สร้างป้ายกำกับการแยกประเภทสำหรับองค์กร

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Starter, Frontline Standard และ Frontline Plus, Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus, G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

หมายเหตุ:

• ฟีเจอร์บางอย่างที่อธิบายไว้ในบทความนี้ เช่น การแยกประเภทอัตโนมัติ กฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยตามป้ายกำกับ จำเป็นต้องใช้ Google Workspace รุ่นที่มีความสามารถ DLP หากต้องการยืนยันว่ารุ่นของคุณมีสิทธิ์ใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงเหล่านี้หรือไม่ โปรดดูการเปรียบเทียบ Google Workspace รุ่นต่างๆ
• หากต้องการใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับไฟล์ในไดรฟ์ ไปที่นี่ แทน และหากต้องการใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับข้อความใน Gmail ให้ไปที่นี่ แทน

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับการแยกประเภทเพื่อให้ผู้ใช้ใช้กับไฟล์ในไดรฟ์และข้อความใน Gmail ได้ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับได้สูงสุด 150 ป้าย ซึ่งรวมถึงป้ายกำกับที่มีตราสถานะหลายป้าย คุณสามารถสร้างป้ายกำกับได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น: ดูข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับป้ายกำกับ

ขั้นตอนที่ 1 สร้างป้ายกำกับ

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ความปลอดภัย การควบคุมการเข้าถึงและการควบคุมข้อมูล เครื่องมือจัดการป้ายกำกับ

   ไปที่เครื่องมือจัดการป้ายกำกับ

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับการจัดการป้ายกำกับการแยกประเภท

2. คลิกป้ายกำกับใหม่
3. ป้อนชื่อสำหรับป้ายกำกับ
4. เลือกช่องข้างแอปที่ต้องการใช้ป้ายกำกับ
5. (ไม่บังคับ) เพิ่มคำอธิบายของป้ายกำกับ ผู้ใช้จะเห็นคำอธิบายของป้ายกำกับเมื่อเปิดแผงป้ายกำกับ สำหรับไฟล์
6. (ไม่บังคับ) สำหรับป้ายกำกับซึ่งมีฟิลด์ที่มีตราสถานะ ให้เพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารประกอบเกี่ยวกับป้ายกำกับดังกล่าว และผู้ใช้จะเห็นลิงก์ "ดูข้อมูลเพิ่มเติม" นี้เมื่อชี้ไปที่ป้ายกำกับที่มีตราสถานะหรือเมื่อเปิดแผงป้ายกำกับ สำหรับไฟล์

ดำเนินการต่อในส่วนถัดไปเพื่อเพิ่มฟิลด์ (ไม่บังคับ) และเผยแพร่ป้ายกำกับ

ขั้นตอนที่ 2 (ไม่บังคับ) เพิ่มฟิลด์ลงในป้ายกำกับ

คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ไปยังป้ายกำกับได้สูงสุด 10 ฟิลด์เพื่อให้การแยกประเภทมีความละเอียดมากขึ้น เช่น ป้ายกำกับแผนก อาจมีฟิลด์ที่มีรายการตัวเลือก เช่น การเงิน วิศวกรรม และกฎหมาย

1. เมื่อป้ายกำกับเปิดอยู่ ให้คลิกเพิ่มช่อง

2. คลิกเพิ่มฟิลด์ ข้างฟิลด์แต่ละประเภทที่ต้องการเพิ่ม โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทฟิลด์ในตารางที่อยู่ถัดจากขั้นตอนเหล่านี้

   เคล็ดลับ

   1. ลดจำนวนฟิลด์ในป้ายกำกับให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อเป็นการส่งเสริมให้มีการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะใช้ป้ายกำกับและแก้ไขค่าในฟิลด์ข้อมูลหากทำได้ง่ายและรวดเร็ว
   2. กฎการคุ้มครองข้อมูลไดรฟ์จะใช้ได้เฉพาะป้ายกำกับซึ่งมีฟิลด์ที่มีตราสถานะ หรือป้ายกำกับที่มีประเภทฟิลด์รายการตัวเลือก ที่เลือกได้รายการเดียว แต่จะไม่รองรับฟิลด์ประเภทอื่นๆ

3. คลิกเพิ่มฟิลด์

4. คลิกฟิลด์เพื่อกำหนดค่าตัวเลือก เช่น ชื่อฟิลด์ ตัวเลือกที่มีให้ใช้งาน หรือรูปแบบของฟิลด์วันที่ คุณสามารถตั้งค่าสีป้ายและเรียงลำดับตัวเลือกฟิลด์ใหม่ได้

5. (ไม่บังคับ) กำหนดให้เป็นฟิลด์ที่ต้องกรอกโดยการทำเครื่องหมายในส่วนกำหนดให้ผู้ใช้ต้องเลือกตัวเลือก สำคัญ: ผู้ใช้จะเห็นไฮไลต์ป้ายกำกับเหล่านี้เพื่อกระตุ้นให้ดำเนินการจนเสร็จสิ้น แต่จะไม่มีการบังคับใช้ฟิลด์ที่ต้องกรอก

หากคุณเพิ่มตัวเลือกฟิลด์หรือฟิลด์เพิ่มเติม คุณสามารถลบตัวเลือกดังกล่าวก่อนที่จะเผยแพร่ป้ายกำกับได้ สำหรับฟิลด์หรือตัวเลือกฟิลด์ที่ต้องการลบ ให้คลิกเพิ่มเติม ลบ

โปรดตรวจสอบฟิลด์ใหม่อย่างละเอียด หลังจากเผยแพร่ป้ายกำกับแล้ว คุณจะเปลี่ยนประเภทฟิลด์ไม่ได้ สำหรับฟิลด์บุคคล คุณจะเปลี่ยนไม่ได้ว่าผู้ใช้จะเลือกค่าหลายค่าได้หรือไม่

ประเภทฟิลด์

ช่อง	สิ่งที่ผู้ใช้ทำได้	รายละเอียดเพิ่มเติม
รายการป้าย	เลือก 1 ตัวเลือกจากรายการตราสถานะ	คุณเพิ่มช่องรายการป้ายได้เพียง 1 ช่องต่อป้ายกำกับ ไม่เกิน 200 ตัวเลือก ผู้ใช้เลือกได้เพียง 1 ตัวเลือก
รายการตัวเลือก (เลือกรายการเดียว)	เลือก 1 ตัวเลือกจากรายการ	ไม่เกิน 200 ตัวเลือก
รายการตัวเลือก (เลือกหลายรายการ) ไม่รองรับสำหรับ Gmail	เลือกตัวเลือกอย่างน้อย 1 รายการ	ไม่เกิน 200 ตัวเลือก ผู้ใช้จะเลือกได้ไม่เกิน 10 ค่า
หมายเลข ไม่รองรับสำหรับ Gmail	ป้อนค่าที่เป็นตัวเลข	เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็ม
วันที่ ไม่รองรับสำหรับ Gmail	เลือกวันที่ในปฏิทิน	ตั้งค่ารูปแบบวันที่เป็นแบบยาว: เดือน วว, ปปปป หรือแบบสั้น: ดด/วว/ปป
ข้อความ ไม่รองรับสำหรับ Gmail	ป้อนข้อความในกล่องข้อความ	ระบุได้ไม่เกิน 100 อักขระ
บุคคล ไม่รองรับสำหรับ Gmail	เลือกบุคคลจากรายชื่อติดต่อของ Workspace	การกําหนดค่าที่ไม่บังคับ: อนุญาตการเลือกหลายรายการ หากอนุญาตการเลือกหลายรายการ ผู้ใช้จะเลือกได้ไม่เกิน 10 รายการ

ขั้นตอนที่ 3 กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ดูหรือใช้ป้ายกำกับ

โดยค่าเริ่มต้น ทุกคนในองค์กรจะดูและใช้ป้ายกำกับได้ แก้ไขสิทธิ์ของป้ายกำกับเพื่อควบคุมว่าผู้ใดบ้างที่มีสิทธิ์ดู ใช้ แก้ไขค่าของฟิลด์ และค้นหาตามป้ายกำกับ เช่น

• หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกหรือกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอกดูและใช้ป้ายกำกับ ให้เพิ่มผู้ใช้และกลุ่มดังกล่าวในส่วนสิทธิ์ขั้นสูง
• หากต้องการทดสอบป้ายกำกับใหม่ คุณสามารถตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง ในตอนแรก และให้สิทธิ์เฉพาะกลุ่มทดสอบในการเข้าถึงป้ายกำกับเท่านั้น หลังจากทดสอบแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์เพื่อให้ทุกคนใช้ป้ายกำกับได้
• หากป้ายกำกับมีข้อมูลลับ คุณอาจตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง เพื่อให้มีเพียงผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลดังกล่าวเท่านั้นที่จะดูหรือใช้ป้ายกำกับได้

หมายเหตุ:

• สำหรับป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์ สิทธิ์ในไฟล์จะยังคงมีผล เช่น หากผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์แบบดูอย่างเดียว ผู้ใช้จะดูป้ายกำกับที่ใช้กับไฟล์นั้นได้เท่านั้น แม้ว่าผู้ใช้จะมีสิทธิ์ใช้และตั้งค่าป้ายกำกับดังกล่าวก็ตาม
• ผู้ใช้ทุกคนที่มีบัญชี Google จะได้รับสิทธิ์ในการดูหรือใช้ป้ายกำกับ แต่ป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์จะใช้ได้เฉพาะสำหรับรายการที่เป็นของผู้ใช้ซึ่งมีใบอนุญาตที่รองรับป้ายกำกับไดรฟ์หรือรายการในไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น

วิธีตั้งค่าสิทธิ์ในป้ายกำกับ

1. เปิดป้ายกำกับหากยังไม่ได้เปิด
2. ในแผงสิทธิ์ ทางด้านขวา ให้คลิกแก้ไข
3. เลือกระดับสิทธิ์สำหรับองค์กรของคุณ ดังนี้
   1. ใช้ป้ายกำกับและกำหนดค่าได้–ผู้ใช้จะสามารถใช้ กำหนดค่า และ ค้นหาป้ายกำกับนี้ในไฟล์ที่ตนเองมีสิทธิ์แก้ไขได้
   2. ดูป้ายกำกับนี้ได้–ผู้ใช้จะสามารถดูและค้นหาป้ายกำกับนี้ในไฟล์ที่ตนเองมีสิทธิ์ดูหรือแสดงความคิดเห็นได้
   3. จำกัดการเข้าถึง–เฉพาะผู้ใช้และกลุ่มที่คุณระบุเท่านั้นที่จะดูหรือ ใช้ป้ายกำกับได้ คุณสามารถเลือกสิทธิ์สำหรับผู้ใช้หรือกลุ่มแต่ละรายในขั้นตอนถัดไป
4. (ไม่บังคับ) เพิ่มสิทธิ์ให้กับผู้ใช้และกลุ่มที่ต้องการ ดังนี้
   1. ในส่วนสิทธิ์ขั้นสูง ให้เริ่มป้อนบัญชีผู้ใช้หรือบัญชีกลุ่ม แล้วเลือกบัญชีที่ต้องการ บัญชีที่แนะนำนั้นมีทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอกและกลุ่มที่คุณเคยติดต่อ หากไม่เห็นบัญชีผู้ใช้หรือกลุ่มในรายการคำแนะนำ คุณก็เพิ่มบัญชีด้วยตนเองได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบตัวแทนจำหน่าย คุณจะเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่มของลูกค้าจากพาร์ทเนอร์ได้ หมายเหตุ: ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail ไม่รองรับกลุ่มแบบไดนามิก
   2. เลือกระดับสิทธิ์สำหรับบัญชีนั้น
5. คลิกบันทึก

ขั้นตอนที่ 4 ดูตัวอย่างและเผยแพร่ป้ายกำกับ

ระบบจะสร้างป้ายกำกับใหม่ในสถานะ "ฉบับร่าง" เพื่อให้คุณตรวจสอบดูได้ว่าป้ายกำกับจะปรากฏต่อผู้ใช้อย่างไรก่อนที่จะเปิดให้ใช้งาน

หากต้องการดูตัวอย่างการทำงานของป้ายกำกับในไดรฟ์และ Gmail ให้ตรวจสอบแผงตัวอย่าง ทางด้านขวา ที่ด้านบน ให้เลือกแอปที่ต้องการดูตัวอย่างป้ายกำกับ หากป้ายกำกับมีฟิลด์ที่ Gmail ไม่รองรับ ระบบจะไม่แสดงฟิลด์เหล่านั้นในตัวอย่าง Gmail แต่จะแสดงในตัวอย่างไดรฟ์

วิธีเผยแพร่ป้ายกำกับ

1. เปิดป้ายกำกับหากยังไม่ได้เปิด
2. ตรวจสอบป้ายกำกับและฟิลด์ที่ต้องการ สำคัญ: หลังจากที่เผยแพร่ป้ายกำกับแล้ว คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนประเภทฟิลด์ได้
3. คลิกเผยแพร่
4. ยืนยันว่าคุณต้องการเผยแพร่ป้ายกำกับโดยคลิกเผยแพร่

ตอนนี้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูหรือใช้ป้ายกำกับจะมีสิทธิ์เข้าถึง และคุณจะสามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อแยกประเภทและปกป้องข้อมูลได้ (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป)

เมื่อคุณแก้ไขป้ายกำกับ ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลง เป็นฉบับร่าง หากต้องการให้ผู้ใช้มองเห็นข้อมูลที่คุณแก้ไข คุณต้องเผยแพร่ป้ายกำกับอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 5 (ไม่บังคับ) ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทเพื่อแยกประเภท ปกป้อง และจัดการข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่านโยบายเพื่อใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับไฟล์ในไดรฟ์หรือข้อความใน Gmail โดยอัตโนมัติ อีกทั้งยังตั้งค่ากฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยเพื่อป้องกันการลบโดยอิงตามป้ายกำกับของไฟล์ได้ด้วย

สำคัญ

• เมื่อคุณใช้ป้ายกำกับสำหรับการแยกประเภทเริ่มต้น, การแยกประเภทโดย AI, DLP หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ระบบจะล็อกการตั้งค่าของป้ายกำกับไว้ในเครื่องมือจัดการป้ายกำกับ วิธีนี้จะช่วยไม่ให้มีการแก้ไขป้ายกำกับที่อาจละเมิดนโยบายธุรกิจ
• เมื่อใช้ป้ายกำกับในกฎ DLP หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย คุณจะปิดใช้หรือลบป้ายกำกับดังกล่าวไม่ได้ ผู้จัดการป้ายกำกับจะเห็นว่ามีการใช้ป้ายกำกับในกฎในคอลัมน์กฎ ของตารางป้ายกำกับ แต่จะไม่เห็นรายละเอียดของกฎที่ใช้ป้ายกำกับ เว้นแต่จะมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่จำเป็น

ใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ในไดรฟ์โดยอัตโนมัติ

การใช้ป้ายกำกับกับไฟล์โดยอัตโนมัติมี 3 วิธี ได้แก่ การแยกประเภทเริ่มต้น, DLP และการแยกประเภทโดย AI ซึ่งทำงานแตกต่างกัน และคุณสามารถใช้ร่วมกันได้ขึ้นอยู่กับประเภทการติดป้ายกำกับที่ต้องการ

ใช้ป้ายกำกับกับข้อความใน Gmail โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้กฎ DLP เพื่อติดป้ายกำกับข้อความโดยอัตโนมัติตามเนื้อหาของข้อความ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเกี่ยวกับ DLP สำหรับ Gmail และป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติ

ป้องกันการแชร์และการส่งกับภายนอกด้วยกฎ DLP ตามป้ายกำกับ

คุณสามารถกำหนดกฎที่มีผลเฉพาะกับรายการหรือข้อความที่มีป้ายกำกับหรือฟิลด์ที่ต้องการเท่านั้นได้ เช่น สร้างกฎ DLP ที่จะสแกนหาหมายเลขบัตรเครดิตและหมายเลขประกันสังคมในเอกสารหรือข้อความ หากพบผลลัพธ์ที่ตรงกัน ระบบจะใช้ป้ายกำกับ เช่น "ความละเอียดอ่อน" และตั้งค่าฟิลด์เป็น "ลับ" อีกทั้งการแชร์และการส่งกับภายนอกจะถูกบล็อก

กฎการคุ้มครองข้อมูลสามารถใช้ป้ายกำกับซึ่งมีฟิลด์ที่มีตราสถานะหรือฟิลด์รายการตัวเลือก แต่จะไม่รองรับฟิลด์ประเภทอื่นๆ

หากต้องการตั้งกฎ DLP ให้ทำตามขั้นตอนในหัวข้อสร้างกฎ DLP สำหรับไดรฟ์และตัวตรวจจับเนื้อหาที่กำหนดเองหรือป้องกันข้อมูลรั่วไหลในอีเมลและไฟล์แนบ เคล็ดลับ: คุณสามารถตั้งกฎ DLP ให้มีผลกับทั้งไฟล์ในไดรฟ์และข้อความใน Gmail ได้ โดยสามารถเลือกการดำเนินการที่จะทำกับแต่ละแอปเมื่อ DLP ตรวจพบป้ายกำกับ

เก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ตามป้ายกำกับด้วย Google ห้องนิรภัย

คุณสามารถกำหนดกฎการเก็บรักษาที่ป้องกันไม่ให้ลบรายการ หรือกำหนดให้ลบรายการตามป้ายกำกับของไดรฟ์และค่าที่ระบุในฟิลด์ได้ โปรดดูตัวอย่างและข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อ เก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ด้วย ห้องนิรภัย

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อคุณมีป้ายกำกับที่องค์กรของคุณสามารถใช้ได้แล้ว ให้ทำดังนี้

1. สอนผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีติดป้ายกำกับการแยกประเภทของไดรฟ์และใช้ป้ายกำกับในการ ค้นหาไฟล์
2. สอนผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทของ Gmail
3. ดูวิธีแก้ไข ปิดใช้ ลบ และตรวจสอบ ป้ายกำกับ