DLP สำหรับ Gmail และป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติ

ใช้กฎ DLP เพื่อใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทกับข้อความ Gmail โดยอัตโนมัติ

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Standard และ Frontline Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

นอกจากนี้ DLP สำหรับ Gmail จะพร้อมให้บริการแก่ผู้ใช้ Cloud Identity Premium ที่มีใบอนุญาตสำหรับ Google Workspace รุ่นที่มี Gmail ด้วย

หลังจากสร้างป้ายกำกับการแยกประเภทที่ผู้ใช้สามารถนำไปใช้กับข้อความด้วยตนเองแล้ว คุณสามารถเพิ่มกฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) ที่จะนำป้ายกำกับการแยกประเภทไปใช้กับข้อความโดยอัตโนมัติ หรือที่จะดำเนินการกับข้อความตามป้ายกำกับที่ติดไว้ การคุ้มครองข้อมูลด้วยกฎ DLP จะช่วยให้คุณจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและวิธีแชร์ข้อมูลดังกล่าวทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้

กฎ DLP ช่วยให้คุณนำป้ายกำกับการแยกประเภทไปใช้กับข้อความได้อัตโนมัติ โดยอิงตามเนื้อหาและความละเอียดอ่อนของข้อความ ส่วนป้ายกำกับจะช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรเข้าใจถึงความละเอียดอ่อนของข้อความและจัดการข้อความตามความเหมาะสม นอกจากนี้ ป้ายกำกับยังช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรเข้าใจข้อมูลประเภทต่างๆ ที่ตนต้องจัดการ เช่น เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ หรือเนื้อหาเฉพาะสำหรับโปรเจ็กต์หรือบทบาทหนึ่งๆ

ป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติช่วยป้องกันการแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใน Gmail และแอปอีเมลของบุคคลที่สาม (ที่ไม่ใช่ Gmail) ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

โปรดดูขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับตั้งค่ากฎที่จะนำป้ายกำกับการแยกประเภท ไปใช้กับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติที่หัวข้อเกี่ยวกับ DLP สำหรับ Gmail

วิธีที่ป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติช่วยปกป้องข้อมูลของคุณ

เมื่อมีผู้ใช้ในองค์กรพยายามส่งหรือได้รับข้อความอีเมลซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ระบุตัวบุคคลนั้นได้ (PII) หรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ กฎการคุ้มครองข้อมูลจะติดป้ายกำกับการแยกประเภทที่เรียกว่าลับ กับข้อความดังกล่าวโดยอัตโนมัติ ป้ายกำกับจะระบุระดับความละเอียดอ่อนที่เชื่อมโยงกับข้อความให้ผู้รับทราบ จากนั้นจึงจะใช้นโยบายองค์กรกับข้อความตามป้ายกำกับ และเมื่อผู้รับได้รับข้อความ ป้ายกำกับจะเป็นสิ่งที่แจ้งให้ทราบว่าเนื้อหาข้อความมีความละเอียดอ่อนและควรได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

การเพิ่มกฎจะช่วยให้คุณจัดการสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับข้อความตามป้ายกำกับการแยกประเภทได้ เช่น คุณสามารถบล็อกไม่ให้ส่งข้อความที่มีป้ายกำกับมีความละเอียดอ่อน โดยสร้างกฎที่มีการดำเนินการบล็อกซึ่งจะนำไปใช้เมื่อมีคนพยายามส่งข้อความที่มีป้ายกำกับมีความละเอียดอ่อน ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน พร้อมตัวเลือกในการแก้ไขข้อความก่อนที่จะลองส่งอีกครั้ง

นอกจากนี้ กฎการคุ้มครองข้อมูลยังกักเก็บข้อความที่มีความละเอียดอ่อนไว้เพื่อตรวจสอบก่อนส่งได้ด้วย ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนพร้อมตัวเลือกในการกักเก็บหรือแก้ไขข้อความ แล้วจึงลองส่งอีกครั้ง อีกทั้งคุณยังเพิ่มกฎเพื่อตรวจสอบเฉพาะข้อความได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการทดสอบลักษณะการทำงานของกฎและผลกระทบต่อผู้ใช้ก่อนที่จะเริ่มกักเก็บหรือบล็อกข้อความ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสแกนแบบซิงโครนัสและแบบอะซิงโครนัส

ฟีเจอร์และลักษณะการทำงานของป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติ

กฎที่จะนำป้ายกำกับการแยกประเภทไปใช้กับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติคือกฎการคุ้มครองข้อมูล โดยระบบจะอธิบายฟีเจอร์ ลักษณะการทำงาน และข้อจำกัดของกฎการคุ้มครองข้อมูล ไว้ใน หัวข้อเกี่ยวกับ DLP สำหรับ Gmail

  • กฎให้คุณเลือกได้จากเงื่อนไขหลายรายการเพื่อระบุเวลาที่จะติดป้ายกำกับการแยกประเภทกับข้อความโดยอัตโนมัติ
  • กฎจะนำป้ายกำกับไปใช้กับข้อความจากหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง หรือทั้งองค์กรก็ได้
  • กฎจะใช้ป้ายกำกับเมื่อเนื้อหาข้อความตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุไว้ในกฎ เช่น มีคำ สตริง หรือประเภทข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าตรงกัน เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขหนังสือเดินทาง โดยคุณสามารถระบุตำแหน่งในข้อความที่เนื้อหาที่ตรงกันจะปรากฏ เช่น เนื้อหาสามารถปรากฏที่ใดก็ได้ในข้อความ (รวมถึงไฟล์แนบ) หรือเฉพาะในส่วนหัวของข้อความหรือบรรทัดเรื่อง

  • กฎที่ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทจะมีตัวเลือกการให้สิทธิ์จากผู้ใช้ 2 ตัวเลือกสำหรับการเปลี่ยนแปลงป้ายกำกับ ดังนี้

    • ไม่อนุญาตให้แก้ไข: ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปลี่ยนค่าป้ายกำกับ แม้ว่าผู้ใช้จะมีสิทธิ์แก้ไขป้ายกำกับ ก็ตาม เมื่อผู้ใช้พยายามเปลี่ยนแปลงค่าป้ายกำกับที่ใช้กับข้อความโดยอัตโนมัติ DLP จะสแกนข้อความที่ส่งและแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับป้ายกำกับและค่าที่จำเป็นสำหรับข้อความ

    • อนุญาต: อนุญาตให้ผู้ใช้อัปเดตค่าป้ายกำกับ ค่าที่ผู้ใช้กำหนดจะมีลำดับความสำคัญเหนือกว่าค่าป้ายกำกับที่กฎ DLP ใช้โดยอัตโนมัติ หากผู้ใช้เปลี่ยนค่าของป้ายกำกับที่นำไปใช้โดยอัตโนมัติ ระบบจะไม่ทริกเกอร์กฎ DLP และจะส่งข้อความไปพร้อมค่าป้ายกำกับที่อัปเดต

      ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำป้ายกำกับออกได้อย่างสมบูรณ์ หากผู้ใช้พยายามนำป้ายกำกับออก ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนและระบบจะนำป้ายกำกับกลับมาใช้

  • ข้อความจะมีป้ายกำกับได้สูงสุด 20 รายการ โดยอาจติดป้ายกำกับที่ผู้ใช้มองเห็นได้ ป้ายกำกับที่ติดโดยผู้ใช้ และป้ายกำกับที่ติดโดยอัตโนมัติร่วมกัน หากต้องการดูป้ายกำกับ ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การดูสำหรับป้ายกำกับ หากผู้ใช้พยายามติดป้ายกำกับที่มองเห็นได้กับข้อความ ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อจำนวนป้ายกำกับที่มองเห็นได้เกิน 20 รายการ โดยเมื่อจำนวนข้อความที่ติดป้ายกำกับด้วยตนเองและที่ติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติเกิน 20 รายการ ระบบจะใช้เฉพาะป้ายกำกับ 20 อันดับแรกกับข้อความ

  • คุณสามารถนำป้ายกำกับหลายรายการไปใช้ด้วยกฎเดียวได้

  • คุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์ AND, OR หรือ NOT กับเงื่อนไขได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ ตัวอย่างกฎ DLP ที่มีโอเปอเรเตอร์เงื่อนไขที่ซ้อนกัน

  • สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณเขียนข้อความ Gmail

    • เมื่อนำเนื้อหาข้อความที่ทริกเกอร์กฎออกจากข้อความ ระบบจะนำป้ายกำกับที่นำไปใช้โดยอัตโนมัติออกพร้อมแจ้งเตือน
    • เมื่อระบบนำป้ายกำกับไปใช้กับข้อความโดยอัตโนมัติตามเนื้อหาข้อความแล้ว ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนพร้อมตัวเลือกในการแก้ไขข้อความก่อนส่ง

เริ่มต้นใช้งานป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติ

ก่อนเริ่มใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทและกฎการคุ้มครองข้อมูลกับอีเมล คุณควรทำดังนี้

วิธีที่กฎนำป้ายกำกับการแยกประเภทไปใช้โดยอัตโนมัติ

กฎการคุ้มครองข้อมูลจะสแกนข้อความ ติดป้ายกำกับ และบังคับใช้การดำเนินการกับข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขในกฎ

สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ส่งเขียนข้อความ

  1. ผู้ส่งคลิกส่ง และข้อความจะออกจากกล่องจดหมายของผู้ส่ง
  2. ระบบจะสแกนข้อความดังกล่าว หากข้อความมีเนื้อหาที่ตรงตามเงื่อนไขในกฎที่มีการดำเนินการติดป้ายกำกับการแยกประเภท ระบบจะติดป้ายกำกับดังกล่าวกับข้อความนั้น
    • หลังจากติดป้ายกำกับการแยกประเภทแล้ว ข้อความอาจทริกเกอร์กฎที่มีเงื่อนไขป้ายกำกับการแยกประเภท หากคุณไม่ได้สร้างกฎการคุ้มครองข้อมูลเพิ่มเติม ระบบจะข้ามขั้นตอนนี้
    • การดำเนินการที่กำหนดไว้ในกฎจะเป็นตัวกำหนดสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้พยายามส่งข้อความ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อวิธีที่ผู้ใช้ใช้ ป้ายกำกับการแยกประเภทอัตโนมัติในหน้านี้

เมื่อพยายามส่งข้อความที่มีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน ผู้ใช้อาจได้รับข้อความตีกลับ ในกรณีนี้ ผู้ใช้จะต้องเขียนข้อความอีกครั้ง

วิธีที่ผู้ใช้ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภท

ผู้ใช้ในองค์กรอาจใช้ป้ายกำกับ Gmail ประเภทหนึ่งอยู่แล้วเพื่อ จัดระเบียบอีเมล ซึ่งป้ายกำกับการแยกประเภทมีวัตถุประสงค์ที่ไม่เหมือนกันและผู้ใช้จะโต้ตอบกับป้ายกำกับดังกล่าวแตกต่างกันออกไป สิ่งที่ผู้ใช้เห็นจะขึ้นอยู่กับว่าคุณได้เพิ่มการเพิ่มระดับการคุ้มครองข้อมูลเพื่อจัดการกับข้อความซึ่งมีการติดป้ายกำกับการแยกประเภทหรือไม่

เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความอีเมลใหม่ DLP จะสแกนข้อความนั้น หากข้อความทริกเกอร์กฎการคุ้มครองข้อมูลที่มีการนำป้ายกำกับการแยกประเภทไปใช้ ระบบจะใช้ป้ายกำกับอย่างน้อย 1 รายการกับข้อความหลังจากที่ข้อความดังกล่าวส่งออกจากกล่องจดหมายของผู้ส่งแล้ว ทั้งนี้ผู้ส่งจะไม่เห็นป้ายกำกับการแยกประเภทขณะเขียนข้อความหรือในสำเนาของข้อความที่ส่งซึ่งจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมาย "ส่งแล้ว" หลังจากที่ระบบนำป้ายกำกับไปใช้กับข้อความโดยอัตโนมัติและผู้รับมองเห็นป้ายกำกับดังกล่าวได้แล้ว ผู้ใช้จะโต้ตอบกับข้อความในลักษณะเดียวกับข้อความที่มีป้ายกำกับที่ติดด้วยตนเอง

ผู้ที่ได้รับข้อความใหม่หรือการตอบกลับข้อความที่มีป้ายกำกับการแยกประเภทจะเห็นป้ายกำกับที่ใช้กับข้อความ ผู้ส่งที่ได้รับการตอบกลับสำหรับข้อความขาออกที่มีป้ายกำกับอาจเห็นป้ายกำกับเดิมบางส่วนหรือทั้งหมดในการตอบกลับข้อความ

โปรดดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทได้ที่ ศูนย์ช่วยเหลือของ Gmail

แชร์ความคิดเห็น

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบในหน้าใดก็ได้ของการคุ้มครองข้อมูล ให้คลิกส่งความคิดเห็น