החלה אוטומטית של תוויות סיווג כברירת מחדל על קבצים חדשים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Starter, ‏Frontline Standard ו-Frontline Plus, ‏Business Standard ו-Business Plus, ‏Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, ‏Education Standard ו-Education Plus, ‏Essentials, ‏Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus, ‏G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כאדמינים, אתם יכולים להשתמש בסיווג ברירת המחדל כדי להחיל תוויות באופן אוטומטי על קבצים ב-Drive, כדי לתמוך בצרכים של הארגון בנושא אבטחת מידע. תוויות הסיווג האלה שמוגדרות כברירת מחדל מתווספות כשיוצרים קובץ או כשמשנים את הבעלים של הקובץ. אתם מגדירים כללי מדיניות לסיווג נתונים כברירת מחדל לפי יחידה ארגונית או קבוצה, כך שאתם יכולים לציין תוויות שונות לקבוצות שונות של משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי.

אפשר להוסיף תוויות סיווג כברירת מחדל לכל קובץ ב-Google Drive, ולהשתמש בתוויות ב-Drive עם שדות מסוג רשימת אפשרויות.

לפני שמתחילים

הסבר על תוויות ב-Drive ואיך יוצרים אותן

כדי להוסיף תוויות ב-Drive עם סיווג ברירת מחדל, צריך לבצע את הפעולות הבאות:

הסבר על הגדרות ברירת המחדל של הסיווג ועל הבעלות על קבצים ב-Drive

סיווג ברירת המחדל מאפשר לכם להוסיף תוויות סיווג שמוגדרות כברירת מחדל לקבצים חדשים ב-Drive, על סמך הבעלות על הקובץ (של אדם פרטי או של אחסון שיתופי) בתוך יחידה ארגונית או קבוצה. משתמשים ותיקיות אחסון שיתופי יכולים להשתייך ליחידות ארגוניות שונות, ולכן יכולות להיות להם כללי מדיניות שונים לסיווג ברירת המחדל.

כשהבעלות על קובץ משתנה, תוויות הסיווג שמוגדרות כברירת מחדל מוחלות על סמך הבעלים החדשים, אבל תוויות קיימות לא משתנות. לדוגמה, אם משתמש מעביר קובץ מ"האחסון שלי" לאחסון שיתופי, התוויות של האחסון השיתופי מוחלות. לעומת זאת, אם משתמש מעביר קובץ מאחסון שיתופי לתיקיית "האחסון שלי", התוויות של היחידה הארגונית או הקבוצה של המשתמש חלות על הקובץ.

למה כדאי להשתמש בסיווג ברירת מחדל במקום בכללי DLP כדי להוסיף תוויות?

כדאי להשתמש בסיווג ברירת המחדל לתוויות כלליות בסיכון נמוך, כמו המחלקה שיצרה את הקובץ, ובכללי DLP כדי להחיל תוויות שמשמשות להגנה על נתונים ולשמירה שלהם.

איך פועלות תוויות סיווג כברירת מחדל

  • החלת תוויות על קבצים חדשים וכשהבעלות על קובץ משתנה. סיווג ברירת המחדל לא מוסיף תוויות באופן רטרואקטיבי לקבצים קיימים, אלא אם הבעלים של הקובץ משתנה.
  • התוויות מוחלות על סמך היחידה הארגונית או הקבוצה של בעלי הקובץ. סיווג ברירת המחדל לא מחפש תנאים מסוימים בתוכן או במטא-נתונים של הקובץ.
  • אם למשתמשים יש הרשאה לשנות תווית, הם יכולים לשנות או להסיר אותה אחרי שהיא הוחלה באופן אוטומטי.
  • רק תוויות עם שדה של רשימת אפשרויות נתמכות בסיווג ברירת המחדל.
  • תוויות סיווג שמוגדרות כברירת מחדל מוחלפות בתוויות שמוגדרות על ידי DLP, גם אם הערך של סיווג הנתונים גבוה יותר ברשימת האפשרויות.

איך פועלות תוויות שמוגדרות על ידי כללי DLP

  • הוספת תוויות לקבצים חדשים וקיימים.
  • הוספת תוויות על סמך תנאים, כמו סוג הקובץ, התאמות של מילים והתאמות של מחרוזות.
  • אי אפשר להחיל תווית באמצעות כלל DLP שמשתמש בתווית כתנאי.
  • אתם יכולים למנוע ממשתמשים לשנות את התווית, גם אם יש להם הרשאה לשנות אותה. אם הם ישנו אותה, מערכת DLP תסרוק את הקובץ שוב באופן מיידי ותחזיר את הגדרת התווית של DLP.
  • אם בארגון שלכם יש כלל DLP שחוסם שיתוף חיצוני, משתמשים מחוץ לארגון לא יכולים לראות את היסטוריית הגרסאות של קבצים שהוחל עליהם כלל DLP. זה כולל כללי DLP שמוסיפים תוויות אבל לא חוסמים שיתוף חיצוני.
  • כללי DLP יכולים להחיל תוויות עם שדות של רשימת אפשרויות, כולל תוויות עם תגים.

איך פועלות תוויות סיווג AI

  • הוספת תוויות לקבצים חדשים וקיימים.
  • בסיווג באמצעות AI אפשר להשתמש רק בתוויות עם שדה אחד של רשימת אפשרויות עם 2 עד 7 ערכים.
  • החלת תוויות אחרי תקופת אימון. במהלך תקופת האימון, מתייגים ייעודיים מוסיפים תווית אימון ל-100 קבצים לפחות לכל אפשרות בשדה.
  • תוויות סיווג AI מוחלפות על ידי תוויות שהוגדרו ב-DLP, אבל מחליפות תוויות סיווג שמוגדרות כברירת מחדל.

ההבדל בין סיווג ברירת מחדל לסיווג AI

בסיווג ברירת המחדל (שמתואר במאמר הזה) התוויות מוחלות על סמך היחידה הארגונית או הקבוצה של המשתמש, אבל בסיווג AI צריך לאמן מודל לזהות תוכן רגיש בארגון. אחרי שהמודל מאומן, סיווג באמצעות AI מנתח באופן אוטומטי קבצים חדשים וקיימים ומחיל תוויות בהתאם לתוכן הקובץ. מידע נוסף על סיווג באמצעות AI

איך מעודדים את המשתמשים למלא תוויות באמצעות שדות חובה

יכול להיות שתרצו שהמשתמשים תמיד ימלאו את הערך של שדה תווית מסוים. לדוגמה, כדי להקצות רמת רגישות לכל הקבצים, כמו "סודי ביותר", "פנימי", "ציבורי" או "אישי".

כדי לעשות את זה, אתם יכולים ליצור תווית רגישות של קובץ עם שדה חובה שנקרא "סיווג" וכולל את ארבע האפשרויות. מדיניות הסיווג האוטומטי מחילה את התווית "רגישות הקובץ" על קבצים חדשים, ומדגישה את השדה הנדרש כדי להזכיר למשתמשים לספק את ערך התווית.

במקרה הצורך, אפשר להגדיר ערך ברירת מחדל לשדה בחירה, ואז המשתמשים יכולים לשנות את הערך אם ברירת המחדל לא נכונה.

כדי שהמשתמשים יוכלו לשנות את ערכי השדות, צריך לוודא שיש להם הרשאה להשתמש בתווית.

אם אתם רוצים שהמשתמשים יוכלו לערוך את ערכי השדות של התוויות שהוחלו באמצעות מדיניות סיווג נתונים, או להסיר את התוויות האלה, אתם צריכים לתת להם הרשאה ממנהל התוויות. פרטים נוספים זמינים במאמר הגדרה: מי יכול לצפות או להשתמש בתוויות.

במקרים מסוימים, יכול להיות שתרצו להחיל תוויות שהמשתמשים לא יכולים לראות או לערוך. תוויות סיווג הנתונים מוחלות על קבצים חדשים, בלי קשר להרשאות של המשתמש בתווית.

הסבר על האינטראקציה בין סיווג ברירת המחדל, כללי DLP והמשתמשים

הגדרות ברירת מחדל של סיווג וכללי DLP

אפשר להוסיף תוויות לקובץ גם באמצעות סיווג ברירת מחדל וגם באמצעות כללי DLP. תוויות שנוספו באמצעות כללי DLP תמיד מקבלות עדיפות על פני תוויות שנוספו באמצעות סיווג ברירת מחדל.

הגדרות סיווג ברירת מחדל ומשתמשים

התוויות מוחלות באופן אוטומטי כשמשתמש יוצר קובץ, מעביר את הבעלות למשתמש אחר או מעביר קובץ לאחסון שיתופי. מדיניות סיווג הנתונים מחילה תווית ויכולה להחיל ערכי ברירת מחדל על שדות בחירה. כדי לעודד את המשתמשים למלא את השדות, מומלץ להשתמש בהגדרת שדה החובה במנהל התוויות. הרשאות המשתמשים בתווית לא משפיעות על היכולת להחיל תווית באמצעות סיווג נתונים. אפשר להשתמש בסיווג נתונים כדי להחיל תוויות שהמשתמשים לא יכולים לשנות או להסיר (או אפילו לראות).

הסבר על נעילת תוויות

כשמשתמשים בתוויות לצורך סיווג ברירת מחדל, התוויות האלה נעולות במנהל התוויות. אף אחד לא יכול לערוך, להשבית או למחוק את התוויות האלה. הפעולה הזו מונעת שינויים שיכולים להפר מדיניות עסקית. כדי לבטל את הנעילה של תווית, צריך להסיר אותה מכל כללי מדיניות הסיווג שמוגדרים כברירת מחדל.

החלת תוויות על קבצים חדשים לפי היחידה הארגונית או הקבוצה של הבעלים

לפני שמתחילים: אם זה רלוונטי, קראו את המאמר בנושא איך מחילים הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אבטחה ואז אפשרויות לניהול השימוש בנתונים ואז סיווג נתונים לקטגוריות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין לצפייה בכללי DLP וניהול כללי DLP.

  2. אם לא מופיעות תוויות במנהל התוויות:
    1. לוחצים על יצירת תוויות.
    2. יצירת תוויות חדשות
    3. חוזרים להוראות האלה.
  3. אם צריך, לוחצים על הפעלת תוויות כדי להפעיל תוויות במנהל התוויות.
  4. בקטע סיווג ברירת מחדל, ליד Drive ו-Docs, לוחצים על ניהול.

  5. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

    לדוגמה, אם בוחרים בקבוצה "כספים", התוויות שמגדירים חלות על קבצים שנוצרו על ידי משתמשים בקבוצה "כספים".

    הערה: אם משתמש חבר גם ביחידות ארגוניות וגם בקבוצות עם כללי מדיניות לסיווג נתונים, המערכת תחיל את התוויות שמבוססות על קבוצות.

  6. לוחצים על בחירת תוויות ואז הוספת תווית.

  7. בוחרים את התוויות שבהן רוצים להשתמש.

    הערה: אי אפשר ליצור כללי מדיניות לסיווג נתונים עם תוויות מושבתות, שינויים בתוויות שלא פורסמו או תוויות שאין להן שדה עם רשימת אפשרויות.

  8. (אופציונלי) מגדירים ערך ברירת מחדל לשדה של רשימת אפשרויות. בוחרים את הערך מבין האפשרויות ולוחצים על שמירה. בשדות עם כמה אפשרויות בחירה, אפשר לבחור יותר מאפשרות אחת כברירת מחדל.

    הערה: ערכי ברירת המחדל של השדות שמוגדרים לקבוצה של המשתמש מקבלים קדימות על פני ערכי ברירת המחדל של השדות שמוגדרים ליחידה הארגונית של המשתמש. אם המשתמש שייך ליותר מקבוצה אחת, ערכי ברירת המחדל של השדות חלים לפי סדר העדיפויות של הקבוצות.

  9. לוחצים על המשך. בודקים את התוויות שנבחרו.

  10. לוחצים על שמירה. אפשר גם ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם רוצים לשחזר אחר כך את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות כשמדובר בקבוצה).

    בדף Apply labels מופיעה רשימה של התוויות שהוחלו בקטע Configuration.