Bắt đầu với tư cách là quản trị viên nhãn phân loại

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Starter, Frontline Standard và Frontline Plus; Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Là quản trị viên, bạn có thể tạo nhãn phân loại để áp dụng cho các tệp được lưu trữ trong Drive và thư trong Gmail do người dùng của bạn viết. Nhãn phân loại là siêu dữ liệu có thể giúp tổ chức của bạn sắp xếp, tìm và áp dụng chính sách cho các tệp trên Drive và thư trong Gmail. Nhãn trên Drive có thể đơn giản, chẳng hạn như một thẻ. Hoặc, chúng có thể có nhiều trường siêu dữ liệu có cấu trúc, chẳng hạn như trường lựa chọn, ngày, số hoặc người.

Trên trang này

• Ví dụ về các trường hợp sử dụng
• Những mục bạn có thể áp dụng nhãn phân loại
• Vị trí xuất hiện của nhãn phân loại
• Những người có thể xem nhãn
• Giới hạn về nhãn
• Cách áp dụng nhãn phân loại cho các mục trên Drive
• Các bước tiếp theo
• Câu hỏi thường gặp

Ví dụ về các trường hợp sử dụng

Nhãn phân loại rất hữu ích cho nhiều trường hợp phổ biến tại nơi làm việc, bao gồm quản lý hồ sơ, phân loại, tìm kiếm có cấu trúc, quy trình công việc, báo cáo, kiểm tra và nhiều trường hợp khác.

• Phân loại tệp và thư để tuân theo chiến lược quản trị thông tin Sử dụng nhãn để xác định nội dung nhạy cảm hoặc nội dung cần được xử lý đặc biệt. Ví dụ: với nhãn "Mức độ nhạy cảm", bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào các tệp được đánh dấu là "Bảo mật" hoặc "Rất nhạy cảm", hoặc ngăn người dùng gửi thư "Rất nhạy cảm" cho người dùng bên ngoài.
• Áp dụng chính sách cho các mục trong Drive và thư Gmail Sử dụng nhãn làm điều kiện hoặc hành động trong quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ. Ví dụ: nếu một tệp hoặc thư chứa thông tin nhận dạng cá nhân, thì bạn có thể tự động áp dụng nhãn "Bí mật" và chặn việc chia sẻ tệp ra bên ngoài hoặc gửi thư bằng tính năng DLP. Khi bạn sử dụng một nhãn trong quy tắc, nhãn đó sẽ bị khoá để không bị chỉnh sửa theo cách phá huỷ (không thể tắt hoặc xoá nhãn).
• Tìm tệp nhanh hơn trong Drive Mọi người trong tổ chức của bạn có thể tìm thấy nội dung dựa trên nhãn và trường. Ví dụ: với các trường nhãn "Trạng thái hợp đồng" và "Ngày đến hạn", bạn có thể tìm kiếm trong Drive tất cả hợp đồng đang chờ ký và đến hạn vào thứ Sáu. Tính năng tìm kiếm dựa trên nhãn phân loại trong Gmail không được hỗ trợ.

Phân loại nhãn mẫu bổ sung:

• Kiểm soát xuất khẩu: EAR, ITAR, OFAC
• Tuân thủ: FINRA, HIPAA
• Quyền riêng tư: Thông tin nhận dạng cá nhân, Thông tin nhận dạng cá nhân nhạy cảm, Không có thông tin nhận dạng cá nhân
• Trạng thái: Bản nháp, Đang xem xét, Cuối cùng
• Loại nội dung: Hợp đồng, Tài liệu thiết kế, Bản mô phỏng
• Thử nghiệm thuốc: mã thử nghiệm, mã bệnh nhân

Những nội dung bạn có thể áp dụng nhãn phân loại

• Mọi tệp trong Drive thuộc sở hữu của tổ chức bạn
• Mọi thư trong Gmail do người dùng trong tổ chức của bạn soạn thảo trong Gmail
• Thư được viết trong các ứng dụng email không phải Gmail, tuy nhiên, những thư này chỉ có thể được gắn nhãn theo quy tắc DLP chứ không phải do người dùng gắn nhãn

Bạn không thể áp dụng nhãn phân loại cho những nội dung sau:

• Thư mục, lối tắt, bộ nhớ dùng chung hoặc tệp do một tổ chức khác sở hữu
• Tệp thuộc sở hữu của những người dùng không có giấy phép hỗ trợ nhãn Google Drive
• Thư do những người bên ngoài tổ chức của bạn gửi
• Email đã được gửi hoặc nhận

Người có thể xem nhãn

Khi tạo nhãn, bạn có thể đặt người có thể xem và sử dụng nhãn: toàn bộ tổ chức của bạn (mặc định) hoặc chỉ một số người dùng và nhóm. Nếu không được phép áp dụng hoặc xem nhãn, thì người dùng sẽ không thấy nhãn đó trong Drive hoặc Gmail.

Quản trị viên cấp cao và quản trị viên có đặc quyền Quản lý nhãn có thể xem tất cả nhãn trong trình quản lý nhãn. Quản trị viên có quyền Báo cáo có thể xem nhãn được áp dụng cho các tệp có trong báo cáo và nhật ký kiểm tra, ngay cả khi họ không có quyền Quản lý nhãn.

Khi bạn bật nhãn cho Drive:

• Người dùng có quyền xem và chỉnh sửa nhãn và quyền chỉnh sửa tệp có thể áp dụng nhãn và chỉnh sửa giá trị của trường. Nếu chỉ có quyền xem tệp, họ có thể xem nhãn nhưng không thể áp dụng nhãn hoặc chỉnh sửa giá trị của trường.
• Người dùng có quyền xem nhãn và có quyền truy cập vào tệp có thể tìm kiếm trên Drive theo nhãn hoặc trường.

Khi một nhãn được bật cho Gmail:

• Người dùng có quyền xem và chỉnh sửa nhãn có thể áp dụng nhãn và chỉnh sửa giá trị của trường khi họ soạn thư mới.
• Người dùng có quyền chỉ xem đối với một nhãn sẽ thấy những thông tin sau:
  • Nhãn được thư nháp kế thừa khi người dùng trả lời hoặc chuyển tiếp thư có nhãn
  • Nhãn được áp dụng cho thư mà họ nhận được
• Những người dùng là người được uỷ quyền trên tài khoản của người dùng khác sẽ có các quyền đối với nhãn giống như chủ sở hữu tài khoản trong hộp thư đến đó, ngay cả khi người dùng được uỷ quyền không có các quyền đó.

Nơi nhãn phân loại xuất hiện

Nhãn của Drive:

Người dùng có thể xem tất cả nhãn được áp dụng cho một tệp chưa mở trong Drive của tôi, nơi các nhãn này được liệt kê trong ngăn Chi tiết của tệp. Hoạt động gắn nhãn sẽ xuất hiện trong ngăn Hoạt động của tệp.

Đối với các tệp mở, người dùng có thể nhấp vào Tệp Nhãn để mở ngăn chỉnh sửa nhãn. Tìm hiểu thêm về cách người dùng sử dụng nhãn.

			Nhãn có trường huy hiệu
			Nhãn tiêu chuẩn

Nhãn trong Gmail:

Người dùng có thể thấy nhãn huy hiệu trong chế độ xem hộp thư của Gmail. Khi người dùng mở một thư, nhãn sẽ xuất hiện bên cạnh tên của người gửi nội bộ cho từng thư mà nhãn được áp dụng. Nhãn phân loại của Gmail tồn tại cùng với nhãn Gmail cá nhân của người dùng. Khi một cuộc trò chuyện đang mở, mọi nhãn cá nhân sẽ áp dụng cho toàn bộ cuộc trò chuyện và được liệt kê bên cạnh chủ đề ở trên cùng.

Nhãn không xuất hiện cho:

• Tệp được tải xuống từ Drive
• Tệp được xem trước trong Gmail, Lịch, Chat hoặc Meet

Hạn mức nhãn phân loại

• Bạn có thể tạo tối đa 150 nhãn cho tổ chức của mình.
• Nhãn phân loại trên Drive:
  • Mỗi tệp có thể có tối đa 5 nhãn do người dùng áp dụng. Bạn có thể áp dụng tổng cộng tối đa 20 nhãn, bao gồm cả nhãn do người dùng áp dụng và nhãn do quy tắc áp dụng.
  • Bạn có thể áp dụng nhãn cho mọi tệp trong Drive, nhưng không thể áp dụng cho thư mục, lối tắt, bộ nhớ dùng chung hoặc tệp do một tổ chức khác sở hữu.
• Nhãn phân loại của Gmail:
  • Người dùng và quy tắc có thể áp dụng tổng cộng tối đa 20 nhãn phân loại cho thư. Người dùng sẽ thấy cảnh báo nếu vượt quá hạn mức đó. Nếu nhãn được áp dụng theo quy tắc, thì chỉ có 20 nhãn được xếp hạng cao nhất được áp dụng.

Cách áp dụng nhãn phân loại

Nhãn phân loại trên Drive:

Bạn có một số lựa chọn và có thể sử dụng nhiều lựa chọn:

• Người dùng có quyền chỉnh sửa tệp có thể áp dụng nhãn cho các tệp trong Google Drive.
• Bạn có thể dùng Labels API để tạo, chỉnh sửa, áp dụng và xoá nhãn theo phương thức lập trình. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem Tài liệu về API nhãn của Google Drive.
• Bạn có thể tự động áp dụng nhãn phân loại mặc định cho các tệp khi chúng được tạo hoặc chuyển cho chủ sở hữu mới.
• Nếu phiên bản Google Workspace của bạn hỗ trợ tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho Drive, thì bạn có thể thiết lập các quy tắc DLP để tự động áp dụng nhãn cho nội dung. Quy tắc DLP áp dụng nhãn cho cả tệp mới và tệp hiện có phù hợp với các điều kiện của quy tắc.
• Nếu phiên bản Google Workspace của bạn hỗ trợ tính năng này, bạn có thể thiết lập tính năng phân loại dữ liệu bằng AI để áp dụng nhãn cho cả tệp mới và tệp hiện có.

Nhãn phân loại của Gmail:

• Người dùng có thể áp dụng nhãn mà họ có quyền sử dụng cho thư khi soạn thư trong ứng dụng Gmail trên web.
• Nếu phiên bản Google Workspace bạn đang dùng hỗ trợ tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho Gmail, thì bạn có thể thiết lập các quy tắc DLP để tự động áp dụng nhãn cho thư. Quy tắc DLP áp dụng nhãn cho những thư mới đáp ứng các điều kiện của quy tắc.

Các bước tiếp theo

Tạo nhãn phân loại cho tổ chức của bạn

Câu hỏi thường gặp