Tự động áp dụng nhãn phân loại mặc định cho các tệp mới

Trước khi có thể áp dụng nhãn Drive bằng chế độ phân loại Mặc định, hãy thực hiện các bước sau:

• Tìm hiểu cách nhãn trên Drive hoạt động và các phương pháp hay nhất để sử dụng nhãn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bắt đầu sử dụng nhãn trong Drive với tư cách là quản trị viên.
• Tạo nhãn có một trường nhận giá trị danh sách các lựa chọn hoặc biết các nhãn hiện có mà bạn muốn sử dụng.

Chế độ phân loại mặc định cho phép bạn áp dụng nhãn phân loại mặc định cho các tệp mới trên Drive, dựa trên quyền sở hữu tệp (của một cá nhân hoặc bộ nhớ dùng chung) trong một đơn vị tổ chức hoặc nhóm. Người dùng và bộ nhớ dùng chung có thể thuộc các đơn vị tổ chức khác nhau, nên họ có thể có các chính sách phân loại mặc định khác nhau.

Khi quyền sở hữu tệp thay đổi, Nhãn phân loại mặc định sẽ được áp dụng dựa trên chủ sở hữu mới, nhưng mọi nhãn hiện có sẽ không thay đổi. Ví dụ: nếu người dùng di chuyển một tệp từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung, thì nhãn của bộ nhớ dùng chung sẽ được áp dụng. Ngược lại, nếu người dùng di chuyển một tệp từ bộ nhớ dùng chung sang Drive của tôi, thì nhãn của đơn vị tổ chức hoặc nhóm của người dùng sẽ được áp dụng.

Bạn có thể muốn sử dụng chế độ phân loại mặc định cho các nhãn chung, ít rủi ro (chẳng hạn như bộ phận nào đã tạo tệp) và các quy tắc DLP (Ngăn chặn mất dữ liệu) để áp dụng nhãn dùng cho việc bảo vệ dữ liệu và lưu giữ dữ liệu.

Cách hoạt động của nhãn phân loại mặc định

• Áp dụng nhãn cho các tệp mới và khi quyền sở hữu của một tệp thay đổi. Chế độ phân loại mặc định không áp dụng nhãn cho các tệp hiện có từ trước, trừ phi chủ sở hữu tệp thay đổi.
• Áp dụng nhãn dựa trên đơn vị tổ chức hoặc nhóm của chủ sở hữu tệp. Phân loại mặc định không tìm kiếm nội dung hoặc siêu dữ liệu của tệp theo một số điều kiện nhất định.
• Nếu có quyền thay đổi nhãn, người dùng có thể thay đổi hoặc xoá nhãn sau khi nhãn được áp dụng tự động.
• Chỉ những nhãn có trường danh sách tuỳ chọn mới được hỗ trợ cho chế độ phân loại mặc định.
• Nhãn phân loại mặc định sẽ bị các nhãn do DLP đặt ghi đè, ngay cả khi giá trị phân loại dữ liệu cao hơn trong danh sách lựa chọn.

Cách hoạt động của nhãn do quy tắc DLP đặt

• Áp dụng nhãn cho các tệp mới và tệp hiện có.
• Áp dụng nhãn dựa trên các điều kiện, chẳng hạn như loại tệp, từ khớp và chuỗi khớp.
• Bạn không thể áp dụng nhãn bằng một quy tắc DLP sử dụng nhãn làm điều kiện.
• Bạn có thể ngăn người dùng thay đổi nhãn, ngay cả khi họ có quyền thay đổi nhãn. Nếu người dùng thay đổi nhãn, DLP sẽ quét lại tệp ngay lập tức và quay lại cấu hình nhãn DLP.
• Nếu tổ chức của bạn có một quy tắc NCMDL chặn việc chia sẻ ra bên ngoài, thì người dùng bên ngoài tổ chức của bạn sẽ không thể xem nhật ký phiên bản của những tệp từng được áp dụng bất kỳ quy tắc NCMDL nào. Quy định này bao gồm các quy tắc DLP áp dụng nhãn nhưng không chặn hành vi chia sẻ ra bên ngoài.
• Các quy tắc DLP có thể áp dụng nhãn có trường danh sách tuỳ chọn, bao gồm cả nhãn có huy hiệu.

Cách hoạt động của nhãn phân loại bằng AI

• Áp dụng nhãn cho các tệp mới và tệp hiện có.
• Chỉ những nhãn có một trường danh sách tuỳ chọn với 2–7 giá trị được hỗ trợ cho tính năng phân loại bằng AI.
• Áp dụng nhãn sau một khoảng thời gian huấn luyện. Trong thời gian huấn luyện, những người gắn nhãn được chỉ định sẽ gắn nhãn huấn luyện cho ít nhất 100 tệp cho mỗi lựa chọn về trường.
• Nhãn phân loại bằng AI sẽ bị các nhãn do DLP đặt ghi đè, nhưng sẽ ghi đè nhãn phân loại mặc định.

Mặc dù tính năng Phân loại mặc định (được mô tả trong bài viết này) áp dụng nhãn dựa trên đơn vị tổ chức hoặc nhóm của người dùng, nhưng tính năng phân loại bằng AI yêu cầu bạn huấn luyện một mô hình để nhận dạng nội dung nhạy cảm trong tổ chức của mình. Sau khi mô hình được huấn luyện, tính năng phân loại bằng AI sẽ tự động phân tích các tệp mới và tệp hiện có, đồng thời áp dụng nhãn theo nội dung tệp. Tìm hiểu thêm về tính năng phân loại bằng AI.

Bạn có thể muốn người dùng luôn điền giá trị của một trường nhãn nhất định. Ví dụ: để chỉ định Mức độ nhạy cảm của tệp cho tất cả tệp, chẳng hạn như Tuyệt mật, Nội bộ, Công khai hoặc Cá nhân.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo nhãn Mức độ nhạy cảm của tệp có một trường bắt buộc tên là Phân loại có 4 lựa chọn. Chính sách phân loại tự động sẽ áp dụng nhãn Mức độ nhạy cảm của tệp cho các tệp mới và làm nổi bật trường bắt buộc để nhắc người dùng cung cấp giá trị nhãn.

Nếu cần, bạn có thể đặt giá trị mặc định cho một trường lựa chọn, sau đó người dùng có thể thay đổi giá trị nếu giá trị mặc định không chính xác.

Nếu muốn người dùng có thể chỉnh sửa giá trị của trường hoặc xoá nhãn được áp dụng thông qua chính sách phân loại dữ liệu, bạn phải cấp cho họ quyền của Trình quản lý nhãn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đặt người có thể xem hoặc sử dụng nhãn.

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn áp dụng nhãn mà người dùng không thể xem hoặc chỉnh sửa. Nhãn phân loại dữ liệu được áp dụng cho các tệp mới bất kể quyền của người dùng đối với nhãn là gì.

Quy tắc DLP và chế độ cài đặt phân loại mặc định

Cả quy tắc phân loại mặc định và quy tắc DLP đều có thể áp dụng nhãn cho một tệp. Nhãn được áp dụng theo quy tắc DLP luôn được ưu tiên hơn nhãn được áp dụng theo tính năng phân loại mặc định.

Chế độ cài đặt phân loại mặc định và người dùng

Nhãn sẽ được áp dụng tự động khi người dùng tạo tệp, chuyển quyền sở hữu cho người dùng khác hoặc di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung. Chính sách phân loại dữ liệu sẽ áp dụng một nhãn và có thể áp dụng các giá trị mặc định cho các trường lựa chọn. Bạn nên sử dụng chế độ cài đặt trường bắt buộc trong trình quản lý nhãn để khuyến khích người dùng áp dụng các trường. Quyền của người dùng đối với nhãn không ảnh hưởng đến khả năng áp dụng nhãn thông qua tính năng phân loại dữ liệu. Bạn có thể dùng tính năng phân loại dữ liệu để áp dụng nhãn mà người dùng không thể sửa đổi hoặc xoá (hoặc thậm chí không thể nhìn thấy).

Khi bạn sử dụng nhãn cho chế độ phân loại mặc định, những nhãn đó sẽ bị khoá trong trình quản lý nhãn. Không ai có thể chỉnh sửa, tắt hoặc xoá những nhãn đó. Điều này giúp ngăn chặn những thay đổi có thể vi phạm chính sách kinh doanh. Để mở khoá một nhãn, hãy xoá nhãn đó khỏi tất cả các chính sách phân loại mặc định.