啟用或停用分類標籤

支援這項功能的版本：Frontline Starter、Frontline Standard 和 Frontline Plus；Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。版本比較

管理員可以控管哪些標籤能套用至貴機構在雲端硬碟中擁有的檔案，以及貴機構使用者在 Gmail 中傳送的郵件。

為雲端硬碟啟用標籤後：

  • 擁有檔案編輯權限的使用者可為檔案套用已發布的標籤，並編輯這些標籤的欄位值。
  • 擁有檔案檢視權限的使用者可以查看套用至檔案的標籤，但無法套用標籤或編輯欄位值。
  • 擁有檔案完整存取權的使用者可依據標籤或欄位搜尋雲端硬碟。

為 Gmail 啟用標籤後：

  • 具有查看和套用標籤權限的使用者，可以在撰寫電子郵件時套用分類標籤。

啟用或停用分類標籤

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「安全性」接下來「存取權與資料控管」接下來「標籤管理工具」。

    必須具備「管理分類標籤」管理員權限。

  2. 按一下要管理的標籤。

  3. 在「應用程式」部分，勾選或取消勾選要使用標籤的應用程式旁邊的方塊。您可以只在雲端硬碟或 Gmail 中使用標籤，也可以在兩者中使用。

    1. 如果標籤已用於保管箱資料保留規則、預設分類規則、資料遺失防護 (DLP) 規則或 AI 分類，您就無法停用該標籤的雲端硬碟存取權。
    2. 如果標籤已用於資料遺失防護規則，就無法停用 Gmail 標籤。
    3. Gmail 不像雲端硬碟可支援所有欄位類型。如要判斷現有標籤是否符合 Gmail 的需求，請在「預覽」窗格中選取「Gmail」，然後查看可用欄位。如果同時為 Gmail 和雲端硬碟啟用標籤，但含有僅支援雲端硬碟的欄位，使用者在 Gmail 中只會看到支援的標籤，不支援的欄位將不會顯示。

  4. 確認變更。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

停用標籤功能會有什麼影響

停用標籤會有以下影響：

  • 系統會隱藏標籤和相應欄位，使用者無法建立標籤，或將標籤套用至新檔案或郵件，也無法用於搜尋、預設分類或 AI 分類。您仍可在管理控制台中編輯標籤。
  • 等到標籤重新啟用後，標籤就會再次開放使用。系統會還原在停用標籤之前為檔案或郵件設定的所有欄位值。