Schutz vor Datenverlust für Gmail

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Standard und Frontline Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus. Versionen vergleichen

Mit Funktionen zum Schutz vor Datenverlust (DLP) für Gmail können Sie Datenschutzregeln erstellen, mit denen die Weitergabe sensibler Inhalte in E‑Mail-Nachrichten verwaltet wird. Bei DLP für Gmail werden Regeln auf Nachrichten angewendet, die an Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gesendet oder von diesen empfangen werden.

Wie funktioniert DLP für Gmail?

Wenn ein Nutzer eine E‑Mail-Nachricht sendet oder empfängt, wird die Nachricht von DLP auf sensible Inhalte gescannt. Wenn eine Nachricht oder ein Anhang gegen eine Regel verstößt, wird die in der Regel definierte Aktion auf die Nachricht angewendet.

DLP für Gmail – Ablauf

1. Fügen Sie Datenschutzregeln hinzu, in denen sowohl sensible Inhalte als auch die Aktionen definiert werden, die bei Nachrichten mit sensiblen Inhalten ausgeführt werden sollen.
2. Wenn ein Nutzer eine E‑Mail-Nachricht sendet oder empfängt, prüft DLP den Inhalt auf Übereinstimmung mit den Regeln.
3. Wenn eine Regel zutrifft, wendet DLP die in der Regel definierte Aktion an.
4. Alle Ereignisse werden zur Überprüfung in „Ereignisse im Regelprotokoll“ protokolliert.

Was wird geprüft?

• Dokumentdateitypen: TXT, DOC, DOCX, RTF, HTML, XHTML, XML, PDF, PPT, PPTX, ODP, ODS, ODT, XLS, XLSX, PS, CSS, CSV, JSON, SH
• Bilddateitypen, die verfügbar sind, wenn die optische Zeichenerkennung (OCR) aktiviert ist: EPS, BMP, GIF, JPEG, PNG. Bei asynchronen DLP-Scans werden mit OCR auch Bilder in PDF-Dateien gescannt. OCR funktioniert nach dem Best-Effort-Prinzip und kann Bilder übersehen.
• Komprimierte Dateitypen: BZIP, GZIP, RAR, TAR, ZIP
• Kundenspezifische Dateitypen: HWP, KML, KMZ, SDC, SDD, SDW, SXC, SXI, SXW, WML, XPS
• Dateimetadaten wie Dateiname und Dateiendung.

Wenn eine Nachricht mehrere Anhänge hat, wird die Regel ausgelöst, wenn einer der Anhänge der Regelbedingung entspricht. Das kann manchmal zu unerwarteten Ergebnissen bei Regeln führen, die die NOT-Bedingung enthalten. Wenn beispielsweise die Bedingung NOT(content contains SSN) verwendet wird und einer der Anhänge SSN enthält, ist die Bedingung wahr und die Regel wird nicht ausgelöst.

Was wird nicht gescannt?

• E-Mail-Text und Betreffzeilen für Regeln mit Bedingungen für Dateiname, Erweiterung oder Typ.
• Inhalte passwortgeschützter Dateien. Wenn Sie passwortgeschützte Anhänge blockieren oder in Quarantäne verschieben möchten, verwenden Sie Compliance-Regeln für Anhänge. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nachrichten mit Anhängen filtern.

Informationen zu Triggern

Bevor Sie festlegen können, nach welchen Inhalten mit Ihrer Regel gesucht werden soll, müssen Sie den Trigger bestimmen, der den Scanvorgang auslöst. Bei DLP für Gmail gibt es folgende Trigger:

• Nachricht gesendet: Ausgehende Nachrichten und Anhänge werden gescannt.
• Nachricht empfangen: Eingehende Nachrichten und Anhänge werden gescannt.

DLP-Aktionen

Wenn sensible Inhalte gefunden werden, wird mit Ihrer Regel eine Aktion erzwungen. Sie können aus den Aktionen in der folgenden Tabelle auswählen.

Wenn Sie ähnliche Regeln mit unterschiedlichen auszulösenden Aktionen haben, hat die strengere Aktion Vorrang. Wenn beispielsweise eine Regel Nutzer warnt, wenn eine Sozialversicherungsnummer gefunden wird, und eine andere Regel die Verwendung von Sozialversicherungsnummern durch Nutzer blockiert, wird die Blockierungsregel ausgelöst und der Nutzer kann die E‑Mail nicht senden oder empfangen.

Wenn Sie Nachricht empfangen als Trigger auswählen, sind nur die Aktionen Nur Audit und Klassifizierungslabels anwenden verfügbar.

Aktion	Beschreibung
Nachricht blockieren	Nur ausgehende Nachrichten. Die Zustellung von E‑Mail-Nachrichten wird blockiert und der Nutzer erhält eine Benachrichtigung. Optional können Sie eine benutzerdefinierte Nachricht für Ihre Nutzer hinzufügen. Das Ereignis wird protokolliert.
Nutzer warnen	Nur ausgehende Nachrichten. Mit dieser Einstellung wird eine Warnmeldung angezeigt, aber das Speichern des Termins zugelassen. Optional können Sie eine benutzerdefinierte Warnmeldung hinzufügen. Wenn der Nutzer sich entscheidet, den Termin zu speichern, wird dies im Protokoll gespeichert.
Nachricht unter Quarantäne stellen	Nur ausgehende Nachrichten. Nachrichten werden unter Quarantäne gestellt, damit ein Administrator sie prüfen kann, bevor sie gesendet oder zurückgegeben werden. Optional können Sie Quarantänebedingungen anwenden oder eine benutzerdefinierte Nachricht für Nutzer hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel E-Mail-Quarantäne einrichten.
Nur Prüfung	Nutzer können den Termin ohne Unterbrechung speichern. Das Ereignis wird protokolliert. Sie können Nachrichten von externen Absendern, internen Absendern oder beiden prüfen.
Klassifizierungslabels anwenden	Ein vorhandenes Klassifizierungslabel wird auf entsprechende E‑Mail-Nachrichten angewendet. Es werden nur Badge-Labels und Standardlabels mit dem Feldtyp „Optionsliste“ unterstützt. Sie können Klassifizierungslabels auf Nachrichten von externen Absendern, internen Absendern oder beiden anwenden. Eine Datenschutzregel kann nicht gleichzeitig ein Klassifizierungslabel als Bedingung und als Aktion haben. Weitere Informationen finden Sie unter DLP und automatische Klassifizierungslabels in Gmail.
Benutzerdefinierte Notiz hinzufügen	Fügt übereinstimmenden E‑Mail-Nachrichten eine benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Notizen hinzufügen.

DLP-Bedingungen

Sie können eine Datenschutzregel ohne Bedingungen erstellen. In diesem Fall gilt die Regel für alle gesendeten Nachrichten, alle empfangenen Dateien oder beides (je nachdem, welchen Trigger Sie auswählen).

Alternativ können Sie in der Datenschutzregel Bedingungen angeben, die definieren, nach welchen Inhalten oder Aktivitäten gescannt werden soll. Sie können dabei vordefinierte Datentypen verwenden oder benutzerdefinierte Tools zur Inhaltserkennung erstellen. Sie können auch mehrere Bedingungen mit den Operatoren UND, ODER oder NICHT kombinieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Anleitung zur Verwendung vordefinierter Erkennung von Inhalten, Benutzerdefinierte Detektoren erstellen und Datenschutzregeln mit verschachtelten Bedingungsoperatoren.

Hinweis:Bedingungen, die auf dem Dateinamen, der Dateiendung oder dem Dateityp basieren, gelten nur für E-Mail-Anhänge. Diese Attribute werden nicht im Text oder in der Betreffzeile der E‑Mail-Nachricht gescannt.

Zu scannender Content-Type	Wonach soll gesucht werden?	Details und Nutzung
Alle Inhalte	Stimmt mit vordefiniertem Datentyp überein Enthält Textstring Enthält Wort Übereinstimmung mit regulärem Ausdruck Stimmt mit Wörtern aus der Wortliste überein	Alle Inhalte werden auf sensible Informationen gescannt. Bei der Option Alle Inhalte werden nur fünf Headertypen gescannt: Betreff, An, Von, Bcc und Cc. Diese Header sind sofort für das synchrone Scannen verfügbar. Wenn Sie alle Nachrichtenheader scannen möchten, empfehlen wir eine der folgenden Optionen: Fügen Sie mehrere Bedingungen mit dem Operator OR hinzu, um E‑Mail-Header zu scannen. Erstellen Sie eine separate Regel speziell zum Scannen von E‑Mail-Headern.
Text	Stimmt mit vordefiniertem Datentyp überein Enthält Textstring Enthält Wort Übereinstimmung mit regulärem Ausdruck Stimmt mit Wörtern aus der Wortliste überein	Inhalt der Nachricht und Anhänge werden auf sensible Informationen gescannt.
Klassifizierungslabel	Ist	Ob ein Klassifizierungslabel auf die Nachricht angewendet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter DLP und automatische Klassifizierungslabels in Gmail. Eine Datenschutzregel kann nicht gleichzeitig ein Klassifizierungslabel als Bedingung und als Aktion haben.
Status des Modus „Vertraulich“	Ist aktiviert Ist deaktiviert	Gibt an, ob der Modus „Vertraulich“ für die Nachricht aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Gmail-Nachrichten mit dem Modus „Vertraulich“ schützen.
E-Mail-Header	Stimmt mit vordefiniertem Datentyp überein Enthält Textstring Enthält Wort Übereinstimmung mit regulärem Ausdruck Stimmt mit Wörtern aus der Wortliste überein	E‑Mail-Header werden auf sensible Informationen gescannt. Die meisten Header werden asynchron gescannt. Die Header „Betreff“, „An“, „Von“, „Bcc“ und „Cc“ werden jedoch sowohl asynchron als auch synchron gescannt. Um eine Unterbrechung für Ihre Nutzer zu vermeiden, sollten Sie keine Bedingung für den negativen Abgleich (eine NOT-Bedingung) für nicht verfügbare E‑Mail-Kopfzeilen festlegen.
Betreff	Stimmt mit vordefiniertem Datentyp überein Enthält Textstring Enthält Wort Übereinstimmung mit regulärem Ausdruck Stimmt mit Wörtern aus der Wortliste überein	E‑Mail-Betreffzeilen werden synchron nach sensiblen Informationen durchsucht.
Dateiname	Enthält Textstring Enthält Wort	Scannt den tatsächlichen Dateinamen von E‑Mail-Anhängen. Bei dieser Bedingung werden der Inhalt der Nachricht und die Betreffzeile der E‑Mail-Nachricht nicht gescannt.
Dateiendung	Ist gleich einem Textstring	Scannt die Dateiendung von E‑Mail-Anhängen. Geben Sie keinen Punkt ein (z. B. „pdf“, nicht „.pdf“).
Dateityp	Stimmt mit dem allgemeinen MIME-Typ überein Stimmt mit benutzerdefiniertem MIME-Typ überein Stimmt mit Systemdateikategorie überein	Scannt den strukturellen Dateityp (MIME-Typ) von E‑Mail-Anhängen, um bestimmte Media-Formate oder Systemdateiklassen zu identifizieren, unabhängig davon, was im Erweiterungstext steht. Bei dieser Bedingung werden der Inhalt der Nachricht und die Betreffzeile der E‑Mail-Nachricht nicht gescannt.

Regel erstellen

Nachdem Sie festgelegt haben, was die Regel bewirken soll, können Sie diese erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutzregeln erstellen.

Gängige Anwendungsfälle

In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele dafür, wie Sie einen Trigger (was der Nutzer tut), Bedingungen (was geprüft wird) und eine bestimmte Aktion (die Erzwingung) kombinieren, um eine DLP‑Richtlinie zu definieren. So verwenden Sie diese Tabelle:

1. Wählen Sie einen Trigger aus.
2. Ordnen Sie die Bedingungswerte den entsprechenden Optionen zu.
3. Wählen Sie eine Aktion aus.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, meistens geht es jedoch schneller. Weitere Informationen

Anwendungsfall	Auslöser	Bedingung	Aktion
Nutzer warnen, wenn Gmail-Nachrichten oder ‑Anhänge eine Kreditkartennummer enthalten	Google Gmail  Nachricht gesendet	Inhaltstyp:Alle Inhalte Übereinstimmung: Stimmt mit vordefiniertem Datentyp überein Datentyp: Global – Kreditkartennummer Schwellenwert für die Wahrscheinlichkeit: Hoch Mindestanzahl eindeutiger Übereinstimmungen:1 Mindestanzahl der Übereinstimmungen:1	Nutzer warnen
Gmail-Nachrichten blockieren, wenn der Inhalt der Nachricht eine US-amerikanische persönliche Steuernummer enthält und die Nachricht nicht im Modus „Vertraulich“ gesendet wird	Google Gmail Nachricht gesendet	Bedingung 1: Inhaltstyp:Textkörper Übereinstimmung: Stimmt mit vordefiniertem Datentyp überein Datentyp: USA – Individuelle Steueridentifikationsnummer (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN) AND Bedingung 2: Inhaltstyp:Status des Modus „Vertraulich“ Wert:Deaktiviert	Nachricht blockieren
Eingehende E‑Mails aus einem internen Job klassifizieren	Google Gmail Nachricht erhalten	Inhaltstyp:E‑Mail-Header Abgleich: Enthält Textstring Wert:an-internal-job-address@example.com Mindesthäufigkeit für die Mustererkennung: 1	Klassifizierungslabel anwenden: Intern

Prioritäten und Konflikte bei DLP-Regeln

Wenn eine E‑Mail eine oder mehrere Regeln zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) auslöst, ergreift Gmail Maßnahmen, um die Daten in E‑Mail-Nachrichten zu schützen. Wenn eine einzelne Nachricht mehrere Regeln auslöst, folgt Gmail einer Reihe von Priorisierungsschritten, damit die wichtigste oder schützendste Aktion zuerst ausgeführt wird.

Wenn beispielsweise mehrere Regeln für eine Nachricht gelten, blockiert Gmail die Nachricht, anstatt sie in Quarantäne zu verschieben, und verschiebt sie in Quarantäne, anstatt eine Warnung auszugeben. So wird sichergestellt, dass sensible Daten immer gemäß der strengsten Regel verarbeitet werden, die auf eine Nachricht angewendet wird.

DLP-Aktionstypen

Aktionen werden danach kategorisiert, wie sie sich auf die Nachricht oder den Nutzer auswirken. Hier sind einige Begriffe, die in der folgenden Tabelle verwendet werden:

• Clientseitig: Aktionen, die in der Ansicht zum Verfassen von Gmail-Nachrichten ausgeführt werden, während der Nutzer die Nachricht schreibt, z. B. ein Warndialogfeld.
• Serverseitig: Aktionen, die ausgeführt werden, nachdem der Nutzer in einer neuen Nachricht auf „Senden“ geklickt hat, während das Gmail-Zustellungssystem die Nachricht verarbeitet.
• Konflikt: Wenn zwei verschiedene Regeln auf dieselbe E‑Mail-Nachricht angewendet werden. Beispielsweise kann eine Regel besagen, dass der Nutzer gewarnt werden soll, und eine andere, dass das Senden der Nachricht blockiert werden soll.

Aktionskategorie	Beschreibung	Wann es passiert	Beispiele
Auslieferungssteuerung	Ändert, ob die E‑Mail tatsächlich gesendet wird. Diese sind die wichtigsten.	Beim Verfassen und nach dem Senden	Blockieren, unter Quarantäne stellen, Nutzer warnen
Berichte und Protokolle	Das Ereignis wird zur späteren Überprüfung protokolliert, ohne dass die Nachricht beeinträchtigt wird.	Beim Verfassen und nach dem Senden	Nur Prüfung
Änderungen bei Nachrichtenmetadaten	Aktualisiert verborgene Informationen oder Labels in der E‑Mail (z. B. Vertraulichkeitslabels)	Beim Verfassen und nach dem Senden Diese Aktionen werden immer für Nachrichten ausgeführt, unabhängig von anderen aktivierten Aktionen. Tags werden hinzugefügt, während ein Nutzer eine Nachricht verfasst. Sie können aber in der Regel nicht mehr geändert werden, nachdem eine Nachricht im System gespeichert wurde.	Labels anwenden
E‑Mail-Änderungen	Fügt Text in der eigentlichen E‑Mail hinzu oder ändert ihn	Nur nach dem Senden	Fußzeile hinzufügen
Benachrichtigungen	Benachrichtigung an den Administrator oder eine bestimmte Person senden	Beim Verfassen und nach dem Senden	Benachrichtigung der Benachrichtigungszentrale

Wie Gmail Prioritäten und Konflikte bei DLP-Regeln verwaltet

Wenn eine Nachricht mehrere Regeln aktiviert, wird in Gmail anhand der folgenden Logik entschieden, wie Regeln auf die Nachricht angewendet werden:

Auslieferungspriorität – von der strengsten bis zur am wenigsten strengen

Wenn für eine Nachricht mehrere Regeln gelten, wird in Gmail nur die restriktivste angewendet. So werden Nachrichtenaktionen priorisiert:

• Nachricht blockieren (höchste Priorität): Das Senden der Nachricht wird sofort blockiert und der Nutzer erhält eine Benachrichtigung, dass die Nachricht nicht gesendet wurde.
• Nachricht unter Quarantäne stellen: Die E-Mail wird zurückgehalten, bis ein Administrator das Senden genehmigt oder ablehnt. Der Nutzer erhält eine Benachrichtigung.
• Nutzer warnen: Der Nutzer erhält eine Warnung zum Nachrichteninhalt. Sie können die Nachricht trotzdem senden.

Wenn eine Nachricht mehrere DLP-Regeln mit derselben Aktion (z. B. Blockieren der Nachricht) aktiviert, wird in Gmail nur eine der Regeln angewendet. Gmail wendet die erste Regel in alphabetischer Reihenfolge des Ressourcennamens der Regel an. Wenn durch eine Nachricht beispielsweise zwei Blockierungsregeln aktiviert werden, eine mit dem Regelressourcennamen policies/abb7a1e4c9f2d8a und eine mit dem Regelressourcennamen policies/bb7aa1e4c9f2d8a, wendet Gmail nur die Regel policies/abb7a1e4c9f2d8a an. Die andere Regel wird von Gmail ignoriert.

Labelkonflikte lösen – System und Nutzer

Wenn Regeln versuchen, Labels wie „Öffentlich“ oder „Vertraulich“ anzuwenden:

• DLP und DLP: Wenn durch eine neue DLP-Regel ein anderes Label als durch eine alte DLP-Regel angewendet wird, hat das neuere Label Vorrang und ersetzt das alte Label.
• Nutzer und DLP: Wenn ein Nutzer ein Label manuell auswählt und die aktivierte DLP-Regel Nutzerüberschreibungen zulässt, wird das vom Nutzer ausgewählte Label in Gmail nicht durch ein automatisches DLP-Label ersetzt.

Änderungen am Nachrichteninhalt

Änderungen am Nachrichteninhalte, die mit DLP-Regeln vorgenommen werden, haben eine niedrigere Priorität als DLP-Regeln für die Zustellungsaktion (Warnung, Quarantäne, Blockieren). Beispiele für Änderungen am Nachrichteninhalt sind das Hinzufügen einer Fußzeile zu einer Nachricht und das Hinzufügen eines Präfixes zum Betreff einer Nachricht.

Wenn eine Nachricht mehrere Regeln zum Hinzufügen einer Fußzeile aktiviert, wendet Gmail die Regeln in alphabetischer Reihenfolge basierend auf dem Ressourcennamen der einzelnen Regeln an und fügt alle Fußzeilen hinzu. Informationen zum Ermitteln des Ressourcennamens einer Regel

Aufzeichnungen und Benachrichtigungen

• Berichte:Gmail zeichnet jede aktivierte Regel auf, auch wenn die Aktion übersprungen wurde, weil eine andere Regel Vorrang hatte.
• Benachrichtigungen:Nutzer erhalten nur dann eine Benachrichtigung, wenn die entsprechende Aktion tatsächlich ausgeführt wird. Wenn beispielsweise eine Quarantäneaktion eingerichtet ist, die Nachricht aber stattdessen blockiert wurde, erhalten Nutzer keine Quarantänewarnung.

Synchrones und asynchrones Scannen

Wenn Gmail-Nachrichten gesendet werden, können Regeln synchron oder asynchron geprüft werden:

• Synchrones Scannen: Datenschutzregeln werden geprüft, wenn der Nutzer auf Senden klickt. Der Nutzer wird über sensible Inhalte informiert, bevor die Nachricht sein Postfach verlässt. Gmail im Web und die mobile Gmail App führen synchrones Scannen durch.

  Hinweis: E-Mails, die ein Nutzer als Entwurf speichert, werden ebenfalls gescannt. Der Nutzer wird über alle sensiblen Inhalte benachrichtigt.

• Asynchrones Scannen: Datenschutzregeln werden geprüft, nachdem die Nachricht das Postfach des Absenders verlassen hat. Nutzer erhalten eine Nachricht, dass die Nachricht blockiert oder in die Quarantäne verschoben wurde, bevor sie an den Empfänger zugestellt wird. Das asynchrone Scannen erfolgt, wenn ein Nutzer eine Nachricht über eine E-Mail-App eines Drittanbieters sendet und wenn das synchrone Scannen fehlschlägt.

Wenn Gmail-Nachrichten empfangen werden, werden die Regeln gescannt, bevor die Nachricht an das Postfach des Empfängers zugestellt wird.

Ergebnisse vom synchronen und asynchronen Scannen gesendeter Nachrichten

DLP für Gmail-Interaktionen

Wie interagiert DLP mit anderen E‑Mail-Regeln?

Datenschutzregeln werden vor Regeln für die Inhaltscompliance und Routingregeln ausgewertet.

Wenn Datenschutzregeln keine Blockier- oder Quarantäneaktionen für eine Nachricht akzeptieren, wird die Nachricht anschließend anhand von Inhaltscompliance- und Routingregeln ausgewertet. Wenn durch eine Regel für Inhaltscompliance oder Routing eine Aktion angewendet wird, die eine weitere Kopie der Nachricht erstellt (z. B. einen neuen Empfänger hinzufügt), scannt DLP die neuen Kopien der Nachricht, bevor sie gesendet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Regeln für die erweiterte Filterung von E-Mail-Inhalten einrichten.

Wie interagiert DLP für Gmail mit Gruppen?

Für E‑Mails, die an Gruppen (z. B. support@beispiel.de) gesendet oder von Gruppen empfangen werden, gelten Datenschutzregeln nur, wenn die Regel für die gesamte Organisation festgelegt ist.

Für Nachrichten, die an Gruppen gesendet werden, gilt Folgendes:

• Nachrichten werden nur gescannt, wenn sie außerhalb Ihrer Organisation zugestellt werden.
• Unterstützt nur die Aktion Nachricht blockieren.

Bei Nachrichten, die von Gruppen empfangen werden, gilt für DLP für Gmail:

• Es wird nur das Original der Nachricht gescannt.
• Wendet dieselben Klassifizierungslabels auf alle Gruppenmitglieder an.

Datenschutzregel-Ereignisse mit dem Sicherheitsprüftool untersuchen

DLP-Verstöße mit BigQuery exportieren

Sie können DLP-Verstöße, die in Regelprotokollereignissen protokolliert wurden, zur weiteren Prüfung in benutzerdefinierte Tabellen exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dienstprotokollexporte nach BigQuery einrichten.

Feedback geben

Klicken Sie in der Admin-Konsole auf einer beliebigen Seite zum Datenschutz auf Feedback geben.

Weitere Informationen

• DLP und automatische Klassifizierungslabels in Gmail
• Größenbeschränkungen für DLP-Inhalte und -Regeln ansehen
• Bilder mithilfe optischer Zeichenerkennung lesen
• Optionen zum Weiterleiten und Zustellen von E-Mails in Google Workspace
• E‑Mail-Quarantäne einrichten
• Ereignisse im Regelprotokoll