מידע על DLP ל-Gmail

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Standard ו-Frontline Plus, ‏Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, ‏Education Fundamentals, ‏Education Standard ו-Education Plus. השוואה בין המהדורות

באמצעות מניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Gmail, אתם יכולים ליצור כללי הגנה על נתונים כדי לנהל תוכן רגיש שהמשתמשים משתפים בהודעות אימייל. הכללים שתיצרו ב-DLP ל-Gmail יהיו תקפים להודעות שנשלחות לאנשים בתוך הארגון ומחוץ לארגון, או מתקבלות מהם.

איך DLP ל-Gmail פועל

כשמשתמש שולח או מקבל הודעת אימייל, מתחיל תהליך DLP שבו מתבצעת סריקה של ההודעה כדי לחפש תוכן רגיש. אם בהודעה או בקבצים מצורפים יש הפרה של כלל, הפעולה שמוגדרת בכלל מתבצעת לגבי ההודעה.

תהליך DLP ל-Gmail

1. מוסיפים כללי הגנה על נתונים שמגדירים מהו תוכן רגיש ומה הפעולה שתחול על הודעות עם תוכן רגיש.
2. כשמשתמש שולח או מקבל הודעת אימייל, מתחיל תהליך DLP שבו מתבצעת סריקה כדי לחפש תוכן שתואם לכלל.
3. אם נמצאת התאמה לכלל, ה-DLP מבצע את הפעולה שנקבעה בכלל.
4. כל האירועים מתועדים ביומן הכללים לצורך בדיקה.

מה נסרק?

• סוגי קבצים של מסמכים – ‏TXT, ‏DOC, ‏DOCX, ‏RTF, ‏HTML, ‏XHTML, ‏XML, ‏PDF, ‏PPT, ‏PPTX,‏ ODP, ‏ODS, ‏ODT, ‏XLS, ‏XLSX, ‏PS, ‏CSS, ‏CSV, ‏JSON, ‏SH
• סוגי קבצים של תמונות שזמינים כשמופעל זיהוי תווים אופטי (OCR): ‏EPS, ‏BMP, ‏GIF, ‏JPEG, ‏PNG. בסריקות DLP אסינכרוניות, ה-OCR גם סורק תמונות בתוך קובצי PDF. ה-OCR פועל על בסיס המאמץ המרבי, ויכול להיות שהוא יפספס תמונות.
• סוגי קבצים דחוסים – ‏BZIP, ‏RAR, ‏TAR, ‏ZIP
• סוגי קבצים בהתאמה אישית – ‏HWP, ‏KML, ‏KMZ, ‏SDC, ‏SDD, ‏SDW, ‏SXC, ‏SXI, ‏SXW, ‏WML, ‏XPS
• מטא-נתונים של הקובץ, כמו שם הקובץ וסיומת הקובץ שלו.

אם מצורפים מספר קבצים להודעה, הכלל יופעל אם קובץ מצורף כלשהו תואם לתנאי של הכלל. זה עשוי להוביל לתוצאות לא צפויות במקרים של כללים עם תנאי שלילה (עם אופרטור NOT). לדוגמה, אם משתמשים בכלל NOT(תוכן מכיל ת"ז) ואחד הקבצים המצורפים מכיל ת"ז, התנאי הוא true והכלל לא יופעל.

מה לא נסרק?

• תוכן האימייל ושורות הנושא של כללים שמשתמשים בתנאים של שם קובץ, סיומת או סוג.
• תוכן של קבצים שמוגנים בסיסמה. כדי לחסום או להעביר להסגר קבצים מצורפים שמוגנים בסיסמה, צריך להשתמש בכללי תאימות של קבצים מצורפים. פרטים נוספים זמינים במאמר סינון הודעות עם קבצים מצורפים.

הסבר על טריגרים

לפני שמגדירים את התוכן שהכלל צריך לחפש, מציינים את הטריגר שמתחיל את תהליך הסריקה. ב-DLP ל-Gmail, הטריגרים הם:

• ההודעה נשלחה – סריקה של הודעות יוצאות וקבצים מצורפים.
• הודעה התקבלה – סריקה של הודעות נכנסות וקבצים מצורפים.

הסבר על פעולות DLP

כשמזוהה תוכן רגיש, הכלל אוכף פעולה. אפשר לבחור מבין הפעולות שמפורטות בטבלה הבאה.

אם יש לכם כללים דומים עם פעולות תגובה שונות, הפעולה המחמירה יותר היא זו שתתבצע. לדוגמה, אם כלל אחד מזהיר משתמשים כשנמצא מספר תעודת זהות (SSN) וכלל אחר חוסם את המשתמש מלהשתמש במספרי תעודות זהות, כלל החסימה מופעל והמשתמש לא יכול לשלוח או לקבל את האימייל.

אם בוחרים באפשרות הודעה התקבלה בתור הטריגר, הפעולות היחידות שזמינות הן ביקורת בלבד והחלה של תוויות סיווג.

פעולה	תיאור
חסימת ההודעה	הודעות יוצאות בלבד. חוסמת את המסירה של הודעות אימייל ושולחת התראה למשתמש. אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה בהתאמה אישית למשתמשים. האירוע נרשם ביומן.
אזהרות למשתמשים	הודעות יוצאות בלבד. המשתמש יכול להמשיך אחרי שמוצגת הודעת אזהרה. אם רוצים, אפשר להוסיף הודעת אזהרה בהתאמה אישית למשתמשים. הבחירה של המשתמש להמשיך נרשמת באירועי היומן.
העברת ההודעה להסגר	הודעות יוצאות בלבד. ההודעות מועברות להסגר, שם האדמין יכול לבדוק אותן לפני שהן נשלחות או מוחזרות. אפשר גם להחיל תנאי הסגר או להוסיף הודעה בהתאמה אישית למשתמשים. פרטים נוספים זמינים במאמר הגדרת הסגר לאימייל.
ביקורת בלבד	המשתמש יכול להמשיך בלי הפרעה והאירוע נרשם ביומן. אפשר לבחור לבדוק הודעות משולחים חיצוניים, משולחים פנימיים או משניהם.
הוספת תוויות סיווג	החלה של תווית סיווג קיימת על הודעות אימייל תואמות. יש תמיכה רק בתוויות עם תגים ובתוויות רגילות עם שדה מסוג "רשימת אפשרויות". אתם יכולים לבחור להוסיף תוויות סיווג להודעות משולחים חיצוניים, משולחים פנימיים או משניהם. כלל הגנה על נתונים לא יכול לכלול תווית סיווג גם כתנאי וגם כפעולה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא DLP ל-Gmail ותוויות סיווג אוטומטי.
הוספת הערה בהתאמה אישית	הוספת כותרת עליונה או תחתונה בהתאמה אישית להודעות אימייל תואמות. פרטים נוספים זמינים במאמר הוספת הערות בהתאמה אישית.

הסבר על תנאי DLP

אתם יכולים ליצור כלל הגנה על נתונים בלי תנאים. במקרה כזה, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחות, על כל הקבצים שמתקבלים או על שניהם (בהתאם לטריגר שבוחרים).

אפשר גם לציין תנאים בכלל ההגנה על הנתונים, שמגדירים איזה תוכן או פעילות לסרוק. אתם יכולים להשתמש בסוגי נתונים מוגדרים מראש או ליצור גלאי תוכן בהתאמה אישית. אתם יכולים גם לשלב כמה תנאים באמצעות האופרטורים AND,‏ OR או NOT.

פרטים נוספים זמינים במאמרים איך משתמשים בגלאי זיהוי תוכן מוגדרים מראש, יצירת גלאי בהתאמה אישית וכללי הגנה על נתונים עם אופרטורים לתנאים מקוננים.

הערה: תנאים שמבוססים על שם הקובץ, סיומת הקובץ או סוג הקובץ חלים רק על קבצים מצורפים לאימייל. המאפיינים האלה לא נסרקים בגוף ההודעה או בשורת הנושא של האימייל.

סוג התוכן לסריקה	מה לחפש?	פרטים ושימוש
לכל תוכן	התאמה לסוג מוגדר מראש של נתונים תוכן שמכיל מחרוזת טקסט תוכן שמכיל מילה התאמה לביטוי רגולרי התאמה למילים מרשימת המילים	סורק את כל התוכן כדי לאתר מידע רגיש. כשבוחרים באפשרות כל התוכן נסרקים רק 5 סוגים של כותרות: נושא, אל, מאת, עותק מוסתר ועותק. הכותרות האלה זמינות לסריקה סינכרונית באופן מיידי. כדי לסרוק את כל הכותרות של ההודעות, מומלץ להשתמש באחת מהאפשרויות האלה: להוסיף כמה תנאים שכוללים את האופרטור OR כדי לבצע סריקה של כותרות אימיילים. ליצור כלל נפרד שמיועד ספציפית לסריקה של כותרות אימיילים.
גוף	התאמה לסוג מוגדר מראש של נתונים תוכן שמכיל מחרוזת טקסט תוכן שמכיל מילה התאמה לביטוי רגולרי התאמה למילים מרשימת המילים	סריקה של גוף ההודעה וכל הקבצים המצורפים כדי לאתר מידע רגיש.
תווית סיווג	הוא	אם הוחלה תווית סיווג על ההודעה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא DLP ל-Gmail ותוויות סיווג אוטומטי. כלל הגנה על נתונים לא יכול לכלול תווית סיווג גם כתנאי וגם כפעולה.
סטטוס מצב סודי	מופעלת מושבתת	אם מופעל בהודעה מצב סודי. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא הגנה על הודעות ב-Gmail בעזרת המצב הסודי.
כותרות האימייל	התאמה לסוג מוגדר מראש של נתונים תוכן שמכיל מחרוזת טקסט תוכן שמכיל מילה התאמה לביטוי רגולרי התאמה למילים מרשימת המילים	סריקה של כותרות האימיילים כדי לבדוק אם יש בהן מידע רגיש. רוב הכותרות נסרקות באופן אסינכרוני. הכותרות נושא, אל, מאת, עותק מוסתר ועותק נסרקות גם באופן סינכרוני וגם באופן אסינכרוני. כדאי להימנע מהגדרת תנאי התאמה שלילית (תנאי עם אופרטור NOT) עבור כותרות אימייל חסרות, כדי למנוע שיבושים אצל המשתמשים.
נושא	התאמה לסוג מוגדר מראש של נתונים תוכן שמכיל מחרוזת טקסט תוכן שמכיל מילה התאמה לביטוי רגולרי התאמה למילים מרשימת המילים	סריקה סינכרונית של נושאי אימיילים כדי לאתר מידע רגיש.
שם קובץ	תוכן שמכיל מחרוזת טקסט תוכן שמכיל מילה	סריקה של שם הקובץ המילולי של קבצים מצורפים לאימייל. התנאי הזה לא סורק את גוף ההודעה או את שורת הנושא של האימייל.
סיומת הקובץ	שווה לכל מחרוזת טקסט	סריקה של סיומת הקובץ של קבצים מצורפים לאימיילים. אל תכללו נקודה (הזינו pdf, לא ‎ .pdf).
סוג הקובץ	תואם לסוג MIME נפוץ תואם לסוג MIME מותאם אישית תואם לקטגוריה של קובץ מערכת	סורק את סוג הקובץ המבני (סוג MIME) של קבצים מצורפים לאימייל כדי לזהות פורמטים ספציפיים של מדיה או מחלקות של קובצי מערכת, בלי קשר לטקסט של הסיומת. התנאי הזה לא סורק את גוף ההודעה או את שורת הנושא של האימייל.

יצירת כלל

אחרי שמחליטים מה הכלל אמור לעשות, יוצרים אותו. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירת כללים להגנה על נתונים.

תרחישים נפוצים לדוגמה

בטבלה הבאה מוצגות דוגמאות לשילוב בין טריגר (מה שהמשתמש עושה), תנאים (מה שנבדק) ופעולה ספציפית (האכיפה) כדי להגדיר את מדיניות ה-DLP. כדי להשתמש בטבלה הזו, אתם צריכים:

1. בוחרים טריגר.
2. ממפים את ערכי התנאים לאפשרויות המתאימות.
3. בוחרים פעולה.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף

תרחיש לדוגמה	Trigger כדי לחלק אותן לפי טריגר	מצב	פעולה
הצגת אזהרה למשתמשים כשהודעות או קבצים מצורפים ב-Gmail מכילים מספר כרטיס אשראי	‫Google Gmail ההודעה נשלחה	סוג התוכן: כל התוכן התאמה: התאמה לסוג מוגדר מראש של נתונים סוג הנתונים: גלובלי – מספר כרטיס אשראי סף סבירות להתאמה: גבוה מספר מינימלי של התאמות ייחודיות: 1 מספר מינימלי של התאמות: 1	אזהרות למשתמשים
חסימת הודעות Gmail כשגוף ההודעה מכיל מזהה מס אישי בארה"ב ולא הופעל בהודעה מצב סודי	‫Google Gmail ההודעה נשלחה	תנאי 1: סוג התוכן: גוף התאמה: התאמה לסוג מוגדר מראש של נתונים סוג הנתונים: ארה"ב – מספר זיהוי אישי לצורכי מס (ITIN) AND תנאי 2: סוג התוכן: סטטוס מצב סודי ערך: מושבת	חסימת ההודעה
סיווג אימיילים נכנסים ממשרה פנימית	‫Google Gmail ההודעה התקבלה	סוג התוכן: כותרות אימיילים התאמה: תוכן שמכיל מחרוזת טקסט ערך: an-internal-job-address@example.com מספר הפעמים המינימלי שהתבנית חוזרת על עצמה: 1	הוספת תווית סיווג: פנימי

הסבר על עדיפויות והתנגשויות של כללי DLP

כשאימייל מפעיל כלל אחד או יותר למניעת אובדן נתונים (DLP), מערכת Gmail מבצעת פעולות כדי להגן על הנתונים בהודעות האימייל. אם הודעה אחת מפעילה כמה כללים, Gmail פועל לפי סדר עדיפויות מסוים כדי לוודא שהפעולה החשובה או המגנה ביותר תתבצע קודם.

לדוגמה, אם כמה כללים חלים על הודעה, Gmail חוסם במקום להעביר להסגר, ומעביר להסגר במקום להזהיר. כך אפשר לוודא שהטיפול במידע רגיש תמיד מתבצע לפי הכלל המחמיר ביותר שחל על ההודעה.

סוגי פעולות DLP

הפעולות מסווגות לפי ההשפעה שלהן על ההודעה או על המשתמש. הנה כמה מונחים שמופיעים בטבלה הבאה:

• בצד הלקוח – פעולות שמתרחשות בתצוגת כתיבת ההודעה ב-Gmail, בזמן שהמשתמש כותב את ההודעה, למשל תיבת דו-שיח של אזהרה.
• בצד השרת – פעולות שמתרחשות אחרי שהמשתמש לוחץ על "שליחה" בהודעה חדשה, בזמן שמערכת המסירה של Gmail מעבדת את ההודעה.
• התנגשות – כששני כללים שונים חלים על אותה הודעת אימייל. לדוגמה, כלל אחד קובע שצריך להזהיר את המשתמש וכלל אחר קובע שצריך לחסום את שליחת ההודעה.

קטגוריית הפעולה	תיאור	מתי זה קורה	דוגמאות
אמצעי בקרה על הצגת המודעות	ההגדרה הזו קובעת אם האימייל יישלח בפועל. אלה החשובים ביותר.	בזמן כתיבת ההודעה ואחרי השליחה	חסימה, העברה להסגר, אזהרה למשתמש
דיווח ויומנים	שמירת תיעוד של האירוע כדי שתוכלו לבדוק אותו מאוחר יותר, בלי להפריע להודעה	בזמן כתיבת ההודעה ואחרי השליחה	ביקורת בלבד
שינויים במטא-נתונים של ההודעה	מעדכן מידע או תוויות שמוסתרים באימייל (כמו תוויות רגישות)	בזמן כתיבת ההודעה ואחרי השליחה הפעולות האלה תמיד מבוצעות על הודעות, בלי קשר לפעולות אחרות שמופעלות. התגים מתווספים כשהמשתמש כותב הודעה, אבל בדרך כלל אי אפשר לשנות אותם אחרי שההודעה כבר נשמרה במערכת.	החלת תוויות
שינויים באימייל	מוסיף או משנה טקסט באימייל עצמו	רק אחרי השליחה	הוספת כותרת תחתונה
התראות	שליחת התראה לאדמין או לאדם ספציפי	בזמן כתיבת ההודעה ואחרי השליחה	התראה ממרכז ההתראות

איך Gmail מנהל את העדיפויות וההתנגשויות של כללי DLP

אם הודעה מפעילה כמה כללים, Gmail משתמש בלוגיקה הבאה כדי להחליט איך להחיל את הכללים על ההודעה:

עדיפות המסירה – מהמחמירה ביותר לפחות מחמירה

אם כמה כללים חלים על הודעה, Gmail מחיל רק את הכלל המגביל ביותר. כך נקבעת העדיפות של הפעולות על ההודעות:

• חסימת ההודעה (העדיפות הגבוהה ביותר) – ההודעה נחסמת מיד ולא נשלחת, והמשתמש מקבל התראה שההודעה לא נשלחה.
• העברת ההודעה להסגר – האימייל מועבר להסגר, שם האדמין יכול לאשר או לדחות את השליחה שלו, והמשתמש מקבל התראה.
• אזהרה למשתמש – המשתמש מקבל התראה שמזהירה אותו לגבי תוכן ההודעה. הם יכולים לבחור לשלוח את ההודעה בכל זאת.

כשהודעה מפעילה כמה כללי DLP עם אותה פעולה (כמו חסימת ההודעה), Gmail מחיל רק אחד מהם. מערכת Gmail מחילה את הכלל הראשון לפי סדר אלפביתי של שם המשאב של הכלל. לדוגמה, אם הודעה מפעילה 2 כללי חסימה, אחד עם שם המשאב של הכלל policies/abb7a1e4c9f2d8a ואחד עם שם המשאב של הכלל policies/bb7aa1e4c9f2d8a, מערכת Gmail תחיל רק את הכלל policies/abb7a1e4c9f2d8a. ‫Gmail מתעלם מהכלל השני.

פתרון התנגשויות בין תוויות – מערכת ומשתמש

אם הכללים מנסים להחיל תוויות, למשל "ציבורי" או "סודי":

• ‫DLP ו-DLP – אם כלל DLP חדש מחיל תווית שונה מכלל DLP ישן, התווית החדשה מקבלת עדיפות ומחליפה את התווית הישנה.
• משתמש ו-DLP – אם משתמש בוחר תווית באופן ידני וכלל ה-DLP שהופעל מאפשר למשתמשים לשנות את ברירת המחדל, Gmail לא יחליף את התווית שהמשתמש בחר בתווית DLP אוטומטית.

שינויים בתוכן ההודעה

שינויים בתוכן של הודעות שנעשים באמצעות כללי DLP נמצאים בעדיפות נמוכה יותר מכללי פעולות מסירה של DLP (אזהרה, הסגר, חסימה). דוגמאות לשינויים בתוכן של הודעות: הוספת כותרת תחתונה להודעה והוספת קידומת לנושא של הודעה.

אם הודעה מפעילה כמה כללים להוספת כותרת תחתונה, Gmail מחיל את הכללים לפי סדר אלפביתי, על סמך שם המשאב של כל כלל, ומוסיף את כל הכותרות התחתונות. איך מוצאים את שם המשאב של כלל

רשומות והתראות

• דוחות: מערכת Gmail שומרת תיעוד של כל כלל שהופעל, גם אם הפעולה לא בוצעה כי כלל אחר קיבל עדיפות.
• התראות: המשתמשים מקבלים התראה רק כשהפעולה הספציפית מתרחשת בפועל. לדוגמה, אם מוגדרת פעולת הסגר, אבל ההודעה נחסמה במקום זאת, המשתמשים לא מקבלים התראה על הסגר.

הסבר על סריקות סינכרוניות ואסינכרוניות

כששולחים הודעות ב-Gmail, אפשר לסרוק כללים באופן סינכרוני או אסינכרוני:

• סריקה סינכרונית – סריקה של כללי הגנה על נתונים כשהמשתמש לוחץ על שליחה. המשתמש מקבל הודעה על תוכן רגיש לפני שההודעה יוצאת מתיבת הדואר. ב-Gmail במחשב ובאפליקציית Gmail לנייד מתבצעת סריקה סינכרונית.

  הערה: גם אימיילים שמשתמשים שומרים כטיוטה נסרקים, והמשתמשים מקבלים התראה על כל תוכן רגיש.

• סריקה אסינכרונית – סריקה של כללי הגנה על נתונים אחרי שהודעת האימייל נשלחת מתיבת הדואר של השולח. לפני שהודעת האימייל נשלחת לנמען, המשתמשים מקבלים הודעה על כך שהיא נחסמה או הועברה להסגר. סריקה אסינכרונית מתבצעת אם משתמשים שולחים הודעה באמצעות אפליקציית אימייל של צד שלישי ואם הסריקה הסינכרונית נכשלה.

כשמתקבלות הודעות ב-Gmail, המערכת סורקת את הכללים לפני שההודעה נמסרת לתיבת הדואר של הנמען.

תוצאות של סריקות סינכרוניות ואסינכרוניות של הודעות שנשלחו

אינטראקציות של DLP ל-Gmail

איך כללי DLP משתלבים עם כללים אחרים?

כללים להגנה על נתונים נבדקים לפני כללי סינון לפי עמידה במדיניות וכללי ניתוב.

אם כללי ההגנה על נתונים לא מאשרים ביצוע של פעולות חסימה או העברה להסגר של הודעה, ההודעה נבדקת לפי כללים של סינון לפי עמידה במדיניות וניתוב. אם הכללים של סינון לפי עמידה במדיניות או כלל מסלול מפעילים פעולות שגורמות ליצירת עותק של ההודעה (לדוגמה, הוספה של נמען נוסף), ה-DLP מבצע סריקה של העותקים החדשים לפני השליחה שלהם.

פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת כללים לסינון תוכן מתקדם באימייל.

איך כללי DLP ל-Gmail עובדים עם קבוצות?

באימיילים שנשלחים לקבוצות או מתקבלים מהן (למשל support@example.com), כללי ההגנה על הנתונים חלים רק אם הכלל מוגדר לכל הארגון.

בהודעות שנשלחות לקבוצות, DLP ל-Gmail:

• הודעות נסרקות רק כשהן נשלחות אל מחוץ לארגון.
• תומך רק בפעולה חסימת ההודעה.

בהודעות שמתקבלות בקבוצות, DLP ל-Gmail:

• רק העותק המקורי של ההודעה נסרק.
• החלה של אותן תוויות סיווג על כל חברי הקבוצה.

חקירת אירועים של כללי הגנה על נתונים באמצעות הכלי לחקירת אבטחה

ייצוא של הפרות DLP באמצעות BigQuery

אתם יכולים לייצא הפרות DLP שמתועדות ביומן האירועים של רישום כללים בשביל בדיקות נוספות. אתם יכולים לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא הגדרה של ייצוא של יומני שירות ל-BigQuery.

שיתוף משוב

בכל דף של הגנה על נתונים במסוף Admin, לוחצים על שליחת משוב.

נושאים קשורים

• ‫DLP ל-Gmail ותוויות סיווג אוטומטי
• מגבלות על גודל כלל ותוכן ב-DLP
• שימוש בזיהוי תווים אופטי (OCR) לקריאת תמונות
• אפשרויות לניתוב ולשליחה של אימייל ב-Google Workspace
• הגדרה של הסגר לאימייל
• אירועים של רישום כללים