש במצב אורח".

איך מאפשרים שיתוף חיצוני רק לתוכן בתיקיות ספציפיות

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Business. השוואה בין מהדורות

הגדרות השיתוף שזמינות במסוף Admin חלות על המשתמשים בהתאם ליחידה הארגונית או הקבוצה שלהם. אין לכם שליטה על תיקיות פרטיות שהמשתמשים שומרים בתיקיית 'האחסון שלי'.

כדי לאפשר שיתוף חיצוני של קבצים ספציפיים, אתם גם יכולים להשתמש באחסון שיתופי. בגישה הזו, האחסון השיתופי מתנהג כמו התיקייה.

  1. יוצרים יחידה ארגונית בלי חברים.
  2. משביתים את השיתוף החיצוני ביחידה הארגונית העליונה, כמו שמוסבר בקטע הבא.
  3. מפעילים ביחידה הארגונית החדשה את השיתוף החיצוני, במקום ההגדרה של היחידה הארגונית העליונה.
  4. (אופציונלי) כדי לאפשר שיתוף עם אנשים מחוץ לארגון שאין להם חשבון Google, מפעילים ביחידה הארגונית החדשה את "שיתוף עם משתמש במצב אורח".
  5. יוצרים אחסון שיתופי עם הקבצים והתיקיות שרוצים לשתף עם גורמים מחוץ לארגון.
  6. מחליטים מי האנשים שמותר להם לשתף את הקבצים עם גורמים חיצוניים, מוסיפים אותם כחברים באחסון השיתופי ונותנים להם רמת גישה של עורכים, מנהלי תוכן או מנהלים. אם יש לכם הרבה משתמשים, אתם יכולים להוסיף אותם כקבוצה.

    הערה:

  7. משייכים את האחסון השיתופי ליחידה הארגונית החדשה.
  8. מעבירים תוכן לאחסון השיתופי.
  9. (אופציונלי) אם אתם רוצים לקבל התראה כשמתווסף תוכן לאחסון השיתופי ומשותף עם גורמים מחוץ לארגון, אתם יכולים להגדיר כלל דיווח על סמך האירועים ביומן של Drive.

איך מפעילים או משביתים שיתוף חיצוני של קבצים ותיקיות ב-Drive

לפעמים בשביל לשתף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון צריך לשתף איתם תוכן ב-Drive. מצד שני, יש בזה סיכון של דליפת נתונים. אם אתם מפעילים שיתוף חיצוני, אתם יכולים להגביל את השיתוף. למשל, אתם יכולים להזהיר את המשתתפים לפני שהם משתפים, או לחסום שיתופים שמתבצעים באמצעות קישור.

אם אתם משביתים את השיתוף החיצוני, המשתמשים לא יכולים לשתף את הפריטים הבאים עם משתמשים חיצוניים:

  • הזמנות לפריטים שנוצרים ב-Docs‏, Sheets ו-Slides
  • קישורים לקבצים שמאוחסנים ב-Drive
  • פריטים שמצורפים לאימיילים, גם אם הם הועלו ישירות ממכשירים, וגם אם הם מאוחסנים ב-Drive

המשתמשים החיצוניים גם מאבדים את הגישה שלהם לכל הפריטים ששותפו איתם קודם.

אתם גם יכולים לחסום את הפריטים שמגיעים ממשתמשים חיצוניים אל המשתמשים בארגון שלכם. ההגבלות האלה חלות על חברי קבוצה חיצוניים. כשהקבצים משותפים עם קבוצה שכוללת משתמשים חיצוניים, הם לא יכולים לגשת לקובץ.

הערה: ההגבלות חלות ברמת המשתמש ולא ברמת הקבוצה. אז למרות שאפשר לשתף קבצים עם קבוצה חיצונית, משתמשים חיצוניים בקבוצה הזו שחסמתם בהגדרות השיתוף לא יכולים לגשת לקבצים.

כדי להפעיל או להשבית שיתוף חיצוני:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף ואז אפשרויות שיתוף.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. כדי להפעיל את השיתוף החיצוני, לוחצים על מופעל ובוחרים את אפשרויות השיתוף.
  5. כדי להשבית את השיתוף החיצוני, לוחצים על מושבת. אתם גם יכולים לחסום שיתוף של תוכן חיצוני עם המשתמשים, כולל תוכן במערכות אחסון מצד שלישי.
  6. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

איך מאפשרים שיתוף חיצוני רק עם דומיינים ספציפיים

אתם יכולים לאפשר שיתוף קבצים רק עם דומיינים מהימנים (מרשימת ההיתרים). כשאתם משתמשים ברשימת ההיתרים כדי להגביל את השיתוף:

  • הדומיין צריך להיות דומיין של Google Workspace, אלא אם אתם משתמשים בשיתוף עם משתמש במצב אורח.
  • אתם לא יכולים לבחור שהקבצים ישותפו רק עם דומיינים ספציפיים מתוך רשימת ההיתרים. כל הדומיינים המהימנים כלולים.
  • המשתמשים לא יכולים לשתף קבצים עם חשבונות לשימוש אישי.
  • אם יש בארגון שלכם שילוב של רישיונות Cloud Identity ו-Google Workspace, רשימת ההיתרים חלה גם על משתמשי Cloud Identity.

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

אם עדיין לא הוספתם דומיינים מהימנים לרשימת ההיתרים, מוסיפים אותם.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף ואז אפשרויות שיתוף.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. לוחצים על דומיינים ברשימת ההיתרים ובוחרים את אפשרויות השיתוף.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

  6. (רק ל-Google Forms) בקטע הרשאות שיתוף, לוחצים על תשובות לטפסים. בוחרים אם המשתמשים בדומיין שלכם יוכלו להשיב לטפסים שנוצרו מחוץ לדומיין, או לשתף טפסים עם גורמים מחוץ לארגון כדי שיוכלו להשיב עליהם.

    הערה: אם משביתים את האפשרויות האלה, הרשאות השיתוף של Google Drive חלות על המשיבים לטפסים.

  7. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

איך מפעילים או משביתים את האינדיקטור לשיתוף חיצוני של קבצים

כברירת מחדל, מוצג אינדיקטור אזהרה חיצוני כשקובץ בתיקיית אחסון שיתופי או ב-Drive נמצא בבעלות של משתמש מחוץ לארגון או משותף על ידי מישהו מחוץ לארגון. אתם יכולים להפעיל או להשבית את ההגדרה הזו אצל כל המשתמשים שלכם או אצל חלק מהם. אם משביתים את ההגדרה, אתם עדיין יכולים לבדוק באירועים ביומן של Drive את הקבצים שמשותפים עם משתמשים מחוץ לארגון.

כדי להפעיל או להשבית את האינדיקטור:

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף ואז אפשרויות שיתוף.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. לוחצים על הדגשת קבצים חיצוניים ואז מסמנים או מבטלים את הסימון של התיבה שליד הדגשת קבצים חיצוניים כדי להפעיל או להשבית את האינדיקטור.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במהלך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

איך מוצגים האינדיקטורים

כשאינדיקטור האזהרה מופעל, הוא מוצג לצד קבצים ב-Drive שנמצאים בבעלות של משתמש מחוץ לארגון או משותפים על ידי מישהו מחוץ לארגון, חוץ מההחרגות הבאות:

  • האינדיקטור לא יופיע אם לקבוצה שנמצאת בקבוצות Google בבעלות הארגון יש גישה לקובץ, גם אם יש בקבוצה חברים מחוץ לארגון.
  • האינדיקטור מוצג תמיד אם לחשבונות שירות יש גישה לקובץ, גם אם חשבון השירות נמצא בבעלות מישהו בתוך הארגון וגם אם הוא נמצא בבעלות מישהו מחוץ לארגון.
  • האינדיקטור מוצג תמיד אם לקבוצות שנוצרו אוטומטית ב-Google Classroom יש גישה לקובץ.

איך קובעים מי יכול להעביר תוכן לאחסון שיתופי שבבעלות ארגון אחר

אתם יכולים לאפשר או לחסום העברה של תוכן מתיקיות באחסון שיתופי שכוללות מקור או יעד חיצוניים. לדוגמה:

  • אתם יכולים לחסום העברה של תוכן מאחסון שיתופי של הארגון לאחסון שיתופי חיצוני או לתיקיית "האחסון שלי" של המשתמש החיצוני.
  • אתם יכולים לחסום העברה של תוכן מתיקיית "האחסון שלי" של המשתמש בארגון שלכם לאחסון שיתופי חיצוני.

מידע נוסף מופיע במאמר בנושא איך מגבילים מי יוכל להעביר תוכן לתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות.

ניהול של שיתוף קבצים ב-Drive בעזרת כללים להרשאות שיתוף

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus. השוואה בין מהדורות

במקום להשתמש בהגדרות ב-Drive לשיתוף עם גורמים מחוץ לארגון, אתם יכולים להשתמש בכללים להרשאות שיתוף כדי לנהל את השיתוף גם עם גורמים מחוץ לארגון וגם עם גורמים בתוך הארגון. בעזרת כללים להרשאות שיתוף אפשר לקבוע עם מי המשתמשים ישתפו פעולה. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא יצירה וניהול של כללים להרשאות שיתוף ב-Drive.

מה קורה לחשבונות של משתמשים שכבר אין להם גישה ל-Drive

אם חשבון של משתמש בארגון כבר לא כולל את שירותי Drive ו-Docs (לדוגמה, אם רישיון Google Workspace הוסר מהחשבון שלו), אפשר לשתף את הקבצים שהוא הבעלים שלהם רק בתוך הארגון, גם אם הגדרות השיתוף שחלות על הקבצים שלו מאפשרות שיתוף מחוץ לארגון.

כדי להסיר את ההגבלה על שיתוף חיצוני מהקבצים של המשתמש, אפשר להוסיף לחשבון שלו רישיון ל-Archived User ‏ (AU). פרטים נוספים זמינים במאמר הוספת רישיונות ל-Archived User.