支援這項功能的版本：Frontline Standard 和 Frontline Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard 和 Education Plus。版本比較
您可以透過 Gmail 的資料遺失防護 (DLP) 功能建立資料保護規則，管理使用者在電子郵件訊息中分享的機密內容。使用 Gmail 資料遺失防護功能時，規則會套用到傳送給組織內外人士的郵件，以及從組織內外人士收到的郵件。
Gmail 的資料遺失防護功能如何運作？
使用者傳送或接收電子郵件訊息時，資料遺失防護功能會掃描郵件是否含有敏感內容。如果郵件或附件違反規則，系統就會對郵件套用規則中定義的動作。
Gmail 資料遺失防護流程
- 新增資料保護規則，定義敏感內容，以及如何處理含有敏感內容的郵件。
- 使用者傳送或接收電子郵件訊息時，資料遺失防護功能會掃描內容，檢查是否符合規則條件。
- 如果符合，資料遺失防護功能就會套用規則中定義的動作。
- 所有事件都會記錄在規則記錄事件中以供審查。
支援的附件檔案類型
資料保護規則會掃描下列類型的附件：
- 文件檔案類型：TXT、DOC、DOCX、RTF、HTML、XHTML、XML、PDF、PPT、PPTX、ODP、ODS、ODT、XLS、XLSX、PS、CSS、CSV、JSON、SH
- 圖片檔案類型 (啟用 OCR 功能時)：EPS、BMP、GIF、JPEG、PNG 和 PDF 檔案中的圖片
- 壓縮檔案類型：BZIP、RAR、TAR、ZIP
- 自訂檔案類型：HWP、KML、KMZ、SDC、SDD、SDW、SXC、SXI、SXW、WML、XPS
多個附件
如果郵件有多個附件，只要任一附件符合規則條件，就會觸發規則。如果規則包含 NOT 條件，這可能會導致預料之外的結果。舉例來說，如果使用「NOT(content contains SSN)」條件，且其中一個附件包含社會安全號碼 (SSN)，則條件為 true，系統不會觸發規則。
瞭解觸發條件
在設定規則要檢查哪些內容之前，您需要先指定觸發條件，也就是啟動掃描程序的事件。Gmail 資料遺失防護的觸發條件如下：
- 已傳送郵件：掃描外寄郵件和附件。
- 收到郵件：掃描內送郵件和附件。
瞭解資料遺失防護動作
當系統偵測到敏感內容，規則可依下表強制執行相應的動作。
如果某個情況同時觸發多項規則，但各規則設定的處理動作不同，系統將優先執行「最嚴格」的動作。舉例來說，如果某項規則是在偵測到社會安全號碼 (SSN) 時對使用者發出警告，而另一項規則是禁止使用 SSN，系統便會觸發後者，讓使用者無法傳送或接收電子郵件。
如果選取「收到郵件」做為觸發條件，則只能選取「僅限稽核」和「套用分類標籤」動作。
| 動作 | 說明 |
|---|---|
| 封鎖訊息 |
僅限外寄郵件。禁止發送電子郵件，並向使用者傳送通知。您也可以選擇為使用者加入自訂訊息。系統會記錄該事件。 |
| 警告使用者 |
僅限外寄郵件。顯示警告訊息後，允許使用者繼續操作。您也可以選擇為使用者加入自訂警告訊息。 如果使用者選擇繼續操作，系統會將此動作記錄在記錄事件中。 |
| 隔離郵件 |
僅限外寄郵件。將郵件放入隔離區，供管理員審查，再決定是否傳送或退回。您也可以選擇套用隔離條件，或為使用者加入自訂訊息。 詳情請參閱「 設定電子郵件隔離區」。 |
| 僅限稽核 |
允許使用者繼續操作不間斷，並記錄事件。 您可以選擇稽核外部寄件者、內部寄件者或兩者的郵件。 |
| 套用分類標籤 |
將現有分類標籤套用至相符的電子郵件。系統僅支援設有「選項清單」欄位類型的標記標籤和標準標籤。您可以選擇對外部寄件者、內部寄件者或兩者的郵件套用分類標籤。 資料保護規則無法同時以分類標籤做為條件和動作。 詳情請參閱「 Gmail 資料遺失防護和自動分類標籤」。 |
| 新增自訂附註 |
僅限外寄郵件。在相符的電子郵件訊息中，新增自訂標頭或註腳。 詳情請參閱「 在外寄郵件中新增分類附註」。 |
瞭解資料遺失防護條件
建立資料保護規則時，您可以指定條件，讓系統只掃描符合條件的內容或活動。您可以使用預先定義的資料類型，也可以建立自己的自訂內容偵測工具。您也可以使用 AND、OR 或 NOT 運算子結合多個條件。
詳情請參閱「如何使用預先定義的內容偵測工具」、「建立自訂偵測工具」和「使用巢狀條件運算子的規則範例」。
| 掃描內容類型 | 掃描用途 | 詳細資訊與用途 |
|---|---|---|
| 所有內容 |
與預先定義的資料類型相符 包含文字字串 包含字詞 符合規則運算式 與字詞清單中的字詞相符 |
掃描所有內容是否含有私密資訊。 「所有內容」選項只會掃描 5 種標頭類型：主旨、收件者、寄件者、密件副本和副本。這些標頭可立即同步掃描。如要掃描所有郵件標頭，建議採用下列任一做法：
|
| 內文 |
比對預先定義的資料類型 包含文字字串 包含字詞 符合規則運算式 與字詞清單中的字詞相符 |
掃描郵件內文和附件是否含有機密資訊。 系統會同步掃描郵件內文，並對附件執行非同步掃描。 |
| 分類標籤 | Is |
郵件是否已套用分類標籤。詳情請參閱「 Gmail 資料遺失防護和自動分類標籤」。 資料保護規則無法同時以分類標籤做為條件和動作。 |
| 機密模式狀態 | 已啟用 已停用 |
郵件是否已啟用機密模式。詳情請參閱「 使用機密模式保護 Gmail 郵件」。 |
| 電子郵件標頭 |
比對預先定義的資料類型 包含文字字串 包含字詞 符合規則運算式 與字詞清單中的字詞相符 |
掃描電子郵件標頭是否含有機密資訊。 雖然系統會以非同步方式掃描大部分標頭，但會以同步和非同步方式掃描主旨、收件者、寄件者、密件副本和副本標頭。 為避免干擾使用者，請勿對無法使用的電子郵件標頭設定排除比對條件 ( |
| 主旨 |
比對預先定義的資料類型 包含文字字串 包含字詞 符合規則運算式 與字詞清單中的字詞相符 |
同步掃描電子郵件主旨是否含有私密資訊。 |
建立規則
決定規則的用途後，即可開始建立規則。詳情請參閱「建立資料保護規則」。
常見用途
請參考下表範例，瞭解如何將觸發條件 (使用者的操作)、檢查條件 (系統判定的標準) 和執行動作 (規則的處理方式) 結合，設定您的資料遺失防護政策。這張表格的使用步驟如下：
- 選取觸發條件。
- 將條件值對應至相應選項。
- 選取動作。
| 用途 | 觸發 | 條件 | 動作 |
|---|---|---|---|
| 在 Gmail 郵件或附件含有信用卡號碼時發出警告 | Google Gmail  訊息已傳送 |
內容類型：所有內容 比對項目：預先定義的資料類型 資料類型：全域 &mdash 信用卡號碼 可能性門檻：高 不重複相符項目數下限：1 相符項目數下限：1 |
警告使用者 |
| 如果 Gmail 郵件內文含有美國個人稅號，且郵件未採用機密模式，系統就會禁止寄出該郵件 | Google Gmail 訊息已傳送 |
條件 1： 內容類型：內文 比對項目：預先定義的資料類型 資料類型：美國 - 個人納稅識別號碼
條件 2： 內容類型：機密模式狀態 值：已停用 |
封鎖訊息 |
| 稽核內送電子郵件 | Google Gmail 收到郵件 |
內容類型：電子郵件標頭 比對：符合規則運算式 值：內部 &mdash 工具 模式重複次數下限：1 |
僅限稽核 |
瞭解資料遺失防護規則的優先順序和衝突
如果電子郵件觸發一或多項資料遺失防護 (DLP) 規則，Gmail 就會採取行動，保護電子郵件訊息中的資料。如果單一郵件觸發多項規則，Gmail 會按照一組優先順序步驟，確保系統優先採取最重要的動作或保護措施。
舉例來說，如果郵件適用多項規則，Gmail 會封鎖郵件，而不是隔離郵件；隔離郵件，而不是發出警告。確保系統一律會根據適用於郵件的最嚴格規則處理機密資料。
資料遺失防護動作類型
系統會根據動作對郵件或使用者的影響進行分類。下表使用了一些術語，說明如下：
- 用戶端：使用者撰寫郵件時，在 Gmail 撰寫檢視畫面中發生的動作，例如警告對話方塊。
- 伺服器端：使用者點選新郵件中的「傳送」後，Gmail 傳送系統處理郵件時執行的動作。
- 衝突：當兩項不同的規則套用至同一封電子郵件訊息時，舉例來說，一項規則是警告使用者，另一項規則是禁止傳送郵件。
| 動作類別 | 說明 | 發生時機 | 範例 |
| 放送控制選項 | 變更是否實際傳送電子郵件。這些是最重要的。 | 撰寫郵件時和傳送後 | 封鎖、隔離、警告使用者 |
| 報表和記錄 | 保留事件記錄，供您日後查看，不會干擾訊息傳送 | 撰寫郵件時和傳送後 | 僅稽核 |
| 訊息中繼資料變更 | 更新電子郵件中的隱藏資訊或標籤 (例如機密性標籤) | 撰寫郵件時和傳送郵件後 這些動作一律會對訊息執行，與啟動的其他動作無關。標籤是在使用者撰寫郵件時新增，但郵件儲存在系統後通常無法變更。 |
套用標籤 |
| 電子郵件變更 | 在實際電子郵件中新增或變更文字 | 僅在傳送後 | 新增頁尾 |
| 快訊 | 傳送通知給管理員或特定使用者 | 撰寫郵件時和傳送後 | 快訊中心通知 |
Gmail 如何管理資料遺失防護規則的優先順序和衝突
如果郵件觸發多項規則，Gmail 會使用下列邏輯決定如何將規則套用至郵件：
放送優先順序 - 最嚴格到最寬鬆
如果郵件適用多項規則，Gmail 只會套用最嚴格的規則。訊息動作的優先順序如下：
- 封鎖郵件 (最高優先順序)：系統會立即封鎖郵件，使用者也會收到郵件未傳送的警示。
- 隔離郵件：系統會暫緩傳送電子郵件，等待管理員核准或拒絕，使用者則會收到快訊。
- 警告使用者：使用者會收到警示，提醒他們郵件內容含有機密資訊。他們可以選擇繼續傳送訊息。
如果郵件觸發多項具有相同動作 (例如封鎖郵件) 的 DLP 規則，Gmail 只會套用其中一項規則。Gmail 會按照規則資源名稱的字母順序套用第一條規則。舉例來說，如果郵件觸發 2 項封鎖規則，規則資源名稱分別為 policies/abb7a1e4c9f2d8a 和 policies/bb7aa1e4c9f2d8a，Gmail 只會套用 policies/abb7a1e4c9f2d8a 規則。Gmail 會忽略其他規則。
如何找出規則的資源名稱
如要找出資料遺失防護規則的規則資源名稱，請使用安全調查工具 (SIT)。在「規則詳細資料」頁面左側，按一下「調查規則」，開啟規則的 SIT 頁面。規則資源名稱會顯示在「規則 ID」欄位中，格式為：policies/resource-name
解決標籤衝突 - 系統和使用者
如果規則嘗試套用標籤 (例如「公開」或「機密」)：
- 資料遺失防護和資料遺失防護：如果新資料遺失防護規則套用的標籤與舊規則不同，系統會優先套用新標籤，並取代舊標籤。
- 使用者和資料遺失防護：如果使用者手動選取標籤，且啟用的資料遺失防護規則允許使用者覆寫，Gmail 就不會以自動資料遺失防護標籤取代使用者選取的標籤。
訊息內容異動
相較於 DLP 傳送動作規則 (警告、隔離、封鎖)，透過 DLP 規則變更郵件內容的優先順序較低。郵件內容變更的例子包括在郵件中加入註腳，以及在郵件主旨中加入前置詞。
如果郵件觸發多項會加入註腳的規則，Gmail 會根據每項規則的資源名稱，依字母順序套用規則，並加入所有註腳。瞭解如何找出規則的資源名稱。
記錄和快訊
- 報表：Gmail 會記錄每個啟用的規則，即使系統因其他規則優先而略過動作，也會記錄在案。
- 快訊：只有在實際發生特定動作時，使用者才會收到快訊。舉例來說，如果系統設定的動作是隔離郵件，但郵件遭到封鎖，使用者就不會收到隔離警示。
關於同步和非同步掃描
傳送 Gmail 郵件時，系統可以同步或非同步掃描規則：
同步掃描：系統會在使用者點選「傳送」時，掃描資料保護規則。如果郵件含有敏感內容，使用者會在郵件離開信箱前收到通知。系統會同步掃描 Gmail 網頁版和 Gmail 行動應用程式。
注意：系統也會掃描使用者儲存為草稿的電子郵件，並通知使用者是否有任何敏感內容。
非同步掃描：系統會在郵件離開寄件者信箱後掃描資料保護規則。使用者會收到訊息，說明郵件在傳送給收件者之前遭到封鎖或隔離。如果使用者透過第三方電子郵件應用程式傳送郵件，且同步掃描失敗，系統就會執行非同步掃描。
收到 Gmail 郵件時，系統會先掃描規則，再將郵件傳送到收件者的信箱。
已傳送郵件的同步和非同步掃描結果
同步掃描：Gmail 網頁版或行動版
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 系統會顯示快訊，指出無法傳送當前狀態的郵件。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
- 快訊中會顯示「返回編輯」選項，方便使用者返回編輯郵件，並更新或移除機密內容。
- 使用者編輯完畢並重新傳送時，系統會再次掃描，檢查郵件是否符合所有適用規則。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時：
- 系統會顯示快訊，指出訊息可能含有機密內容。您可以在規則設定選項中新增自訂快訊。
- 快訊中會顯示「返回編輯」選項，方便使用者返回編輯郵件，並更新或移除機密內容。
- 快訊中會顯示「仍要傳送」選項，允許使用者不經修改直接傳送郵件。
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 系統會顯示快訊，指出訊息可能含有機密內容。您可以在規則設定選項中新增自訂快訊。
- 方塊中會顯示「返回編輯」選項，使用者可視需要返回編輯郵件，並更新或移除機密內容。
- 方塊中也會顯示「提交審查」按鈕，方便使用者將郵件傳送給管理員或其他授權使用者審查。審查完畢後，管理員可以核准將郵件傳送給收件者，或是封鎖郵件並禁止傳送。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 使用者不會收到快訊，郵件會傳送給收件者。
- 郵件事件會記錄在稽核記錄中。
注意：即使郵件已經過同步掃描，系統仍可能以非同步方式再次掃描，做為額外的安全措施。這可能會導致系統封鎖郵件，即使在同步掃描期間沒有顯示對話方塊也一樣。
非同步掃描：Gmail (使用 SMTP) 和第三方電子郵件應用程式
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到郵件遭到封鎖的訊息。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到郵件遭到封鎖的訊息。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
- 如果使用透過 SMTP 連線至 Gmail 的第三方電子郵件應用程式傳送郵件，則含有「警告使用者」動作的規則會執行「封鎖郵件」規則的動作。
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 如果郵件未傳送，寄件者會收到快訊，指出郵件遭到隔離。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 寄件者不會收到通知，郵件會傳送給收件者。
非同步掃描：Gmail 網頁版或行動版
透過網頁或行動應用程式使用 Gmail 時，系統會以非同步方式再次掃描郵件，提供額外的安全防護。
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到郵件遭到封鎖的訊息。您可以在規則中自訂這則快訊的內容。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時，郵件會正常送出：
- 寄件者可以在「寄件備份」信箱中查看郵件。
- 郵件事件會記錄在規則記錄事件中
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 寄件者可以在「寄件備份」信箱中查看郵件。
- 如果審查人員禁止傳送郵件，寄件者可能會在稍後收到通知。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 寄件者不會收到任何通知，郵件會傳送給收件者。
由其他 Google 產品自動建立的郵件
Gmail 會傳送其他 Google 和 Google Workspace 服務 (包括 Google 日曆、文件和雲端硬碟) 自動建立的通知和郵件。舉例來說，如果有人在 Google 日曆中建立活動並邀請賓客，系統會建立含有活動詳細資料的 Gmail 郵件，並傳送給活動參與者。郵件會在伺服器端接受掃描，如果內容符合任何規則的條件，系統就會套用規則動作。
觸發含有「封鎖訊息」動作的規則時：
- 寄件者會在「寄件備份」信箱中看到郵件。
- 寄件者會收到郵件遭到封鎖的訊息。您可以在規則中自訂這則通知的內容。
觸發含有「警告使用者」動作的規則時：
- 郵件會照常傳送。
- 寄件者可以在「寄件備份」信箱中查看郵件。
- 郵件事件會記錄在規則記錄事件中
觸發含有「隔離郵件」動作的規則時：
- 如果審查人員禁止傳送郵件，寄件者可能會在稍後收到通知。
觸發含有「僅限稽核」動作的規則時：
- 郵件會照常傳送。
- 寄件者不會收到任何通知。
Gmail 資料遺失防護互動
資料遺失防護與其他電子郵件規則之間的互動情形為何？
系統會先評估資料保護規則，再評估內容規範規則和轉送規則。
如果資料保護規則不允許封鎖或隔離郵件，系統會依據內容規範和轉送規則評估郵件。如果內容規範或轉送規則套用某項會建立郵件副本的動作 (例如新增收件者)，資料遺失防護功能會在傳送新郵件副本前先行掃描。
詳情請參閱「設定進階電子郵件內容篩選規則」。
Gmail 的資料遺失防護功能如何與群組互動？
只有在為整個機構設定規則時，資料保護規則才會套用至群組。對於傳送的郵件，資料保護規則只支援對群組執行「封鎖郵件」動作，不支援群組的「警告使用者」和「隔離郵件」動作。
如果是收到的郵件，資料保護規則會套用至群組收到的原始副本。如果郵件套用了分類標籤，所有群組成員收到的郵件副本都會套用相同的分類標籤。
使用安全調查工具調查資料保護規則事件
針對「規則記錄事件」執行搜尋
下列範例將執行搜尋作業，調查觸發資料保護規則的 Gmail 郵件。您可以在搜尋條件中使用其他條件，或不設定任何條件。
-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「安全性」
「安全中心」
「調查工具」。必須擁有安全中心管理員權限。
- 依序按一下「資料來源」「規則記錄事件」。
- 依序點選「條件建構工具」「新增條件」「屬性」「規則類型」。
- 選取「資料遺失防護」。
- 按一下 [搜尋]。
在頁面底部的搜尋結果中，您可以查看事件清單和各事件的詳細資料。注意：Gmail 資料遺失防護功能不支援敏感內容摘要。因此，即使郵件含有觸發資料保護規則的機密內容，「含有機密內容」欄仍會顯示「否」。
- 捲動至「資源 ID」欄，然後按一下「選單」圖示
，即可查看「Gmail 記錄事件」和「郵件 ID」。 - 按一下「搜尋」即可開啟新的搜尋頁面，其中資料來源為「Gmail 記錄事件」。
- 如要查看其他詳細資料，請點選搜尋結果中任一行的「郵件 ID」。側邊面板會顯示與調查相關的其他詳細資料。
- 如果出現提示，請輸入需要查看 Gmail 內容的業務需求，然後按一下「確認」。
使用 BigQuery 匯出資料遺失防護違規記錄
您可以將規則記錄事件中的資料遺失防護違規事件匯出至自訂表格，以便進一步調查。詳情請參閱「設定將服務記錄匯出到 BigQuery」。
提供意見
在管理控制台中的任意資料保護頁面上，按一下「提供意見」。