Tasks 記錄事件

查看及追蹤 Tasks 中的使用者事件異動

視您的 Google Workspace 版本而定，您或許可以使用安全調查工具，享有更多進階功能。舉例來說，超級管理員可以找出安全性和隱私權問題，然後加以分類並採取適當措施。瞭解詳情

組織管理員可針對 Tasks 記錄事件執行搜尋並採取行動。舉例來說，您可以查看動作記錄，追蹤工作、工作清單和週期性工作的變更。如果您需要排解問題，或是使用者發現不一致/未預期的變更，就可以參考這些資訊。記錄項目通常會在使用者執行動作後的 30 分鐘內顯示。

能否執行搜尋取決於您的 Google 版本、管理員權限和資料來源。不過，無論使用者的 Google Workspace 版本為何，皆可納入搜尋範圍。

稽核與調查工具

如要針對記錄事件執行搜尋，請先選擇資料來源，然後選擇一或多個搜尋篩選器。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「報告」接下來「稽核與調查」接下來「Tasks 記錄事件」。

    必須具備稽核與調查管理員權限。

  2. 如要篩選特定日期之前或之後發生的事件，請在「日期」中選取「之前」或「之後」。根據預設，系統會顯示過去 7 天的事件。您可以選取其他日期範圍，或按一下 移除日期篩選器。

  3. 按一下「新增篩選器」接下來 選取屬性。舉例來說，如要依特定事件類型篩選，請選取「事件」。
  4. 選取運算子 接下來 選取值 接下來 按一下「套用」。
    • (選用) 如要建立多個搜尋篩選器，請重複執行這個步驟。
    • (選用) 如要新增搜尋運算子，請選取「新增篩選器」上方的「AND」或「OR」。
  5. 按一下「搜尋」。 注意：您可以在「篩選器」分頁中加入簡單的參數和值組來篩選搜尋結果。您也可以使用「條件建構工具」分頁，讓篩選器以 AND/OR 運算子表示條件。

安全調查工具

支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Enterprise Essentials Plus；Cloud Identity 進階版。版本比較

如要使用安全調查工具執行搜尋，請先選擇「資料來源」，然後選擇一或多個搜尋篩選「條件」。再針對每個條件分別選擇「屬性」、「運算子」和「值」。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「安全性」接下來「安全中心」接下來「調查工具」。

    必須具備安全中心管理員權限。

  2. 按一下「資料來源」，然後選取「Tasks 記錄事件」。

  3. 如要篩選特定日期之前或之後發生的事件，請在「日期」中選取「之前」或「之後」。根據預設，系統會顯示過去 7 天的事件。您可以選取其他日期範圍，或按一下 移除日期篩選器。

  4. 按一下 [Add Condition]。
    提示：您可以加入一或多個搜尋條件，或是使用「巢狀查詢」自訂搜尋方式。詳情請參閱「使用巢狀查詢自訂搜尋方式」。
  5. 按一下「屬性」接下來 選取所需選項。舉例來說，如要依特定事件類型篩選，請選取「事件」。
    如需完整的屬性清單，請參閱「屬性說明」一節。
  6. 選取運算子。
  7. 輸入值或從清單中選取值。
  8. (選用) 如要新增更多搜尋條件，請重複以上步驟。
  9. 按一下「搜尋」。
    您可以在頁面底部的表格中，查看調查工具的搜尋結果。
  10. (選用) 如要儲存調查，請按一下「儲存」圖示 接下來 輸入標題和說明 接下來 按一下「儲存」。

附註

  • 在「條件建構工具」分頁中，篩選器會以 AND/OR 運算子表示條件。您也可以使用「篩選器」分頁加入簡單的參數和值組合，篩選搜尋結果。
  • 如果為使用者設定新名稱，查詢結果中不會包含與舊名稱相關的事件。舉例來說，如果您將 <舊名稱>@example.com 重新命名為 <新名稱>@example.com，就不會看見與 <舊名稱>@example.com 相關的事件結果。
  • 您只能搜尋尚未從垃圾桶刪除的郵件資料。

屬性說明

搜尋此資料來源的記錄事件資料時，您可以利用下列屬性設定搜尋條件。

屬性 說明
日期 事件發生的日期和時間 (以您瀏覽器的預設時區為準)

指派對象的電子郵件地址

工作指派對象的電子郵件地址

新指派對象的電子郵件地址

工作新指派對象的電子郵件地址
實體擁有者 資料所屬的擁有者，例如使用者的電子郵件地址或 Chat 聊天室網址
活動 系統記錄的事件動作，例如「已建立工作」、「已修改工作」和「已建立工作清單」

IP 位址

與系統所記錄動作相關聯的網際網路通訊協定位址 (IP)。這個位址通常會反映使用者的實際所在位置，但也可能是 Proxy 伺服器或虛擬私人網路 (VPN) 位址。

IP ASN

您需要在搜尋結果加入這個資料欄，相關步驟請參閱「管理搜尋結果資料欄」。

與記錄項目相關聯的 IP 自治系統編號 (ASN)、行政分區和區域。

如要查看活動發生的 IP ASN、行政分區和區域代碼，請在搜尋結果中點選名稱。

新工作清單 ID

工作的新工作清單 ID (如果工作已移至其他清單)

新工作清單標題

工作清單的新標題

新工作標題

工作的新標題

週期性工作 ID

週期性工作的 ID

建立工作的來源類型

建立這項工作的來源類型，可能包括：

  • 電子郵件：工作是根據 Gmail 中的電子郵件建立
  • 即時通訊訊息：工作是根據 Google Chat 中的即時通訊訊息建立
  • 核取方塊：工作是根據 Google 文件中的核取方塊建立

建立工作的來源網址

建立這項工作的來源網址

工作 ID

編輯、建立或刪除的工作 ID

工作清單 ID

已編輯的工作清單 ID，或包含已編輯工作的工作清單 ID

工作清單標題

編輯的工作清單標題

工作時間

工作日期或時間

工作名稱

編輯、建立或刪除的工作名稱
實體擁有者的類型

資料所屬的擁有者類型，可能包括：

  • 使用者：受影響的資料隸屬於使用者的個人工作清單。
  • Google Chat 聊天室：受影響的資料隸屬於 Chat 聊天室。

共用工作的來源類型

這項工作是從哪種共用介面指派，可能包括：

  • Google Chat 聊天室：工作是從 Google Chat 聊天室指派
  • Google 文件：工作是透過 Google 文件指派

共用工作的來源網址

指派這項工作所用的共用介面網址

使用者代理程式

與系統所記錄動作相關聯的軟體使用者代理程式。通常用於描述瀏覽器 (如果動作是透過網頁用戶端完成) 或使用者的 Tasks 用戶端。

注意：如果您為使用者設定新名稱，查詢結果中就不會包含與舊名稱相關的事件。舉例來說，如果您將 <舊名稱>@example.com 重新命名為 <新名稱>@example.com，就不會看見與 <舊名稱>@example.com 相關的事件結果。

管理記錄事件資料

管理搜尋結果資料欄

您可以控制搜尋結果中要顯示哪些資料欄。

  1. 按一下搜尋結果表格右上方的「管理資料欄」圖示 。
  2. (選用) 如要移除目前的資料欄，請按一下「移除」圖示 。
  3. (選用) 如要新增資料欄，請按一下「新增資料欄」旁邊的向下箭頭 ，然後選取資料欄。
    視需要重複上述步驟。
  4. (選用) 如要變更資料欄的順序，請拖曳資料欄名稱。
  5. 按一下 [儲存]。

匯出搜尋結果資料

您可以將搜尋結果匯出為 Google 試算表或 CSV 檔案。

  1. 按一下搜尋結果表格頂端的「全部匯出」。
  2. 輸入名稱 接下來 按一下「匯出」。
    匯出結果會顯示在搜尋結果表格的「匯出動作執行結果」下方。
  3. 如要查看資料，請按一下匯出項目的名稱。
    匯出項目會在試算表中開啟。

匯出上限因情況而異：

  • 匯出結果總上限為 100,000 列。
  • 支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Enterprise Essentials Plus；Cloud Identity 進階版。版本比較

    如果您使用安全調查工具，匯出結果總上限為 3, 000 萬列。

詳情請參閱「匯出搜尋結果」。

資料要處理多久？保留時間有多長？

請參閱「資料保留和延遲時間」。

依據搜尋結果採取行動

建立活動規則及設定快訊

  • 您可以透過報告規則，根據記錄事件資料設定快訊。如需操作說明，請參閱「建立及管理報告規則」。
  • 支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Enterprise Essentials Plus；Cloud Identity 進階版。版本比較

    為了有效地預防、偵測及修正安全問題，您可以建立「活動規則」，讓安全調查工具依此自動執行作業及傳送快訊。設定規則時，您需要先設定觸發規則的條件，再指定符合條件時要執行的動作。詳情請參閱「建立及管理活動規則」。

依據搜尋結果採取行動

支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Enterprise Essentials Plus；Cloud Identity 進階版。版本比較

使用安全調查工具執行搜尋後，您可以對搜尋結果採取行動。例如，先根據 Gmail 記錄事件執行搜尋，再透過調查工具刪除特定郵件，或將郵件送至隔離區/使用者的收件匣。詳情請參閱「依據搜尋結果執行所需動作」。

管理調查項目

支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Enterprise Essentials Plus；Cloud Identity 進階版。版本比較

查看調查清單

如要查看調查清單，一覽您本身擁有及接受他人共用的調查項目，請按一下「查看調查」圖示 。這份清單會列出調查項目的名稱、說明、擁有者和上次修改日期。

您可以在這份清單中對自己擁有的調查項目執行動作 (例如刪除調查項目)，方法是勾選調查項目旁的方塊，然後按一下「動作」。

注意：您可以在「快速存取」下方 (調查清單正上方) 查看已儲存的調查項目。

配置調查設定

超級管理員可以點選「設定」圖示 ，執行下列操作：

  • 變更調查項目的時區。搜尋條件和結果會套用這項時區設定。
  • 開啟或關閉「需要審查者」。詳情請參閱「要求為大量動作指派審查者」。
  • 開啟或關閉「查看內容」。這項設定可讓具備適當權限的管理員查看內容。
  • 開啟或關閉「請啟用動作執行原因」設定。

詳情請參閱「配置調查設定」。

儲存、共用、刪除及複製調查項目

如要儲存搜尋條件或與他人共用，您可以選擇建立並儲存調查項目，接著即可共用、複製或刪除這個調查項目。

詳情請參閱「儲存、共用、刪除及複製調查項目」。