Предотвратите утечку данных из сообщений чата и вложений.

Чат — это приложение, чувствительное к задержкам, и мы разработали Chat DLP таким образом, чтобы оно не ухудшало пользовательский опыт.

• Для сообщений системе DLP отводится фиксированное количество времени на сканирование. В зависимости от сложности и количества используемых детекторов, некоторые из них могут не завершить сканирование вовремя и не будут задействованы. Статус сканирования DLP включается в журнал аудита Google Chat для отправленных сообщений и загруженных вложений.
• Для сканирования следующих предопределенных детекторов может потребоваться больше времени — их использование в правилах DLP для чата увеличивает риск превышения времени ожидания сканирования:
  • Дата рождения
  • Имя человека
• Вложениям предоставляется больше времени для сканирования.

Файлы с разделителями-запятыми (.csv) обрабатываются как обычный текст. В результате DLP может не обнаружить нарушения в столбцах, которые очевидны при просмотре данных в файле.

Убедитесь, что приложения Gmail и Google Chat у ваших пользователей обновлены до последней версии, чтобы они получали полную информацию о заблокированных чатах. В более старых версиях Gmail и Chat будет блокироваться контент, который должен вызывать только предупреждение.

Если вы создадите правило DLP без условия, правило применит указанное действие ко всем сообщениям чата и/или ко всем загруженным файлам (в зависимости от того, выберете ли вы сообщения, вложения файлов или и то, и другое при создании правила).

Вот некоторые сообщения, которые пользователи могут получить при блокировке сообщения в чате или вложения:

• Ваше сообщение не удалось отправить.
• Ваше сообщение не удалось обновить.

  Ваше сообщение может содержать конфиденциальную информацию (например, номера кредитных карт), которую не следует разглашать в соответствии с политикой вашей организации. При необходимости отредактируйте сообщение или проконсультируйтесь с администратором, если что-то кажется не так.

Если сообщение заблокировано, пользователь может закрыть диалоговое окно или нажать «Редактировать сообщение» и отредактировать текст сообщения или удалить нарушающее правила вложение.

Когда сообщение в чате или вложение вызывают предупреждение, пользователи получают следующее сообщение. Обратите внимание, что сообщение изначально блокируется и отправляется только в том случае, если пользователь всё же решит отправить его:

• Проверьте ваше сообщение

  Ваше сообщение может содержать конфиденциальную информацию (например, номера кредитных карт), которую не следует разглашать в соответствии с политикой вашей организации. При необходимости отредактируйте сообщение или проконсультируйтесь с администратором, если что-то кажется не так.

После получения предупреждения пользователь может нажать кнопку «Редактировать сообщение» и отредактировать текст сообщения, нажать кнопку «Отправить в любом случае» , чтобы отправить текст как есть, или закрыть диалоговое окно.

Это правило блокирует переписку (внутреннюю или внешнюю), если текстовое сообщение или вложение содержат номер социального страхования.

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Правила Создать правило Защита данных .

   Перейдите в раздел «Защита данных».

   Для этого требуются права на просмотр и управление правилами DLP .

2. Добавьте название и описание правила, например, «Блокировать при обмене номером социального страхования в чате» .
3. В Google Chat выберите «Сообщение отправлено» и «Файл загружен» (для вложений).
4. Нажмите «Продолжить» .
5. В разделе «Действия» в подразделе «Google Chat» выберите «Заблокировать сообщение» . Также выберите, когда должно применяться это действие. В этом примере выберите «Внешние беседы» и «Внутренние беседы» . Оставьте выбранными «Пространства» , «Групповые чаты» и «Чаты один на один» .
6. (Необязательно) В разделе «Оповещения» :
   • Выберите уровень серьезности (низкий, средний или высокий) для отображения событий, вызванных этим правилом, на панели мониторинга безопасности.
   • Выберите, следует ли отправлять оповещение в центр оповещений при возникновении события, вызванного этим правилом. Также выберите, следует ли отправлять уведомления по электронной почте всем суперадминистраторам или другим получателям.
7. Нажмите «Продолжить» .
8. В разделе «Область применения» выберите «Применить ко всем < domain.name >» или выберите поиск и включение или исключение организационных подразделений или групп, к которым применяется правило.
9. В разделе «Условия содержимого» нажмите «Добавить условие» и выберите следующие значения:
   1. Тип контента для сканирования — Весь контент (обратите внимание, что при выборе Google Chat доступен только один тип контента — «Весь контент», независимо от того, какие другие приложения выбраны).
   2. Что искать — Соответствует предопределенному типу данных (рекомендуется)
   3. Выберите тип данных — Соединенные Штаты — Номер социального страхования.
   4. Пороговое значение вероятности — высокое. Порог достоверности для данного условия. Это дополнительная мера, используемая для определения того, запускают ли сообщения действие правила.
   5. Минимальное количество уникальных совпадений — 1. Минимальное количество раз, которое уникальное совпадение должно встречаться в сообщении или вложении, чтобы запустить действие.
   6. Минимальное количество совпадений — 1. Количество раз, которое контент должен появиться в сообщении или вложении, чтобы запустить действие. Например, если вы выберете 2, контент должен появиться в сообщении как минимум дважды, чтобы запустить действие.
10. Нажмите «Продолжить» , чтобы ознакомиться с подробностями правила. Действие для чата заключается в блокировке сообщений как для внешних, так и для внутренних переписок.
11. Выберите статус для правила:
    • Активно — Ваше правило вступает в силу немедленно.
    • Неактивно — Ваше правило существует, но не выполняется немедленно. Это даёт вам время проверить правило и поделиться им с членами команды перед его внедрением. Активируйте правило позже, перейдя в раздел «Безопасность». Контроль доступа и данных Защита данных Управление правилами . Щелкните статус «Неактивно» для правила и выберите «Активно» . Правило запустится после его активации, и DLP выполнит сканирование на наличие конфиденциальной информации.
12. Нажмите «Создать» .

Это комбинированное правило блокирует внешнюю передачу паспортной информации как через вложения в чате, так и через файлы на Google Диске.

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Правила Создать правило Защита данных .

   Перейдите в раздел «Защита данных».

   Для этого требуются права на просмотр и управление правилами DLP .

2. Добавьте название и описание правила, например, «Блокировать при совместном использовании номера паспорта в чате и на Google Диске».
3. Для Google Drive выберите «Файлы Drive» . Для Google Chat выберите «Только загруженные файлы» .
4. Нажмите «Продолжить» .
5. В разделе «Действия» :
   1. В Google Chat выберите «Заблокировать сообщение» . Также выберите, когда должно применяться действие. В этом примере снимите флажок «Внутренние беседы» и оставьте флажок «Внешние беседы» выбранным. Вы также можете выбрать типы чатов, к которым будет применяться правило.
   2. В разделе Google Drive выберите «Блокировать внешний доступ» .
6. (Необязательно) В разделе «Оповещения» :
   • Выберите уровень серьезности (низкий, средний или высокий) для отображения событий, вызванных этим правилом, на панели мониторинга безопасности.
   • Выберите, следует ли отправлять оповещение в центр оповещений при возникновении события, вызванного этим правилом. Также выберите, следует ли отправлять уведомления по электронной почте всем суперадминистраторам или другим получателям.
7. Нажмите «Продолжить» .
8. В разделе «Область применения» выберите «Применить ко всем < domain.name >» или выберите поиск и включение или исключение организационных подразделений или групп, к которым применяется правило.
9. В разделе «Условия содержимого» нажмите «Добавить условие» и выберите следующие значения:
   1. Тип контента для сканирования — Весь контент (обратите внимание, что при выборе Google Chat доступен только один тип контента — «Весь контент», независимо от того, какие другие приложения выбраны).
   2. Что искать — Соответствует предопределенному типу данных (рекомендуется)
   3. Выберите тип данных — Паспорт США
   4. Пороговое значение вероятности — высокое. Порог достоверности для данного условия. Это дополнительная мера, используемая для определения того, вызывают ли сообщения действие.
   5. Минимальное количество уникальных совпадений — 1. Минимальное количество раз, которое уникальное совпадение должно встречаться в документе для запуска действия.
   6. Минимальное количество совпадений — 1. Количество раз, которое контент должен появиться в сообщении, чтобы запустить действие. Например, если вы выберете 2, контент должен появиться в сообщении как минимум дважды, чтобы запустить действие.
10. Нажмите «Продолжить» , чтобы ознакомиться с подробностями правила. Действие для чата блокирует доступ к контенту только для внешних бесед. Действие для Google Диска блокирует внешний доступ.
11. Выберите статус для правила:
    • Активно — Ваше правило вступает в силу немедленно.
    • Неактивно — Ваше правило существует, но не выполняется немедленно. Это даёт вам время проверить правило и поделиться им с членами команды перед его внедрением. Активируйте правило позже, перейдя в раздел «Безопасность». Контроль доступа и данных Защита данных Управление правилами . Щелкните статус «Неактивно» для правила и выберите «Активно» . Правило запустится после его активации, и DLP выполнит сканирование на наличие конфиденциальной информации.
12. Нажмите «Создать» .

В этом примере в журнале аудита правил регистрируется появление кодового названия проекта (в данном случае SpiderWeb) или аббревиатуры проекта (в данном случае SpdW) в загруженных документах для чата (в виде вложений).

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Правила Создать правило Защита данных .

   Перейдите в раздел «Защита данных».

   Для этого требуются права на просмотр и управление правилами DLP .

2. Добавьте название и описание для правила, например, «Записывать в журнал при обмене именами в чате» .
3. Для Google Chat выберите «Только загруженные файлы» .
4. Нажмите «Продолжить» .
5. В разделе «Действия» в подразделе «Чат» выберите «Только аудит» . Также для раздела «Чат» выберите, когда должно применяться действие. В этом примере выберите как «Внешние беседы» , так и «Внутренние беседы» .
6. (Необязательно) В разделе «Оповещения» :
   • Выберите уровень серьезности (низкий, средний или высокий) для отображения событий, вызванных этим правилом, на панели мониторинга безопасности.
   • Выберите, следует ли отправлять оповещение в центр оповещений при возникновении события, вызванного этим правилом. Также выберите, следует ли отправлять уведомления по электронной почте всем суперадминистраторам или другим получателям.
7. Нажмите «Продолжить» .
8. В разделе «Область применения» выберите «Применить ко всем < domain.name >» или выберите поиск и включение или исключение организационных подразделений или групп, к которым применяется правило.
9. В разделе «Условия содержимого» нажмите «Добавить условие» и выберите следующие значения:
   1. Тип контента для сканирования — Весь контент (обратите внимание, что при выборе Google Chat доступен только один тип контента — «Весь контент», независимо от того, какие другие приложения выбраны).
   2. Что искать при сканировании — Содержит текстовую строку
   3. Введите содержимое, соответствующее —SpiderWeb
10. Нажмите «Добавить условие» , чтобы добавить условие ИЛИ, и выберите следующие значения:
    1. Тип контента для сканирования — Весь контент
    2. Что искать при сканировании — Содержит текстовую строку
    3. Введите содержимое, соответствующее —SpdW
11. Нажмите «Продолжить» , чтобы ознакомиться с подробностями правила. В разделе «Действие» обратите внимание, что действие для чата выполняется только в режиме аудита и указано, что действие применяется как к внешним, так и к внутренним беседам.
12. Выберите статус для правила:
    • Активно — Ваше правило вступает в силу немедленно.
    • Неактивно — Ваше правило существует, но не выполняется немедленно. Это даёт вам время проверить правило и поделиться им с членами команды перед его внедрением. Активируйте правило позже, перейдя в раздел «Безопасность». Контроль доступа и данных Защита данных Управление правилами . Щелкните статус «Неактивно» для правила и выберите «Активно» . Правило запустится после его активации, и DLP выполнит сканирование на наличие конфиденциальной информации.
13. Нажмите «Создать» .

В этом примере вы создаёте пользовательский детектор, который перечисляет термины, чувствительные к проекту. Затем вы будете использовать этот пользовательский детектор в качестве условия в правиле DLP.

Создайте детектор

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Безопасность Контроль доступа и данных Защита данных .

   Перейдите в раздел «Защита данных».

   Для этого требуются права администратора «Просмотр правил DLP» и «Управление правилами DLP» .

2. Нажмите «Управление детекторами» .
3. Нажмите «Добавить детектор» , затем «Список слов» .
4. В окне «Добавить список слов» :
   1. Добавьте название (например, «Конфиденциальные термины ») и описание.
   2. Добавьте список конфиденциальных терминов, разделенных запятыми. Обратите внимание, что регистр букв и символы игнорируются, и сопоставляются только целые слова. Слова в детекторах списков слов должны содержать не менее 2 символов, являющихся буквами или цифрами.
5. Нажмите «Создать» . Теперь вы можете использовать пользовательский детектор в условии правила.

Используйте пользовательский детектор в правиле.

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Безопасность Контроль доступа и данных Защита данных .

   Перейдите в раздел «Защита данных».

   Для этого требуются права администратора «Просмотр правил DLP» и «Управление правилами DLP» .

2. Нажмите «Управление правилами». Добавить правило Новое правило .
3. Добавьте название (например, «Конфиденциальные термины для предупреждения пользователей») и описание правила.
4. Для Google Chat выберите «Сообщение отправлено» и «Файл загружен» .
5. Нажмите «Продолжить» .
6. В разделе «Действия» в подразделе «Чат» выберите «Предупреждать пользователей» . Также для раздела «Чат» выберите, когда должно применяться это действие. В этом примере выберите «Внешние беседы» и «Внутренние беседы» .
7. (Необязательно) В разделе «Оповещения» :
   • Выберите уровень серьезности (низкий, средний или высокий) для отображения событий, вызванных этим правилом, на панели мониторинга безопасности.
   • Выберите, следует ли отправлять оповещение в центр оповещений при возникновении события, вызванного этим правилом. Также выберите, следует ли отправлять уведомления по электронной почте всем суперадминистраторам или другим получателям.
8. В разделе «Область применения» выберите «Применить ко всем <domain.name>» или выберите поиск и включение или исключение организационных подразделений или групп, к которым применяется правило.
9. В разделе «Условия содержимого» нажмите «Добавить условие» и выберите следующие значения:
   • Тип контента для сканирования — Весь контент (обратите внимание, что при выборе Google Chat доступен только один тип контента — «Весь контент», независимо от того, какие другие приложения выбраны).
   • Что искать — Находит слова из списка слов
   • Название списка слов — Конфиденциальные термины
   • Режим поиска — Найдите любое слово
   • Минимальное общее количество обнаружений любого слова — 1
10. Нажмите «Продолжить» , чтобы ознакомиться с подробностями правила. В разделе «Действие» обратите внимание, что для чата действие называется «Предупредить пользователей» , и указано, что это действие применяется как к внешним, так и к внутренним беседам.
11. Выберите статус для правила:
    • Активно — Ваше правило вступает в силу немедленно.
    • Неактивно — Ваше правило существует, но не выполняется немедленно. Это даёт вам время проверить правило и поделиться им с членами команды перед его внедрением. Активируйте правило позже, перейдя в раздел «Безопасность». Контроль доступа и данных Защита данных Управление правилами . Щелкните статус «Неактивно» для правила и выберите «Активно» . Правило запустится после его активации, и DLP выполнит сканирование на наличие конфиденциальной информации.
12. Нажмите «Создать» .

Шаблон правила предоставляет набор условий, охватывающих множество типичных сценариев защиты данных. Используйте шаблон правила для настройки политик для распространенных ситуаций защиты данных.

В этом примере используется шаблон правила для блокировки отправки сообщения в чат, загрузки файла в чат или обмена файлом на Google Диск, если сообщение или файл содержат персональные данные, позволяющие идентифицировать личность (PII) в США.

Прежде чем начать, войдите в свою учетную запись суперадминистратора или делегированную учетную запись администратора со следующими правами:

• Права администратора организационного подразделения .
• Права администратора групп .
• Права доступа к правилам DLP включают просмотр и управление правилами DLP . Обратите внимание, что для полного доступа к созданию и редактированию правил необходимо включить оба разрешения: «Просмотр» и «Управление». Рекомендуется создать пользовательскую роль, обладающую обоими правами.
• Права доступа к метаданным и атрибутам (необходимы только для использования инструмента расследования): Центр безопасности Инструмент расследования Правило Просмотр метаданных и атрибутов .

Узнайте больше о правах администратора и создании пользовательских ролей администратора .

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Правила .

   Перейти к правилам
2. Нажмите «Шаблоны» .
3. На странице «Шаблоны» нажмите «Предотвратить передачу персональных данных (США)» .
4. В разделе «Имя » примите имя и описание правила по умолчанию или введите новые значения.
5. В разделе «Приложения» предварительно выбраны следующие параметры:
   • В Google Chat отмечены пункты «Сообщение отправлено» и «Файл загружен» .
   • В Gmail флажок «Сообщение отправлено» установлен.
   • Для Google Drive выбран пункт "Файлы Drive" .
6. Нажмите «Продолжить» , чтобы просмотреть действия, выбранные по умолчанию для шаблона правила обработки персональных данных (для чата и Gmail — «Блокировать сообщения»; для Google Диска — «Блокировать внешний доступ»).
7. Нажмите «Продолжить» .
8. В разделе «Область применения» найдите и выберите группы организационных подразделений, к которым применяется это правило.
9. Просмотрите условия, выбранные по умолчанию для шаблона правила обработки персональных данных:
   • Тип контента для сканирования — Весь контент (обратите внимание, что при выборе Google Chat доступен только один тип контента — «Весь контент», независимо от того, какие другие приложения выбраны).
   • Что искать — Соответствует предопределенному типу данных (рекомендуется)
   • Выберите тип данных — Доступны несколько типов данных, включая номер социального страхования, номер водительского удостоверения и номер паспорта США.
   • Пороговое значение вероятности — очень высокое. Порог достоверности для данного условия. Это дополнительная мера, используемая для определения того, вызывают ли сообщения действие.
   • Минимальное количество уникальных совпадений — 1. Минимальное количество раз, которое уникальное совпадение должно встречаться в документе для запуска действия.
   • Минимальное количество совпадений — 1. Количество раз, которое контент должен появиться в сообщении, чтобы запустить действие. Например, если вы выберете 2, контент должен появиться в сообщении как минимум дважды, чтобы запустить действие.
10. Нажмите «Продолжить» , чтобы ознакомиться с подробностями правила.
11. Выберите статус для правила:
    • Активно — Ваше правило вступает в силу немедленно.
    • Неактивно — Ваше правило существует, но не выполняется немедленно. Это даёт вам время проверить правило и поделиться им с членами команды перед его внедрением. Активируйте правило позже, перейдя в раздел «Безопасность». Контроль доступа и данных Защита данных Управление правилами . Щелкните статус «Неактивно» для правила и выберите «Активно» . Правило запустится после его активации, и DLP выполнит сканирование на наличие конфиденциальной информации.
12. Нажмите «Создать» .

Как администратор вашей организации, вы можете добавить сообщение, которое будет отображаться пользователям при срабатывании правила. Вы можете настроить сообщение, чтобы помочь пользователям понять и исправить нарушающее правило, а затем заблокировать сообщение или выдать предупреждение.

1. В консоли администратора Google перейдите в меню. Правила .

   Перейти к правилам
2. Для классификации и защиты конфиденциального контента нажмите «Создать правило» .
3. Нажмите «Имя» и введите название для правила.
   (Необязательно) Чтобы ввести описание правила, нажмите «Описание» и введите его.
4. Для приложений и Google Chat выберите один или несколько из следующих вариантов:
   • Чтобы применить правило к сообщениям, установите флажок «Сообщение отправлено» .
   • Чтобы применить правило к вложениям, установите флажок «Загруженный файл» .
5. Нажмите «Продолжить» .
6. Нажмите «Действие» и выберите вариант:
   • Чтобы предупредить пользователей, выберите «Предупредить пользователей» .
   • Чтобы заблокировать сообщение, выберите «Заблокировать сообщение» .
7. Выберите, когда следует применять правило, и установите флажок в поле «Настроить сообщение» .
8. Введите ваше персонализированное сообщение. Вы можете создавать сообщения длиной до 300 символов и вставлять ссылки. Вставленная ссылка учитывается в лимите символов сообщения.
9. (Необязательно) Чтобы выбрать уровень серьезности для отправки уведомлений о событиях, вызванных этим правилом, в консоли администратора, в поле «Оповещения» выберите «Низкий» , «Средний» или «Высокий» .
10. (Необязательно) Чтобы отправлять оповещения в центр оповещений при срабатывании правила, установите флажок « Отправить в центр оповещений» , а чтобы отправлять уведомления об оповещении всем суперадминистраторам, установите флажок «Всем суперадминистраторам» . Вы также можете указать других получателей уведомлений по электронной почте.
11. Для параметра «Область применения» выберите один из вариантов:
    • Чтобы применить правило ко всей организации, выберите «Все» в domain.name .
    • Чтобы применить правило к конкретным организационным подразделениям или группам, выберите «Организационные подразделения и/или группы» и включите или исключите эти организационные подразделения и группы.
12. (Необязательно) Чтобы добавить условие:
    1. Нажмите «Добавить условие» . Для Google Chat доступен только вариант «Весь контент» .
    2. Нажмите «Что сканировать» и заполните необходимые поля для типа сканирования.
       
       Если вы создадите правило DLP без условия, правило применит указанное действие ко всем сообщениям чата и всем загруженным файлам (в зависимости от того, выберете ли вы сообщения, вложения файлов или и то, и другое при создании правила).
13. Нажмите «Продолжить» и ознакомьтесь с подробностями правила.
14. Выберите статус для правила:
    • Активно — Ваше правило вступает в силу немедленно.
    • Неактивно — Ваше правило существует, но не будет выполняться немедленно. Этот параметр дает вам время проверить правило и поделиться им с членами команды перед его внедрением. Чтобы активировать правило позже, в консоли администратора перейдите в раздел «Безопасность» . Контроль доступа и данных Защита данных В разделе «Управление правилами» измените статус на «Активные» и нажмите «Подтвердить» .
15. Нажмите «Создать» .

1. На главной странице консоли администратора перейдите в раздел «Безопасность» . Контроль доступа и данных Защита данных .
2. В разделе «Настройки защиты данных » нажмите «Оптическое распознавание символов (OCR)» . По умолчанию оно включено . Если OCR выключено , выберите «ВЫКЛ» и переведите ползунок в положение «ВКЛ» .
3. Нажмите «Сохранить» . Это включит оптическое распознавание текста (OCR) для правил защиты данных, применяемых к Google Chat.

Примечание: После включения параметр распознавания текста (OCR) будет применяться ко всем правилам DLP для чата. Его нельзя применять выборочно к конкретным правилам.

Вы можете убедиться, что функция распознавания текста (OCR) включена при создании правила защиты данных.

1. На главной странице консоли администратора перейдите в раздел «Правила» .
2. В разделе «Защита конфиденциальной информации» нажмите «Создать правило» .
3. Введите название и описание правила.
4. В разделе «Приложения» для Google Chat отметьте пункт «Загруженный файл» .
5. Нажмите, чтобы проверить, включено ли распознавание текста (OCR). Если OCR не выбрано для Google Chat, выберите поле Google Chat и нажмите «Сохранить» .
6. Нажмите «Продолжить» , чтобы завершить создание правила. Справку по созданию правил см. в примерах правил DLP для чата выше.

Вы не сможете просмотреть исходное сообщение, нарушающее правила, или вложенное сообщение, если:

• Сообщение не было отправлено (было заблокировано). Просмотру подлежит только тот контент, который был отправлен и нарушает правило аудита.
• Оно было отправлено в переписке, принадлежащей другой организации.
• Срок хранения сообщения истек.