Cómo evitar que los usuarios descarguen, impriman o copien archivos

Como administrador, puedes usar una regla de protección de datos para impedir que los usuarios descarguen, impriman o copien archivos en Google Drive.

Estas restricciones se aplican a Mi unidad y a las unidades compartidas. Los archivos se verifican cuando el usuario o Gemini intentan acceder a ellos. Si aplicas estas restricciones con una acción en una regla de protección de datos cuando el usuario ya está viendo un archivo, las restricciones no entrarán en vigencia hasta que se vuelva a cargar el archivo.

Puedes combinar esta regla con las condiciones del Acceso adaptado al contexto.

Acerca de la IRM de DLP

La regla usa la Administración de derechos sobre la información (IRM) de la Prevención de pérdida de datos (DLP). Por lo tanto, la configuración de uso compartido de Drive se usa como políticas. Los usuarios no pueden descargar, imprimir ni copiar archivos de Google Drive desde Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google en ninguna plataforma.

Si quieres dejar de compartir un vínculo en el archivo y aplicar restricciones de IRM al mismo contenido, crea 2 políticas con las mismas condiciones, pero con acciones independientes. Por ejemplo, la primera política puede bloquear el acceso externo al contenido, mientras que la segunda puede aplicar la IRM al mismo contenido.

Gemini respeta las políticas de IRM de DLP y solo puede acceder al contenido al que el usuario tiene acceso. Si un usuario no tiene permiso para descargar, imprimir o copiar archivos según la política de IRM establecida con la configuración de uso compartido de Drive, Gemini no podrá acceder a esos archivos ni al contenido en nombre del usuario.

Crea la regla

Importante: Las restricciones de las reglas de protección de datos no impiden que los usuarios impriman un archivo en el modo de vista previa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Reglas y luego Crear regla y luego Protección de datos.

    Requiere tener los privilegios Ver y Administrar reglas de DLP.

  2. Ingresa el nombre y, de manera opcional, una descripción para la regla.
  3. En la sección Apps, elige Google Drive y haz clic en Continuar.
  4. En la sección Acciones , selecciona Inhabilitar la opción para descargar, imprimir y copiar con una de las siguientes opciones:
    • Solo para comentaristas y lectores : Impide que los usuarios descarguen, impriman y copien archivos, a menos que tengan acceso de edición al archivo.
    • Para todos los colaboradores (comentaristas, lectores, escritores y propietarios): Impide que todos los usuarios (incluidos los propietarios de documentos y los administradores de unidades compartidas) descarguen, impriman y copien archivos. Los usuarios con acceso de edición aún pueden copiar y pegar texto e imágenes dentro del documento.
  5. Continúa para crear la regla. Para obtener más detalles, consulta Cómo crear reglas de protección de datos.