Premiers pas en tant qu'administrateur de libellés de classification

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En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des libellés de classification à appliquer aux fichiers stockés dans Drive et aux messages Gmail rédigés par vos utilisateurs. Les libellés de classification sont des métadonnées qui permettent à votre organisation d'organiser et de trouver les fichiers dans Drive et les messages Gmail, et de leur appliquer des règles. Les libellés Drive peuvent être simples, comme les tags. Ils peuvent aussi comporter de nombreux champs de métadonnées structurés, tels que des champs de sélection, des dates, des chiffres ou des personnes.

 Sur cette page

• Exemples de cas d'utilisation
• Éléments auxquels vous pouvez appliquer des libellés de classification
• Où les libellés de classification s'affichent-ils ?
• Qui peut voir les libellés ?
• Limites des libellés
• Application des libellés de classification aux éléments Drive
• Étapes suivantes
• Questions fréquentes

Exemples de cas d'utilisation

Au travail, de nombreuses situations se prêtent à l'utilisation des libellés de classification, telles que la gestion d'enregistrements, la classification, la recherche structurée, les workflows, le reporting, l'audit, etc.

• Classer les fichiers et les messages selon une stratégie de gouvernance des informations Utilisez un libellé pour identifier les contenus sensibles ou nécessitant un traitement particulier. Par exemple, avec le libellé "Confidentialité", vous pouvez restreindre l'accès aux fichiers marqués comme "confidentiels" ou "très sensibles", ou empêcher les utilisateurs d'envoyer des messages "très sensibles" à des utilisateurs externes.
• Appliquer une règle aux éléments dans Drive et aux messages Gmail Utilisez un libellé comme condition ou action dans les règles de protection contre la perte de données afin de respecter les exigences de conformité. Par exemple, si un fichier ou un message contient des informations permettant d'identifier personnellement l'utilisateur, vous pouvez appliquer automatiquement un libellé "Confidentiel" et bloquer le partage externe d'un fichier ou l'envoi du message. Lorsque vous utilisez un libellé dans une règle, il est verrouillé pour éviter toute modification destructrice. Il ne peut pas être désactivé ni supprimé.
• Retrouver vos fichiers plus rapidement dans Drive Les membres de votre organisation peuvent trouver du contenu à partir de libellés et de champs. Par exemple, avec les champs de libellés "État du contrat" et "Date d'échéance", vous pouvez rechercher dans Drive tous les contrats en attente de signature et dont l'échéance est fixée au vendredi suivant. Il n'est pas possible d'effectuer une recherche basée sur les libellés de classification dans Gmail.

Autres exemples de classifications de libellés :

• Contrôle de l'exportation : EAR, ITAR, OFAC
• Conformité : FINRA, HIPAA
• Confidentialité : Informations personnelles identifiables (IPI), Informations personnelles sensibles (IPS), Aucune information personnelle identifiable (IPI)
• État : brouillon, en cours d'examen, version finale
• Type de contenu : contrat, document de conception, maquette
• Essai de médicaments : identifiant de l'essai, identifiant des patients

Éléments auxquels vous pouvez appliquer des libellés de classification

• Tout fichier dans Drive appartenant à votre organisation
• Tout message Gmail tel qu'il est rédigé par un utilisateur de votre organisation dans Gmail
• E-mails rédigés dans des clients de messagerie autres que Gmail. Toutefois, seules des règles de protection contre la perte de données peuvent ajouter des libellés à ces messages, et non les utilisateurs.

Vous ne pouvez pas appliquer de libellés de classification aux éléments suivants :

• Dossiers, raccourcis, Drive partagés ou fichiers appartenant à une autre organisation
• Fichiers appartenant à des utilisateurs ne disposant pas d'une licence compatible avec les libellés Google Drive
• E-mails envoyés par des personnes externes à votre organisation
• E-mails déjà envoyés ou reçus

Qui peut voir les libellés

Lorsque vous créez un libellé, vous pouvez définir les personnes autorisées à l'afficher et à l'utiliser, c'est-à-dire soit l'ensemble de votre organisation (par défaut), soit uniquement certains utilisateurs et groupes. Si un utilisateur n'est pas autorisé à appliquer ou à voir le libellé, il ne le verra pas dans Drive ni dans Gmail.

Les super-administrateurs et les administrateurs disposant du droit "Gérer les libellés" peuvent voir tous les libellés dans le gestionnaire de libellés. Les administrateurs disposant du droit Rapports peuvent voir les libellés appliqués aux fichiers répertoriés dans les rapports et les audits, même s'ils ne disposent pas du droit Gérer les libellés.

Lorsqu'un libellé est activé pour Drive :

• Les utilisateurs autorisés à afficher et à modifier le libellé et à modifier un fichier peuvent appliquer des libellés et modifier les valeurs des champs. S'ils ne disposent que d'un accès en lecture au fichier, ils peuvent afficher les libellés, mais pas les appliquer ni modifier les valeurs des champs.
• Les utilisateurs autorisés à afficher les libellés et à accéder à un fichier peuvent effectuer une recherche dans Drive par libellé ou champ.

Lorsqu'un libellé est activé pour Gmail :

• Les utilisateurs autorisés à afficher et à modifier le libellé peuvent l'appliquer et modifier les valeurs des champs lorsqu'ils rédigent un message.
• Les utilisateurs disposant d'une autorisation d'affichage en lecture seule pour un libellé voient les éléments suivants :
  • Libellés hérités de leur brouillon lorsqu'ils répondent à un message ou le transfèrent avec le libellé
  • Libellés appliqués aux messages qu'ils reçoivent
• Les utilisateurs délégués sur le compte d'un autre utilisateur disposent des mêmes autorisations liées aux libellés que le propriétaire du compte dans cette boîte de réception, même s'ils ne disposent pas de ces autorisations.

Où les libellés de classification s'affichent-ils ?

Libellés Drive :

Les utilisateurs peuvent voir tous les libellés appliqués à un fichier non ouvert dans Mon Drive, où ils sont listés dans le volet "Détails" du fichier. L'activité des libellés est affichée dans le volet "Activité" du fichier.

Pour les fichiers ouverts, les utilisateurs peuvent cliquer sur Fichiers Libellés afin d'ouvrir le volet de modification des libellés. Découvrez comment les utilisateurs peuvent utiliser les libellés.

			Libellé avec champ de badge
			Libellé standard

Libellés Gmail :

Les utilisateurs peuvent voir les libellés avec badge dans la vue "Boîte aux lettres" de Gmail. Lorsqu'ils ouvrent un message, des libellés s'affichent à côté du nom de l'expéditeur interne pour chaque message auquel ils s'appliquent. Les libellés de classification Gmail coexistent avec les libellés Gmail personnels de l'utilisateur. Lorsqu'une conversation est ouverte, tous les libellés personnels s'appliquent à l'ensemble de la conversation et sont listés à côté de l'objet en haut.

Les libellés ne s'affichent pas pour les éléments suivants :

• Fichiers téléchargés depuis Drive
• Aperçu des fichiers dans Gmail, Agenda, Chat ou Meet

Limites des libellés de classification

• Vous pouvez créer jusqu'à 150 libellés pour votre organisation.
• Libellés de classification Drive :
  • Les fichiers peuvent comporter jusqu'à cinq libellés appliqués par un utilisateur. Vous pouvez appliquer jusqu'à 20 libellés au total entre les libellés appliqués par des utilisateurs et les libellés appliqués par des règles.
  • Vous pouvez appliquer des libellés à n'importe quel fichier dans Drive, mais pas à des dossiers, raccourcis, Drive partagés ni fichiers appartenant à une autre organisation.
• Libellés de classification Gmail :
  • Les messages peuvent comporter jusqu'à 20 libellés de classification au total (ceux appliqués par les utilisateurs et par des règles). Un avertissement s'affiche si les utilisateurs dépassent cette limite. Si les libellés sont appliqués par des règles, seuls les 20 premiers sont pris en compte.

Application des libellés de classification

Libellés de classification Drive :

Vous disposez de plusieurs options et pouvez en utiliser plusieurs :

• Les utilisateurs autorisés à modifier des fichiers peuvent appliquer des libellés aux fichiers dans Google Drive.
• Vous pouvez utiliser l'API Labels pour créer, modifier, appliquer et supprimer des libellés de façon programmatique. Pour en savoir plus, consultez la documentation de l'API Google Drive Labels.
• Vous pouvez appliquer automatiquement des libellés de classification par défaut aux fichiers lorsqu'ils sont créés ou transférés à un nouveau propriétaire.
• Si votre édition Google Workspace est compatible avec la protection contre la perte de données pour Drive, vous pouvez configurer des règles de protection contre la perte de données pour appliquer automatiquement des libellés au contenu. Les règles de protection contre la perte de données appliquent des libellés aux fichiers nouveaux et existants qui correspondent aux conditions de la règle.
• Si votre édition Google Workspace est compatible, vous pouvez configurer la classification des données par IA pour appliquer des libellés aux fichiers nouveaux et existants.

Libellés de classification Gmail :

• Les utilisateurs peuvent appliquer les libellés qu'ils sont autorisés à utiliser aux messages lorsqu'ils les rédigent dans l'application Web Gmail.
• Si votre édition Google Workspace est compatible avec la protection contre la perte de données pour Gmail, vous pouvez configurer des règles de protection contre la perte de données pour appliquer automatiquement des libellés aux messages. Les règles de protection contre la perte de données appliquent des libellés aux nouveaux messages qui correspondent aux conditions de la règle.

Étapes suivantes

Créer des libellés de classification pour votre organisation

Questions fréquentes