הקצאת מספרים ב-Voice למשתמשים

התכונה הזו נתמכת רק בארה"ב ובקנדה.

המשתמשים בארגון יכולים לבחור את מספר הטלפון שלהם ולהזין כתובת למקרי חירום כשהם נרשמים ל-Voice.

לפני שמתחילים

• מוסיפים את המיקום בכל מדינה או אזור שבהם רוצים להקצות מספרי Voice.
• כדי להקצות מספרים מחוץ למדינה או לאזור, נדרש מינוי Google Voice Premier.

לפני שמתחילים: אם צריך, קוראים את המאמר הפעלת הגדרה למחלקה או לקבוצה.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לוחצים על הגדרות הרשמת משתמשים.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

   הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

4. מסמנים את התיבה כל המשתמשים יכולים להירשם ל-Google Voice.
5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

   אם רוצים לשחזר אחר כך את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות כשמדובר בקבוצה).

הזמנת משתמשים להירשם

אחרי שמפעילים את הרשמת המשתמשים, אפשר להסביר למשתמשים איך להירשם ל-Voice, לבחור מספר טלפון ולהזין את הכתובת למקרי חירום.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לחץ על משתמשים.
   בדף משתמשים מוצגים כל המשתמשים ומספר ה-Voice שלהם. הדף הזה ריק אם עדיין לא הקציתם רישיונות למשתמשים.
3. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות שליחת הזמנות.
4. בחלון האישור, לוחצים על שליחת הזמנות.

מערכת Voice שולחת אימיילים למשתמשים עם:

• ההרשמה העצמית מופעלת ביחידה הארגונית שלהם
• רישיון ל-Voice בלי מספר ב-Voice

הערה: אם המשתמש נמצא מחוץ לארה"ב או לקנדה, באימייל נאמר לו לפנות לאדמין כי אין אפשרות להירשם באופן עצמאי.

רלוונטי לכל המינויים בתשלום ל-Voice

אם יש לכם מינוי פרטי ל-Google Voice Starter, אתם יכולים לפעול לפי השלבים הבאים כדי להקצות לעצמכם מספר אם אין לכם מספר.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לחץ על משתמשים.
   בדף משתמשים מוצגים כל המשתמשים ומספר ה-Voice שלהם. הדף הזה ריק אם עדיין לא הקציתם רישיונות למשתמשים.
   חשוב לדעת:
   • אם למשתמש אין עדיין רישיון, הוא יקבל רישיון.
   • אם יש שגיאה בהקצאת הרישיונות, למשל אם הרישיונות שנרכשו נגמרו, האדמין יקבל הודעה באימייל.
3. מציבים את סמן העכבר על משתמש שרוצים להקצות לו מספר ולוחצים על הקצאת מספר.
   מופיע החלון של הקצאת המספרים.
4. לוחצים על הוספת כתובת למקרי חירום.
   ייפתח חלון חדש.
5. בוחרים אפשרות: הערה: אתם יכולים להשתמש באחד מהמיקומים הקיימים ב-Voice עם שורת כתובת נוספת (אופציונלי), או להזין כתובת חדשה בטופס שמוצג.
   • מחפשים מיקום קיים כדי להשתמש בו ככתובת למקרי חירום.
   • לוחצים על להזנת כתובת חדשה במקום בחירה של כתובת קיימת.
6. בשדה מספר ב-Google Voice מוצג מספר Voice זמין:
   • כדי לשמור את המספר, לוחצים על הקצאה.
   • כדי למצוא מספר אחר:
     1. לוחצים על שינוי.
     2. לצד מספר ברשימה, לוחצים על בחירה.
     3. לוחצים על הקצאה.

אם יש לכם הרבה משתמשים, אתם יכולים להקצות להם את כל המספרים בבת אחת מתוך קובץ Google Sheets. משתמשים שאין להם רישיון Voice מקבלים רישיון במהלך עיבוד ברצף (batch processing).

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Voice.

   אל Google Voice

   נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.

2. לחץ על משתמשים.
   בדף משתמשים מוצגים כל המשתמשים ומספר ה-Voice שלהם. הדף הזה ריק אם עדיין לא הקציתם רישיונות למשתמשים.
3. בחלק העליון, לוחצים על הקצאת מספרים בכמות גדולה.
   נפתח חלון עם האפשרות ליצור רשימה חדשה או להשתמש ברשימה קיימת.
4. לוחצים על התחלת רשימה חדשה או על שימוש ברשימה קיימת:
   • התחלת רשימה חדשה – מערכת Voice יוצרת גיליון אלקטרוני עם שם הקובץ "הקצאה של מספרים בכמות גדולה בתאריך".
   • שימוש ברשימה קיימת — ייפתח חלון שבו יוצגו הגיליונות האלקטרוניים הקיימים.
     1. יש ללחוץ על שם הגיליון האלקטרוני שבו רוצים להשתמש. כדי להשתמש בגיליון אלקטרוני שלא מופיע ברשימה, לוחצים על העלאה בחלק העליון.
     2. לוחצים על בחירה.
5. לוחצים על שם הגיליון האלקטרוני.
   הקובץ נפתח ב-Google Sheets בכרטיסייה חדשה בדפדפן.
6. לכל משתמש שרוצים להקצות לו מספר, צריך למלא את 4 העמודות עם כתובת האימייל, המדינה או האזור, הכתובת למקרי חירום ומספר הטלפון של המשתמש.
   • מזינים את הכתובת המלאה של המיקום של כל משתמש. הכתובת הזו צריכה להיות נכונה עבור שירותי החירום.
   • אם למשתמש כבר יש מספר טלפון, האדמין מחליט אם לבטל את ההקצאה של המספר הנוכחי או לסמן אותו כנכשל בשלב האימות.

     טיפ: אתם יכולים לייצא משתמשים מהדף משתמשים כדי ליצור רשימה שאפשר להעתיק בקלות לגיליון האלקטרוני שבחרתם, במקום להזין כל אחד מהם באופן ידני. התכונה הזו שימושית לכל תהליך שמשפיע על מספר גדול של משתמשים בבת אחת. פרטים נוספים זמינים במאמר ייצוא בכמות גדולה של משתמשים מסוננים ל-Google Sheets.

7. אחרי השלמת הגיליון האלקטרוני, חוזרים למסוף Admin ולוחצים על המשך.
   מערכת Voice מאמתת כל כתובת למקרי חירום וכתובת אימייל:
   • אם יש שגיאות, נפתח חלון ואפשר לתקן את השגיאות. מידע נוסף על שגיאות אימות מופיע בהמשך.
   • אחרי שמערכת Voice מאמתת את כל הכתובות, נפתח חלון עם פרטי המשתמש.
8. עוברים על המידע של כל משתמש ולוחצים על הקצאת מספרים.

   חשוב לדעת:

   • אם למשתמש אין עדיין רישיון, הוא יקבל רישיון. אם אין לכם מספיק רישיונות ל-Voice לכל המשתמשים שצריכים רישיון, תופיע הודעת שגיאה ולא תוכלו להקצות מספרים.
   • אם מוצגת ההודעה "אירעה שגיאה בעיבוד הבקשה, צריך לנסות שוב", יכול להיות שאחד מהמשתמשים הוא בעל חשבון מושעה. הסירו את המשתמש המושעה מהרשימה ושלחו אותה שוב.
9. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על Tasks . אתם יכולים לראות את הסטטוס של הקצאת המספרים.
   בהתאם למספר המשתמשים שמעלים ולספק השירות, יכול להיות שיעברו עד 24 שעות עד שכל המספרים יוקצו.

אם מופיעה שגיאה, צריך לתקן אותה ולנסות לעדכן את הכתובת או לשלוח שוב את רשימת המשתמשים.