איך מאפשרים שיתוף עם משתמשים ללא חשבון Google בעזרת "שיתוף עם משתמש במצב אורח"

נתמך בכל מהדורות Google Workspace ו-G Suite. לא נתמך במהדורות Cloud Identity.

שיתוף עם משתמש במצב אורח מאפשר למשתמשים שלכם להזמין אנשים שאין להם חשבון Google לעבוד במשותף על קבצים ותיקיות. אתם יכולים לאפשר שיתוף עם משתמש במצב אורח עם כל המשתמשים, או רק עם מבקרים מדומיינים מהימנים. תמיד אפשר לבדוק למי יש גישה לקבצים ולתיקיות של הארגון.

הנושאים בדף

איך פועל שיתוף עם משתמש במצב אורח

המשתמשים משתפים עם מבקרים באותו אופן שבו הם משתפים עם משתמשי Google. המבקרים מקבלים הזמנה באימייל לשתף פעולה וקוד אימות כדי לאמת את הזהות שלהם. הם יכולים לערוך פריט, להגיב עליו או לצפות בו למשך 7 ימים אחרי שהם מאמתים את הזהות שלהם. אם המבקר צריך לשתף פעולה למשך יותר מ-7 ימים, הוא יכול להשתמש בקישור המקורי כדי לאמת שוב את הזהות שלו.

כשהשיתוף עם משתמש במצב אורח מופעל

  • מבקרים יכולים להשתמש ב-Drive בדפדפן כדי לצפות בקבצים ששותפו איתם, להוסיף להם הערות, להציע עריכות ולערוך אותם. פרטים על מה שאפשר לשתף מופיעים במאמר שיתוף מסמכים עם מבקרים.
  • המשתמשים יכולים לשתף קבצים ותיקיות באחסון שיתופי עם מבקרים. מבקרים יכולים ליצור קבצים ולהעלות קבצים בתיקיות ששותפו איתם. אי אפשר להוסיף אותם כחברים באחסון השיתופי.
  • אם למבקר יש גישת עריכה לקובץ, הוא יכול לשתף את הקובץ עם משתמש אחר ב-Google, אבל לא עם מבקר אחר.
  • מבקרים לא יכולים לגשת לקבצים בנייד או בלקוחות שהורדו, כמו Google Drive לשולחן העבודה.
  • המבקרים יכולים למחוק את הסשן שלהם, וכך השם שלהם יוסר מההיסטוריה של המסמך ומהתגובות שהם כתבו.
  • אפשר לראות את הסשנים בקובץ משותף, לשנות אותם או לבטל את הגישה אליהם, בדיוק כמו כל משתף פעולה אחר.

הפעלת שיתוף עם משתמש במצב אורח

לפני שמתחילים: לפי הצורך, קוראים את המאמר בנושא החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף ואז אפשרויות שיתוף.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. כדי לאפשר שיתוף עם משתמש במצב אורח רק עם דומיינים מהימנים:

    1. אם עדיין לא עשיתם את זה, מוסיפים את הדומיינים האלה לרשימת הדומיינים המורשים של הארגון. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא איך מאפשרים שיתוף מחוץ לארגון רק עם דומיינים מהימנים.
    2. בוחרים באפשרות דומיינים ברשימת ההיתרים.

    3. מסמנים את האפשרות משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי בארגון שלך יכולים לשתף פריטים עם אנשים מחוץ לארגון שלך שאינם משתמשים בחשבון Google.

      בעיה מוכרת: אפשר להתעלם מההודעה 'לא תואם לדומיינים ברשימת ההיתרים'. המשתמשים שלכם עדיין יכולים לשתף קבצים עם אנשים בדומיין המהימן.

    כדי לאפשר שיתוף עם משתמש במצב אורח לכל אחד:

    1. לוחצים על פועל.
    2. מסמנים את האפשרות משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי בארגון שלך יכולים לשתף פריטים עם אנשים מחוץ לארגון שלך שאינם משתמשים בחשבון Google.

  5. (אופציונלי) כדי להציג למשתמשים אזהרה לפני שהם משתפים קבצים עם מישהו מחוץ לארגון, מסמנים את התיבה להציג אזהרה כשמשתפים קבצים שבבעלות משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי בארגון עם גורמים מחוץ לארגון.

  6. בקטע בודק הרשאות הגישה, בוחרים באפשרות נמענים בלבד, הצעות למשתמשי היעד או גלוי לכל (לא נדרש חשבון Google).

  7. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).

שדרוג של סשן מבקר לחשבון Google Workspace

אדמינים יכולים לשדרג את סשן האורח של משתמש לחשבון Google Workspace. אתם יוצרים חשבון Google Workspace עם אותה כתובת אימייל שבה השתמשתם בסשן של המבקר. במסגרת התהליך הזה נשמרת היסטוריית שיתוף הפעולה של המבקר, כולל תגובות ועריכות במסמך. מידע נוסף זמין במאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.

הערה: אי אפשר לעבור מסשן של מבקר לקבוצה ב-Google. אם אדמין יוצר קבוצה ב-Google באמצעות כתובת אימייל עם סשן מבקרים, סשן המבקרים נמחק.

איך מבקר משדרג לחשבון Google

כדי לשדרג מסשן של מבקר לחשבון Google עם אותה כתובת אימייל, המבקר צריך קודם למחוק את הסשן שלו. אחרי זה הם יכולים ליצור חשבון Google או להירשם ל-Google Workspace.

בעיות ידועות ומגבלות

  • באתרים מסוימים שבהם יש אפשרות להיכנס באמצעות חשבון Google, החשבון של המבקר עשוי להופיע במנגנון למעבר בין חשבונות. עם זאת, גם אם המבקרים מחוברים לחשבון, הם יכולים לגשת רק ל-Google Drive,‏ Docs,‏ Sheets,‏ Slides ו-Sites.
  • כשמשתמשים משתפים תיקייה באחסון השיתופי עם מבקר, ההרשאה הכי גבוהה שאפשר לתת למבקר היא הרשאת עריכה. מבקרים לא יכולים לגשת לתיקיית הבסיס של אחסון שיתופי.
  • אי אפשר להוסיף מבקרים לקבוצה בקבוצות Google או לערוך ב-Sites. עם זאת, הם יכולים להיות צופים עם הרשאת צפייה בתוכן שפורסם באתר.
  • אם מגבילים את השיתוף עם חשבונות Google אישיים בארגון, השיתוף עם משתמש במצב אורח מוגבל גם כן. אם אתם (או אחד מהמשתמשים שלכם) תנסו לשתף עם החשבונות האלה, תוצג לכם הודעת שגיאה.
  • מבקרים לא יכולים להוריד תיקיות.


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.