संगठन के एडमिन के तौर पर, उपयोगकर्ता की स्थिति और खाते की गतिविधि की खास जानकारी देखी जा सकती है. उपयोगकर्ता रिपोर्ट में जाकर, खातों की रिपोर्ट देखी जा सकती है. इसमें आपके उपयोगकर्ताओं के खाते की स्थिति के बारे में जानकारी मिलती है. जैसे, दो चरणों में पुष्टि करने की स्थिति और पासवर्ड की मज़बूती. Google Workspace के वर्शन के हिसाब से, इसमें Google Drive, Gmail, और Classroom से जुड़ा उपयोगकर्ता डेटा भी दिखता है.
पहला चरण: खातों की रिपोर्ट खोलना
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Google Admin console में, मेन्यू
रिपोर्टिंग
उपयोगकर्ता रिपोर्ट
खाते पर जाएं.इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.
दूसरा चरण: डेटा की समीक्षा करना
खातों की रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के इस डेटा पर आधारित होती है.
ध्यान दें: Google Workspace के वर्शन के हिसाब से, हो सकता है कि आपको गतिविधि की कुछ रिपोर्ट का ऐक्सेस न मिले.
सामान्य
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| उपयोगकर्ता | उपयोगकर्ता नाम |
| उपयोगकर्ता के खाते की स्थिति |
उपयोगकर्ता के खाते की स्थिति (चालू है, ब्लॉक किया गया है या निलंबित है)
ध्यान दें: सक्रिय उपयोगकर्ता खाते की स्थिति में, ऐसे उपयोगकर्ता शामिल होते हैं जिनके खाते को कुछ समय के लिए मिटाया गया है. |
| दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर करना | उपयोगकर्ता ने दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा चालू की है या नहीं |
| उपयोगकर्ता और उनके डिवाइस पर, दो चरणों में होने वाली पुष्टि की सुविधा को लागू करना | इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता के लिए, दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा चालू करना ज़रूरी है या नहीं |
| दो चरणों में पुष्टि की सुविधा से सुरक्षा |
इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता का खाता, फ़िलहाल दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा या पासकी जैसे सुरक्षित साइन-इन के तरीके से सुरक्षित है या नहीं.
|
| पासवर्ड की लंबाई से जुड़ी ज़रूरी शर्तें | उपयोगकर्ता ने पासवर्ड की लंबाई से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन किया है या नहीं. पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के निर्देशों के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें लागू करना और उनकी निगरानी करना लेख पढ़ें |
| पासवर्ड की मज़बूती | एडमिन की ओर से सेट की गई पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तों के आधार पर, उपयोगकर्ता के पास मज़बूत या कमज़ोर पासवर्ड है या नहीं. पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के निर्देशों के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें लागू करना और उनकी निगरानी करना लेख पढ़ें |
| बाहरी ऐप्लिकेशन | उपयोगकर्ता ने आपके डोमेन में, Google के बाहर के कितने ऐप्लिकेशन इंस्टॉल किए हैं
ध्यान दें: हर उपयोगकर्ता के लिए ऐप्लिकेशन के नाम देखने और बाहरी ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस रद्द करने के लिए, किसी उपयोगकर्ता की सुरक्षा सेटिंग मैनेज करना पर जाएं |
| कम सुरक्षित ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस | उपयोगकर्ता के पास, कम सुरक्षित ऐप्लिकेशन को अपने खातों का ऐक्सेस देने या ब्लॉक करने (अनुमति दी गई या अनुमति नहीं दी गई) का विकल्प है या नहीं |
| एडमिन का तय किया गया नाम | एडमिन की ओर से असाइन किया गया उपयोगकर्ता का नाम |
| प्रोफ़ाइल के नाम की स्थिति | उपयोगकर्ता ने अपनी प्रोफ़ाइल का नाम बदला है या नहीं |
| Photos के लिए इस्तेमाल किया जा रहा स्टोरेज (एमबी) | उपयोगकर्ता ने Photos के लिए कुल कितना स्टोरेज इस्तेमाल किया |
| इस्तेमाल किया गया कुल स्टोरेज (एमबी) | उपयोगकर्ता ने कुल कितना स्टोरेज इस्तेमाल किया |
| इस्तेमाल किया गया स्टोरेज (%) | उपयोगकर्ता के हिसाब से, इस्तेमाल किए गए स्टोरेज का प्रतिशत |
Gmail
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| कुल ईमेल | उपयोगकर्ता ने Gmail का इस्तेमाल करके कितने मैसेज भेजे हैं और उसे कितने मैसेज मिले हैं. इसमें Gmail के एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से भेजे या पाए गए ईमेल शामिल होते हैं |
| मिले हुए ईमेल | उपयोगकर्ता को मिले Gmail मैसेज की कुल संख्या. इसमें Gmail एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से मिले ईमेल भी शामिल होते हैं |
| भेजे गए ईमेल | उपयोगकर्ता ने Gmail से कुल कितने मैसेज भेजे हैं. इसमें Gmail SMTP सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से भेजे गए ईमेल भी शामिल होते हैं |
| Gmail (पॉप) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | उपयोगकर्ता ने पिछली बार Gmail को ऐक्सेस करने के लिए, Post Office Protocol (POP) मेल सर्वर का इस्तेमाल कब किया था |
| Gmail (IMAP) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | पिछली बार उपयोगकर्ता ने Gmail को ऐक्सेस करने के लिए, इंटरनेट मैसेज ऐक्सेस प्रोटोकॉल (आईएमएपी) मेल सर्वर का इस्तेमाल कब किया था |
| Gmail (वेब) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | उपयोगकर्ता ने वेब पर आधारित Gmail का इस्तेमाल पिछली बार कब किया था. ध्यान दें कि यह टाइमस्टैंप, पिछले लॉगिन के टाइमस्टैंप के साथ सिंक नहीं होता है |
| Gmail के लिए इस्तेमाल किया जा रहा स्टोरेज (एमबी) | उपयोगकर्ता ने Gmail के लिए कुल कितना स्टोरेज इस्तेमाल किया है |
Drive
नई मेट्रिक की परिभाषाओं में "जोड़ा गया" शामिल है. यह मेट्रिक, पिछली मेट्रिक से अलग है. ऐसा इसलिए है, क्योंकि यह "addition" इवेंट के होने पर गिनती करती है. फ़ाइल बनाने, अपलोड करने, ट्रैश से वापस लाने या मालिकाना हक ट्रांसफ़र करने जैसे इवेंट, जोड़ने से जुड़े इवेंट में शामिल होते हैं. इस गतिविधि की शिकायत की जाती है. भले ही, आइटम का स्टेटस कुछ भी हो. एक ही फ़ाइल में कई बार डेटा जोड़ने पर, गिनती नहीं बढ़ती.
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| सार्वजनिक | सार्वजनिक तौर पर उपलब्ध कराई गई फ़ाइलों की संख्या |
| जिसके पास लिंक हो | Drive में मौजूद उन फ़ाइलों की संख्या जिन्हें लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए उपलब्ध कराया गया है |
| डोमेन में शामिल ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके साथ लिंक शेयर किया गया है | डोमेन में मौजूद किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर की गई Drive फ़ाइलों की संख्या |
| डोमेन में शामिल ऐसा व्यक्ति जिसके साथ लिंक शेयर किया गया है | डोमेन में शामिल ऐसे लोगों के साथ शेयर की गई Drive फ़ाइलों की संख्या जिनके साथ लिंक शेयर किया गया है |
| डोमेन के बाहर | डोमेन से बाहर के लोगों या ग्रुप के साथ शेयर की गई Drive की फ़ाइलों की संख्या |
| डोमेन के अंदर लिंक शेयर करने की संख्या | डोमेन में मौजूद किसी उपयोगकर्ता या ग्रुप के साथ शेयर की गई Drive फ़ाइलों की संख्या |
| निजी तौर पर लिंक शेयर करने की संख्या | Drive में मौजूद उन फ़ाइलों की संख्या जिन्हें किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है |
| Google Sheets को जोड़ा गया | Drive में जोड़ी गई स्प्रेडशीट की संख्या |
| Google Drawings जोड़ी गई | जोड़ी गई Google ड्रॉइंग फ़ाइलों की संख्या |
| Google Docs को जोड़ा गया | Drive में जोड़े गए टेक्स्ट दस्तावेज़ों की संख्या |
| Google Slides को जोड़ा गया | Drive में जोड़े गए प्रज़ेंटेशन की संख्या |
| Google Forms को जोड़ा गया | Drive में जोड़े गए फ़ॉर्म की संख्या |
| अन्य टाइप जोड़े गए | उपयोगकर्ता ने Google के बाहर की कितनी फ़ाइलें जोड़ी हैं |
| बदलाव की गई फ़ाइलों की संख्या | उपयोगकर्ता ने Drive में मौजूद जिन फ़ाइलों में बदलाव किया है उनकी संख्या |
| देखी गई फ़ाइलें | उपयोगकर्ता ने Drive में मौजूद कितनी फ़ाइलें देखी हैं |
| जोड़ी गई फ़ाइलें | उपयोगकर्ता ने Drive में कितनी फ़ाइलें जोड़ी हैं |
| Drive के लिए इस्तेमाल किया जा रहा स्टोरेज (एमबी) | उपयोगकर्ता ने Drive के लिए कुल कितना स्टोरेज इस्तेमाल किया है |
| Drive - last active time | उपयोगकर्ता ने Drive का इस्तेमाल पिछली बार कब किया था |
Classroom
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| Classroom - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | इस कॉलम से पता चलता है कि किसी उपयोगकर्ता ने Classroom में पिछली बार कब कोई कार्रवाई की थी. जैसे- कोई टास्क बनाना, उसके लिए ग्रेड देना, उसे फ़ीडबैक के साथ वापस करना, टास्क सबमिट करना या उसे क्लास स्ट्रीम पर पोस्ट करना |
| बनाई गई क्लास | बनाई गई क्लास की संख्या |
| बनाई गई पोस्ट | शिक्षकों और छात्र-छात्राओं की बनाई गई पोस्ट की कुल संख्या |
तीसरा चरण: रिपोर्ट में मौजूद डेटा को पसंद के मुताबिक बनाना
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- सेटिंग
पर क्लिक करें. - (ज़रूरी नहीं) चार्ट में कॉलम जोड़ने के लिए, नया कॉलम जोड़ें के बगल में मौजूद, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची से विकल्प चुनें. - (ज़रूरी नहीं) चार्ट से किसी आइटम को हटाने के लिए, उस आइटम के बगल में मौजूद, हटाएं
पर क्लिक करें. - (ज़रूरी नहीं) कॉलम का क्रम बदलने के लिए, किसी आइटम को खींचें और नई जगह पर छोड़ें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
चौथा चरण: डेटा को फ़िल्टर करना और रिपोर्ट एक्सपोर्ट करना
उपयोगकर्ता या गतिविधि के हिसाब से फ़िल्टर करना
अपनी रिपोर्ट को सीमित करके, उसमें उपयोगकर्ताओं या खास इवेंट का डेटा दिखाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा का इस्तेमाल करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को ढूंढने के लिए, फ़िल्टर बनाया जा सकता है. इसके अलावा, ऐसे लोगों की सूची बनाने के लिए फ़िल्टर बनाया जा सकता है जिन्होंने कई बाहरी लिंक शेयर किए हैं.
- ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर, फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें.
- सूची में से किसी फ़िल्टर पर क्लिक करें, मानदंड डालें, और लागू करें पर क्लिक करें.
संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर करना
एक ही डोमेन में मौजूद अलग-अलग संगठनों के आंकड़ों की तुलना करने के लिए, संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, संगठन की इकाई पर क्लिक करें
सूची से कोई इकाई चुनें.
- लागू करें पर क्लिक करें.
पुराना डेटा ढूंढते समय भी, सिर्फ़ मौजूदा संगठन के क्रम को फ़िल्टर किया जा सकता है. फ़िल्टर किए गए नतीजों में, 20 दिसंबर, 2018 से पहले का डेटा नहीं दिखेगा.
ग्रुप के हिसाब से फ़िल्टर करना
अपनी रिपोर्ट में मौजूद डेटा को ग्रुप के हिसाब से भी फ़िल्टर किया जा सकता है. इससे पहले कि कोई ग्रुप इस फ़िल्टर में दिखे, आपको उसे फ़िल्टर के लिए बनाई गई अपनी ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना होगा.
ग्रुप फ़िल्टर इस्तेमाल करने के बारे में जानने के लिए, Google ग्रुप के हिसाब से नतीजे फ़िल्टर करना लेख पढ़ें.
पहला चरण: फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में कोई ग्रुप जोड़ें:
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर
पर क्लिक करें.
- फ़िल्टर करने वाले ग्रुप पर क्लिक करें.
इसके बाद, फ़िल्टर करने के लिए ग्रुप वाला पेज दिखेगा. - ग्रुप जोड़ें पर क्लिक करें.
- किसी ग्रुप को खोजने के लिए, उसके नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालें. अपनी पसंद का ग्रुप दिखने पर, उसे चुनें.
- (ज़रूरी नहीं) कोई दूसरा ग्रुप जोड़ने के लिए, ग्रुप खोजें और चुनें.
- ग्रुप चुनने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) किसी ग्रुप को हटाने के लिए, ग्रुप हटाएं
पर क्लिक करें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें
दूसरा चरण: ग्रुप के हिसाब से ऑडिट लॉग फ़िल्टर करना
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर
पर क्लिक करें.
- एक या उससे ज़्यादा ग्रुप चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.
किसी खास तारीख का डेटा दिखाना
रिपोर्ट का डेटा एक्सपोर्ट करना
रिपोर्ट के डेटा को Google शीट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है या इसे CSV फ़ाइल के तौर पर डाउनलोड किया जा सकता है.
- ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- (ज़रूरी नहीं) ऊपर तीसरे चरण में बताए गए तरीके से, एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा में बदलाव करें.
- रिपोर्ट में, डाउनलोड करें
पर क्लिक करें. - चुनें कि किन कॉलम को शामिल करना है और रिपोर्ट का फ़ॉर्मैट क्या होगा.
- डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
ज़्यादा से ज़्यादा 1,00,000 लाइनें एक्सपोर्ट की जा सकती हैं.
मुझे दिख रहा डेटा कितना पुराना है?
आपको आज तक का पूरा डेटा नहीं दिखेगा. इसके बजाय, आपको ग्राफ़ हेडिंग में कॉलम के डेटा की सबसे नई तारीख दिखेगी. ग्राफ़ के नीचे मौजूद टेबल में, सबसे हाल की तारीख का एक दिन का डेटा दिखता है.
कभी-कभी, आपको किसी कॉलम के नाम के बगल में तारा "*" दिखेगा. तारे का निशान यह दिखाता है कि इस कॉलम में मौजूद डेटा, अन्य कॉलम में मौजूद डेटा की तुलना में पुराना हो सकता है.
डेटा कब उपलब्ध होता है और इसे कब तक सेव करके रखा जाता है, इस बारे में जानने के लिए डेटा के रखरखाव और डेटा अपडेट होने में लगने वाला समय पर जाएं.