כאדמינים של קבוצות Google, אתם יכולים להקצות תפקידים לחברים בכל קבוצה בארגון, גם אם לא אתם יצרתם את הקבוצה. לכל תפקיד בקבוצה יש הרשאות מסוימות שקובעות מי יכול לראות, לפרסם ולנהל את התוכן ואת החברים בקבוצה.
תפקידי ברירת המחדל
לכל קבוצה יש 3 תפקידים שמוגדרים כברירת מחדל שאפשר להקצות לחברים.
בעלים
כברירת מחדל, לחברים עם תפקיד הבעלים יש את כל ההרשאות בקבוצה. אפשר להקצות הרבה מההרשאות האלה לקבוצות אחרות של משתמשים. לבדוק את כל ההרשאות לניהול חברים ומערכת ניהול התוכן.
רק בעלים יכולים:
- למחוק קבוצה.
- להפוך חבר אחר בקבוצה לבעלים.
- לשנות את ההגדרות של בעלים אחרים.
- לייצא הודעות בקבוצות באמצעות Google Takeout.
רק הבעלים והמנהלים של הקבוצה יכולים לשנות את ההגדרות שלה.
אם אתם מחוברים לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי, האדמין יכול להסיר חלק מההרשאות של הבעלים בקבוצה מסוימת, אבל לא את כולן:
- יכולים להסיר – לפרסם הודעות או להוסיף, להזמין או לאשר חברים חדשים.
- לא יכולים להסיר – לראות את החברים או השיחות או לפנות לבעלים אחרים.
קבוצה לא יכולה להיות הבעלים של קבוצה אחרת.
מנהלי מערכת מקבלים באופן אוטומטי את תפקיד הבעלים בכל הקבוצות בארגון, כולל קבוצות שמשתמשים יוצרים.
מומלץ
הקצאת תפקיד הבעלים למישהו נותנת לו את השליטה הגדולה ביותר בקבוצה, לכן מומלץ לשמור על מספר נמוך של בעלים.
מנהל
כברירת מחדל, מנהלים יכולים לעשות כל מה שהבעלים יכולים לעשות, חוץ מ:
- למחוק את הקבוצה.
- להפוך משתמש אחר לבעלים.
- לשנות את התפקיד או את הגדרות המינוי של בעלים.
בעלי הקבוצות יכולים להגדיר כל הרשאה כך שתהיה זמינה רק לבעלים, וכך להגביל עוד יותר את מה שהמנהלים יכולים לעשות. עם זאת, למנהלים תמיד יש את היכולת לשנות את ההרשאות כך שיכללו מנהלים.
קבוצה לא יכולה להיות מנהלת של קבוצה אחרת.
חבר
כברירת מחדל, לחברי הקבוצה יש הרשאות בסיסיות. ההרשאות האלה משתנות לפי ההגדרות של הארגון ושל הקבוצה, והן יכולות להיות הרשאת צפייה ופרסום הודעות בשיחות, או הרשאה להצגת חברי הקבוצה. הבעלים והמנהלים של הקבוצה יכולים להוסיף או להגביל את ההרשאות של חברי הקבוצה. כל ההרשאות שמוגדרות לתפקיד חבר בקבוצה ניתנות אוטומטית למנהלים ולבעלים.
הקצאת תפקיד ברירת מחדל לחבר קבוצה
שימוש במסוף Admin
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
קבוצות.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה חברים.
- (אופציונלי) כדי לסנן את רשימת החברים, לוחצים על הוספת מסנן בחלק העליון ובוחרים מסנן. מזינים טקסט לחיפוש ולוחצים על אישור כדי לסנן עוד יותר.
- כדי להקצות תפקיד לחבר קבוצה אחד:
- בקטע תפקיד של המשתמש שרוצים לשנות, לוחצים על החץ למטה
בוחרים את התפקיד החדש. - לוחצים על שמירה.
- בקטע תפקיד של המשתמש שרוצים לשנות, לוחצים על החץ למטה
- כדי להקצות תפקיד לכמה חברים:
- מסמנים את התיבה ליד כל אחד מחברי הקבוצה שרוצים לשנות את התפקיד שלו.
- בחלק העליון, לוחצים על שינוי בכמות גדולה תפקיד.
- בוחרים תפקיד ולוחצים על אישור.
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Business- נכנסים לקבוצות Google.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- מימין, לוחצים על חברי הקבוצה.
- כדי להקצות תפקיד לחבר אחד בקבוצה, מצביעים על החבר ובעמודה תפקיד בוחרים תפקיד.
- כדי להקצות תפקיד לכמה חברים:
- מצביעים על כל אחד מחברי הקבוצה שרוצים לשנות את ההגדרות שלו ומסמנים את התיבה שליד השם שלו.
- מעל הרשימה בצד שמאל, לוחצים על "שינוי התפקיד"
. - בוחרים את התפקיד החדש.
טיפ: במרכז הלמידה אפשר לקבל עזרה נוספת לגבי השימוש בקבוצות Google כדי לנהל את הקבוצות של הארגון.
יצירה והקצאה של תפקידים בהתאמה אישית
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Businessאם אתם רוצים להשתמש בתפקיד שונה מתפקידי ברירת המחדל, אתם יכולים ליצור תפקיד בהתאמה אישית. חברים שיש להם את ההרשאה "מי יכול לשנות תפקידים בהתאמה אישית" יכולים גם ליצור ולמחוק תפקידים בהתאמה אישית. חלק מההרשאות אפשר לתת רק לבעלים, למנהלים ולחברי קבוצה, ולא לתפקידים בהתאמה אישית. לדוגמה, אי אפשר לתת לתפקידים בהתאמה אישית את ההרשאה מי יכול לנהל את חברי הקבוצה או מי יכול לראות את רשימת החברים.
איך עושים את זה? במרכז הלמידה יש הוראות לגבי יצירת תפקידים בהתאמה אישית.
איך רואים או משנים את ההרשאות של התפקידים
שימוש במסוף Admin
אתם יכולים לשנות את ההגדרות הבסיסיות של החברות בקבוצה במסוף Admin. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר מי יכול לראות את השיחות ולפרסם בהן, מי יכול לראות את רשימת החברים ומי יכול להוסיף, להזמין ולאשר רק הצטרפתי.
פרטים נוספים זמינים במאמר שינוי הגדרות הגישה.
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Businessאתם יכולים לשנות את הפעולות שהבעלים, המנהלים והחברים יכולים לבצע בקבוצה, כמו לאשר הודעות, לראות מי חבר בקבוצה או למחוק פוסטים. בהתאם להגדרות הקבוצה של הארגון, אתם יכולים לאפשר לכל מי שבארגון או לכל מי שבאינטרנט לבצע משימות מסוימות. צריך גם להגדיר הרשאות לכל תפקיד בהתאמה אישית שיוצרים.
איך עושים את זה? במרכז הלמידה יש הוראות לגבי הקצאת הרשאות לקבוצה של משתמשים.
הסבר על תפקידים בקבוצות דינמיות
אדמינים, בעלים של קבוצות ומנהלים של קבוצות יכולים להקצות תפקידים בקבוצות דינמיות. אדמינים ובעלים יכולים להקצות כל תפקיד (בעלים, מנהל או חבר), ומנהלים יכולים להקצות את התפקידים מנהל או חבר.
לבעלים ולמנהלים של קבוצות דינמיות יש את המגבלות הבאות:
- מנהל או בעלים לא יכולים להוסיף או להסיר משתמשים באופן ידני. החברות בקבוצה מבוססת רק על השאילתה של הקבוצה הדינמית.
- מנהל או בעלים לא יכולים לשנות את השאילתה של הקבוצה הדינמית. רק אדמין יכול לשנות את השאילתה באמצעות מסוף Google Admin או Cloud Identity Groups API.
- אם מנהל או בעלים מוסר מהקבוצה ואז מתווסף אליה מחדש (בגלל שינויים בשאילתה של הקבוצה הדינמית או במאפייני המשתמש שלו), הוא מצטרף מחדש בתפקיד חבר, ולא בתפקיד שהוקצה לו קודם.
- אם קבוצה נמחקת ונוצרת מחדש, כל המנהלים או הבעלים הקודמים מצטרפים עם תפקיד של חבר בקבוצה, ולא עם תפקיד הבעלים או המנהל שהוקצה להם בעבר.
כדי להקצות תפקידים בקבוצה דינמית, אתם יכולים לפעול לפי ההוראות בקטע הקצאת תפקיד ברירת מחדל לחבר בקבוצה שמופיע למעלה בדף הזה.