Gmail DLP & automatische classificatielabels

Gebruik een DLP-regel om automatisch classificatielabels toe te passen op Gmail-berichten.

Ondersteunde edities voor deze functie: Frontline Standard en Frontline Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus. Vergelijk uw editie

DLP voor Gmail is ook beschikbaar voor Cloud Identity Premium-gebruikers die tevens een licentie hebben voor Google Workspace-edities die Gmail bevatten.

Nadat u classificatielabels hebt aangemaakt die uw gebruikers handmatig aan hun berichten kunnen toevoegen, kunt u regels voor gegevensverliespreventie (DLP) toevoegen die automatisch classificatielabels aan berichten toepassen of die acties uitvoeren op basis van de classificatielabels van berichten. Gegevensbescherming met DLP-regels helpt u bij het beheren van gevoelige gegevens en hoe deze binnen en buiten uw organisatie worden gedeeld.

Met DLP-regels kunt u automatisch classificatielabels aan berichten toevoegen op basis van de inhoud en gevoeligheid van het bericht. Labels helpen mensen in uw organisatie de gevoeligheid van berichten te begrijpen en berichten dienovereenkomstig te behandelen. Labels helpen mensen in uw organisatie ook de verschillende soorten informatie waarmee ze werken te begrijpen, bijvoorbeeld gevoelige of vertrouwelijke inhoud, of inhoud die specifiek is voor bepaalde projecten of rollen.

Automatische classificatielabels helpen voorkomen dat gevoelige informatie wordt gedeeld in Gmail en e-mailapps van derden (niet-Gmail), zowel binnen uw organisatie als daarbuiten.

Voor gedetailleerde instructies over het instellen van regels die automatisch classificatielabels aan e-mailberichten toevoegen, ga naar Over DLP voor Gmail .

Hoe automatische classificatielabels uw gegevens helpen beschermen

Wanneer iemand binnen uw organisatie een e-mailbericht probeert te verzenden of ontvangt dat persoonsgegevens of andere gevoelige informatie bevat, kan een gegevensbeschermingsregel automatisch een classificatielabel met de naam 'Vertrouwelijk' aan het bericht toevoegen. Dit label geeft de ontvangers aan hoe gevoelig het bericht is. Organisatiebeleid kan vervolgens op basis van dit label op het bericht worden toegepast. Wanneer ontvangers het bericht ontvangen, laat het label hen weten dat de inhoud gevoelig is en op de juiste manier moet worden behandeld.

Door meer regels toe te voegen, kunt u beheren wat er met berichten gebeurt op basis van hun classificatielabels. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat berichten met het label 'Gevoelig ' worden verzonden. Maak een regel met een blokkeeractie die wordt toegepast wanneer iemand een bericht met het label 'Gevoelig' probeert te verzenden. De afzender ontvangt een melding over de gevoelige inhoud en heeft de mogelijkheid om het bericht te bewerken voordat hij of zij het opnieuw probeert te verzenden.

Regels voor gegevensbescherming kunnen gevoelige berichten ook in quarantaine plaatsen voor controle voordat ze worden verzonden. De afzender ontvangt een melding met de optie om het bericht in quarantaine te plaatsen of te bewerken en opnieuw te verzenden. U kunt ook regels toevoegen die alleen berichten controleren. Dit is handig om het gedrag van regels en de impact ervan op gebruikers te testen voordat u berichten in quarantaine plaatst of blokkeert.

Leer meer over synchroon en asynchroon scannen.

Automatische classificatie beschrijft kenmerken en gedrag

Regels die automatisch classificatielabels aan e-mailberichten toevoegen, worden gegevensbeschermingsregels genoemd. De functies, het gedrag en de beperkingen van gegevensbeschermingsregels worden beschreven in Over DLP voor Gmail .

  • Met regels kunt u kiezen uit meerdere voorwaarden om te specificeren wanneer classificatielabels automatisch aan berichten moeten worden toegevoegd.
  • Met regels kunnen labels worden toegekend aan berichten van een specifieke organisatie-eenheid of -groep, of aan uw hele organisatie.
  • Regels passen labels toe wanneer de inhoud van een bericht overeenkomt met de voorwaarden die u in de regel specificeert. U kunt bijvoorbeeld een enkel woord, een tekenreeks of een vooraf gedefinieerd gegevenstype, zoals een belastingnummer of paspoortnummer, matchen. U kunt specificeren waar in het bericht de overeenkomende inhoud voorkomt. De inhoud kan bijvoorbeeld overal in het bericht voorkomen (inclusief bijlagen), of alleen in de berichtheaders of de onderwerpregel.

  • Regels die classificatielabels toepassen, bieden twee opties voor gebruikersrechten om labels te wijzigen:

    • Wijzigingen niet toestaan: Voorkomt dat gebruikers labelwaarden wijzigen, zelfs als ze bewerkingsrechten voor labels hebben. Wanneer een gebruiker probeert een labelwaarde te wijzigen die automatisch aan een bericht is toegevoegd, scant DLP het bericht bij verzending en informeert de gebruiker over de vereiste labels en waarden voor het bericht.

    • Toestaan: Hiermee kunnen gebruikers labelwaarden bijwerken. Door de gebruiker ingestelde waarden hebben voorrang op labelwaarden die automatisch door DLP-regels worden toegepast. Als de gebruiker de waarde van een automatisch toegepast label wijzigt, wordt de DLP-regel niet geactiveerd en wordt het bericht verzonden met de bijgewerkte labelwaarde.

      Bij beide opties kunnen gebruikers een label niet volledig verwijderen. Als een gebruiker probeert een label te verwijderen, krijgt hij of zij een melding en wordt het label opnieuw aangebracht.

  • Een bericht kan maximaal 20 labels hebben, in elke gewenste combinatie van door de gebruiker zichtbare, door de gebruiker toegevoegde en automatisch toegevoegde labels. Om labels te kunnen bekijken, moeten gebruikers de juiste leesrechten voor het label hebben. Als een gebruiker probeert zichtbare labels aan een bericht toe te voegen, krijgt hij of zij een waarschuwing wanneer het aantal zichtbare labels de 20 overschrijdt. Wanneer het aantal handmatig en automatisch toegevoegde labels de 20 overschrijdt, worden alleen de 20 meest relevante labels aan het bericht toegevoegd.

  • Je kunt meerdere labels met één regel toepassen.

  • Je kunt AND , OR of NOT -operatoren gebruiken met voorwaarden. Zie Voorbeelden van DLP-regels met geneste voorwaarde-operatoren voor meer informatie.

  • Wanneer je een Gmail-bericht opstelt:

    • Wanneer de inhoud van een bericht die een regel activeerde uit het bericht wordt verwijderd, wordt het automatisch toegepaste label verwijderd en ontvangt u een melding.
    • Wanneer labels automatisch aan een bericht worden toegevoegd op basis van de berichtinhoud, ontvangt de afzender een melding met de optie om het bericht te bewerken voordat het wordt verzonden.

Begin met automatische classificatielabels

Voordat u classificatielabels en gegevensbeschermingsregels voor e-mail gaat gebruiken, moet u het volgende doen:

Hoe regels automatisch classificatielabels toepassen

Regels voor gegevensbescherming scannen berichten, voorzien ze van labels en voeren acties uit op berichten die aan de voorwaarden in de regels voldoen.

Wanneer de afzender een bericht opstelt:

  1. De afzender klikt op 'Verzenden' en het bericht verlaat de mailbox van de afzender.
  2. Het bericht wordt gescand. Als de inhoud van het bericht voldoet aan de voorwaarden in een regel met de actie 'Classificatielabel toepassen' , wordt het classificatielabel op het bericht toegepast.
    • Nadat een classificatielabel is toegekend, kan het bericht een regel activeren die een voorwaarde met betrekking tot het classificatielabel bevat. Als u geen aanvullende gegevensbeschermingsregels hebt aangemaakt, wordt deze stap overgeslagen.
    • De actie die in de regel is gedefinieerd, bepaalt wat er gebeurt wanneer de gebruiker het bericht probeert te verzenden. Zie voor meer informatie ' Hoe gebruikers met automatische classificatielabels werken' op deze pagina.

Wanneer een gebruiker een bericht met gevoelige inhoud probeert te verzenden, kan hij of zij een foutmelding krijgen. In dat geval moet de gebruiker het bericht opnieuw opstellen.

Hoe gebruikers met classificatielabels werken

Mensen in uw organisatie gebruiken mogelijk al een bepaald type Gmail-labels om hun e-mail te ordenen . Classificatielabels hebben een ander doel en uw gebruikers gaan er anders mee om. Wat uw gebruikers zien, hangt af van of u gegevensbeschermingsregels hebt toegevoegd om berichten met classificatielabels te beheren.

Wanneer een gebruiker een nieuw e-mailbericht verzendt, scant DLP het bericht. Als het bericht een gegevensbeschermingsregel activeert die classificatielabels toepast, worden een of meer labels aan het bericht toegevoegd nadat het bericht is verzonden en de mailbox van de afzender heeft verlaten. De afzender kan de classificatielabels niet zien tijdens het opstellen van een bericht of in de kopie van verzonden berichten in de map 'Verzonden'. Nadat een label automatisch aan een bericht is toegevoegd en zichtbaar is voor de ontvangers, kan de gebruiker op dezelfde manier met het bericht omgaan als met berichten waaraan handmatig labels zijn toegevoegd.

Mensen die nieuwe berichten of berichtreacties ontvangen met classificatielabels, kunnen de labels zien die aan het bericht zijn toegekend. Afzenders die reacties op hun uitgaande berichten met labels ontvangen, kunnen een deel of alle oorspronkelijke labels in de berichtreacties zien.

Ga naar het helpcentrum van Gmail voor gedetailleerde informatie over het werken met classificatielabels.

Deel je feedback

Klik in de beheerdersconsole op een willekeurige pagina over gegevensbescherming op 'Feedback verzenden' .