เลือกข้อมูล Workspace ที่ต้องการส่งออก

หากต้องการส่งออกข้อมูลทั้งหมด โปรดไปที่หัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร

คุณสามารถใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดขององค์กรไปยังที่เก็บถาวรของ Google Cloud Storage และดาวน์โหลดได้ บางองค์กรอาจต้องการส่งออกข้อมูลบางส่วนเท่านั้น ไม่ใช่ทั้งชุดข้อมูล ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจต้องส่งออกเฉพาะเนื้อหาที่ฝ่ายขายสร้างขึ้น

หากต้องการให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อมูล ให้อนุญาต Google Takeout และแจ้งให้ผู้ใช้ศึกษาวิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

ข้อกำหนด

คุณต้องมีคุณสมบัติดังนี้จึงจะส่งออกข้อมูลขององค์กรได้

ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace หรือ Cloud Identity ที่มีอายุอย่างน้อย 30 วัน (ยกเว้นในกรณีที่คุณสร้างบัญชีขององค์กรไม่ถึง 30 วันที่ผ่านมา)
เปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน (2SV) ไว้สำหรับบัญชี การบังคับใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนจำเป็นกับผู้ดูแลระบบที่เริ่มการส่งออกข้อมูลเท่านั้น หากต้องการตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนในบัญชีของคุณหรือไม่ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี

หากต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก คุณต้องเปิดใช้ Google Cloud สำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิด Google Cloud ให้กับผู้ใช้

ส่งออกฟีเจอร์ตามรุ่น Google Workspace

รุ่น Google Workspace จะกำหนดฟีเจอร์การส่งออกที่คุณใช้ได้

	Assured Controls, Assured Controls Plus	Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus	Google Workspace รุ่นอื่นๆ ทั้งหมด
ส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร	✔	✔	✔
เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับผู้ใช้รายเดียว	✔	✔	✔
เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือผู้ใช้ได้สูงสุด 100 คน	✔	✔
เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับบริการหลักของ Workspace อย่างน้อย 1 รายการ	✔
เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับป้ายกำกับไดรฟ์รายการเดียว	✔
เรียกใช้การส่งออกข้อมูลที่กรองแล้วสำหรับกรอบเวลา 7, 30 หรือ 90 วันที่ผ่านมา	✔
เรียกใช้การส่งออกอย่างต่อเนื่อง	✔
เรียกใช้การส่งออกที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ FINRA	✔
ส่งออกไปยัง Bucket ของ Cloud Storage ของคุณเอง (ที่เก็บข้อมูลในพื้นที่)	✔
จำนวนการส่งออกในเวลาเดียวกัน	2	2	เลือกได้อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ การส่งออกข้อมูลทั้งหมดในครั้งเดียวและการส่งออกข้อมูลของผู้ใช้รายเดียว 1 รายการ การส่งออกข้อมูลของผู้ใช้รายเดียว 2 รายการ
ช่วงเวลาขั้นต่ำระหว่างการส่งออกข้อมูลทั้งหมด	ไม่มี	ไม่มี	30 วัน

ข้อมูลใดบ้างที่ส่งออก

ผู้ดูแลระบบขั้นสูงสามารถใช้ตัวกรองในเครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูลจากหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือผู้ใช้ที่ต้องการได้ นอกจากนี้ คุณยังกรองข้อมูลตามบริการ (เช่น Gmail หรือไดรฟ์), ป้ายกำกับไดรฟ์รายการเดียว หรือจำกัดให้อยู่ในช่วงเวลาหนึ่งๆ ได้ด้วย

หมายเหตุสำหรับรุ่น Google Workspace for Education: เมื่อใช้ตัวกรองหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มในเครื่องมือส่งออกข้อมูล ให้เลือกป้ายกำกับอายุเป็นผู้ใช้ทุกคนในกลุ่มหรือหน่วยขององค์กรนี้มีอายุตั้งแต่ 18 ปีขึ้นไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมสิทธิ์เข้าถึงบริการของ Google ตามอายุ

โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลเดียวกับที่มีใน Google Takeout สำหรับผู้ใช้ ดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ส่งออกสำหรับแต่ละบริการได้ที่รายการในหัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร

ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ได้รวมอยู่ในการส่งออกข้อมูลที่กรองแล้ว

ระบบอาจไม่ส่งออกหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เพิ่มไว้ภายใน 24 ชั่วโมงก่อนหน้า
ระบบจะไม่ส่งออกข้อมูลที่ไม่ได้เป็นของผู้ใช้แต่ละราย เช่น เอกสารในไดรฟ์ที่แชร์ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้สร้างสเปรดชีตและเก็บไว้ในไดรฟ์ของฉัน ผู้ใช้ก็จะเป็นเจ้าของสเปรดชีต แต่หากผู้ใช้สร้างสเปรดชีตและย้ายไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ก็จะไม่ได้เป็นเจ้าของสเปรดชีตนั้นอีกต่อไป ฟีเจอร์ที่ไม่ได้เป็นของผู้ใช้แต่ละรายมีดังนี้
- พื้นที่ใน Chat และข้อความส่วนตัวในกลุ่ม
- Sites
- ไดรฟ์ที่แชร์
- ปฏิทินรอง
ข้อมูลในไดรฟ์ที่แชร์จะกรองตามช่วงเวลาไม่ได้ และระบบจะส่งออกเป็นกลุ่มที่สมบูรณ์

หากต้องการส่งออกข้อมูลของทั้งองค์กร รวมถึงเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูหัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร

ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ส่งออกไว้ที่ใด

เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลขององค์กรไปยัง Bucket ของ Google Cloud Storage (GCS) ซึ่งโดยค่าเริ่มต้น เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะมี Bucket ของ Cloud Storage ชั่วคราวที่ Google มอบให้

หากมี Google Workspace Assured Controls และ Assured Controls Plus คุณจะระบุ Bucket ของ Cloud Storage ที่คุณเป็นเจ้าของเพื่อใช้ประโยชน์จากที่เก็บข้อมูลในพื้นที่ได้ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณควบคุมตำแหน่งของข้อมูลและผู้ที่เข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้น เพื่อจัดการข้อกังวลเกี่ยวกับอธิปไตยด้านข้อมูล

หากคุณเลือก Bucket ที่ Google มอบให้

คุณสามารถเลือก Bucket ที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา ยุโรป หรือเลือกเป็นไม่มีค่ากำหนดก็ได้
ระบบจะลบข้อมูลที่ส่งออกโดยอัตโนมัติหลังจากเริ่มส่งออกไปแล้ว 60 วัน

หมายเหตุเกี่ยวกับการลบ: เนื่องจากข้อมูลจะส่งออกเป็นแพ็กเก็ต ไม่ใช่การส่งออกทั้งแพ็กเกจ การส่งออกขนาดใหญ่จึงอาจมีกลุ่มข้อมูลจำนวนมากในหลายวัน ซึ่งหมายความว่าระบบอาจลบแพ็กเก็ตบางรายการก่อนแพ็กเก็ตอื่นๆ หากต้องการทราบว่าไฟล์จะถูกลบออกเมื่อใด ให้นำ 60 ลบด้วยจำนวนวันที่ใช้ในการส่งออกจนเสร็จสิ้น คุณต้องดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกก่อนวันที่ดังกล่าว

หากเลือก Bucket ของ Cloud Storage ของคุณเอง

หากต้องการเก็บข้อมูลไว้นานกว่า 60 วัน คุณต้องสร้างการส่งออกที่กำหนดเองและเลือก Bucket ของ Cloud Storage ของคุณเอง โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ส่งออกข้อมูล Workspace ของคุณโดยใช้ที่เก็บข้อมูลในพื้นที่

การส่งออกข้อมูลใช้เวลานานเท่าใด

เมื่อเริ่มการส่งออกแล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งว่าการส่งออกข้อมูลอยู่ระหว่างรอดำเนินการ โดยการส่งออกจะพร้อมใช้งานหลังจากที่เริ่มการส่งออกไปแล้วมากกว่า 48 ชั่วโมง ระยะเวลารอนี้ช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร

โดยทั่วไป การส่งออกข้อมูลจะใช้เวลา 72 ชั่วโมง แต่อาจใช้เวลานานสูงสุดถึง 14 วัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลที่ส่งออก ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้นแล้ว และจะดูการส่งออกได้

การตั้งค่าและการจัดการการส่งออกอย่างต่อเนื่อง

การส่งออกอย่างต่อเนื่องจะรวมเฉพาะข้อมูลจากผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Assured Controls เท่านั้น

คุณสามารถกำหนดเวลาและดำเนินการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติได้ ฟีเจอร์การส่งออกอย่างต่อเนื่องช่วยให้คุณตั้งการกำหนดค่าการถ่ายโอนผู้ดูแลระบบเฉพาะแล้วจึงเรียกใช้การส่งออกดังกล่าวอย่างต่อเนื่องได้ เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะเรียกใช้กระบวนการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะเริ่มการส่งออกใหม่อัตโนมัติใน 5 วันหลังจากวันที่เริ่มการส่งออกครั้งก่อนหน้า หากการส่งออกก่อนหน้ายังอยู่ระหว่างดำเนินการ ระบบจะเริ่มส่งออกเมื่อการส่งออกครั้งก่อนเสร็จสิ้นแล้ว โดยจะสร้างที่เก็บถาวรใหม่ทุกครั้งที่ดำเนินการ

ป้ายกำกับของเครื่องมือส่งออกข้อมูลคือที่เก็บถาวรที่สร้างขึ้นด้วยการส่งออกอย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติซึ่งจะมีแท็กระบุว่าต่อเนื่อง

หยุดหรือหยุดการส่งออกอย่างต่อเนื่องชั่วคราว

หากต้องการหยุดหรือหยุดการส่งออกในอนาคตสำหรับที่เก็บถาวรชั่วคราว ให้เปิดเมนูการดำเนินการแบบเลื่อนลง แล้วเลือกปิดการส่งออกอย่างต่อเนื่อง จากนั้นป้ายกำกับจะเปลี่ยนเป็นปิดอยู่
เมื่อพร้อมที่จะกลับมาส่งออกอย่างต่อเนื่องสำหรับที่เก็บถาวร ให้เลือกเปิดการส่งออกอย่างต่อเนื่อง

แก้ไขการส่งออกอย่างต่อเนื่อง

หากต้องการเปลี่ยนข้อมูลที่รวมไว้ในการส่งออกในอนาคตหรือระบุปลายทางอื่น ให้เปิดเมนูการดำเนินการแบบเลื่อนลงของที่เก็บถาวร แล้วเลือกแก้ไขการส่งออก จากนั้นทำการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิกอัปเดตการส่งออก การส่งออกในอนาคตจะใช้การตั้งค่าใหม่

ส่งออกข้อมูลผู้ใช้

คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ข้อมูล การนำเข้าและการส่งออกข้อมูล การส่งออกข้อมูล

ไปที่การส่งออกข้อมูล

คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
คลิกตั้งค่าการส่งออกใหม่
ในช่องชื่อ ให้ป้อนชื่อสำหรับการส่งออก
ในช่องประเภทการส่งออก ให้เลือกมาตรฐาน
ในช่องขอบเขต ให้เลือกข้อมูลของผู้ใช้ที่จะส่งออก
- หากต้องการส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เข้าถึงได้ ให้เลือกส่งออกข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมดแล้วข้ามขั้นตอนถัดไป โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อส่งออกข้อมูลทั้งหมดขององค์กร
- หากต้องการส่งออกข้อมูลสำหรับผู้ใช้ที่เลือก ให้เลือกส่งออกข้อมูลสำหรับผู้ใช้บางราย แล้วเลือกว่าจะระบุผู้ใช้ตามหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือชื่อผู้ใช้เป็นรายบุคคล
(ไม่บังคับ) เลือกว่าต้องการส่งออกข้อมูลจากกลุ่ม หน่วยขององค์กร หรือชื่อผู้ใช้ จากนั้นคลิกกล่องสำหรับการเลือก แล้วเลือกหรือพิมพ์รายการที่ต้องการ
- เมื่อคุณเลือกหน่วยขององค์กร ระบบจะส่งออกเฉพาะสมาชิกโดยตรงของหน่วยขององค์กรที่เลือก ไม่ใช่หน่วยขององค์กรย่อย เช่น หน่วยขององค์กร "การเงิน" มีหน่วยขององค์กรย่อย 2 หน่วย ได้แก่ "ยุโรป" และ "เอเชีย" หากเลือกหน่วยขององค์กรการเงิน ระบบจะส่งออกเฉพาะผู้ใช้โดยตรงที่อยู่ใน "การเงิน" เท่านั้น แต่จะไม่ส่งออกหน่วยขององค์กร "ยุโรป" และ "เอเชีย"
ในช่องบริการ ให้เลือกบริการที่ต้องการส่งออกข้อมูล
(ไม่บังคับ) ในช่องป้ายกำกับ คุณสามารถเลือกส่งออกข้อมูลด้วยป้ายกำกับ Google ไดรฟ์ที่เฉพาะเจาะจงได้ เลือกป้ายกำกับไดรฟ์ที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
ในช่องช่วงวันที่และประเภท ให้เลือกช่วงวันที่เพื่อส่งออกข้อมูล Google ไดรฟ์, Gmail และ Chat จากช่วงระยะเวลาที่เจาะจง หรือตั้งค่าการส่งออกอย่างต่อเนื่อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถกรองไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามช่วงเวลาได้
(ไม่บังคับ) หากต้องการตั้งค่าการส่งออกอย่างต่อเนื่อง ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย
หมายเหตุ: เฉพาะองค์กรที่มีส่วนเสริม Assured Controls เท่านั้นที่จะเห็นช่องการส่งออกอย่างต่อเนื่อง
ในช่องปลายทาง ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกข้อมูลที่ส่งออก
เครื่องมือส่งออกข้อมูลสามารถส่งออกข้อมูลผู้ใช้ไปยัง Bucket ของ Cloud Storage ที่ Google มอบให้ หรือ Bucket ของ Cloud Storage ที่คุณเป็นเจ้าของ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลที่ส่งออก
- หากต้องการใช้ Bucket ที่ Google มอบให้เป็นการชั่วคราว ให้เลือก Bucket ที่ Google มอบให้ แล้วเลือกภูมิภาคของ Bucket ได้แก่ สหรัฐอเมริกา ยุโรป หรือไม่มีค่ากำหนด
  หมายเหตุ: Bucket ของ Cloud Storage ชั่วคราวที่ Google มอบให้จะใช้กับการส่งออกอย่างต่อเนื่องไม่ได้
- หากต้องการเลือก Bucket ของ Cloud Storage ของคุณเอง ให้เลือก Bucket ของคุณ แล้วป้อนชื่อของ Bucket ที่คุณสร้างไว้ ตัวอย่างเช่น my-gws-data-export-bucket
คลิกเริ่มส่งออก
ระบบจะคำนวณรันไทม์โดยประมาณ หากการส่งออกมีข้อมูลนี้ระบุอยู่ เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว ระบบจะแสดงเวลาที่เสร็จสมบูรณ์โดยประมาณ

ดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก

เมื่อการส่งออกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงในองค์กรจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับดูที่เก็บถาวร นอกจากนี้ คุณยังเข้าถึงที่เก็บถาวรได้โดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ข้อมูล การนำเข้าและการส่งออกข้อมูล การส่งออกข้อมูล

ไปที่การส่งออกข้อมูล

คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
ตารางการส่งออกข้อมูลจะแสดงการส่งออกข้อมูลทั้งหมดของคุณและมีข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อการส่งออก
- วันที่เริ่มต้นและวันที่เสร็จสิ้นล่าสุด
- ผู้ที่ตั้งค่าการส่งออกแต่ละรายการ
- สถานะการส่งออก
- สิ่งที่คุณทำได้กับข้อมูลที่ส่งออก
ในตารางการส่งออกข้อมูล ให้คลิกชื่อการส่งออกเพื่อเปิดมุมมองโดยละเอียด
ในส่วนขอบเขต คุณสามารถดูว่าผู้ใช้ กลุ่ม หรือหน่วยขององค์กรใดบ้างที่ส่งออกแล้ว
ในส่วนสถานะ คุณจะดูได้ว่าการส่งออกทำงานเสร็จสมบูรณ์หรือมีข้อผิดพลาดหรือไม่ ดังนี้
- ไม่สำเร็จ: ไม่มีข้อมูลที่ส่งออก
- ข้อผิดพลาด: ข้อมูลบางส่วนหายไปจากที่เก็บถาวร
- เสร็จสมบูรณ์: ส่งออกข้อมูลทั้งหมดแล้ว
หากต้องการดูที่เก็บถาวร ให้คลิกการดำเนินการ ดูที่เก็บถาวร
หากการส่งออกข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แต่มีข้อผิดพลาด คุณสามารถเรียกใช้การแก้ไขได้

การดูที่เก็บถาวรของการส่งออกข้อมูล

ไฟล์เก็บถาวรของข้อมูลที่ส่งออกจะอยู่ในไฟล์บีบอัดที่เรียกว่าไฟล์ ZIP โฟลเดอร์รูทมีรายการโฟลเดอร์ของผู้ใช้ซึ่งมีไฟล์ ZIP ที่เป็นข้อมูลของผู้ใช้รายนั้น ระบบจะแบ่งข้อมูลตามบริการ เช่น ไดรฟ์หรือ Gmail และขีดจำกัดขนาดไฟล์ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจมีข้อมูลไดรฟ์และ Gmail ที่แบ่งเป็นหลายไฟล์ซึ่งมีป้ายกำกับว่า ไดรฟ์ (ส่วนที่ 1), ไดรฟ์ (ส่วนที่ 2), Gmail (ส่วนที่ 1) และ Gmail (ส่วนที่ 2)

หมายเหตุ: ลำดับของบริการที่ส่งออกแต่ละครั้งอาจแตกต่างกัน ไม่ต้องกังวลหากบางครั้งไดรฟ์อยู่ด้านบนสุด ต่อมา Gmail อยู่ด้านบนสุด

วิธีดูและดาวน์โหลดที่เก็บถาวรของข้อมูลที่ส่งออก

คลิกโฟลเดอร์รูทใน UI ของ Cloud Storage
หมายเหตุ: ข้อมูลบางอย่าง เช่น ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ จะเป็นของบัญชีบริการ ไม่ใช่ของผู้ใช้ บัญชีบริการในที่เก็บถาวรสำหรับการส่งออกจะมีชื่อว่า "ทรัพยากร"
คุณใช้ UI ของ Cloud Storage ดาวน์โหลดออบเจ็กต์ได้ครั้งละ 1 รายการเท่านั้น หากต้องการดาวน์โหลดโฟลเดอร์หรือออบเจ็กต์หลายรายการในครั้งเดียว ให้ใช้เครื่องมือบรรทัดคำสั่ง gcloud storage
ตัวอย่าง

gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \

"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .

คลิกไฟล์ ZIP เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลของผู้ใช้
แตกไฟล์เพื่อดูข้อมูลของผู้ใช้แต่ละรายตามผลิตภัณฑ์

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ตัวเลือกในการเก็บรักษาข้อมูลของพนักงานเก่า