Dit artikel is bestemd voor beheerders. Voor Gmail-gebruikers bevat dit artikel meer informatie over het gebruik van de vertrouwelijke modus van Gmail.
De vertrouwelijke modus van Gmail is beschikbaar in alle versies van Google Workspace.
Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen uw gebruikers gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of voorkomen dat ze deze per ongeluk delen. Berichten in de vertrouwelijke modus bevatten geen opties om berichten of bijlagen door te sturen, te kopiëren, af te drukken of te downloaden.
In de vertrouwelijke modus kunt u het volgende doen:
- Een vervaldatum voor berichten instellen
- De toegang tot berichten intrekken wanneer u wilt
- Vereisen dat gebruikers een verificatiecode invullen die ze via sms hebben gekregen om berichten te openen
Berichten in de vertrouwelijke modus kunnen niet worden ingepland om later te sturen.
Belangrijk: De vertrouwelijke modus is bedoeld om te voorkomen dat ontvangers e-mailberichten delen. Hoewel Gmail altijd probeert screenshots van berichten en bijlagen in de vertrouwelijke modus te blokkeren, kunnen gebruikers nog steeds apps van derden gebruiken om berichten en bijlagen te kopiëren of te downloaden.
Hoe Gmail berichten in de vertrouwelijke modus verwerkt
Gmail verwijdert de berichttekst en eventuele bijlagen uit de kopie van de ontvanger van het bericht. Gmail vervangt de berichtcontent en -bijlagen door een link naar de content.
In Gmail-clients wordt de gelinkte content getoond als onderdeel van het bericht. In e-mailclients van derden wordt er een link weergegeven in plaats van de berichtcontent.
Google Vault en berichten in de vertrouwelijke modus
Google Vault kan alle berichten in de vertrouwelijke modus die worden verstuurd door gebruikers in uw domein bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. Vault heeft geen toegang tot de content van berichten in de vertrouwelijke modus die door externe gebruikers naar uw organisatie zijn gestuurd. Als uw domein Vault gebruikt, neem dan zorgvuldig door hoe Vault berichten in de vertrouwelijke modus verwerkt.
Gmail voegt een kopie van de content van het bericht in de vertrouwelijke modus toe aan het bericht van de ontvanger om te zorgen dat Vault toegang krijgt tot berichten in de vertrouwelijke modus.
Voor deze kopie geldt het volgende:
- De kopie wordt alleen bijgevoegd wanneer de afzender en ontvanger van het bericht zich in dezelfde organisatie bevinden.
- De kopie is alleen beschikbaar voor Vault.
- Afzenders en ontvangers hebben geen toegang tot de kopie via Gmail.
- E-mailarchiveringstools van derden hebben geen toegang tot de kopie.
Als u alle kopieën van een bericht in de vertrouwelijke modus wilt verwijderen, moet u het bericht verwijderen uit het account van de afzender en alle ontvangers.
Archiveringstools van derden en berichten in de vertrouwelijke modus
Als een bericht wordt verstuurd in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden verstuurd. Dit gebeurt via SMTP.
Als uw domein eDiscovery- of archiveringstools van derden gebruikt, kan de vertrouwelijke modus van Gmail in strijd zijn met het eDiscovery- en bewaarbeleid van uw organisatie. Voordat u deze functie aanzet, raden we u aan de gevolgen hiervan te bespreken met de eDiscovery-beheerders en andere verantwoordelijken.
De vertrouwelijke modus van Gmail aan- of uitzetten
U kunt de vertrouwelijke modus van Gmail aan- of uitzetten voor uw hele domein of voor bepaalde organisatie-eenheden. Als u de vertrouwelijke modus uitzet, kunnen gebruikers in uw organisatie geen Gmail-berichten sturen in de vertrouwelijke modus.
Als u niet wilt dat gebruikers in uw organisatie berichten in de vertrouwelijke modus krijgen, stelt u een complianceregel in om inkomende berichten in de vertrouwelijke modus te blokkeren.
Zo zet u de vertrouwelijke modus van Gmail aan of uit voor uw organisatie:
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
Gmail
Gebruikersinstellingen.Hiervoor is het beheerdersrecht Gmail-instellingen vereist.
- Scroll in Gebruikersinstellingen naar Vertrouwelijke modus.
- Vink het vakje voor Vertrouwelijke modus aanzetten aan of uit.
- Sla de wijzigingen op.
Zo zet u de vertrouwelijke modus van Gmail aan of uit voor een organisatie-eenheid:
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
Gmail
Gebruikersinstellingen.Hiervoor is het beheerdersrecht Gmail-instellingen vereist.
- Selecteer links de organisatie-eenheid.
- Scroll naar Vertrouwelijke modus en vink het vakje voor Vertrouwelijke modus aanzetten uit of aan.
- Klik op Opslaan.
Inkomende berichten in de vertrouwelijke modus blokkeren
Volg de instructies in dit gedeelte om een complianceregel te maken waarmee u inkomende berichten in de vertrouwelijke modus blokkeert voor uw domein.
Opmerking: Ga naar Regels instellen voor content-compliance voor uitgebreide informatie over hoe u complianceregels maakt voor alle soorten content.
Hoe berichten complianceregels activeren
De complianceregels die u heeft ingesteld, hebben de volgende effecten op berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail:
- Voor uitgaande berichten gelden eventuele complianceregels die u heeft gemaakt voor het onderwerp, de hoofdtekst en de bijlagen van de berichten.
- Uitgaande berichten die overeenkomen met complianceregels waardoor bijlagen worden verwijderd, worden niet verstuurd. De afzender krijgt een bouncebericht.
- Inkomende berichten worden gecontroleerd, maar alleen de berichtkop (inclusief het onderwerp) wordt gescand.
Hoe berichten in de vertrouwelijke modus in quarantaine worden geplaatst
Berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail worden op de volgende manieren in quarantaine geplaatst:
- Inkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden in beheerdersquarantaine geplaatst, maar alleen de berichtkop wordt gescand.
- Uitgaande berichten in de vertrouwelijke modus worden niet in beheerdersquarantaine geplaatst. Ze worden geweigerd en de afzender krijgt een bouncebericht.
-
Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
Gmail
Compliance.Hiervoor is het beheerdersrecht Gmail-instellingen vereist.
Plaats de cursor op de instelling Content-compliance en klik op Configureren. Als u al complianceregels heeft ingesteld voor andere soorten e-mails, plaatst u de muisaanwijzer op een regel en klikt u op Nog een regel toevoegen.
Het dialoogvenster Instelling toevoegen verschijnt. Hier voert u een naam in, selecteert u voor welk soort berichten de instelling moet gelden en welke actie er moet worden uitgevoerd op basis van het bericht.
Voer in het dialoogvenster Instelling toevoegen de volgende gegevens in:
- Voer een naam in voor de regel.
- Vink onder E-mailberichten waarop dit van toepassing is het vakje aan voor Binnenkomend.
- Kies onder Expressies toevoegen de optie Als EEN OF MEER van de volgende overeenkomt met het bericht.
- Klik onder Expressies op Toevoegen en selecteer Overeenkomende metadata.
- Kies in het dropdownmenu Kenmerk de optie Vertrouwelijke modus van Gmail en kies onder Overeenkomsttype de optie Bericht staat in de vertrouwelijke modus van Gmail.
- Klik op Opslaan.
Kies in het volgende gedeelte de optie Bericht weigeren om aan te geven wat er moet gebeuren als een bericht overeenkomt met de regel.
(Optioneel) Voer een aangepast weigeringsbericht in, dat automatisch naar de afzender van het geblokkeerde bericht wordt gestuurd.
Klik op Opslaan.