Alle gegevens van uw organisatie exporteren

Als u Assured Controls of een geavanceerde Google Workspace-versie (zoals Enterprise Plus of Education Plus) heeft, gaat u naar De Workspace-gegevens kiezen die u wilt exporteren om uw gegevens te exporteren.

Met de Data Export-tool kunt u de gegevens van uw organisatie exporteren naar een Google Cloud Storage-archief en ze downloaden.

Als u wilt dat uw gebruikers hun gegevens kunnen downloaden, staat u ze toe Google Takeout te gebruiken en verwijst u ze naar Uw Google-gegevens downloaden.

Voordat u begint

Vereisten

Als u de gegevens van uw organisatie wilt exporteren, moet het volgende gelden:

  • Gebruik een hoofdbeheerdersaccount voor Google Workspace of Cloud Identity dat minstens 30 dagen oud is (tenzij u uw organisatieaccount minder dan 30 dagen geleden heeft gemaakt).
  • Zorg dat tweestapsverificatie aanstaat voor uw account. Tweestapsverificatie is alleen vereist voor het beheerdersaccount van waaruit de export wordt gestart. Ga naar de beveiligingsinstellingen van uw account om te controleren of tweestapsverificatie aanstaat voor uw account.

Google Cloud moet aanstaan voor uw beheerdersaccount(s) om toegang te krijgen tot geëxporteerde gegevens. Ga voor meer informatie naar Google Cloud aan- of uitzetten voor gebruikers.

Welke gegevens worden geëxporteerd?

De Data Export-tool exporteert dezelfde gegevens als Google Takeout voor gebruikers. De tool exporteert ook gegevens die alleen beschikbaar zijn voor beheerders, zoals verwijderde gegevens die Vault bewaart en gegevens in eigendom van klanten. Gegevens in eigendom van klanten zijn eigendom van uw organisatie, niet van individuele gebruikers, zoals Gmail-berichten in de beheerdersquarantaine.

De Data Export-tool exporteert het volgende niet:

  • Gegevens in gebruikersaccounts die zijn gemaakt in de 24 uur voordat de export begint.
  • Verwijderde gegevens, tenzij deze volgens Google Vault-beleid worden bewaard.

Een volledige export bevat gegevens van gebruikers met deze accounttypen:

  • Met licentie en actief
  • Opgeschort door een beheerder
  • Gearchiveerd
  • Vault voor voormalige werknemers (Vault Former Employee, VFE)
  • Voor Chrome-exports: Actieve gebruiker van Google Workspace for Education

Waar worden geëxporteerde gegevens opgeslagen?

De Data Export-tool exporteert de gegevens van uw organisatie naar een Google Cloud Storage-bucket (GCS). De Data Export-tool biedt standaard een tijdelijke, door Google geleverde Cloud Storage-bucket.

Als u Google Workspace Assured Controls en Assured Controls Plus heeft, kunt u een Cloud Storage-bucket aangeven waarvan u de eigenaar bent om gebruik te maken van lokale gegevensopslag. Met deze functie bepaalt u zelf de locatie van uw gegevens en wie er toegang toe heeft. Zo lost u problemen met datasoevereiniteit op.

Als u een door Google geleverde bucket kiest

  • U kunt een bucket kiezen in de Verenigde Staten of Europa, of aangeven dat u geen voorkeur heeft.
  • De geëxporteerde gegevens worden 60 dagen na het begin van de export automatisch verwijderd.

Als u uw eigen Cloud Storage-bucket kiest

Als u uw gegevens langer dan 60 dagen wilt bewaren, moet u een aangepaste export maken en uw eigen Cloud Storage-bucket kiezen. Ga naar Uw Workspace-gegevens exporteren met lokale gegevensopslag voor meer informatie.

Hoelang duurt het om gegevens te exporteren?

Als u een export start, krijgen alle hoofdbeheerders een e-mail waarin staat dat er een gegevensexport in behandeling is. De export is niet eerder beschikbaar dan 48 uur nadat u de export heeft gestart. Deze wachtperiode is bedoeld om de gegevens van uw organisatie veilig te houden.

Het exportproces duurt meestal 72 uur, maar kan ook 14 dagen duren, afhankelijk van de grootte van de gegevensexport. Alle hoofdbeheerders krijgen een e-mailmelding als het proces afgerond is. Alle hoofdbeheerders kunnen de export bekijken.

De gegevens van uw gebruikers exporteren

Met deze stappen exporteert u alle gegevens van uw organisatie. U kunt deze export met elke Google Workspace-versie uitvoeren.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Gegevens en dan Gegevens importeren en exporteren en dan Gegevensexport.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. Klik op Nieuwe export instellen.
  3. Voer in het vak Naam een naam voor de export in.
  4. Selecteer in het vak Bereik de gegevens die u wilt exporteren:
    • Alle gebruikersgegevens van de hele organisatie exporteren, inclusief gegevens van alle gebruikers en gedeelde Drives.
    • Gegevens exporteren voor specifieke gebruikers: selecteer indien beschikbaar het tabblad Groep, Organisatie-eenheid of Gebruikers en selecteer de specifieke accounts die u wilt exporteren.
  5. Klik op Export starten.
    De geschatte duur wordt berekend als deze beschikbaar is voor de export. Daarna wordt de geschatte tijd getoond totdat de export is voltooid.

Een export annuleren of stoppen

Nadat u op Export starten heeft geklikt, kan het proces niet meer worden geannuleerd of gestopt in de Google Beheerdersconsole. Als u een actieve export wilt stoppen, neemt u contact op met Google Workspace-support.

Geëxporteerde gegevens bekijken en downloaden

Zodra de gegevensexport is afgerond, krijgen hoofdbeheerders in uw organisatie een e-mailmelding met een link om het archief te bekijken. U kunt het archief ook openen via de Google Beheerdersconsole.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Gegevens en dan Gegevens importeren en exporteren en dan Gegevensexport.

    U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

  2. In de tabel Gegevensexport staan al uw gegevensexports. Hier vindt u de volgende informatie:
    • Namen van exports
    • Laatste start- en afrondingsdatum
    • Door wie elke export is ingesteld
    • Exportstatus
    • Acties die u kunt uitvoeren op de geëxporteerde gegevens
  3. Klik in de tabel Gegevensexport op de naam van de export om een uitgebreide weergave te openen.
  4. Onder Bereik ziet u welke gebruikers, groepen of organisatie-eenheden zijn geëxporteerd.
  5. Onder Status staat of de export helemaal is uitgevoerd of dat er fouten zijn opgetreden:
    • Mislukt: Er zijn geen gegevens geëxporteerd.
    • Fouten: Er ontbreken gegevens in het archief.
    • Afgerond: Alle gegevens zijn geëxporteerd.
  6. Klik op Acties en dan Archief bekijken om het archief te bekijken.
  7. Als de gegevensexport is afgerond met fouten, kunt u een herstelactie uitvoeren.

Het archief van de gegevensexport bekijken

Het archief van de gegevensexport is beschikbaar in gecomprimeerde bestanden, zip-bestanden genoemd. De hoofdmap bevat een lijst met gebruikersmappen die een zip-bestand met de gegevens van die gebruiker bevatten. De gegevens zijn uitgesplitst op service, zoals Drive of Gmail, en er geldt een limiet voor de bestandsgrootte. Drive- en Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen bijvoorbeeld zijn opgesplitst in meerdere bestanden met de labels Drive (deel 1), Drive (deel 2), Gmail (deel 1) en Gmail (deel 2).

Opmerking: De volgorde van de services kan elke keer dat u exporteert anders zijn. Maak u dus geen zorgen als Drive de ene keer bovenaan staat en Gmail de volgende keer.

Zo bekijkt en downloadt u het archief van de gegevensexport:

  1. Klik in de Cloud Storage-UI op de hoofdmap.

    Opmerking: Sommige gegevens, zoals bestanden in gedeelde Drives, zijn eigendom van een serviceaccount in plaats van een gebruiker. In het exportarchief hebben serviceaccounts de naam Resource.
    Met de Cloud Storage-UI kunt u alleen afzonderlijke objecten downloaden. Gebruik de opdrachtregeltool gcloud storage om een map of meerdere objecten tegelijk te downloaden.

    Voorbeeld: 
    gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \
"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]"
  2. Klik op het zip-bestand om de gegevens van de gebruiker te downloaden.
  3. Pak het bestand uit om de gegevens van de gebruiker per product te controleren.