चैट मैसेज और अटैचमेंट से डेटा लीक होने से रोकना

Chat एक ऐसा ऐप्लिकेशन है जिसमें डेटा ट्रांसफ़र में देरी होने से उपयोगकर्ता अनुभव पर असर पड़ता है. इसलिए, हमने Chat के लिए डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) की सुविधा को इस तरह से डिज़ाइन किया है कि इससे असली उपयोगकर्ता के अनुभव पर कोई असर न पड़े.

• मैसेज के लिए, डीएलपी को स्कैन करने के लिए तय समय दिया जाता है. डिटेक्टर की जटिलता और उनकी संख्या के आधार पर, हो सकता है कि कुछ डिटेक्टर समय पर पूरा न हो पाएं. साथ ही, उन्हें लागू नहीं किया जाएगा. भेजे गए मैसेज और अपलोड किए गए अटैचमेंट के लिए, डीएलपी स्कैन की स्थिति को Google Chat के ऑडिट लॉग में शामिल किया जाता है.
• पहले से तय किए गए इन डिटेक्टर को स्कैन करने में ज़्यादा समय लग सकता है. Chat के डीएलपी नियमों में इनका इस्तेमाल करने से, स्कैन के टाइम आउट होने का खतरा बढ़ जाता है:
  • जन्म की तारीख
  • व्यक्ति का नाम
• अटैचमेंट को स्कैन करने के लिए ज़्यादा समय दिया जाता है.

कॉमा लगाकर अलग की गई वैल्यू (.csv) वाली फ़ाइलों को सादे टेक्स्ट के तौर पर माना जाता है. इस वजह से, हो सकता है कि डीएलपी को उन कॉलम में उल्लंघन न मिले जिनमें फ़ाइल में डेटा की समीक्षा करते समय उल्लंघन दिखते हैं.

पक्का करें कि आपके उपयोगकर्ताओं के Gmail और Google Chat ऐप्लिकेशन अप-टू-डेट हों, ताकि उन्हें ब्लॉक की गई Chat बातचीत के बारे में पूरी जानकारी मिल सके. Gmail और Chat के पुराने वर्शन पर, ऐसे कॉन्टेंट को ब्लॉक कर दिया जाएगा जिसके लिए सिर्फ़ चेतावनी दिखानी चाहिए.

अगर आपने बिना किसी शर्त के डीएलपी नियम बनाया है, तो यह नियम, हर Chat मैसेज और/या अपलोड की गई सभी फ़ाइलों पर लागू होगा. यह इस बात पर निर्भर करता है कि नियम बनाते समय आपने मैसेज, फ़ाइल अटैचमेंट या दोनों में से किसे चुना है.

Chat मैसेज या अटैचमेंट ब्लॉक होने पर, उपयोगकर्ताओं को ये मैसेज मिल सकते हैं:

• आपका मैसेज नहीं भेजा जा सका
• आपके मैसेज को अपडेट नहीं किया जा सका

  आपके मैसेज में कोई ऐसा संवेदनशील कॉन्टेंट हो सकता है जिसे आपके संगठन की नीतियों के मुताबिक, शेयर नहीं किया जा सकता. जैसेः क्रेडिट कार्ड नंबर. ज़रूरत के हिसाब से मैसेज में बदलाव करें. अगर आपको कुछ संदिग्ध लगता है, तो अपने एडमिन से संपर्क करें.

जब कोई मैसेज ब्लॉक हो जाता है, तो उपयोगकर्ता डायलॉग बॉक्स को खारिज कर सकता है. इसके अलावा, वह मैसेज में बदलाव करें पर क्लिक करके, मैसेज के टेक्स्ट में बदलाव कर सकता है या नीति का उल्लंघन करने वाले अटैचमेंट को हटा सकता है.

जब कोई Chat मैसेज या अटैचमेंट, चेतावनी ट्रिगर करता है, तो लोगों को यह मैसेज मिलता है. ध्यान दें कि मैसेज को शुरू में ब्लॉक कर दिया जाता है. इसे सिर्फ़ तब भेजा जाता है, जब उपयोगकर्ता मैसेज भेजने का विकल्प चुनता है:

• अपने मैसेज की जांच करना

  आपके मैसेज में कोई ऐसा संवेदनशील कॉन्टेंट हो सकता है जिसे आपके संगठन की नीतियों के मुताबिक, शेयर नहीं किया जा सकता. जैसेः क्रेडिट कार्ड नंबर. ज़रूरत के हिसाब से मैसेज में बदलाव करें. अगर आपको कुछ संदिग्ध लगता है, तो अपने एडमिन से संपर्क करें.

चेतावनी मिलने के बाद, उपयोगकर्ता के पास ये विकल्प होते हैं: मैसेज में बदलाव करें पर क्लिक करके मैसेज के टेक्स्ट में बदलाव करना, फिर भी भेजें पर क्लिक करके टेक्स्ट को उसी तरह भेजना या डायलॉग बॉक्स को खारिज करना.

यह नियम, किसी बातचीत (डोमेन के अंदर या बाहर) को तब ब्लॉक करता है, जब किसी टेक्स्ट या अटैचमेंट में सोशल सिक्योरिटी नंबर शामिल हो.

1. Google Admin console में, मेन्यू नियम नियम बनाएं डेटा सुरक्षा पर जाएं.

   डेटा की सुरक्षा पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास डीएलपी के नियमों को देखने और मैनेज करने के खास अधिकार होने चाहिए.

2. नियम का नाम और ब्यौरा जोड़ें. जैसे, चैट में एसएसएन शेयर करने पर ब्लॉक करें.
3. Google Chat के लिए, भेजा गया मैसेज और अपलोड की गई फ़ाइल (अटैचमेंट के लिए) चुनें.
4. जारी रखें पर क्लिक करें.
5. कार्रवाइयां सेक्शन में जाकर, Google Chat में जाकर मैसेज ब्लॉक करें को चुनें. यह भी चुनें कि कार्रवाई कब लागू होनी चाहिए. इस उदाहरण के लिए, संगठन से बाहर के लोगों के साथ हुई बातचीत और संगठन के लोगों के साथ हुई बातचीत चुनें. स्पेसेज़, ग्रुप चैट, और 1:1 चैट को चुना हुआ रहने दें.
6. (ज़रूरी नहीं) सूचनाएं सेक्शन में जाकर:
   • इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट को सुरक्षा डैशबोर्ड में किस गंभीरता के लेवल (कम, सामान्य या ज़्यादा) के तहत रिपोर्ट किया जाए, यह चुनें.
   • चुनें कि इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट के लिए, चेतावनी केंद्र को भी सूचना भेजी जानी चाहिए या नहीं. यह भी चुनें कि सूचनाएं पाने के लिए सेट की गई ईमेल सूचनाएं, सभी सुपर एडमिन को भेजनी हैं या अन्य लोगों को.
7. जारी रखें पर क्लिक करें.
8. स्कोप सेक्शन में, सभी <domain.name> पर लागू करें चुनें. इसके अलावा, संगठन की उन इकाइयों या ग्रुप को खोजें और शामिल करें या बाहर रखें जिन पर यह नियम लागू होता है.
9. कॉन्टेंट की शर्तें सेक्शन में, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें और ये वैल्यू चुनें:
   1. स्कैन किए जाने वाले कॉन्टेंट का टाइप—सभी कॉन्टेंट (ध्यान दें कि Google Chat को चुनने पर, सिर्फ़ सभी कॉन्टेंट का टाइप उपलब्ध होता है. भले ही, आपने कोई भी अन्य ऐप्लिकेशन चुना हो)
   2. किस तरह के डेटा को स्कैन करना है—पहले से तय किए गए डेटा टाइप से मेल खाता है (सुझाया गया)
   3. डेटा टाइप चुनें—अमेरिका - सोशल सिक्योरिटी नंबर.
   4. मेल खाने की संभावना का थ्रेशोल्ड—ज़्यादा. शर्त के लिए कॉन्फ़िडेंस थ्रेशोल्ड. यह एक अतिरिक्त मेज़रमेंट है. इसका इस्तेमाल यह तय करने के लिए किया जाता है कि मैसेज, नियम के मुताबिक कार्रवाई को ट्रिगर करते हैं या नहीं.
   5. मेल खाने वाले यूनीक नतीजों की कम से कम संख्या—1. कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, किसी मैसेज या अटैचमेंट में कम से कम इतनी बार यूनीक मैच होना चाहिए.
   6. मेल खाने वाले नतीजों की कम से कम संख्या—1. कार्रवाई ट्रिगर करने के लिए, कॉन्टेंट को किसी मैसेज या अटैचमेंट में कम से कम इतनी बार दिखना चाहिए. उदाहरण के लिए, अगर आपने 2 चुना है, तो कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कॉन्टेंट को मैसेज में कम से कम दो बार दिखना चाहिए.
10. नियम के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. Chat के लिए, संगठन से बाहर और संगठन में होने वाली बातचीत के मैसेज को ब्लॉक करने की कार्रवाई की जाती है.
11. नियम के लिए कोई स्थिति चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है
    • बंद है—आपका नियम मौजूद है, लेकिन तुरंत लागू नहीं होता. इससे आपको नियम की समीक्षा करने और उसे लागू करने से पहले, टीम के सदस्यों के साथ शेयर करने का समय मिलता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. नियम के लिए, 'बंद है' स्टेटस पर क्लिक करें और चालू है चुनें. नियम को चालू करने के बाद, यह काम करता है. साथ ही, डीएलपी संवेदनशील कॉन्टेंट को स्कैन करता है.
12. बनाएं पर क्लिक करें.

यह कॉम्बिनेशन नियम, Chat अटैचमेंट या Drive फ़ाइल के ज़रिए पासपोर्ट की जानकारी को बाहरी लोगों के साथ शेयर करने से रोकता है.

1. Google Admin console में, मेन्यू नियम नियम बनाएं डेटा सुरक्षा पर जाएं.

   डेटा की सुरक्षा पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास डीएलपी के नियमों को देखने और मैनेज करने के खास अधिकार होने चाहिए.

2. नियम का नाम और ब्यौरा जोड़ें. जैसे, Chat और Drive में पासपोर्ट नंबर शेयर करने पर ब्लॉक करें.
3. Google Drive के लिए, Drive में मौजूद फ़ाइलें चुनें. Google Chat के लिए, सिर्फ़ अपलोड की गई फ़ाइल चुनें.
4. जारी रखें पर क्लिक करें.
5. कार्रवाइयां सेक्शन में जाकर:
   1. Google Chat में जाकर, मैसेज ब्लॉक करें को चुनें. यह भी चुनें कि कार्रवाई कब लागू होनी चाहिए. इस उदाहरण के लिए, संगठन के अंदर की बातचीत को अनचेक करें और संगठन के बाहर की बातचीत को चेक रहने दें. आपके पास यह चुनने का विकल्प भी होता है कि नियम को किस तरह की चैट पर लागू करना है.
   2. Google Drive में जाकर, तीसरे पक्ष के साथ शेयर करने की सुविधा ब्लॉक करें को चुनें.
6. (ज़रूरी नहीं) सूचनाएं सेक्शन में जाकर:
   • इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट को सुरक्षा डैशबोर्ड में किस गंभीरता के लेवल (कम, सामान्य या ज़्यादा) के तहत रिपोर्ट किया जाए, यह चुनें.
   • चुनें कि इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट के लिए, चेतावनी केंद्र को भी सूचना भेजी जानी चाहिए या नहीं. यह भी चुनें कि सूचनाएं पाने के लिए सेट की गई ईमेल सूचनाएं, सभी सुपर एडमिन को भेजनी हैं या अन्य लोगों को.
7. जारी रखें पर क्लिक करें.
8. स्कोप सेक्शन में, सभी <domain.name> पर लागू करें चुनें. इसके अलावा, संगठन की उन इकाइयों या ग्रुप को खोजें और शामिल करें या बाहर रखें जिन पर यह नियम लागू होता है.
9. कॉन्टेंट की शर्तें सेक्शन में, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें और ये वैल्यू चुनें:
   1. स्कैन करने के लिए कॉन्टेंट का टाइप—सभी तरह का कॉन्टेंट. ध्यान दें कि अगर आपने Google Chat चुना है, तो सभी तरह का कॉन्टेंट ही स्कैन किया जा सकता है. भले ही, आपने कोई और ऐप्लिकेशन चुना हो.
   2. किस तरह के डेटा को स्कैन करना है—पहले से तय किए गए डेटा टाइप से मेल खाता है (सुझाया गया)
   3. डेटा टाइप चुनें—अमेरिका का पासपोर्ट
   4. मेल खाने की संभावना का थ्रेशोल्ड—ज़्यादा. शर्त के लिए कॉन्फ़िडेंस थ्रेशोल्ड. यह एक अतिरिक्त मेज़रमेंट है. इसका इस्तेमाल यह तय करने के लिए किया जाता है कि मैसेज, कार्रवाई को ट्रिगर करते हैं या नहीं.
   5. मेल खाने वाले यूनीक नतीजों की कम से कम संख्या—1. कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कम से कम इतनी बार यूनीक मैच दस्तावेज़ में मिलना चाहिए.
   6. मेल खाने वाले नतीजों की कम से कम संख्या—1. कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कॉन्टेंट को मैसेज में कम से कम इतनी बार दिखना चाहिए. उदाहरण के लिए, अगर आपने 2 चुना है, तो कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कॉन्टेंट को मैसेज में कम से कम दो बार दिखना चाहिए.
10. नियम के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. Chat के लिए, बाहरी बातचीत के लिए सिर्फ़ कॉन्टेंट को ब्लॉक करने की कार्रवाई की जाती है. Drive के लिए, बाहरी शेयरिंग को ब्लॉक करने की कार्रवाई की जाती है.
11. नियम के लिए कोई स्थिति चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है
    • बंद है—आपका नियम मौजूद है, लेकिन तुरंत लागू नहीं होता. इससे आपको नियम की समीक्षा करने और उसे लागू करने से पहले, टीम के सदस्यों के साथ शेयर करने का समय मिलता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. नियम के लिए, 'बंद है' स्टेटस पर क्लिक करें और चालू है चुनें. नियम को चालू करने के बाद, यह काम करता है. साथ ही, डीएलपी संवेदनशील कॉन्टेंट को स्कैन करता है.
12. बनाएं पर क्लिक करें.

इस उदाहरण में, जब चैट में अपलोड किए गए दस्तावेज़ों में किसी प्रोजेक्ट का कोड नेम (इस उदाहरण में, SpiderWeb) या प्रोजेक्ट का संक्षिप्त नाम (इस उदाहरण में, SpdW) दिखता है, तब नियम के ऑडिट लॉग में लॉग किया जाता है.

1. Google Admin console में, मेन्यू नियम नियम बनाएं डेटा सुरक्षा पर जाएं.

   डेटा की सुरक्षा पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास डीएलपी के नियमों को देखने और मैनेज करने के खास अधिकार होने चाहिए.

2. नियम का नाम और ब्यौरा जोड़ें. जैसे, Chat में नाम शेयर करने पर लॉग करें.
3. Google Chat के लिए, सिर्फ़ अपलोड की गई फ़ाइल को चुनें.
4. जारी रखें पर क्लिक करें.
5. कार्रवाइयां सेक्शन में जाकर, चैट में जाकर सिर्फ़ ऑडिट करें को चुनें. इसके अलावा, Chat के लिए यह भी चुनें कि कार्रवाई कब लागू होनी चाहिए. इस उदाहरण के लिए, बाहरी बातचीत और संगठन के अंदर होने वाली बातचीत, दोनों को चुनें.
6. (ज़रूरी नहीं) सूचनाएं सेक्शन में जाकर:
   • इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट को सुरक्षा डैशबोर्ड में किस गंभीरता के लेवल (कम, सामान्य या ज़्यादा) के तहत रिपोर्ट किया जाए, यह चुनें.
   • चुनें कि इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट के लिए, चेतावनी केंद्र को भी सूचना भेजी जानी चाहिए या नहीं. यह भी चुनें कि सूचनाएं पाने के लिए सेट की गई ईमेल सूचनाएं, सभी सुपर एडमिन को भेजनी हैं या अन्य लोगों को.
7. जारी रखें पर क्लिक करें.
8. स्कोप सेक्शन में, सभी <domain.name> पर लागू करें चुनें. इसके अलावा, संगठन की उन इकाइयों या ग्रुप को खोजें और शामिल करें या बाहर रखें जिन पर यह नियम लागू होता है.
9. कॉन्टेंट की शर्तें सेक्शन में, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें और ये वैल्यू चुनें:
   1. स्कैन करने के लिए कॉन्टेंट का टाइप—सभी तरह का कॉन्टेंट. ध्यान दें कि अगर आपने Google Chat चुना है, तो सभी तरह का कॉन्टेंट ही स्कैन किया जा सकता है. भले ही, आपने कोई और ऐप्लिकेशन चुना हो.
   2. क्या स्कैन करना है—टेक्स्ट स्ट्रिंग शामिल हो
   3. मैच करने के लिए कॉन्टेंट डालें—SpiderWeb
10. 'या' शर्त जोड़ने के लिए, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, ये वैल्यू चुनें:
    1. स्कैन किए जाने वाले कॉन्टेंट का टाइप—सभी कॉन्टेंट
    2. क्या स्कैन करना है—टेक्स्ट स्ट्रिंग शामिल हो
    3. मैच करने के लिए कॉन्टेंट डालें—SpdW
11. नियम के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. कार्रवाई में जाकर देखें कि चैट के लिए की गई कार्रवाई सिर्फ़ ऑडिट के लिए है. साथ ही, इसमें यह भी बताया गया है कि कार्रवाई बाहरी और आंतरिक बातचीत के लिए की गई है.
12. नियम के लिए कोई स्थिति चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है
    • बंद है—आपका नियम मौजूद है, लेकिन तुरंत लागू नहीं होता. इससे आपको नियम की समीक्षा करने और उसे लागू करने से पहले, टीम के सदस्यों के साथ शेयर करने का समय मिलता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. नियम के लिए, 'बंद है' स्टेटस पर क्लिक करें और चालू है चुनें. नियम को चालू करने के बाद, यह काम करता है. साथ ही, डीएलपी संवेदनशील कॉन्टेंट को स्कैन करता है.
13. बनाएं पर क्लिक करें.

इस उदाहरण में, एक ऐसा कस्टम डिटेक्टर बनाया गया है जो प्रोजेक्ट से जुड़े संवेदनशील शब्दों की सूची बनाता है. इसके बाद, इस कस्टम डिटेक्टर का इस्तेमाल, डीएलपी नियम में शर्त के तौर पर किया जाएगा.

डिटेक्टर बनाना

1. Google Admin console में, मेन्यू सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा पर जाएं.

   डेटा की सुरक्षा पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास डीएलपी के नियम देखने और उन्हें मैनेज करने से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

2. डिटेक्टर मैनेज करें पर क्लिक करें.
3. डिटेक्टर जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, शब्दों की सूची पर क्लिक करें.
4. शब्दों की सूची जोड़ें विंडो में:
   1. नाम (जैसे, संवेदनशील शब्द) और ब्यौरा जोड़ें.
   2. कॉमा लगाकर अलग किए गए, संवेदनशील शब्दों की सूची जोड़ें. ध्यान दें कि बड़े अक्षरों और सिंबल को अनदेखा किया जाता है. सिर्फ़ पूरे शब्दों का मिलान किया जाता है. शब्दों की सूची का पता लगाने वाले टूल में मौजूद शब्दों में, कम से कम दो वर्ण ऐसे होने चाहिए जो अक्षर या अंक हों.
5. बनाएं पर क्लिक करें. अब नियम की शर्त में, कस्टम डिटेक्टर का इस्तेमाल किया जा सकता है.

किसी नियम में कस्टम डिटेक्टर का इस्तेमाल करना

1. Google Admin console में, मेन्यू सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा पर जाएं.

   डेटा की सुरक्षा पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास डीएलपी के नियम देखने और उन्हें मैनेज करने से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

2. नियम मैनेज करें नियम जोड़ें नया नियम पर क्लिक करें.
3. नियम का नाम जोड़ें. जैसे, उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देने के लिए संवेदनशील शब्द. साथ ही, नियम के बारे में जानकारी जोड़ें.
4. Google Chat के लिए, भेजा गया मैसेज और अपलोड की गई फ़ाइल चुनें.
5. जारी रखें पर क्लिक करें.
6. कार्रवाइयां सेक्शन में, चैट में जाकर उपयोगकर्ताओं को चेतावनी दें को चुनें. इसके अलावा, Chat के लिए यह भी चुनें कि कार्रवाई कब लागू होनी चाहिए. इस उदाहरण के लिए, संगठन से बाहर के लोगों के साथ हुई बातचीत और संगठन के लोगों के साथ हुई बातचीत चुनें.
7. (ज़रूरी नहीं) सूचनाएं सेक्शन में जाकर:
   • इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट को सुरक्षा डैशबोर्ड में किस गंभीरता के लेवल (कम, सामान्य या ज़्यादा) के तहत रिपोर्ट किया जाए, यह चुनें.
   • चुनें कि इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट के लिए, चेतावनी केंद्र को भी सूचना भेजी जानी चाहिए या नहीं. यह भी चुनें कि सूचनाएं पाने के लिए सेट की गई ईमेल सूचनाएं, सभी सुपर एडमिन को भेजनी हैं या अन्य लोगों को.
8. स्कोप सेक्शन में, सभी <domain.name> पर लागू करें चुनें. इसके अलावा, संगठन की उन इकाइयों या ग्रुप को खोजें और शामिल करें या बाहर रखें जिन पर यह नियम लागू होता है.
9. कॉन्टेंट की शर्तें सेक्शन में, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें और ये वैल्यू चुनें:
   • स्कैन करने के लिए कॉन्टेंट का टाइप—सभी तरह का कॉन्टेंट. ध्यान दें कि अगर आपने Google Chat चुना है, तो सभी तरह का कॉन्टेंट ही स्कैन किया जा सकता है. भले ही, आपने कोई और ऐप्लिकेशन चुना हो.
   • क्या स्कैन करना है—शब्दों की सूची में मौजूद शब्दों से मेल खाए
   • शब्द की सूची का नाम—संवेदनशील शब्द
   • मैच मोड—किसी भी शब्द से मेल खाता है
   • कोई शब्द कम से कम कुल कितनी बार मिला—1
10. नियम के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. कार्रवाई में जाकर देखें कि Chat के लिए कार्रवाई उपयोगकर्ताओं को चेतावनी दें है. इसमें यह भी बताया गया है कि यह कार्रवाई बाहरी और आंतरिक बातचीत के लिए होती है.
11. नियम के लिए कोई स्थिति चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है
    • बंद है—आपका नियम मौजूद है, लेकिन तुरंत लागू नहीं होता. इससे आपको नियम की समीक्षा करने और उसे लागू करने से पहले, टीम के सदस्यों के साथ शेयर करने का समय मिलता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. नियम के लिए, 'बंद है' स्टेटस पर क्लिक करें और चालू है चुनें. नियम को चालू करने के बाद, यह काम करता है. साथ ही, डीएलपी संवेदनशील कॉन्टेंट को स्कैन करता है.
12. बनाएं पर क्लिक करें.

नियम के टेंप्लेट में शर्तों का एक सेट होता है. इसमें डेटा सुरक्षा से जुड़े कई सामान्य मामलों को शामिल किया जाता है. डेटा की सुरक्षा से जुड़ी सामान्य स्थितियों के लिए नीतियां सेट अप करने के लिए, नियम टेंप्लेट का इस्तेमाल करें.

इस उदाहरण में, नियम के टेंप्लेट का इस्तेमाल किया गया है. इससे, चैट मैसेज भेजने, चैट में कोई फ़ाइल अपलोड करने या Drive की कोई फ़ाइल शेयर करने पर रोक लगाई जा सकती है. ऐसा तब होगा, जब मैसेज या फ़ाइल में अमेरिका के लोगों की व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी (पीआईआई) शामिल हो.

शुरू करने से पहले, अपने सुपर एडमिन खाते या इन अधिकारों वाले किसी डेलिगेट किए गए एडमिन खाते में साइन इन करें:

• संगठन की इकाई के एडमिन के पास मौजूद अधिकार.
• Groups के एडमिन के पास मौजूद अधिकार.
• डीएलपी का नियम देखें और डीएलपी का नियम मैनेज करें के खास अधिकार. ध्यान दें कि नियम बनाने और उनमें बदलाव करने का पूरा ऐक्सेस पाने के लिए, आपको देखें और मैनेज करें, दोनों अनुमतियां चालू करनी होंगी. हमारा सुझाव है कि आप एक ऐसी कस्टम भूमिका बनाएं जिसमें ये दोनों अनुमतियां हों.
• मेटाडेटा और एट्रिब्यूट देखने के अधिकार (सिर्फ़ जांच टूल का इस्तेमाल करने के लिए ज़रूरी है): Security Center जांच टूल नियम मेटाडेटा और एट्रिब्यूट देखें.

एडमिन के अधिकारों और एडमिन के कस्टम रोल बनाने के बारे में ज़्यादा जानें.

1. मेन्यू नियम पर जाएं.
2. टेंप्लेट पर क्लिक करें.
3. टेंप्लेट पेज पर, Prevent PII information sharing (US) पर क्लिक करें.
4. नाम सेक्शन में, नियम का डिफ़ॉल्ट नाम और ब्यौरा स्वीकार करें या नई वैल्यू डालें.
5. ऐप्लिकेशन में, ये विकल्प पहले से चुने हुए होते हैं:
   • Google Chat के लिए, मैसेज भेजा गया और फ़ाइल अपलोड की गई की जांच की जाती है.
   • Gmail के लिए, मैसेज भेजा गया विकल्प चुना जाता है.
   • Google Drive के लिए, Drive में मौजूद फ़ाइलें को चुना गया है.
6. पीआईआई के नियम के टेंप्लेट के लिए चुनी गई डिफ़ॉल्ट कार्रवाइयों की समीक्षा करने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. Chat और Gmail के लिए, मैसेज को ब्लॉक करने की कार्रवाई चुनी गई है. वहीं, Drive के लिए, संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा को ब्लॉक करने की कार्रवाई चुनी गई है.
7. जारी रखें पर क्लिक करें.
8. स्कोप सेक्शन में, उन संगठन इकाइयों के ग्रुप खोजें और चुनें जिन पर यह नियम लागू होता है.
9. व्यक्तिगत पहचान से जुड़ी जानकारी (पीआईआई) के नियम वाले टेंप्लेट के लिए, पहले से चुनी गई डिफ़ॉल्ट शर्तों की समीक्षा करें:
   • स्कैन करने के लिए कॉन्टेंट का टाइप—सभी तरह का कॉन्टेंट. ध्यान दें कि अगर आपने Google Chat चुना है, तो सभी तरह का कॉन्टेंट ही स्कैन किया जा सकता है. भले ही, आपने कोई और ऐप्लिकेशन चुना हो.
   • किस तरह के डेटा को स्कैन करना है—पहले से तय किए गए डेटा टाइप से मेल खाता है (सुझाया गया)
   • डेटा टाइप चुनें—कई तरह के डेटा टाइप, जैसे कि सोशल सिक्योरिटी नंबर, ड्राइविंग लाइसेंस नंबर, और अमेरिका का पासपोर्ट नंबर.
   • मेल खाने की संभावना का थ्रेशोल्ड—बहुत ज़्यादा. शर्त के लिए कॉन्फ़िडेंस थ्रेशोल्ड. यह एक अतिरिक्त मेज़रमेंट है. इसका इस्तेमाल यह तय करने के लिए किया जाता है कि मैसेज, कार्रवाई को ट्रिगर करते हैं या नहीं.
   • मेल खाने वाले यूनीक नतीजों की कम से कम संख्या—1. कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कम से कम इतनी बार यूनीक मैच दस्तावेज़ में मिलना चाहिए.
   • मेल खाने वाले नतीजों की कम से कम संख्या—1. कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कॉन्टेंट को मैसेज में कम से कम इतनी बार दिखना चाहिए. उदाहरण के लिए, अगर आपने 2 चुना है, तो कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए, कॉन्टेंट को मैसेज में कम से कम दो बार दिखना चाहिए.
10. नियम के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें.
11. नियम के लिए कोई स्थिति चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है
    • बंद है—आपका नियम मौजूद है, लेकिन तुरंत लागू नहीं होता. इससे आपको नियम की समीक्षा करने और उसे लागू करने से पहले, टीम के सदस्यों के साथ शेयर करने का समय मिलता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. नियम के लिए, 'बंद है' स्टेटस पर क्लिक करें और चालू है चुनें. नियम को चालू करने के बाद, यह काम करता है. साथ ही, डीएलपी संवेदनशील कॉन्टेंट को स्कैन करता है.
12. बनाएं पर क्लिक करें.

अपने संगठन के एडमिन के तौर पर, आपके पास यह विकल्प होता है कि नियम ट्रिगर होने पर, उपयोगकर्ताओं को दिखाने के लिए कोई मैसेज जोड़ा जा सके. मैसेज को अपनी पसंद के मुताबिक बनाया जा सकता है, ताकि उपयोगकर्ताओं को नीति का उल्लंघन करने वाले कॉन्टेंट के बारे में पता चल सके और वे उसे ठीक कर सकें. इसके बाद, मैसेज को ब्लॉक किया जा सकता है या उन्हें चेतावनी दी जा सकती है.

1. मेन्यू नियम पर जाएं.
2. संवेदनशील कॉन्टेंट की पहचान करने और उसकी सुरक्षा करने के लिए, नियम बनाएं पर क्लिक करें.
3. नाम पर क्लिक करें और नियम का नाम डालें.
   (ज़रूरी नहीं) नियम के बारे में जानकारी डालने के लिए, जानकारी पर क्लिक करें और जानकारी डालें.
4. ऐप्लिकेशन और Google Chat के लिए,इनमें से एक या एक से ज़्यादा विकल्प चुनें:
   • मैसेज पर नियम लागू करने के लिए, भेजा गया मैसेज बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
   • अटैचमेंट पर नियम लागू करने के लिए, अपलोड की गई फ़ाइल बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
5. जारी रखें पर क्लिक करें.
6. कार्रवाई पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें:
   • उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देने के लिए, उपयोगकर्ताओं को चेतावनी दें को चुनें.
   • मैसेज को ब्लॉक करने के लिए, मैसेज ब्लॉक करें को चुनें.
7. नियम लागू करने का समय चुनें और मैसेज को पसंद के मुताबिक बनाएं बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
8. अपनी पसंद के मुताबिक बनाया गया मैसेज डालें. ज़्यादा से ज़्यादा 300 वर्णों वाले मैसेज बनाए जा सकते हैं और उनमें लिंक डाले जा सकते हैं. मैसेज में जोड़े गए यूआरएल को भी वर्ण सीमा में गिना जाता है.
9. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह चुनना है कि इस नियम से ट्रिगर होने वाले इवेंट को Admin console में किस गंभीरता के स्तर पर रिपोर्ट किया जाए, तो सूचनाएं के लिए कम, सामान्य या ज़्यादा चुनें.
10. (ज़रूरी नहीं) नियम के ट्रिगर होने पर, चेतावनी केंद्र को सूचना भेजने के लिए, चेतावनी केंद्र को भेजें बॉक्स को चुनें. साथ ही, सभी सुपर एडमिन को सूचना भेजने के लिए, सभी सुपर एडमिन बॉक्स को चुनें. सूचनाएं पाने के लिए, अन्य ईमेल पते भी डाले जा सकते हैं.
11. स्कोप के लिए, इनमें से कोई विकल्प चुनें:
    • अपने पूरे संगठन पर यह नियम लागू करने के लिए, सभी domain.name चुनें.
    • अगर आपको यह नियम संगठन की कुछ इकाइयों या ग्रुप पर लागू करना है, तो संगठन की इकाइयां और/या ग्रुप चुनें. इसके बाद, संगठन की इकाइयों और ग्रुप को शामिल या बाहर करें.
12. (ज़रूरी नहीं) कोई शर्त जोड़ने के लिए:
    1. शर्त जोड़ें पर क्लिक करें. Google Chat के लिए, सिर्फ़ सभी कॉन्टेंट का विकल्प उपलब्ध है.
    2. किस तरह का डेटा स्कैन करना है पर क्लिक करें. इसके बाद, स्कैन के टाइप के लिए ज़रूरी एट्रिब्यूट भरें.
       
       अगर आपने बिना किसी शर्त के डीएलपी नियम बनाया है, तो नियम के तहत तय की गई कार्रवाई, हर Chat मैसेज और अपलोड की गई सभी फ़ाइलों पर लागू होगी. हालांकि, यह इस बात पर निर्भर करता है कि नियम बनाते समय आपने मैसेज, फ़ाइल अटैचमेंट या दोनों में से किसे चुना है.
13. जारी रखें पर क्लिक करें और नियम की जानकारी देखें.
14. नियम के लिए कोई स्थिति चुनें:
    • चालू है—आपका नियम तुरंत लागू होता है.
    • बंद है—आपका नियम मौजूद है, लेकिन तुरंत लागू नहीं होता. इस विकल्प की मदद से, नियम को लागू करने से पहले उसकी समीक्षा की जा सकती है. साथ ही, उसे टीम के सदस्यों के साथ शेयर किया जा सकता है. नियम को बाद में चालू करने के लिए, Admin console में सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा नियम मैनेज करें पर जाएं. इसके बाद, स्टेटस को चालू है पर सेट करें और पुष्टि करें पर क्लिक करें.
15. बनाएं पर क्लिक करें.

1. Admin console के होम पेज पर, सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल डेटा सुरक्षा पर जाएं.
2. डेटा सुरक्षा से जुड़ी सेटिंग में जाकर, ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) पर क्लिक करें. डिफ़ॉल्ट रूप से, यह चालू होता है. अगर ओसीआर की सुविधा बंद है, तो बंद को चुनें और उसे चालू पर स्लाइड करें.
3. सेव करें पर क्लिक करें. इससे, Google Chat पर लागू होने वाले डेटा की सुरक्षा के नियमों के लिए, ओसीआर की सुविधा चालू हो जाती है.

ध्यान दें: इस सेटिंग को चालू करने के बाद, यह Chat के लिए डीएलपी के सभी नियमों पर लागू होगी. इसे चुनिंदा तौर पर, कुछ नियमों पर लागू नहीं किया जा सकता.

डेटा की सुरक्षा का नियम बनाते समय, यह पुष्टि की जा सकती है कि ओसीआर की सुविधा चालू है.

1. Admin console के होम पेज पर, नियम पर जाएं.
2. अपने संवेदनशील कॉन्टेंट की सुरक्षा करें में जाकर, नियम बनाएं पर क्लिक करें.
3. नियम का नाम और जानकारी डालें.
4. ऐप्लिकेशन में जाकर, Google Chat के लिए अपलोड की गई फ़ाइल को चुनें.
5. यह देखने के लिए कि ओसीआर की सुविधा चालू है या नहीं, इस पर क्लिक करें. अगर Google Chat के लिए ओसीआर की सुविधा नहीं चुनी गई है, तो Google Chat बॉक्स को चुनें. इसके बाद, सेव करें पर क्लिक करें.
6. नियम बनाने की प्रोसेस पूरी करने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. नियम बनाने के बारे में मदद पाने के लिए, ऊपर दिए गए Chat के लिए डीएलपी नियम के उदाहरण देखें.

अगर उल्लंघन करने वाला मूल मैसेज या अटैचमेंट नहीं दिख रहा है, तो इसकी ये वजहें हो सकती हैं:

• इसे नहीं भेजा गया (ब्लॉक कर दिया गया था). सिर्फ़ उस कॉन्टेंट को देखा जा सकता है जिसे भेजा गया है और जो सिर्फ़ ऑडिट करने से जुड़े नियम का उल्लंघन करता है.
• यह मैसेज, किसी दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली बातचीत में भेजा गया था.
• मैसेज को सेव रखने की अवधि खत्म हो गई है.