Kiezen welke Workspace-gegevens u wilt exporteren

Wilt u alle gegevens exporteren? Ga naar Alle gegevens van uw organisatie exporteren.

Met de Data Export-tool kunt u sommige of alle gegevens van uw organisatie exporteren naar een Google Cloud Storage-archief en downloaden. Sommige organisaties willen alleen bepaalde gegevens exporteren, niet de hele dataset. Een organisatie hoeft bijvoorbeeld alleen de door de verkoopafdeling gegenereerde content te exporteren.

Als u wilt dat uw gebruikers hun gegevens kunnen downloaden, staat u ze toe Google Takeout te gebruiken en verwijst u ze naar Uw Google-gegevens downloaden.

Op deze pagina

Voordat u begint

Vereisten

Als u de gegevens van uw organisatie wilt exporteren, moet het volgende gelden:

  • Gebruik een hoofdbeheerdersaccount voor Google Workspace of Cloud Identity dat minstens 30 dagen oud is (tenzij u uw organisatieaccount minder dan 30 dagen geleden heeft gemaakt).
  • Zorg dat tweestapsverificatie aanstaat voor uw account. Tweestapsverificatie is alleen vereist voor het beheerdersaccount van waaruit de export wordt gestart. Ga naar de beveiligingsinstellingen van uw account om te controleren of tweestapsverificatie aanstaat voor uw account.

Google Cloud moet aanstaan voor uw beheerdersaccount(s) om toegang te krijgen tot geëxporteerde gegevens. Ga voor meer informatie naar Google Cloud aan- of uitzetten voor gebruikers.

Exportfuncties per Google Workspace-versie

Welke exportfuncties beschikbaar zijn, hangt af van uw Google Workspace-versie.

Assured Controls, Assured Controls Plus Enterprise Essentials Plus,
Enterprise Plus,
Education Standard,
Education Plus		 Alle andere Google Workspace-versies
Alle gegevens van uw organisatie exporteren ✔ ✔ ✔
Een gefilterde gegevensexport uitvoeren voor één gebruiker ✔ ✔ ✔
Een gefilterde gegevensexport uitvoeren voor een organisatie-eenheid, groep of maximaal 100 gebruikers ✔ ✔
Een gefilterde gegevensexport uitvoeren voor een of meer Workspace-kernservices ✔
Een gefilterde gegevensexport uitvoeren voor één Drive-label ✔
Een gefilterde gegevensexport uitvoeren voor de afgelopen 7, 30 of 90 dagen ✔
Continue exports uitvoeren ✔
Een FINRA-conforme export uitvoeren ✔
Exporteren naar uw eigen Cloud Storage-bucket (lokale gegevensopslag) ✔
Aantal gelijktijdige exports 2 2

Kies een van de volgende opties:

  • 1 volledige export en 1 export voor één gebruiker
  • 2 exports voor één gebruiker
Minimum tijdsinterval tussen volledige gegevensexports Geen Geen 30 dagen

Welke gegevens worden geëxporteerd?

Hoofdbeheerders kunnen filters in de Data Export-tool gebruiken om gegevens te exporteren uit specifieke organisatie-eenheden, groepen of gebruikers. U kunt gegevens ook filteren op service (bijvoorbeeld Gmail of Drive), één Drive-label of een bepaalde periode.

Opmerking voor Google Workspace for Education-versies: Als u in de Data Export-tool de filters voor organisatie-eenheden of groepen gebruikt, selecteer dan het leeftijdslabel Alle gebruikers in deze groep of organisatie-eenheid zijn 18 jaar of ouder. Ga naar Gebruikers toegang geven tot Google-services op basis van leeftijd voor meer informatie.

De Data Export-tool exporteert meestal dezelfde gegevens als Google Takeout voor gebruikers. Als u wilt weten welke gegevens er worden geëxporteerd voor elke service, neemt u de lijst door in Alle gegevens van uw organisatie exporteren.

De volgende gegevens worden niet opgenomen in een gefilterde gegevensexport:

  • Organisatie-eenheden en groepen die in de afgelopen 24 uur zijn toegevoegd, worden mogelijk niet geëxporteerd.
  • Gegevens die niet het eigendom zijn van een individuele gebruiker, zoals een document in een gedeelde Drive, worden niet geëxporteerd. Als een gebruiker bijvoorbeeld een spreadsheet maakt en opslaat in Mijn Drive, is de gebruiker de eigenaar van de spreadsheet. Maar als de gebruiker een spreadsheet maakt en verplaatst naar een gedeelde Drive, is de gebruiker niet meer de eigenaar van de spreadsheet. Dit zijn enkele soorten gegevens die geen eigendom zijn van individuele gebruikers:
    • Chatruimtes en privéchats met groepen
    • Sites
    • Gedeelde Drives
    • Secundaire agenda's
  • Gegevens in gedeelde Drives kunnen niet worden gefilterd op periode en worden geëxporteerd als volledige batch.

Als u gegevens wilt exporteren voor de hele organisatie, inclusief de content van gedeelde Drives, gaat u naar Alle gegevens van uw organisatie exporteren.

Waar worden geëxporteerde gegevens opgeslagen?

De Data Export-tool exporteert de gegevens van uw organisatie naar een Google Cloud Storage-bucket (GCS). De Data Export-tool biedt standaard een tijdelijke, door Google geleverde Cloud Storage-bucket.

Als u Google Workspace Assured Controls en Assured Controls Plus heeft, kunt u een Cloud Storage-bucket aangeven waarvan u de eigenaar bent om gebruik te maken van lokale gegevensopslag. Met deze functie bepaalt u zelf de locatie van uw gegevens en wie er toegang toe heeft. Zo lost u problemen met datasoevereiniteit op.

Als u een door Google geleverde bucket kiest

  • U kunt een bucket kiezen in de Verenigde Staten of Europa, of aangeven dat u geen voorkeur heeft.
  • De geëxporteerde gegevens worden 60 dagen na het begin van de export automatisch verwijderd.

Als u uw eigen Cloud Storage-bucket kiest

Als u uw gegevens langer dan 60 dagen wilt bewaren, moet u een aangepaste export maken en uw eigen Cloud Storage-bucket kiezen. Ga naar Uw Workspace-gegevens exporteren met lokale gegevensopslag voor meer informatie.

Hoelang duurt het om gegevens te exporteren?

Als u een export start, krijgen alle hoofdbeheerders een e-mail waarin staat dat er een gegevensexport in behandeling is. De export is niet eerder beschikbaar dan 48 uur nadat u de export heeft gestart. Deze wachtperiode is bedoeld om de gegevens van uw organisatie veilig te houden.

Het exportproces duurt meestal 72 uur, maar kan ook 14 dagen duren, afhankelijk van de grootte van de gegevensexport. Alle hoofdbeheerders krijgen een e-mailmelding als het proces afgerond is. Alle hoofdbeheerders kunnen de export bekijken.

Continue exports instellen en beheren

Continue exports bevatten alleen gegevens van gebruikers met een Assured Controls-licentie.

U kunt continue exports plannen en automatiseren. Met de functie voor continue export kunt u een specifieke exportconfiguratie voor beheerders instellen en die export daarna doorlopend laten uitvoeren. De Data Export-tool voert het exportproces automatisch continu uit. 5 dagen nadat de vorige export is gestart, wordt automatisch een nieuwe export gestart. Als de vorige export nog wordt uitgevoerd, wordt de export gestart zodra de vorige export is afgerond. Bij elke uitvoering wordt een nieuw archief gemaakt.

De Data Export-tool geeft een label met de tag Doorlopend aan archieven die met geautomatiseerde continue exports zijn gemaakt.

Continue exports stoppen of onderbreken

  • Als u toekomstige exports voor een archief wilt stoppen of onderbreken, opent u het dropdownmenu Acties en kiest u Continue export uitzetten. Het label verandert in Uit.
  • Als u de continue exports voor het archief wilt hervatten, selecteert u Continue export aanzetten.

Een continue export bewerken

Als u wilt wijzigen welke gegevens in toekomstige exports worden meegenomen of als u een andere bestemming wilt aangeven, opent u het dropdownmenu Acties van een archief en kiest u Export bewerken. Breng de wijzigingen aan en klik op Export updaten. Voor toekomstige exports worden de nieuwe instellingen gebruikt.

De gegevens van uw gebruikers exporteren

U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Gegevens en danGegevens importeren en exporteren en danGegevensexport.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik op Nieuwe export instellen.
  3. Voer in het vak Naam een naam voor de export in.
  4. Selecteer Standaard in het vak Exporttype.
  5. Selecteer in het vak Bereik van welke gebruikers u gegevens wilt exporteren:
    • Als u alle gegevens van uw organisatie wilt exporteren, inclusief gegevens die alleen voor beheerders beschikbaar zijn, selecteert u Alle gebruikersgegevens van de hele organisatie exporteren en slaat u de volgende stap over. Ga naar Alle gegevens van uw organisatie exporteren voor meer informatie.
    • Als u de gegevens van bepaalde gebruikers wilt exporteren, selecteert u Gegevens exporteren voor specifieke gebruikers en kiest u of u organisatie-eenheden, groepen of individuele gebruikersnamen wilt toevoegen.
  6. (Optioneel) Kies of u gegevens wilt exporteren van Groepen, Organisatie-eenheden of Gebruikersnamen. Klik dan op het selectievakje en selecteer de juiste items of typ een selectie.
    • Als u een organisatie-eenheid selecteert, worden alleen de gegevens van de directe leden van die organisatie-eenheid geëxporteerd, niet van de onderliggende organisatie-eenheden. Voorbeeld: De organisatie-eenheid Financiën heeft 2 onderliggende organisatie-eenheden: Europa en Azië. Als u de organisatie-eenheid Financiën selecteert, worden alleen de gegevens van de directe gebruikers onder Financiën geëxporteerd. De gegevens van de organisatie-eenheden Europa en Azië worden niet geëxporteerd.
  7. Selecteer in het vak Service de services waarvan u de gegevens wilt exporteren.
  8. (Optioneel) In het vak Labels kunt u ervoor kiezen gegevens met specifieke Google Drive-labels te exporteren. Selecteer het gewenste Drive-label in het dropdownmenu.
  9. Kies in het vak Periode en type een periode om Google Drive-, Gmail- en Chat-gegevens uit een specifieke periode te exporteren, of stel continue exports in. Meer informatie over continue exports
    Opmerking: U kunt bestanden in gedeelde Drives niet filteren op periode.
  10. (Optioneel) Als u Continue export wilt instellen, vinkt u dit selectievakje aan.
    Opmerking: Het vakje Continue export wordt alleen getoond aan organisaties met de Assured Controls-add-on.
  11. Kies in het vak Bestemming waar u de geëxporteerde gegevens wilt opslaan.
    De Data Export-tool kan de gebruikersgegevens exporteren naar een door Google geleverde Cloud Storage-bucket of naar een Cloud Storage-bucket waarvan u de eigenaar bent. Meer informatie over waar geëxporteerde gegevens worden opgeslagen
    • Als u een tijdelijke, door Google geleverde bucket wilt gebruiken, selecteert u Door Google geleverde bucket en kiest u de regio voor de bucket: Verenigde Staten, Europa of Geen voorkeur.
      Opmerking: De tijdelijke, door Google geleverde Cloud Storage-bucket is niet beschikbaar voor continue exports.
    • Als u uw eigen Cloud Storage-bucket wilt gebruiken, selecteert u Uw bucket en voert u de naam in van de bucket die u heeft gemaakt. Voorbeeld: mijn-gws-data-export-bucket
  12. Klik op Export starten.
    De geschatte duur wordt berekend als deze beschikbaar is voor de export. Daarna wordt de geschatte tijd getoond totdat de export is voltooid.

Geëxporteerde gegevens bekijken en downloaden

Zodra de gegevensexport is afgerond, krijgen hoofdbeheerders in uw organisatie een e-mailmelding met een link om het archief te bekijken. U kunt het archief ook openen via de Google Beheerdersconsole.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Gegevens en danGegevens importeren en exporteren en danGegevensexport.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. In de tabel Gegevensexport staan al uw gegevensexports. Hier vindt u de volgende informatie:
    • Namen van exports
    • Laatste start- en afrondingsdatum
    • Door wie elke export is ingesteld
    • Exportstatus
    • Acties die u kunt uitvoeren op de geëxporteerde gegevens
  3. Klik in de tabel Gegevensexport op de naam van de export om een uitgebreide weergave te openen.
  4. Onder Bereik ziet u welke gebruikers, groepen of organisatie-eenheden zijn geëxporteerd.
  5. Onder Status staat of de export helemaal is uitgevoerd of dat er fouten zijn opgetreden:
    • Mislukt: Er zijn geen gegevens geëxporteerd.
    • Fouten: Er ontbreken gegevens in het archief.
    • Afgerond: Alle gegevens zijn geëxporteerd.
  6. Klik op Acties en danArchief bekijken om het archief te bekijken.
  7. Als de gegevensexport is afgerond met fouten, kunt u een herstelactie uitvoeren.

Het archief van de gegevensexport bekijken

Het archief van de gegevensexport is beschikbaar in gecomprimeerde bestanden, zip-bestanden genoemd. De hoofdmap bevat een lijst met gebruikersmappen die een zip-bestand met de gegevens van die gebruiker bevatten. De gegevens zijn uitgesplitst op service, zoals Drive of Gmail, en er geldt een limiet voor de bestandsgrootte. Drive- en Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen bijvoorbeeld zijn opgesplitst in meerdere bestanden met de labels Drive (deel 1), Drive (deel 2), Gmail (deel 1) en Gmail (deel 2).

Opmerking: De volgorde van de services kan elke keer dat u exporteert anders zijn. Maak u dus geen zorgen als Drive de ene keer bovenaan staat en Gmail de volgende keer.

Zo bekijkt en downloadt u het archief van de gegevensexport:

  1. Klik in de Cloud Storage-UI op de hoofdmap.
    Opmerking: Sommige gegevens, zoals bestanden in gedeelde Drives, zijn eigendom van een serviceaccount in plaats van een gebruiker. In het exportarchief hebben serviceaccounts de naam Resource.
    Met de Cloud Storage-UI kunt u alleen afzonderlijke objecten downloaden. Gebruik de opdrachtregeltool gcloud storage om een map of meerdere objecten tegelijk te downloaden.
    Voorbeeld:

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

  1. Klik op het zip-bestand om de gegevens van de gebruiker te downloaden.
  2. Pak het bestand uit om de gegevens van de gebruiker per product te controleren.