ตัวเลือกในการเก็บรักษาข้อมูลของพนักงานเก่า

หากมีผู้ใช้ออกจากองค์กรและคุณต้องการเก็บข้อมูล Google Workspace ของพวกเขาไว้ คุณก็มีทางเลือกในการจัดการข้อมูลของพวกเขา ตารางนี้แสดงตัวเลือกบางอย่างสำหรับการจัดเก็บอีเมล กิจกรรมและทรัพยากรใน Google ปฏิทิน, Google Chat, Google Contacts, โฟลเดอร์และไฟล์ใน Google ไดรฟ์, Google Groups, Google Keep, บันทึกการประชุม Google Meet และ Google Voice เพื่อให้ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการ หรือผู้ใช้บางรายในองค์กรเข้าถึงได้

หมายเหตุ: ผู้ดูแลระบบยังสามารถระงับผู้ใช้ชั่วคราว ซึ่งจะบล็อกการเข้าถึงของผู้ใช้ในบริการ Google ขององค์กร โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลของผู้ใช้ที่ถูกระงับที่หัวข้อระงับผู้ใช้ชั่วคราว

แหล่งข้อมูล / ตัวเลือก Google Takeout ส่งออกและนำเข้าในแอป บริการย้ายข้อมูล การโอนใน Google ไดรฟ์ ในระหว่างการลบผู้ใช้ (3) เครื่องมือส่งออกข้อมูล ส่งออกด้วย Google ห้องนิรภัย ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า
ผู้ที่ดำเนินการได้ ผู้ใช้ ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ
อีเมล ✔ ✔ ✔ ✔ (1) ✔
ปฏิทิน ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Chat ✔ ✔ ✔ (1) ✔
รายชื่อติดต่อ ✔ ✔ ✔
โฟลเดอร์และไฟล์ในไดรฟ์ รวมถึงบันทึกของ Meet ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ (1)(2) ✔
Groups ✔ ✔ ✔ (1) ✔
Keep ✔ (1) ✔ (1) ✔
Voice ✔ ✔ (1) ✔ (1) ✔ (1)

หมายเหตุ

(1) เฉพาะส่งออก ไม่มีการนำเข้า

(2) เฉพาะไฟล์ ไม่รวมโฟลเดอร์

(3) เมื่อผู้ใช้ออกจากองค์กรไปแล้ว คุณจะลบบัญชีของผู้ใช้รายนั้นออกได้ โดยที่ผู้ดูแลระบบขั้นสูงสามารถโอนไฟล์และข้อมูลของผู้ใช้ไปยังเจ้าของรายใหม่ได้ และระบบจะลบเนื้อหาออกหากคุณไม่โอนไปให้ผู้ใช้รายอื่น

ส่งออกหรือย้ายข้อมูล

การเลือกสำหรับแหล่งข้อมูลแต่ละแหล่งตามรายการด้านบนจะแบ่งตามบทบาทในรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง ซึ่งรวมถึงตัวเลือกผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมและการย้ายข้อมูลด้วยตนเองสำหรับทั้งผู้ใช้ปลายทางและผู้ดูแลระบบ

เมื่อข้อมูลถูกย้าย หรือส่งออกแล้ว ผู้ดูแลระบบควรมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของพนักงานเก่าในกรณีที่มีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีปลายทางได้ ข้อจำกัดการเข้าถึงข้อมูลพิเศษใดก็ตาม เช่น ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า (AU) จะมีการระบุแยกไว้

หมายเหตุ: แม้ว่าการใช้ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่มีค่าธรรมเนียม แต่ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต Google Workspace สำหรับบัญชีที่มีข้อมูลที่โอนยังคงมีความจำเป็นต้องเรียกเก็บอยู่ ซึ่งรวมถึงใบอนุญาต AU ด้วย

อีเมล

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
บริการย้ายข้อมูล ย้ายข้อมูลอีเมลด้วยบริการย้ายข้อมูล คุณสามารถโอนข้อมูลอีเมลจากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google Vault คุณสามารถส่งออกข้อมูลอีเมลของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้
การส่งต่ออีเมล กำหนดเส้นทางอีเมลของผู้ใช้ไปยังที่อยู่อื่น หลังจากเก็บข้อมูลอีเมลแล้ว คุณสามารถส่งต่ออีเมลของผู้ใช้ไปยังอีเมล Google Workspace อื่นได้
เปลี่ยนชื่อบัญชีผู้ใช้ เปลี่ยนชื่อหรืออีเมลของผู้ใช้ในไดเรกทอรี คุณสามารถเปลี่ยนชื่อโปรไฟล์งานหรืออีเมลเป็นบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ภายในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ได้

ปฏิทิน

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
ส่งออกและนำเข้าในแอปด้วยตนเอง ส่งออกและนำเข้ากิจกรรมจาก Google ปฏิทิน

คุณสามารถส่งออกกิจกรรมจากปฏิทินทั้งหมดของคุณ หรือเฉพาะปฏิทินเดียวก็ได้ จากนั้นจึงนำเข้าไปยัง Google ปฏิทิน

คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในกรณีที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทิน หรือคุณได้รับการเพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมในกิจกรรม
โอนปฏิทินหรือกิจกรรมของ Google ที่คุณเป็นเจ้าของให้กับเจ้าของรายอื่นๆ โอนปฏิทินหรือกิจกรรมของ Google

คุณสามารถโอนปฏิทินที่คุณเป็นเจ้าของให้คนอื่นได้ และยังโอนกิจกรรมให้เจ้าของหรือปฏิทินอื่นได้ด้วย

คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในกรณีที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทิน หรือคุณได้รับการเพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมในกิจกรรม
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
ในระหว่างการลบผู้ใช้ ลบหรือนำผู้ใช้ออกจากองค์กร คุณสามารถโอนปฏิทินหรือกิจกรรมในปฏิทินให้เจ้าของรายอื่น อีกทั้งยังปล่อยทรัพยากรในปฏิทินที่จองไว้สำหรับกิจกรรมที่จัดโดยผู้ใช้ได้ด้วย
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

แชท

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google Vault คุณสามารถส่งออกการสนทนาใน Chat ของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

รายชื่อติดต่อ

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
ส่งออกและนำเข้าในแอปด้วยตนเอง ส่งออกและนำเข้ารายชื่อติดต่อจาก Google Contacts

คุณสามารถส่งออกรายชื่อติดต่อเป็นไฟล์ CSV แล้วนำเข้าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล ส่งออกข้อมูลขององค์กร

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้

ไดรฟ์

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ส่งออกและนำเข้าในแอปด้วยตนเอง ดาวน์โหลดและอัปโหลดไฟล์จาก Google ไดรฟ์

คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ในไดรฟ์ลงในคอมพิวเตอร์แล้วอัปโหลดไปไว้ในไดรฟ์ของบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
โอนสิทธิ์การเป็นเจ้าของไฟล์ในไดรฟ์ให้ผู้อื่น กำหนดให้ผู้อื่นเป็นเจ้าของไฟล์ของคุณ คุณสามารถโอนไฟล์จากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้ การโอนไฟล์จะไม่ส่งผลต่อผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
ย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถอนุญาตให้เอดิเตอร์ไฟล์ในองค์กรย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ของฉันหรือไดรฟ์ที่แชร์ได้ หากย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ จะมีเพียงสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์และบุคคลที่แชร์ไฟล์ด้วยโดยตรงเท่านั้นที่เข้าถึงไฟล์ได้
ดาวน์โหลดไฟล์ในไดรฟ์โดยใช้โปรแกรม ส่งออกและนำเข้าไฟล์ด้วย Drive API คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ในไดรฟ์ลงในคอมพิวเตอร์โดยใช้โปรแกรมแล้วย้ายไปไว้ในไดรฟ์ของบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
การโอนใน Google ไดรฟ์ โอนไฟล์ในไดรฟ์ให้เจ้าของใหม่ คุณสามารถโอนไฟล์จากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้ การโอนไฟล์จะไม่ส่งผลต่อผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
ในระหว่างการลบผู้ใช้ ลบหรือนำผู้ใช้ออกจากองค์กร คุณสามารถโอนไฟล์ในไดรฟ์และเอกสารจากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google Vault ส่งออกข้อมูลจาก Vault คุณสามารถส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ที่ผู้ใช้บางรายเจ้าของและแชร์กับผู้ใช้เฉพาะรายได้ แต่โฟลเดอร์จะไม่ได้รับการเก็บรักษา
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

กลุ่ม

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google Vault ส่งออกข้อมูลจาก Vault คุณสามารถส่งออกข้อมูลอีเมลกลุ่มของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้ ซึ่งคุณจะส่งออกตามกลุ่ม แต่คุณก็สามารถใช้ข้อความค้นหาเพื่อส่งออกเฉพาะข้อความที่ส่งโดยบัญชีเฉพาะได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

Keep

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้

หมายเหตุ: แม้คุณจะใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูล Keep คุณก็ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลดังกล่าวไปยัง Keep ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

Voice

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google Vault ส่งออกข้อมูลจาก Vault คุณสามารถส่งออกข้อมูลเสียงของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้


Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง