Поддерживаемые версии для этой функции: Frontline Starter, Frontline Standard и Frontline Plus; Business Standard и Business Plus; Enterprise Standard и Enterprise Plus; Education Standard и Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Сравните свою версию .
Примечание:
- Некоторые функции, описанные в этой статье, такие как автоматическая классификация, правила предотвращения потери данных (DLP) и правила хранения данных в хранилище на основе меток, требуют наличия в Google Workspace версии с поддержкой DLP. Чтобы подтвердить соответствие вашей версии требованиям для использования этих расширенных функций, см. раздел «Сравнение версий Google Workspace» .
- Чтобы присвоить файлам в Google Диск метки классификации, перейдите сюда . Чтобы присвоить сообщениям в Gmail метки классификации, перейдите сюда .
Как администратор, вы можете создавать метки классификации, которые пользователи будут применять к файлам в Google Диск и сообщениям в Gmail. Вы можете создать до 150 меток, включая несколько меток с бейджами. Создание меток происходит в консоли администратора.
Прежде чем начать: ознакомьтесь с передовыми методами маркировки .
Шаг 1. Создайте метку.
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Безопасность Контроль доступа и данных Менеджер этикеток .Для этого требуются права администратора в разделе «Управление классификационными метками» .
- Нажмите «Создать новую метку» .
- Введите название для этикетки.
- Отметьте галочками приложения, в которых вы хотите использовать эту метку.
- (Необязательно) Добавьте описание метки. Пользователи видят описание метки при открытии панели «Метки» для файла.
- (Необязательно) Для меток с полями-бейджами добавьте ссылку на документацию по метке. Пользователи увидят эту ссылку «Узнать больше», когда наведут курсор на метку-бейдж или откроют панель «Метки» для файла.
Перейдите к следующим разделам, чтобы добавить поля (необязательно) и опубликовать свою метку.
Шаг 2. (Необязательно) Добавьте поля к метке.
Для более детальной классификации к меткам можно добавить до 10 полей. Например, метка «Отдел» может содержать поле со списком вариантов, таких как «Финансы», «Инженерное дело» и «Юридический отдел».
- Открыв заголовок, нажмите «Добавить поля» .
Нажмите «Добавить поле».
рядом с каждым типом поля, которое вы хотите добавить. Подробную информацию о типах полей см. в таблице, следующей за этими шагами.Советы:
- Чтобы стимулировать единообразное использование, сведите к минимуму количество полей в метке. Пользователи с большей вероятностью будут добавлять метки и редактировать значения полей, если это будет быстро и легко.
- В правилах защиты данных диска можно использовать только метки с полями-бейджами или метки с полем типа « Список параметров» с возможностью выбора одного варианта. Другие типы полей не поддерживаются.
Нажмите «Добавить поля» .
Щёлкните по полю, чтобы настроить параметры, такие как имя поля, доступные параметры или формат поля даты. Вы можете установить цвета значков и изменить порядок параметров полей.
(Необязательно) Сделайте поле обязательным, установив флажок «Требовать от пользователей выбора варианта» . Важно: пользователи видят подсветку этих меток, чтобы стимулировать заполнение, но обязательность заполнения полей не гарантируется.
Если вы добавите дополнительное поле или параметр поля, вы можете удалить их перед публикацией метки. Для поля или параметра поля, который вы хотите удалить, нажмите «Подробнее». 
Удалить .
Внимательно изучите новые поля. После публикации метки изменить тип поля будет невозможно. Для полей типа «Человек» нельзя изменить возможность выбора пользователями нескольких значений.
Типы полей
| Поле | Что могут делать пользователи | Дополнительные сведения |
|---|---|---|
| Список значков | Выберите один вариант из списка значков. |
|
| Список вариантов (выбор одного варианта) | Выберите один вариант из списка | Не более 200 вариантов |
| Список параметров (множественный выбор) не поддерживается для Gmail | Выберите один или несколько вариантов из списка. |
|
| Число не поддерживается для Gmail | Введите числовое значение | Только целые числа |
| Дата не поддерживается для Gmail | Выберите календарную дату | Формат даты можно установить как длинный: месяц ДД, ГГГГ , или короткий: ММ/ДД/ГГ |
| Текст не поддерживается для Gmail | Введите текст в текстовое поле | Допускается не более 100 символов. |
| Человек не поддерживается для Gmail | Выберите человека из списка его контактов в рабочем пространстве. |
|
Шаг 3. Укажите, кто может просматривать или использовать метку.
По умолчанию все сотрудники вашей организации могут просматривать и применять метки. Измените права доступа к меткам, чтобы контролировать, кто может просматривать, применять, редактировать значения полей и осуществлять поиск по метке. Например:
- Чтобы разрешить внешним пользователям или группам, содержащим внешних пользователей, просматривать и использовать метки, добавьте этих пользователей и группы в разделе «Расширенные разрешения» .
- Чтобы протестировать новую метку, можно сначала установить ограниченный доступ и предоставить доступ к метке только тестовой группе. После тестирования можно изменить разрешения, чтобы метку могли использовать все.
- Если метка содержит конфиденциальную информацию, вы можете установить ограниченный доступ , чтобы только пользователи, имеющие право доступа к этой информации, могли просматривать или использовать метку.
Примечание:
- Для меток классификации Google Диска права доступа к файлам остаются прежними. Например, если у пользователя есть доступ только для просмотра файла, он может только просматривать метки, примененные к этому файлу, даже если ему разрешено применять и устанавливать эти метки.
- Любой пользователь с учетной записью Google может получить разрешение на просмотр или применение меток. Однако метки классификации Google Диска могут применяться только к элементам, принадлежащим пользователям с лицензией, поддерживающей метки Google Диска, или к элементам на общих дисках.
Чтобы установить права доступа к меткам:
- Если этикетка еще не открыта, откройте ее.
- В панели «Разрешения» справа нажмите «Изменить» .
- Выберите уровень доступа для вашей организации:
- Можно применять метки и задавать значения — пользователи могут применять, задавать значения и искать эту метку на объектах, которые они могут редактировать.
- Пользователи могут просматривать эту метку и искать ее на файлах, которые они могут просматривать или комментировать.
- Ограниченный доступ — только указанные вами пользователи и группы могут просматривать или применять метки. На следующем шаге вы можете выбрать права доступа для каждого пользователя или группы.
- (Необязательно) Добавьте права доступа для конкретных пользователей и групп:
- В разделе «Расширенные разрешения» начните вводить учетную запись пользователя или группы и выберите ее. В список предлагаемых учетных записей входят как внутренние, так и внешние пользователи и группы, с которыми вы связывались. Если вы не видите учетную запись пользователя или группы в списке предложений, вы все равно можете добавить ее вручную. Например, если вы являетесь администратором реселлера, вы можете добавить пользователей или группы любого клиента, которому вы перепродали товар. Примечание: динамические группы не поддерживаются для меток классификации Gmail.
- Выберите уровень доступа для этой учетной записи.
- Нажмите « Сохранить ».
Шаг 4. Предварительный просмотр и публикация метки.
Новые метки создаются в черновом варианте, чтобы вы могли проверить, как ваша метка будет выглядеть для пользователей, прежде чем сделать ее доступной.
Чтобы предварительно просмотреть, как будет выглядеть метка в Google Диске и Gmail, воспользуйтесь панелью « Предварительный просмотр» справа. Вверху выберите приложение, для которого вы хотите просмотреть метку. Если метка содержит поля, не поддерживаемые Gmail, эти поля не будут отображаться в предварительном просмотре Gmail, но будут отображаться в предварительном просмотре Google Диска.
Чтобы опубликовать этикетку:
- Если этикетка еще не открыта, откройте ее.
- Проверьте метку и все поля. Важно: тип поля нельзя изменить после публикации метки.
- Нажмите «Опубликовать» .
- Подтвердите свое желание опубликовать этикетку, нажав кнопку «Опубликовать» .
Теперь пользователи, имеющие права на просмотр или использование метки, получили к ней доступ, и вы можете использовать метку для классификации и защиты данных (описано в следующем разделе).
При редактировании метки изменения сохраняются как черновик. Чтобы ваши изменения стали доступны пользователям, необходимо повторно опубликовать метку.
Шаг 5. (Необязательно) Используйте метки классификации для классификации, защиты и управления данными.
Вы можете настроить политики для автоматического присвоения классификационных меток файлам в Google Диске или сообщениям в Gmail. Вы также можете настроить правила предотвращения потери данных (DLP) и правила хранения в хранилище, чтобы предотвратить удаление файлов на основе их меток.
Важный:
- При использовании метки для классификации по умолчанию, классификации с помощью ИИ, защиты от утечки данных (DLP) или правил хранения в хранилище, настройки метки блокируются в менеджере меток. Это предотвращает внесение изменений в метки, которые могут нарушить корпоративные политики.
- При использовании метки в правилах DLP или правилах хранения Vault метку нельзя отключить или удалить. Менеджеры меток могут видеть, что метка используется в правиле, в столбце « Правила» таблицы меток. Однако они не могут просмотреть подробную информацию о правиле, использующем метку, если у них нет необходимых прав администратора.
Автоматическое присвоение меток файлам в Google Диске
Существует 3 способа автоматического присвоения меток файлам: классификация по умолчанию, DLP и классификация с использованием ИИ. Они работают по-разному, и вы можете использовать их в комбинации в зависимости от типа разметки, которую вы хотите выполнить.
Сравнение методов для Drive
Как работают метки классификации по умолчанию
- Применяет метки к новым файлам и при изменении владельца файла. Классификация по умолчанию не применяет метки к существующим файлам задним числом, если только не меняется владелец файла.
- Применяет метки на основе организационного подразделения или группы владельца файла. Классификация по умолчанию не выполняет поиск определенных условий в содержимом файла или метаданных.
- Если у пользователей есть разрешение на изменение метки, они могут изменить или удалить её после автоматического применения.
- Для классификации по умолчанию поддерживаются только метки, содержащие поле со списком параметров.
- Метки классификации по умолчанию перезаписываются метками, заданными в рамках DLP, даже если значение классификации данных в списке параметров выше.
Как работают метки, устанавливаемые правилами DLP.
- Применяет метки к новым и существующим файлам.
- Применяет метки на основе таких условий, как тип файла, совпадение слов и совпадение строк.
- Нельзя применить метку с помощью правила DLP, которое использует метку в качестве условия.
- Вы можете запретить пользователям изменять метку, даже если у них есть разрешение на это. Если они изменят метку, DLP немедленно повторно просканирует файл и вернется к конфигурации меток DLP.
- Если в вашей организации действует правило DLP, блокирующее внешний доступ, пользователи за пределами вашей организации не смогут просматривать историю версий файлов, к которым когда-либо применялись какие-либо правила DLP. Это условие распространяется и на правила DLP, которые применяют метки, но не блокируют внешний доступ.
- Правила DLP могут применять метки с полями списка параметров, включая метки с бейджами.
Как работают метки классификации ИИ
- Применяет метки к новым и существующим файлам.
- Для классификации с помощью ИИ поддерживаются только метки с одним полем списка параметров, содержащим от 2 до 7 значений.
- Метки применяются после периода обучения. В течение периода обучения назначенные специалисты по нанесению меток применяют обучающую метку как минимум к 100 файлам для каждого варианта поля.
- Метки классификации ИИ перезаписываются метками, заданными DLP, но при этом перезаписываются метки классификации по умолчанию.
разрешение конфликтов меток
Значения меток, заданные правилами DLP, имеют приоритет над классификацией ИИ, а оба параметра имеют приоритет над классификацией по умолчанию.
Когда два или более правил одного типа пытаются применить разные значения меток к одному и тому же файлу, применяется значение, которое находится выше в списке параметров метки. Например, у вас может быть метка с полем, в котором в диспетчере меток указаны 3 параметра:
- Конфиденциально
- Внутренний
- Общественный
Если Правило 1 пытается установить метку « Конфиденциально» , а Правило 2 пытается установить метку « Общедоступно» для того же файла, применяется метка «Конфиденциально» (Правило 1). Перед настройкой правил убедитесь, что параметры полей метки указаны в желаемом порядке приоритета.
Настройте автоматическую маркировку для диска.
Чтобы настроить метки классификации по умолчанию, выполните действия, описанные в разделе «Автоматическое применение меток классификации по умолчанию к новым файлам» .
Чтобы настроить правила DLP для автоматического применения меток, выполните действия, описанные в разделе «Автоматическое применение классификационных меток к файлам Drive с помощью правил DLP» .
Автоматическое добавление меток к сообщениям в Gmail
Вы можете использовать правила DLP для автоматической пометки сообщений на основе их содержимого. Чтобы узнать больше, перейдите в раздел «О Gmail DLP и автоматической классификации сообщений» .
Предотвратите внешний обмен и отправку с помощью правил DLP на основе меток.
Вы можете определить правила, которые применяются только к элементам или сообщениям с определенной меткой или полем. Например, вы можете создать правило DLP, которое сканирует документы или сообщения на наличие номеров кредитных карт и номеров социального страхования. Если совпадение найдено, применяется метка, например, «Конфиденциальность», значение поля устанавливается на «Конфиденциально», а внешний доступ и отправка блокируются.
В правилах защиты данных можно использовать метки с полями, помеченными значками, или полями списка параметров . Другие типы полей не поддерживаются.
Чтобы настроить правило DLP, выполните действия, описанные в разделах «Создание правил DLP для Google Диска и пользовательских детекторов контента» или «Предотвращение утечек данных в электронной почте и вложениях» . Совет: вы можете настроить правила DLP для применения как к файлам в Google Диске, так и к сообщениям в Gmail. Вы выберете, какое действие будет выполняться для каждого приложения, когда DLP обнаружит метку.
Сохраняйте файлы Google Диска по меткам с помощью Google Vault.
Вы можете определить правила хранения, которые предотвращают удаление элемента или требуют его удаления на основе метки Google Диска и значений любых полей. Примеры и более подробную информацию см. в разделе «Хранение файлов Google Диска с помощью Vault» .
Следующие шаги
Теперь, когда у вас есть этикетки, ваша организация может их использовать:
- Научите пользователей применять метки классификации Google Диска и использовать их для поиска файлов .
- Научите пользователей применять метки классификации в Gmail .
- Узнайте, как редактировать, отключать, удалять и отслеживать метки .