Начните работу в качестве администратора меток классификации.

Поддерживаемые версии для этой функции: Frontline Starter, Frontline Standard и Frontline Plus; Business Standard и Business Plus; Enterprise Standard и Enterprise Plus; Education Standard и Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Сравните свою версию .

Как администратор, вы можете создавать метки классификации для файлов, хранящихся в Google Диске и сообщениях Gmail, написанных вашими пользователями. Метки классификации — это метаданные, которые могут помочь вашей организации организовывать, находить и применять политики к файлам в Google Диске и сообщениях Gmail. Метки Google Диска могут быть простыми, например, тегами. Или же они могут содержать множество структурированных полей метаданных, таких как поля выбора, даты, числа или имена пользователей.

На этой странице

Примеры вариантов использования

Классификационные метки полезны во многих распространенных рабочих ситуациях, включая управление документацией, классификацию, структурированный поиск, организацию рабочих процессов, составление отчетов, аудит и многое другое.

  • Классифицируйте файлы и сообщения в соответствии со стратегией управления информацией. Используйте метки для обозначения конфиденциального контента или контента, требующего особого обращения. Например, с помощью метки «Конфиденциальность» вы можете ограничить доступ к файлам, помеченным как «Конфиденциальные» или «Особо конфиденциальные», или запретить пользователям отправлять сообщения с пометкой «Особо конфиденциальные» внешним пользователям.
  • Примените политику к элементам в сообщениях Google Диска и Gmail. Используйте метку в качестве условия или действия в правилах предотвращения потери данных (DLP) для соблюдения требований соответствия. Например, если файл или сообщение содержат персональные данные, с помощью DLP вы можете автоматически применить метку «Конфиденциально» и заблокировать внешний доступ к файлу или отправку сообщения. При использовании метки в правиле, она блокируется от несанкционированного редактирования — ее нельзя отключить или удалить.
  • Находите файлы в Google Диск быстрее. Сотрудники вашей организации могут находить контент по меткам и полям. Например, используя поля меток «Статус контракта» и «Срок выполнения», вы можете искать в Google Диск все контракты, ожидающие подписания и подлежащие выполнению до пятницы. Поиск по классификационным меткам в Gmail не поддерживается.

Дополнительные таксономии меток образцов:

  • Экспортный контроль: EAR, ITAR, OFAC
  • Соответствие требованиям: FINRA, HIPAA
  • Конфиденциальность: персональные данные, конфиденциальная информация, отсутствие персональных данных.
  • Статус: Черновик, На рассмотрении, Окончательный вариант
  • Тип контента: Договор, Проектная документация, Макет
  • Клиническое исследование препарата: идентификатор эксперимента, идентификатор пациента.

К чему можно применять метки классификации

  • Любой файл на Диске, принадлежащий вашей организации.
  • Любое сообщение Gmail, написанное пользователем вашей организации в Gmail.
  • Электронные письма, написанные в почтовых клиентах, отличных от Gmail, могут быть помечены только правилами DLP, а не пользователем.

К следующим элементам нельзя применять классификационные метки:

  • Папки, ярлыки, общие диски или файлы, принадлежащие другой организации.
  • Файлы, принадлежащие пользователям, у которых нет лицензии, поддерживающей метки Google Drive.
  • Электронные письма, отправленные людьми, не входящими в вашу организацию.
  • Электронные письма, которые уже были отправлены или получены.

Кто может видеть надписи?

При создании метки вы можете указать, кто может видеть и использовать эту метку: вся ваша организация (по умолчанию) или только определенные пользователи и группы. Если пользователю не разрешено применять или видеть метку, он не увидит ее в Google Диске или Gmail.

Суперадминистраторы и администраторы с привилегией «Управление метками» могут видеть все метки в диспетчере меток. Администраторы с привилегией «Отчеты» могут видеть метки, примененные к файлам, перечисленным в отчетах и ​​аудитах, даже если у них нет привилегии «Управление метками».

Когда для Google Диска включена метка:

  • Пользователи, имеющие права на просмотр и редактирование метки , а также доступ на редактирование файла, могут применять метки и редактировать значения полей. Если у них есть только доступ на просмотр файла, они могут просматривать метки, но не применять метки и не редактировать значения полей.
  • Пользователи могут просматривать доступ к меткам и, имея доступ к файлу, осуществлять поиск в Google Диске по меткам или полям.

Когда для Gmail включена метка:

  • Пользователи, имеющие права на просмотр и редактирование метки, могут применять её и изменять значения полей при создании нового сообщения.
  • Пользователи, имеющие права только на просмотр метки, видят следующее:
    • Метки, унаследованные черновиком сообщения при ответе на него или пересылке сообщения с указанной меткой.
    • Метки, применяемые к получаемым ими сообщениям.
  • Пользователи, являющиеся делегатами в учетной записи другого пользователя, имеют те же права доступа к меткам в этом почтовом ящике, что и владелец учетной записи, даже если у делегированного пользователя таких прав нет.

Там, где отображаются метки классификации.

Метки дисков:

В разделе «Мои данные» пользователи могут просмотреть все метки, примененные к неоткрытому файлу, в панели «Подробности» файла. Активность меток отображается в панели «Действия» файла.

Чтобы открыть файлы, пользователи могут нажать кнопку «Файлы». а потом Нажмите «Метки» , чтобы открыть панель редактирования меток. Узнайте больше о том, как пользователи работают с метками .

1. Поле для этикетки с бейджем
2. Стандартная этикетка

Метки Gmail:

Пользователи могут видеть значки-метки в почтовом ящике Gmail. Когда они открывают сообщение, метки отображаются рядом с внутренним именем отправителя для каждого сообщения, к которому они относятся. Классификационные метки Gmail существуют наряду с личными метками пользователя Gmail. Когда открыта переписка, любые личные метки применяются ко всей переписке и отображаются рядом с темой вверху.

Метки не отображаются для:

  • Файлы, загруженные с Google Диска
  • Предварительный просмотр файлов в Gmail, Календаре, Чате или Meet.

Ограничения по классификации

  • Вы можете создать до 150 этикеток для своей организации.
  • Метки классификации приводов:
    • Файлы могут иметь до 5 меток, присвоенных пользователем. Всего можно применить до 20 меток, как присвоенных пользователем, так и присвоенных правилами.
    • Метки можно применять к любым файлам в Google Диске, но не к папкам, ярлыкам, общим дискам или файлам, принадлежащим другой организации.
  • Метки классификации Gmail:
    • Сообщения могут иметь до 20 классификационных меток, присвоенных пользователями и правилами. Пользователи видят предупреждение, если превышают этот лимит. Если метки присваиваются правилами, применяются только 20 меток с наивысшим рейтингом.

Способы применения классификационных меток

Метки классификации приводов:

У вас есть несколько вариантов, и вы можете использовать более одного:

Метки классификации Gmail:

  • Пользователи могут добавлять к сообщениям в веб-приложении Gmail метки, на использование которых у них есть разрешение.
  • Если ваша версия Google Workspace поддерживает функцию предотвращения потери данных (DLP) для Gmail, вы можете настроить правила DLP для автоматического присвоения меток сообщениям . Правила DLP применяют метки к новым сообщениям, которые соответствуют условиям правила.

Следующие шаги

Создайте классификационные метки для вашей организации.

Часто задаваемые вопросы

К каким типам файлов и сообщений можно применять метки?

Метки можно применять к любому файлу в Google Диске, включая загруженные файлы, такие как PDF-файлы, файлы Microsoft Office, текстовые файлы и многое другое.

Метки нельзя применять к папкам, ярлыкам, общим дискам или файлам, принадлежащим другой организации.

Метки классификации нельзя применять к сообщениям Gmail от лиц, не входящих в вашу организацию, или после отправки сообщения.

Можно ли сделать метки или поля обязательными для заполнения?

Вы можете помечать поля как обязательные, однако пользователи не будут заблокированы от использования, обмена или редактирования файлов, а также от отправки сообщений, если они не заполнят метку.

Поля, обязательные для заполнения, подсвечиваются для пользователя, чтобы стимулировать их заполнение. В Google Диск пользователь видит баннер, если обязательное поле не заполнено.

Могу ли я импортировать метки и поля из других систем или организаций?

Нет. Кроме того, функция переноса домена в Google Workspace не поддерживает использование меток.

Кто может создавать метки? Кто может видеть метки?

Для создания меток необходимо иметь как минимум привилегию «Управление метками» .

Чтобы увидеть подписи:

  • В Google Диске у пользователя должны быть как минимум права на просмотр метки и файла.
  • В Gmail у пользователя должен быть как минимум доступ на просмотр метки. Если у него есть делегированный доступ к учетной записи другого пользователя, он может видеть метки, к которым владелец учетной записи имеет доступ на просмотр.
  • В диспетчере меток администратор должен быть суперадминистратором или иметь привилегию «Управление метками» .
  • В отчетах и ​​аудитах Google Диска администраторы с правами доступа «Отчеты» могут получить доступ к этим данным , даже если у них нет прав доступа «Управление метками».

Локализованы ли метки и поля в соответствии с языком пользователя по умолчанию?

Нет. Пользователи видят текст, введенный создателем метки.