ผู้รับอีเมลบางรายที่อยู่ภายนอกองค์กรอาจตั้งค่าระบบอีเมลไว้ตามความต้องการของตัวเอง เช่นเดียวกับที่คุณปรับแต่ง Google Workspace เพื่อจัดการกับจดหมายขาเข้า ดังนั้นคุณจึงอาจพบปัญหาในการส่งอีเมลไปให้ผู้รับดังกล่าว
ปัญหาที่พบบ่อยและการดำเนินการที่แนะนำ
อีเมลใช้เวลานานกว่า 1 ชั่วโมงจึงจะไปถึงกล่องจดหมายของผู้รับ
- หากส่งอีเมลไปไม่เกิน 30 วัน คุณสามารถใช้การค้นหาบันทึกอีเมลเพื่อติดตามการส่งข้อความไปยังระบบอีเมลของผู้รับได้
- อีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบความล่าช้าในการส่งอีเมลคือการคัดลอกส่วนหัวของอีเมลที่ได้รับ แล้ววางลงในเครื่องมือวิเคราะห์ส่วนหัว โดยจะแสดงว่าอีเมลล่าช้าระหว่างการส่งหรือหลังจากที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับยอมรับข้อความเพื่อนำส่ง
เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับปฏิเสธการเชื่อมต่อจาก Google
หากเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับปฏิเสธข้อความที่ส่งจากเซิร์ฟเวอร์ของ Google ซึ่งเป็นเซิร์ฟเวอร์ภายนอก Google จะสร้างรายงานการไม่นำส่ง หรืออาจเรียกว่า "ข้อความตีกลับ" ซึ่งจะปรากฏในกล่องจดหมายของผู้ใช้ โดยระบุว่าข้อความถูกตีกลับ
ข้อความตีกลับมักมีการตอบกลับ SMTP จากเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ ซึ่งจะระบุสาเหตุที่เซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธข้อความไว้
- ติดต่อผู้รับเพื่อแจ้งปัญหาและแนะนำให้เพิ่มโดเมนหรืออีเมลของคุณลงในรายการที่อนุญาต
- หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดติดต่อทีมสนับสนุน
ระบบของผู้รับทำเครื่องหมายอีเมลที่ส่งว่าเป็นจดหมายขยะ
ตั้งค่าระเบียน SPF, DKIM และ DMARC สำหรับโดเมนของคุณ เพื่อให้ผู้รับยืนยันความถูกต้องและแหล่งที่มาของข้อความที่ได้รับได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งอีเมล
ผู้ดูแลระบบควรปฏิบัติตามแนวทางดังต่อไปนี้เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาบางอย่างที่กล่าวมาข้างต้น
ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์สำหรับผู้ส่งอีเมล
หากคุณส่งแบบสำรวจ ใบปลิว หรือการสื่อสารอื่นๆ กับคนจำนวนมากทางอีเมลเป็นประจำโดยใช้ Google Workspace หรือระบบอีเมลของบุคคลที่สาม โปรดทำตามข้อกำหนดและคำแนะนำในหลักเกณฑ์สำหรับผู้ส่งอีเมล การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ดังกล่าวจะช่วยลดความเสี่ยงที่ระบบอีเมลของผู้รับจะทำเครื่องหมายข้อความที่คุณส่งว่าเป็นจดหมายขยะหรือบล็อกโดเมนของคุณ
กำหนดเส้นทางอีเมลจากระบบอื่นผ่าน Google Workspace
คุณใช้การส่งต่อ SMTP ได้ในกรณีต่อไปนี้
- ตั้งค่าสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเว็บแอปให้ส่งอีเมล (เช่น สแกนเพื่อส่งอีเมล)
- ใช้ระบบจัดการอีเมลอื่นๆ ที่ไม่ใช่ของ Google (เช่น CRM, ระบบจัดการตั๋ว หรือระบบการตลาดอัตโนมัติ) สำหรับสแกนข้อความขาออกเพื่อหาจดหมายขยะ
การส่งต่อ SMTP จะทำให้มีการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลที่ไม่ได้สร้างจากระบบของ Google โดยทำให้ดูเหมือนส่งมาจากโดเมน Google Workspace ของคุณ
ขอให้ผู้รับเพิ่มโดเมนของคุณลงในรายการที่อนุญาต
รายการที่อนุญาตคือรายชื่อผู้ส่งที่อนุมัติ แม้ว่าการเพิ่มโดเมนลงในรายการที่อนุญาตจะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้รับ แต่การดำเนินการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่อีเมลในอนาคตจะไม่ส่งถึงผู้รับได้อย่างมาก คุณเองก็ทำเช่นเดียวกันได้โดยเพิ่มโดเมนของผู้รับไว้ในตัวกรองจดหมายขยะ