Cómo habilitar o inhabilitar una etiqueta de clasificación

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar tu edición

Como administrador, controlas qué etiquetas de clasificación están disponibles para aplicar a los archivos que posee tu organización en Drive y a los mensajes que envían los usuarios de tu organización en Gmail.

Cuando se habilita una etiqueta para Drive, sucede lo siguiente:

  • Los usuarios con acceso de edición a un archivo pueden aplicar etiquetas publicadas y editar los valores de campo de esas etiquetas.
  • Los usuarios con acceso de visualización a un archivo pueden ver las etiquetas aplicadas a él, pero no pueden aplicar etiquetas ni editar los valores de campo.
  • Los usuarios con cualquier tipo de acceso a un archivo pueden buscar en Drive por etiquetas o campos.

Cuando una etiqueta está habilitada para Gmail, sucede lo siguiente:

  • Los usuarios con permiso para ver y aplicar la etiqueta pueden aplicar etiquetas de clasificación a los correos electrónicos cuando los redactan.

Habilita o inhabilita una etiqueta de clasificación

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Seguridad y luego Control de acceso y datos y luego Administrador de etiquetas.

    Es necesario tener privilegios de administrador para administrar etiquetas de clasificación.

  2. Haz clic en la etiqueta que deseas administrar.

  3. En la sección Aplicaciones, marca o desmarca la casilla junto a la app en la que quieres usar la etiqueta. Puedes usar una etiqueta solo en Drive, solo en Gmail o en ambos.

    1. No puedes inhabilitar una etiqueta de Drive si la usa una regla de retención de Vault, una regla de clasificación predeterminada, una regla de prevención de pérdida de datos (DLP) o en la clasificación por IA.
    2. No puedes inhabilitar una etiqueta para Gmail si la usa una regla de DLP.
    3. Gmail no admite todos los tipos de campos que admite Drive. Para determinar si una etiqueta existente satisfará tus necesidades en Gmail, en el panel Vista previa, selecciona Gmail y revisa los campos disponibles. Si una etiqueta está habilitada tanto para Gmail como para Drive y tiene campos compatibles solo con Drive, los usuarios podrán ver la etiqueta en Gmail, pero no los campos no compatibles.

  4. Confirma los cambios.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Qué sucede cuando inhabilitas las etiquetas

Si inhabilitas una etiqueta, ocurrirá lo siguiente:

  • Las etiquetas y sus campos están ocultos y no se pueden crear, aplicar a archivos o mensajes nuevos, usar para la búsqueda, usar para la clasificación predeterminada ni usar para la clasificación por IA. Aún puedes editar la etiqueta en la Consola del administrador.
  • Si vuelves a activar la etiqueta, se podrá volver a usar. Se restablecerán los valores de los campos que se establecieron para un archivo o mensaje antes de que se inhabilitara la etiqueta.