התאמה אישית של הגדרות של שירות באמצעות הגדרות לקבוצות משתמשים

אתם יכולים ליצור קבוצה חדשה שתשמש כקבוצת הגדרות, או להשתמש בקבוצה קיימת.

הקבוצה צריכה להיווצר באחת מהדרכים הבאות:

• במסוף Google Admin
• שימוש ב-Google Cloud Directory Sync
• באמצעות Directory API

חשוב: אי אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו בקבוצות Google כקבוצות משתמשים להגדרות. כדי לבדוק איך הקבוצה נוצרה, משתמשים ב-Groups API.

כדי להשתמש בקבוצה דינמית כקבוצת הגדרות, צריך להוסיף לה את תווית האבטחה.

אם הקבוצה עומדת בקריטריונים שלמעלה, היא תהיה זמינה כשמחילים הגדרה על קבוצה.

כדי לעשות את זה, אתם צריכים הרשאות אדמין לקבוצות, ליחידות ארגוניות (ברמה העליונה) ולהגדרות שירות.

אפשר להחיל הגדרות על קבוצות משתמשים רק במסוף Admin, ולא באמצעות ממשקי API.

1. במסוף Admin, נכנסים לדף ההגדרות של האפליקציה.
2. לוחצים על ההגדרה שרוצים לשנות.
   לדוגמה, אלה ההגדרות של YouTube ביחידה הארגונית ברמה העליונה:
   
   
3. בצד ימין, לוחצים על קבוצות.
   כל ההגדרות של קבוצות משתמשים קיימות מופיעות לפי סדר העדיפות.
4. לוחצים על חיפוש קבוצה. מזינים כתובת של קבוצה (לא שם של קבוצה) ובוחרים את הקבוצה.
   • קודם כל, מוסיפים את קבוצות ההגדרות לפי סדר העדיפות שלהן, מהגבוהה לנמוכה. כשמוסיפים קבוצה חדשה, מגדירים אותה בעדיפות הנמוכה ביותר.
   • אם אתם לא מוצאים את הקבוצה שחיפשתם, יכול להיות שהיא נוצרה בקבוצות Google או שהיא קבוצה דינמית שחסרה בה תווית האבטחה.
5. בוחרים את ההגדרות לקבוצת המשתמשים.
   כברירת מחדל, קבוצות חדשות מקבלות את ההגדרות של היחידה הארגונית ברמה העליונה.
   
   
   

   בארגונים עם כמה סוגי רישיונות: אם יש לכם רישיונות למהדורה שלא כוללת הגדרה מסוימת, יופיע דגל ליד ההגדרות של הקבוצה. הסימון הזה מופיע גם אם בקבוצה יש משתמשים שאין להם את הרישיון הנדרש וגם אם אין בה משתמשים כאלה.

6. מפעילים או משביתים את קבוצת ההגדרות.
   • מופעל – לוחצים על שמירה.
     ההגדרות חלות על החברים בקבוצת ההגדרות. כדי לסגור את החלונית, לוחצים על ביטול.
   • השבתה – בחלונית "קבוצות", לוחצים על ביטול ההגדרה או על סמל ההסרה (לחיצה על ביטול לא תסיר את הקבוצה).
7. כדי לשנות את העדיפות של הקבוצה, גוררים אותה למעלה או למטה.
   • כדי להגדיר קבוצה בעדיפות 1 – גוררים את הקבוצה הרצויה לעדיפות 2, ואז גוררים את הקבוצה שמוגדרת כרגע בעדיפות 1 מתחתיה. אפשר גם להזין מספר בתיבת העדיפות או ללחוץ על החיצים שלצד תיבת העדיפות.
   • אם יש לכם פחות מ-4 קבוצות – אם תשנו את הסדר של קבוצות שמכילות את אותם משתמשים, המשתמשים האלה יקבלו את ההגדרה של הקבוצה עם העדיפות הגבוהה ביותר. יכול להיות שתופיע ההתראה הבאה:
     
     "ניתן לקשר יותר ממדיניות אחת לאותם משתמשים..."
     
     ההתראה הכללית הזו מופיעה אם מוסיפים, מבטלים או משנים את העדיפות של קבוצת הגדרות כלשהי, גם אם הקבוצות לא מכילות את אותם משתמשים.

אתם יכולים לוודא שההגדרה של המשתמש היא ההגדרה שאתם רוצים.

כדי לעשות את זה, אתם צריכים הרשאות אדמין לקבוצות, ליחידות ארגוניות (ברמה העליונה) ולהגדרות שירות.

1. במסוף Admin, נכנסים לדף ההגדרות של האפליקציה.
2. בצד ימין למעלה, לוחצים על משתמשים.
3. לוחצים על בחירת משתמש ומחפשים את כתובת האימייל של המשתמש (לא את השם שלו).
4. בוחרים את המשתמש כדי לראות את ההגדרות שלו. מתחת לשם ההגדרה, אפשר ללחוץ על קבוצת המשתמשים או היחידה הארגונית שקבעו את ההגדרות של המשתמש.

האירוע שינוי העדיפות של קבוצת הגדרות האפליקציה מתועד כשמחילים קבוצת הגדרות או משנים את סדר העדיפויות. האירוע משתמש בשם הקבוצה ולא בכתובת הקבוצה. כדאי להשתמש בתקן שמות דומה גם לשם הקבוצה וגם לכתובות.

לדוגמה, אתם מחילים את הקבוצה קישור לכל אחד על ההגדרה "שיתוף באמצעות קישור ב-Drive".

כשמשנים את העדיפות של הקבוצות, האירוע מציג את הקבוצות בסדר החדש שלהן, מהעדיפות הנמוכה ביותר לגבוהה ביותר.

רוב האירועים האחרים משתמשים בפורמט דומה גם ליחידות ארגוניות וגם לקבוצות של הגדרות אישיות. הקידומת group_email מזהה הגדרות לקבוצת משתמשים.

לדוגמה, שינוי הגדרות באמצעות יחידה ארגונית:

החלת הגדרות באמצעות קבוצת הגדרות:

באירועים עם קבוצות של הגדרות אישיות, היחידה הארגונית ברמה העליונה מופיעה בתור org_unit_name.

לפני שיוצרים או מחילים הגדרות לקבוצות משתמשים, בדרך כלל ממפים את קבוצות המשתמשים להגדרות שלהן. לדוגמה, לקבוצות המשתמשים האלה יש הרשאות שונות לשיתוף קבצים ב-Drive.

בשלב הבא, אתם יכולים להשתמש בקבוצות של הגדרות לפי קבוצות המשתמשים, הגדרות המשתמשים או שילוב שמתאים לארגון שלכם.

אפשרות 1: שימוש בהגדרות לקבוצות משתמשים

להשתמש בקבוצות המשתמשים כהגדרות לקבוצת משתמשים. אחר כך מתאימים אישית את ההגדרות של כל קבוצת הגדרות. אם משתמש שייך לכמה קבוצות, אתם יכולים להגדיר איזו קבוצה תקבע את ההגדרות של המשתמש (הסבר בהמשך בקטע הגדרת עדיפות).

לדוגמה, באמצעות הגדרות Drive, אתם יכולים לאפשר לקבוצות משתמשים ספציפיות לשתף קבצים עם גורמים מחוץ לארגון.

החלת הגדרות ישירות על קבוצות משתמשים היא אפשרות טובה במקרים הבאים:

• ארגונים עם פחות מ-50 משתמשים או מספר קטן של הגדרות
  (אין צורך ליצור קבוצות נוספות, ואפשר לשנות את ההגדרות לכל קבוצת משתמשים.)
• בדיקת הגדרת שירות
• אפליקציות שקבוצת משתמשים ספציפית משתמשת בהן
• קבוצות דינמיות, שבהן החברות בקבוצה מנוהלת באופן אוטומטי לפי מאפייני המשתמשים, כמו מיקום או תפקיד.

אפשרות 2: יצירת קבוצות משתמשים לפי הגדרות המשתמשים

אם אתם מנהלים הרבה הגדרות או משתמשים, אתם יכולים ליצור קבוצות לרמות שונות של הגדרות.

לדוגמה, אפשר ליצור קבוצת הגדרות לכל רמה של הרשאות שיתוף ב-Drive. לאחר מכן, מוסיפים את קבוצות המשתמשים כחברים בקבוצת ההגדרות.

הקבוצה משמשת כקונטיינר להגדרות. בדרך כלל יש פחות קבוצות של הגדרות שצריך לנהל ולקבוע להן סדר עדיפויות (כפי שמתואר בהמשך). אתם יכולים גם להשתמש ב-Groups API או ב-Directory Sync כדי לנהל את החברות של המשתמשים והקבוצות.

אם משתמש שייך לכמה קבוצות משתמשים, אתם יכולים להגדיר לאיזו קבוצה יש עדיפות בקביעת ההגדרה של המשתמש.

במסוף Admin, הקבוצות מופיעות לפי סדר העדיפות, מהגבוהה לנמוכה. המשתמש מקבל את ההגדרות של הקבוצה עם העדיפות הגבוהה ביותר שהוא שייך אליה.

כדי לשנות את העדיפות של קבוצת הגדרות, מעבירים את הקבוצה למעלה או למטה ברשימת הקבוצות. אפשר להגדיר את סדר העדיפויות רק במסוף Admin, ולא באף אחד מממשקי ה-API.

איך פועלת העדיפות

אם משתמש שייך לכמה קבוצות, הוא מקבל את ההגדרות של הקבוצה עם העדיפות הגבוהה ביותר. בדוגמה הזו, מנהל מכירות שייך ל-3 קבוצות משתמשים. לכל קבוצה יש הגדרה שונה לעריכת פרופיל במדריך.

כשהקבוצות מוגדרות בסדר העדיפויות הזה, מנהלי מכירות יכולים לערוך את השם והמיקום שלהם בפרופילים שלהם בספרייה.

אם לקבוצה עריכת מיקום יש את העדיפות הגבוהה ביותר, מנהלי מכירות יכולים לערוך רק את המיקום שלהם, והקבוצה מכירות אזוריות יכולה לערוך את השם והמיקום שלה.

הגדרות משתמשים וכמה קבוצות

ההגדרות לא מתווספות לקבוצות של המשתמש. בדוגמה הזו, מנהל שיווק שייך ל-3 קבוצות, אבל מקבל רק את ההגדרות של הקבוצה עם העדיפות הגבוהה ביותר. הם יכולים לערוך את השם והמיקום שלהם, אבל לא את התמונה.

קבוצות הזמנה

בהגדרות של Drive, שינוי של עדיפות הקבוצות או החברות בקבוצה יכול להשפיע על השיתוף של קבצים ועל הגישה אליהם.

לדוגמה, אם אתם מעבירים בעלות על קובץ למשתמש בקבוצת הגדרות אחרת, הרשאות השיתוף של הקובץ משתנות להרשאות של הקבוצה החדשה.

כדי לעקוב אחרי העדיפות וההגדרות:

• כדאי להביא בחשבון את העדיפות במבנה הקבוצה ולשים לב לקבוצות שמוגדרות עמוק בתוך קבוצות אחרות, כי יכול להיות שיהיה קשה לאתר את ההגדרות שלהן.

• כשאתם מסדרים את קבוצות ההגדרות, כדאי להגדיר את הקבוצה שחלה על הכי מעט אנשים כקבוצה בעדיפות הגבוהה ביותר.

תכנון המבנה של קבוצת ההגדרות הוא כנראה השלב שדורש הכי הרבה זמן ובדיקה.

מיפוי הגדרות השירות

כדאי לבדוק את היחידות הארגוניות כדי לראות אילו הגדרות אתם רוצים לנהל באמצעות קבוצות. אם אתם כבר משתמשים בגישה מבוססת-תפקידים או מבוססת-צוותים להגדרות, אתם יכולים להשתמש בקבוצות באותו אופן.

אם בחשבון שלכם יש כמה מהדורות של Google Workspace:

• ההגדרות של קבוצת ההגדרות חלות רק על משתמשים שיש להם גישה לתכונה או לשירות.
• בהתאם למהדורה שלכם, חלק מההגדרות של Drive חלות על כל הארגון. אתם יכולים להשתמש בקבוצות משתמשים כדי להתאים אישית את ההגדרות של Drive למשתמשים אחרים.

הגדרת סטנדרטים למתן שמות

כדי לנהל ולבקר את הקבוצות בקלות, כדאי לבחור תקן למתן שמות לקבוצות. לדוגמה, אפשר להשתמש בתקן שכולל את שם ההגדרה ואת מספר העדיפות. ברשימת הקבוצות מוצגים עד 37 תווים משם הקבוצה. כדי לראות את השם המלא של הקבוצה, אפשר להציב את הסמן מעל השם המקוצר.

אם אתם מנהלים הרבה סוגים של קבוצות, אתם יכולים להוסיף קידומת כמו "cf" כדי לציין קבוצת הגדרות. בנוסף, כדאי להשתמש בנקודה עשרונית כדי להימנע מעריכת השמות של הקבוצות הקיימות כשמוסיפים קבוצת הגדרות.

איך יוצרים קבוצות

אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו במסוף Admin, ב-Directory API או ב-Google Cloud Directory Sync. אי אפשר להשתמש בקבוצות שנוצרו בקבוצות Google כקבוצות להגדרות. (במסוף Admin לא מוצג אם קבוצה נוצרה בקבוצות Google).

אפשר לנהל את קבוצת ההגדרות בכל כלי. אתם יכולים להגדיר הרשאות מחמירות להוספה או למחיקה של משתמשים, לפרסום בקבוצה או למניעת עזיבה של משתמשים מהקבוצה (זמין רק ב-Groups API).

• יכול להיות שהתכונה "קבוצות של הגדרות" לא תהיה זמינה בשירות מסוים. בודקים את הרשימה בטבלה שלמעלה.
• יכול להיות שהמהדורה שלכם ב-Google Workspace לא תומכת בקבוצות של הגדרות ב-Drive ובאזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.

• יכול להיות שהקבוצה נוצרה בקבוצות Google. נסו ליצור קבוצה במסוף Admin.
• יכול להיות שהקבוצה היא קבוצה דינמית שצריכה את תווית האבטחה. מידע נוסף
• מוודאים שיש לכם הרשאות אדמין לקבוצות Google.
• יכול להיות שאתם משתמשים בכתובת אימייל חלופית של הקבוצה במקום בשם הקבוצה.
• נסו לרענן את דף ההגדרות. השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף
• חפשו את כתובת האימייל של הקבוצה במקום את השם שלה.

• לבדוק את החברות של המשתמש בקבוצה. השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף
• מוצאים את קבוצת ההגדרות שקובעת את ההגדרות של המשתמש. אם המשתמש שייך לכמה קבוצות משתמשים, יכול להיות שתצטרכו לשנות את העדיפות של הקבוצה או את החברות של המשתמש בקבוצה.
• יכול להיות שלמשתמש אין רישיון למוצר שכולל את התכונה. חלק מהתכונות זמינות רק במהדורות מסוימות.