יצירת קבוצה בארגון

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ספרייה קבוצות.

   מעבר אל "קבוצות Google"

   לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.

2. למעלה, לוחצים על יצירת קבוצה.
3. ממלאים את הפרטים הבאים:

   פרטי הקבוצה	תיאור
   שם הקבוצה	כאן כותבים שם שישמש לזיהוי הקבוצה ברשימות ובהודעות. תוכלו להיעזר בהנחיות האלה: השמות יכולים להכיל עד 73 תווים. כדאי לתת שם שקל להבין ממנו מה מטרת הקבוצה. בקבוצות שאתם יוצרים במסוף Google Admin, אל תשתמשו בסימן השוויון (=) או בסוגריים (<,>). אפשר להשתמש בתווים האלה רק בקבוצות שאתם יוצרים ב-groups.google.com.
   כתובת האימייל של הקבוצה	כאן מזינים את כתובת האימייל של הקבוצה. אם מופיע יותר מדומיין אחד, בחרו את הדומיין המתאים מהרשימה. חשוב להקפיד על ההנחיות הבאות: כתובות אימייל יכולות להכיל עד 63 תווים. המגבלה הזו לא כוללת את החלק של הדומיין בכתובת, למשל ‎ @gmail.com. חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. לצפייה במילים שמורות חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. פרטים נוספים זמינים במאמר באילו מילים אי אפשר להשתמש לכתובות אימייל? אם אתם יוצרים את הקבוצה בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי, יכול להיות שכתובת האימייל שלכם תכלול סיומת, כמו user-created-. לדוגמה, אם שם הקבוצה הוא training, כתובת האימייל בפועל עשויה להיות training-user-created@your_domain.
   תיאור	אם רוצים, אפשר להוסיף פרטים לעמוד המידע של הקבוצה, ולכתוב למשל מה מטרתה או למה היא משמשת. אפשר גם להוסיף פרטים על חברי הקבוצה, התוכן שלה, תשובות לשאלות נפוצות, קישורים שרלוונטיים לקבוצה וכו'. בקבוצות שאתם יוצרים במסוף Google Admin, אל תשתמשו בסימן השוויון (=) או בסוגריים (<,>). אפשר להשתמש בתווים האלה רק בקבוצות שאתם יוצרים ב-groups.google.com.
   בעלי הקבוצה	(אופציונלי) כדי להוסיף משתמשים שיהיה להם תפקיד של בעלים בקבוצה, מחפשים את השם או את כתובת האימייל ובוחרים אותם.

4. לוחצים על הבא.
   
5. (אופציונלי) כדי להוסיף לקבוצה את תווית האבטחה, מסמנים את התיבה אבטחה. מידע נוסף על קבוצות אבטחה
6. לוחצים על הבא.
7. בוחרים את סוג הגישה לקבוצה: ציבורית, צוות, הודעות בלבד או מוגבלת.
   כל סוג כולל הרשאות מוגדרות מראש לבעלים, למנהלים ולחברים בקבוצה, וגם קובע אם הקבוצה פתוחה לכל הארגון או לאנשים מחוץ לארגון.
8. (אופציונלי) כדי להתאים אישית את הגדרות הגישה, לוחצים על התאים בטבלה כדי לבחור או לבטל את הבחירה באפשרות. אם מתאימים אישית את האפשרויות, סוג הגישה של הקבוצה משתנה למותאם אישית.
   בטבלה הבאה מפורטים תיאורי ההגדרות:

   הגדרה	תיאור
   הגדרות גישה	להחליט מה אנשים יכולים לעשות בקבוצה. אתם יכולים גם להגדיר הרשאות לקבוצה לפי תפקידים ב"קבוצות Google" בכתובת groups.google.com. מידע נוסף על תפקידים בקבוצות הקטגוריה "חיצוני" כוללת את כל מי שלא שייך לארגון שלכם. אנשים מחוץ לארגון יכולים להיות חברים בקבוצה או לא. מי יכול לפנות לבעלים של הקבוצה – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לשלוח אימייל ישירות לבעלים של הקבוצה. מי יכול לראות את השיחות – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לראות את השיחות שפורסמו בקבוצה. משתמשים מחוץ לארגון (חיצוניים) שלא חברים בקבוצה יכולים לראות את השיחות רק אם אפשרויות השיתוף של Groups for Business מוגדרות כגלויות לכולם באינטרנט. מי יכול לפרסם – מי יכול לפרסם הודעות בקבוצה. מי יכול לראות את רשימת החברים – מי יכול לראות את חברי הקבוצה. מי יכול להצטרף לקבוצה – ההגדרה הזו קובעת מי יכול להוסיף אנשים, להזמין אנשים ולאשר בקשות אישור לקבוצה.
   מי יכול להצטרף לקבוצה	בוחרים איך להוסיף אנשים לקבוצה: כל אחד בארגון יכול לבקש להצטרף – אנשים בארגון צריכים לבקש להצטרף לקבוצה, ורק אחרי שהבקשה שלהם תאושר הם יוכלו להצטרף. כל אחד בארגון יכול להצטרף לקבוצה – אנשים בארגון יכולים להוסיף את עצמם לקבוצה ישירות. רק משתמשים שהוזמנו – אנשים יכולים להצטרף לקבוצה רק אם הם הוזמנו.
   אפשר לצרף לקבוצה משתמשים מחוץ לארגון	במסוף Admin, אתם יכולים לבחור אם אדמינים, משתמשים או גם אדמינים וגם משתמשים יכולים להוסיף חברים מחוץ לארגון לקבוצה. כדי לעשות את זה, אתם צריכים לבחור את האפשרויות הרלוונטיות. הפעלת ההגדרה הזו מוסיפה באופן אוטומטי הודעת ביטול הרשמה לכותרת התחתונה של הודעות אימייל שנשלחות לחברי קבוצה חיצוניים. כדי להסיר את ההודעה, צריך להשבית את ההגדרה הזו.

9. לוחצים על הבא.
10. (אופציונלי) כדי להגביל את החברים בקבוצה, בוחרים באפשרות הגבלת החברות ומוסיפים את תנאי השאילתה. מידע נוסף על הגבלת החברות בקבוצה
11. לוחצים על יצירת קבוצה.
12. ממשיכים לשלבים הבאים כדי להוסיף חברים לקבוצה.

הוספה של כמה חברים

1. לוחצים על "הוספת חברים" .
2. לוחצים על הוספת חברים.
3. למשתמשים או קבוצות, מזינים את התווים הראשונים בכתובת האימייל ובוחרים אותה.
4. לחשבונות שירות, מזינים את כתובת האימייל המלאה.
5. חוזרים על השלבים הקודמים לפי הצורך.
6. לוחצים על הוספה לקבוצה.

לכל החברים החדשים יוקצה התפקיד "חבר קבוצה" ומינוי לכל האימיילים.

איך מצרפים הרבה אנשים בבת אחת

כדי להוסיף הרבה חברים, אפשר לנסות אחת מהשיטות הבאות:

• בחירת חברים מרשימת המשתמשים
• להעלות חברים בקבוצה מתוך קובץ CSV
• הוספת קבוצות אחרות לקבוצה
• איך מצרפים את כל המשתמשים בארגון לקבוצה

איך מזמינים אנשים להצטרף

רוצים לאפשר למשתמשים להצטרף לקבוצה? אתם יכולים לשלוח להם הזמנה. אם הם יאשרו את ההזמנה, הם יתווספו לקבוצה.

כדי להזמין אנשים להצטרף לקבוצה, פועלים לפי השלבים במרכז הלמידה כדי להזמין מישהו באימייל.