管理全域通訊清單

開啟 Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) 後，Google Workspace 中的機構全域通訊錄 (GAL) 會自動提供給 Outlook 中的每位 GWSMO 使用者。

全域通訊清單是可供搜尋的共用目錄，其中包含為 Google Workspace 網域定義的所有使用者、群組、共用聯絡人和各項資源。您也可以透過 Gmail 網頁介面存取這些全域聯絡人。

根據預設，全域通訊錄會與貴機構的所有使用者共用，包括每位使用者的主要電子郵件地址，以及所有電子郵件別名或暱稱。名稱格式 (例如「姓氏名字」或「名字姓氏」) 會遵循 Gmail 名稱格式設定。

如果您在 Google Workspace 中修改 GAL，Outlook 中每個使用者的清單也會隨之更新。安裝 GWSMO 後，更新最多可能需要 24 小時才會在 Outlook 中生效，使用者也才能查看全域通訊錄。

Outlook 使用者可以/無法執行哪些操作？

Outlook 中的 GWSMO 使用者可以：

• 查看貴機構所有 Google Workspace 使用者、群組、共用聯絡人和資源的 GAL。詳情請參閱下方的「支援的欄位」。
• 在 Outlook 通訊錄中，依使用者、群組和資源地址搜尋聯絡人。只要輸入通訊錄中某一地址的前幾個字元，自動完成功能就會填入與輸入內容最接近的地址。
• 查尋其他使用者和資源 (例如會議室) 的有空/忙碌資訊。您也可以加入貴機構中仍使用 Microsoft Exchange 的人員空閒/忙碌資訊。詳情請參閱「為 Exchange 使用者設定忙碌/閒置資訊」。

如果 Exchange 資料尚未複製到 Google Workspace，Outlook 中的 GWSMO 使用者就無法查看。

管理 GAL

目錄管理員可以管理 GAL，控管使用者資訊在 Google 聯絡人和其他 Google 服務中的顯示方式。如果網域中的使用者無法在 Outlook 或 Gmail 中存取任何全域地址，請確認 Google 管理控制台中已啟用聯絡人共用功能。

如要修改聯絡人共用設定，您必須是超級管理員或服務管理員，或是具備自訂角色的「目錄設定服務」權限。詳情請參閱「將使用者設為管理員」或「建立、編輯及刪除自訂管理員角色」。

開啟目錄

如要確保 GWSMO 使用者能存取 GAL，您必須開啟貴機構的目錄，並在 Google 管理控制台中調整聯絡人共用設定。詳情請參閱「開啟目錄並設定共用選項」。

關閉 Directory

如不希望使用者存取全域通訊清單，可以為整個機構或個別使用者停用這項功能：

• 如要為貴機構關閉聯絡人共用功能，並隱藏使用者的全域通訊地址，請參閱「停用目錄」一文。
• 如要為特定使用者關閉聯絡人共用功能，請在該使用者的電腦中新增登錄機碼。請參閱「為使用者停用全域通訊清單」。

注意：在初次設定 Directory 或排解問題時，您可能也需要關閉 Directory。

其他目錄設定

以下提供其他幾個目錄設定供您參考：

• 決定貴機構使用者查看電子郵件地址的方式：設定要在目錄中顯示哪些電子郵件地址
• 設定機構成員能查看目錄中哪些使用者的資料：管理使用者可以在目錄中找到哪些人員
• 在機構的目錄中隱藏個人資料：在目錄中隱藏使用者

全域通訊錄欄位

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