כאדמינים של קבוצות Google, אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים יוכלו לגשת לקבוצות הפנימיות של הארגון באפליקציית קבוצות Google, שזמינה במרכז האפליקציות 
ובכתובת groups.google.com. כדי לעשות את זה, אתם צריכים להפעיל או להשבית את השירות קבוצות Google לעסק בחשבון שלהם, במסוף Admin.
הפעלת Groups for Business מוסיפה גם תכונות, כמו שיחות בפיקוח ותיבות דואר משותפות. לאחר מכן, אתם יכולים להגדיר מדיניות כלל-ארגונית ליצירה, גישה ועבודה בקבוצות ב-Google Groups.
הפעלה והשבתה של Groups for Business
לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
קבוצות Google לעסק.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין ב-Groups for Business.
- לוחצים על סטטוס השירות.
-
כדי להפעיל או להשבית שירות לכולם בארגון, לוחצים על מופעל לכולם או על מושבת לכולם, ואז לוחצים על שמירה.
-
(אופציונלי) אם רוצים להפעיל או להשבית שירות ביחידה ארגונית:
- בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
- כדי לשנות את סטטוס השירות, לוחצים על מופעל או מושבת.
- בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא עבר בירושה ואתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שינוי מברירת המחדל.
- אם ההגדרה של סטטוס השירות היא בוטל ואתם רוצים לחזור לערך של ההגדרה הראשית, לחצו על קבלה בירושה. אם אתם רוצים שהבחירה שלכם תישמר גם אם ההגדרה הראשית תשתנה, לחצו על שמירה.
- (אופציונלי) כדי להפעיל שירות לקבוצה של משתמשים בתוך יחידה ארגונית או בכמה יחידות ארגוניות שונות, צריך להגדיר קבוצת גישה. מידע נוסף מופיע במאמר התאמה אישית של גישה לשירותים באמצעות קבוצות גישה.
מה קורה אם...
יש קבוצות קיימות במסוף Admin
אחרי שמפעילים את Groups for Business, כל הקבוצות שכבר יצרתם במסוף Admin יהיו זמינות בספריית הקבוצות של המשתמשים ב'קבוצות Google'. הקבוצות שמשתמשים יכולים לראות תלויות בהגדרות החשיפה של הקבוצה. ייתכן שיחלפו 24 שעות עד שהקבוצות יופיעו. הקבוצות הקיימות שומרות על הרשאות השיתוף הנוכחיות שלהן.
השבתת Groups for Business
אם משביתים את Groups for Business:
- הקבוצות של הארגון לא זמינות בקבוצות Google – כתוצאה מכך, אין לכם גישה לתכונות כמו:
- היסטוריית השיחות של הקבוצה
- הגדרות החברים והמינויים
- הגדרות עבור הכותרות התחתונות של האימייל של הקבוצה, תחיליות בשורת הנושא וניהול הודעות
- קבוצות קיימות לא נמחקות – קבוצות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם נשארות בחשבון Google Workspace שלכם. אנשים שיש להם הרשאה לפרסם בקבוצה יכולים עדיין לעשות זאת דרך האימייל. כדי למנוע שימוש בקבוצה, צריך גם למחוק אותה.
- עדיין אפשר לגשת לקבוצות במסוף Admin – כאדמינים, אתם עדיין יכולים לגשת לכל הקבוצות של הארגון במסוף Admin.
הפעלה מחדש של Groups for Business
אם בהמשך מפעילים שוב את Groups for Business:
- הקבוצות של הארגון שלכם משוחזרות בקבוצות Google – אתם והמשתמשים שלכם יכולים לגשת להגדרות המתקדמות של הקבוצות בכתובת groups.google.com.
- קבוצות שנמחקו לא משוחזרות — אם מוחקים קבוצות אחרי ההשבתה של Groups for Business, אותן הקבוצות לא משוחזרות.
- הגישה להיסטוריית השיחות משוחזרת – בקבוצות שהיסטוריית השיחות שלהן הופעלה, ההיסטוריה כוללת הודעות קבוצתיות שפורסמו כש-Groups for Business היה מושבת. הפעלה או השבתה של Groups for Business לא משפיעה על שמירת ההודעות בהיסטוריה. לעומת זאת, משתמשים יכולים לגשת להיסטוריית ההודעות רק אם Groups for Business מופעל.