Как выбрать данные Workspace для экспорта

Хотите экспортировать все данные? Ознакомьтесь со статьей Как экспортировать все данные организации.

С помощью инструмента "Экспорт данных" вы можете экспортировать данные организации в архив Google Cloud Storage и скачать их из него. Некоторым организациям необходимо экспортировать только определенные данные, а не весь набор, например только контент отдела продаж.

Чтобы пользователи могли скачивать свои данные, разрешите им использовать Google Архиватор и дайте ссылку на статью Как скачать свои данные из аккаунта Google.

Содержание

Подготовка

Требования

Чтобы вы могли экспортировать данные организации, должны выполняться следующие условия:

  • Вы используете аккаунт суперадминистратора Google Workspace или Cloud Identity, созданный не менее 30 дней назад (если только вы не создали корпоративный аккаунт менее 30 дней назад).
  • Для вашего аккаунта должна быть включена двухэтапная аутентификация. Ее принудительное применение обязательно только для администратора, который запускает экспорт. Проверить, включена ли двухэтапная аутентификация, можно в настройках безопасности аккаунта.

Для доступа к экспортируемым данным необходимо, чтобы для аккаунтов администратора был включен сервис Google Cloud. Подробная информация приведена в статье Как включить или отключить Google Cloud для пользователей.

Функции экспорта в разных версиях Google Workspace

Доступные вам функции экспорта зависят от того, какую версию Google Workspace вы используете.

Assured Controls, Assured Controls Plus Enterprise Essentials Plus,
Enterprise Plus,
Education Standard,
Education Plus		 Все остальные версии Google Workspace
Экспорт всех данных организации ✔ ✔ ✔
Экспорт отфильтрованных данных для одного пользователя ✔ ✔ ✔
Экспорт отфильтрованных данных для организационного подразделения, группы или до 100 пользователей ✔ ✔
Экспорт отфильтрованных данных для одного или нескольких основных сервисов Workspace ✔
Экспорт отфильтрованных данных с определенным ярлыком Диска ✔
Экспорт отфильтрованных данных за последние 7, 30 или 90 дней ✔
Непрерывный экспорт ✔
Экспорт в соответствии с требованиями FINRA ✔
Экспорт в собственный сегмент Cloud Storage (локальное хранилище данных) ✔
Количество одновременных операций экспорта 2 2

Выберите один из вариантов:

  • Один полный экспорт и один экспорт данных одного пользователя.
  • Две операции экспорта данных одного пользователя.
Минимальный интервал времени между операциями полного экспорта данных Нет Нет 30 дней

Какие данные можно экспортировать

Суперадминистраторы могут применить фильтры в инструменте "Экспорт данных", чтобы экспортировались только данные определенных организационных подразделений, групп или пользователей. Данные также можно отфильтровать по сервису (например, Gmail или Диск), отдельному ярлыку Диска или периоду времени.

Примечание для версий Google Workspace for Education. Если вы используете в инструменте "Экспорт данных" фильтры организационных подразделений или групп, обязательно выберите возрастную группу Все пользователи старше 18 лет. Подробнее о том, как настроить доступ к сервисам Google на основе возрастных групп…

Инструмент "Экспорт данных" позволяет скачать те же данные, которые пользователи могут получить с помощью Google Архиватора. Информация о том, какие данные экспортируются для каждого сервиса, приведена в статье Как экспортировать все данные организации.

При использовании фильтров не экспортируются:

  • Данные организационных подразделений и групп, добавленных в последние 24 часа, могут не войти в экспорт.
  • Файлы без определенных владельцев, такие как документы на общем диске. Например, если пользователь создает таблицу и сохраняет ее в разделе Мой диск, этот пользователь является владельцем таблицы. Если же пользователь создает таблицу и размещает ее на общем диске, то перестает быть ее владельцем. Не принадлежат пользователям:
    • чат-группы Google Chat и прямые переписки в группах;
    • сайты;
    • общие диски;
    • дополнительные календари.
  • Данные общего диска нельзя отфильтровать по периоду времени. Они экспортируются все вместе.

Чтобы экспортировать данные для всей организации, в том числе файлы на общих дисках, ознакомьтесь со статьей Как экспортировать все данные организации.

Где хранятся экспортированные данные

С помощью инструмента "Экспорт данных" можно экспортировать данные организации в сегмент Google Cloud Storage (GCS). По умолчанию инструмент предоставит временный сегмент Cloud Storage от Google.

Если у вас есть дополнения Google Workspace Assured Controls и Assured Controls Plus, вы можете указать принадлежащий вам сегмент Cloud Storage, чтобы воспользоваться преимуществами локального хранилища данных. Это позволит вам самостоятельно определять, где находятся ваши данные и у кого есть доступ к ним, чтобы обеспечить необходимый суверенитет данных.

Если вы выбрали сегмент от Google

  • Вы можете использовать сегмент, размещенный на территории США или Европы. Вы также можете выбрать Нет предпочтения.
  • Экспортированные данные автоматически удаляются через 60 дней с момента начала экспорта.

Если вы выбрали собственный сегмент Cloud Storage

Чтобы хранить данные дольше 60 дней, необходимо создать специальную операцию экспорта и указать принадлежащий вам сегмент Cloud Storage. Подробнее о том, как экспортировать данные Workspace, используя локальное хранилище данных…

Сколько времени занимает экспорт

После того как вы начнете экспорт, все суперадминистраторы получат электронное письмо с уведомлением о предстоящем экспорте данных. Экспортированные данные будут доступны не ранее чем через 48 часов после начала экспорта. Этот период ожидания помогает защитить данные организации.

Экспорт обычно длится 72 часа, но в зависимости от объема данных может занять до 14 дней. Когда процесс будет завершен, все суперадминистраторы получат уведомление по электронной почте и смогут посмотреть результаты экспорта.

Настройка непрерывного экспорта и управление им

В непрерывный экспорт входят данные только от пользователей с лицензией на дополнение Assured Controls.

Вы можете планировать и автоматизировать операции непрерывного экспорта. С помощью функции непрерывного экспорта можно настроить определенную конфигурацию экспорта данных, а затем повторять операцию многократно. Инструмент "Экспорт данных" автоматически выполняет непрерывный экспорт, запуская новую операцию через пять дней после начала предыдущей. Если предыдущая операция экспорта не завершена, следующая начнется после ее завершения. Каждый раз создается новый архив.

Инструмент "Экспорт данных" добавляет к архивам, созданным при автоматическом непрерывном экспорте, ярлык Непрерывный.

Как запустить или приостановить непрерывный экспорт

  • Чтобы остановить или приостановить экспорт архива, в раскрывающемся списке Действия выберите Отключить непрерывный экспорт. Ярлык изменится на Отключено.
  • Чтобы возобновить операции непрерывного экспорта для архива, нажмите Включить непрерывный экспорт.

Как изменить непрерывный экспорт

Чтобы включить в будущие операции экспорта другие данные или указать другое место назначения, в раскрывающемся меню Действия выберите Настройка экспорта. Внесите нужные изменения и нажмите Обновить экспорт. Для последующих операций экспорта будут использоваться новые настройки.

Как экспортировать данные пользователей

Для выполнения этого действия необходим аккаунт суперадминистратора.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Данные >Импорт и экспорт данных >Экспорт данных.

    Для выполнения этого действия необходим аккаунт суперадминистратора.

  2. Нажмите Настроить экспорт.
  3. В поле Название введите название экспортируемого набора данных.
  4. В поле Тип экспорта выберите Стандартный.
  5. В поле Область действия выберите, какие данные пользователей нужно экспортировать.
    • Чтобы экспортировать все данные организации, в том числе доступные только администраторам, выберите Экспортировать данные всех пользователей и пропустите следующий шаг. Подробнее о том, как экспортировать все данные организации…
    • Чтобы экспортировать данные отдельных пользователей, выберите Экспортировать данные определенных пользователей и выберите вариант поиска пользователей.
  6. При необходимости вы можете экспортировать данные определенных групп, организационных подразделений или пользователей. В поле ниже укажите организационное подразделение, группу или пользователя.
    • Если вы выберете организационное подразделение, будут экспортированы только данные непосредственных участников выбранного подразделения, но не дочерних подразделений. Например, в организационном подразделении "Финансы" есть два дочерних подразделения: "Европа" и "Азия". Если вы выберете организационное подразделение "Финансы", будут экспортированы данные только тех сотрудников, которые входят непосредственно в него. Данные организационных подразделений "Европа" и "Азия" экспортированы не будут.
  7. В поле Сервис выберите сервисы, данные которых нужно экспортировать.
  8. Если вы хотите экспортировать данные с определенными ярлыками Google Диска, выберите их в раскрывающемся списке Ярлыки.
  9. Выберите диапазон дат в поле Диапазон дат и тип, чтобы экспортировать данные Google Диска, Gmail и Chat за определенный период, или настройте непрерывный экспорт. Подробнее о непрерывном экспорте…
    Примечание. Файлы на общем диске нельзя отфильтровать по диапазону дат.
  10. Если вы хотите настроить непрерывный экспорт, установите соответствующий флажок.
    Примечание. Флажок Непрерывный экспорт будет отображаться только для организаций с дополнением Assured Controls.
  11. В поле Назначение укажите, где нужно сохранить экспортированные данные.
    Инструмент "Экспорт данных" может экспортировать данные пользователей в предоставленный Google или принадлежащий вам сегмент Cloud Storage. Подробнее о том, где хранятся экспортированные данные…
    • Чтобы использовать временный сегмент Cloud Storage, предоставляемый Google, выберите Сегмент от Google, а затем укажите регион для него: США, Европа или Нет предпочтения.
      Примечание. Временный сегмент Cloud Storage, предоставляемый Google, недоступен для непрерывного экспорта.
    • Чтобы использовать собственный сегмент Cloud Storage, выберите Ваш сегмент и введите название созданного вами сегмента. Пример: my-gws-data-export-bucket
  12. Нажмите Начать экспорт.
    Если такая возможность доступна для экспорта, будет рассчитано и показано время его выполнения.

Как посмотреть и скачать экспортированные данные

Когда экспорт данных будет завершен, суперадминистраторы организации получат по электронной почте уведомление со ссылкой для просмотра архива. Архив также доступен в консоли администратора Google.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Данные >Импорт и экспорт данных >Экспорт данных.

    Для выполнения этого действия необходим аккаунт суперадминистратора.

  2. В таблице "Экспорт данных" указываются все операции экспорта данных со следующими сведениями:
    • название;
    • дата начала и завершения;
    • кто настроил экспорт;
    • статус экспорта;
    • действия, которые можно выполнить с экспортированными данными.
  3. В таблице "Экспорт данных" нажмите на название экспортированного набора данных, чтобы посмотреть подробные сведения.
  4. В разделе Область действия можно узнать, данные каких пользователей, групп или организационных подразделений были экспортированы.
  5. В разделе Статус показано, была ли завершена операция экспорта или возникли ошибки:
    • Сбой – данные не были экспортированы.
    • Ошибки – архив были включены не все данные.
    • Завершено – экспортированы все данные.
  6. Чтобы посмотреть архив, нажмите Действия >Посмотреть архив.
  7. Если экспорт данных завершился с ошибками, вы можете запустить добавочный экспорт.

Как посмотреть архив экспортированных данных

Архив экспортированных данных хранится в виде сжатых ZIP-файлов. Корневая папка содержит папки пользователей, в каждой из которых находится ZIP-файл с данными соответствующего пользователя. Данные делятся по сервису (например, Диск или Gmail), а при достижении ограничения на размер – также на части. Например, данные Диска и Gmail пользователя могут быть разделены на файлы со следующими названиями: "Диск (часть 1)", "Диск (часть 2)", "Gmail (часть 1)" и "Gmail (часть 2)".

Примечание. Порядок сервисов в разных архивах может отличаться. Например, в одном случае вверху могут быть данные Диска, а в другом – данные Gmail.

Чтобы иметь возможность просматривать и скачивать архив экспортированных данных:

  1. В интерфейсе Cloud Storage нажмите на корневую папку.
    Примечание. Некоторые данные, например файлы на общих дисках, принадлежат сервисным аккаунтам, а не отдельным пользователям. Такие данные в архиве имеют название "Ресурс".
    С использованием интерфейса Cloud Storage можно скачать только отдельные объекты. Чтобы скачать папку или несколько объектов одновременно, используйте инструмент командной строки gcloud storage.
    Пример:

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

  1. Нажмите на ZIP-файл, чтобы скачать архив.
  2. Разархивируйте файл. Данные будут сгруппированы по сервисам.