שליטה בנתונים שזמינים ב-Work Insights

החלטה אילו נתונים יהיו זמינים ב-Work Insights

כדי שהנתונים של המשתמשים יהיו זמינים בלוח הבקרה של Work Insights, צריך לוודא שאיסוף הנתונים של Work Insights מופעל עבור המשתמשים האלה. כברירת מחדל, Work Insights מופעל בכל הארגון, אבל אתם יכולים לבחור אילו נתונים ספציפיים אתם רוצים לאסוף עבור לוח הבקרה:

• הפעלה או השבתה של 'תובנות לגבי העבודה' עבור יחידות ארגוניות ספציפיות. אם Work Insights מופעל ביחידה ארגונית, הנתונים של המשתמשים ביחידה הארגונית זמינים במרכז הבקרה של Work Insights. מידע נוסף על יחידות ארגוניות

• הפעלה של Work Insights לקבוצות ספציפיות. צריך לעשות את זה רק אם רוצים לסנן נתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של Work Insights, וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית ש-Work Insights מופעלת עבורה.

חשוב לדעת:

• הנתונים נצברים – כל הנתונים של המשתמשים נצברים בצוותים במרכז הבקרה של Work Insights. אי אפשר לראות את הנתונים של משתמש ספציפי.

• הקבוצות מקבלות עדיפות על פני היחידות הארגוניות – לדוגמה, אם משתמשים נמצאים ביחידה ארגונית שבה כלי התובנות לגבי העבודה מושבת, אבל הם גם נמצאים בקבוצה שבה הוא מופעל, הנתונים של המשתמשים האלה יהיו זמינים בכלי התובנות לגבי העבודה.

• אי אפשר להשבית את איסוף הנתונים עבור משתמשים עם רישיונות שאינם Frontline Plus או Enterprise – אם משביתים את Work Insights ליחידה ארגונית שמכילה משתמשים עם רישיונות שאינם Google Workspace Frontline Plus או Enterprise, המערכת תמשיך לאסוף נתונים עבור המשתמשים האלה. הנתונים האלה יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights לגבי כל היחידות הארגוניות שמעל היחידה שהשבתתם.

• הפעלה של Work Insights לא מספקת גישה – אם מפעילים את Work Insights ליחידה ארגונית או לקבוצה, הנתונים של חברי היחידה או הקבוצה יהיו זמינים ב-Work Insights. כדי לתת לאנשי הצוות גישה ל-Work Insights, צריך להקצות להם הרשאות.

איך מסננים נתונים ב-Work Insights

אחרי שבוחרים את הנתונים של המשתמשים שרוצים להציג ב-Work Insights, אפשר לבחור איך לסנן את הנתונים בלוח הבקרה. אפשר לסנן את הנתונים לפי סוגי הצוותים הבאים:

• יחידות ארגוניות שהפעלתם בהן את התובנות לגבי העבודה
• קבוצות שהרשיתם במסוף Admin

הערה: אפשר להעניק לאנשי צוות אחרים הרשאות לסנן נתונים לפי סוגים ספציפיים של צוותים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הענקת גישה ל-Work Insights.

הסבר על גודל צוות מינימלי לסינון

אפשר לסנן את הנתונים של צוות בנפרד בלוח הבקרה של Work Insights רק אם יש בו לפחות 10 חברים. גודל הצוות המינימלי עוזר למנוע זיהוי של נתונים של משתמשים ספציפיים. אם צוות מסוים לא עומד בדרישות המינימום, הוא לא יופיע במסנן בלוח הבקרה של Work Insights. עם זאת, הנתונים של הצוות הזה כלולים בנתונים המצטברים של כל הצוותים שמעליו במבנה הארגוני.

דוגמה: נניח שיש לכם יחידה ארגונית בשם Sales, שכוללת 20 משתמשים. ליחידה הארגונית Sales יש יחידת צאצא ארגונית בשם West Coast, שכוללת 9 משתמשים. הארגון West Coast לא יופיע במסנן של הצוות, אבל הנתונים שלו ייכללו במדדים של היחידה הארגונית Sales.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט   אפליקציות Google Workspace ‏Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. (אופציונלי) כדי להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
   1. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
   2. כדי לשנות את סטטוס השירות, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת.
   3. בוחרים אפשרות:
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא הועבר בירושה ואתם רוצים שההגדרה שעדכנתם תישמר גם אם הגדרת ההורה תשתנה, לוחצים על שינוי.
      • אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור להגדרה שיש להורה, לוחצים על העברה בירושה. לחלופין, אם אתם רוצים שההגדרה החדשה תישמר גם אם ההגדרה של ההורה תשתנה, לוחצים על שמירה.
        מידע נוסף על מבנה ארגוני

הערה: יכולות לחלוף עד 72 שעות עד שהיחידות הארגוניות יופיעו בלוח הבקרה של תובנות לגבי השימוש.

חשוב: צריך לבצע את השלב הזה רק אם רוצים לסנן נתונים לפי קבוצה ספציפית בלוח הבקרה של תובנות לגבי העבודה, וכל חברי הקבוצה לא נמצאים כבר ביחידה ארגונית שבה מופעלות תובנות לגבי העבודה.

אי אפשר להשבית את Work Insights לקבוצות. עם זאת, אם מפעילים את Work Insights לקבוצה, אפשר להסיר את הסטטוס 'מופעל' שלה או לבטל אותו.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט   אפליקציות Google Workspace ‏Work Insights.

   אל Work Insights

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

2. לוחצים על סטטוס השירות.
3. מימין, בקטע קבוצות, מחפשים קבוצה או בוחרים קבוצה.
4. בצד שמאל, ליד סטטוס השירות, מסמנים את התיבה מופעל.

   כדי להסיר את המצב 'מופעל' מהקבוצה, מבטלים את הסימון בתיבה מופעל.

5. לוחצים על שמירה.

כדי לסנן נתונים לפי קבוצות בלוח הבקרה של Work Insights, צריך קודם לאפשר אותן.

כדי לאפשר קבוצות ב-Work Insights:

סינון יומני ביקורת באמצעות קבוצת Google יכול לעזור ליצור נתונים סטטיסטיים ולשפר את הביצועים, כי המערכת עוקבת רק אחרי הקבוצות שנבחרו. אתם צריכים להוסיף את הקבוצות באופן מפורש לרשימת ההיתרים של קבוצות הסינון, כי התוצאות יכולות לכלול מידע רגיש כמו דת, מגדר ונתונים אחרים.

התוצאות יכולות להיות מוצגות רק לגבי קבוצת הסינון, החל מהרגע שבו הקבוצה נוספה ועד לרגע שבו היא הוסרה. אי אפשר לסנן יומני ביקורת ואירועים שנוצרו לפני שהקבוצה נוספה באמצעות הקבוצה.

ניהול רשימת ההיתרים של קבוצות הסינון

1. נכנסים למסוף Google Admin באמצעות חשבון אדמין.

   אי אפשר לגשת למסוף Admin בלי חשבון אדמין.

2. במסוף Admin, עוברים אל דף הסינון של קבוצות.
3. לוחצים על הוספת קבוצות.
4. כדי לחפש קבוצה, מזינים את התווים הראשונים של השם או כתובת האימייל של הקבוצה. אם רואים את הקבוצה שרוצים, בוחרים אותה.
5. (אופציונלי) כדי להוסיף עוד קבוצה, מחפשים את הקבוצה ובוחרים אותה.
6. כשמסיימים לבחור קבוצות, לוחצים על הוספה.
7. (אופציונלי) כדי להסיר קבוצה, לוחצים על הסרת הקבוצה .
8. לוחצים על שמירה.

הנתונים של חברי הקבוצה מחושבים ב-Work Insights החל מהיום שבו הוספתם את הקבוצה, אבל יכול להיות שיחלפו עד 12 שעות עד שהנתונים יופיעו בלוח הבקרה של Work Insights.