Utgåvor som stöds för den här funktionen: Workspace-gäster i Google Chat stöds i alla Business- och Enterprise-SKU:er. Workspace-gäster i Gmail Kryptering på klientsidan stöds i Enterprise Plus-SKU:er med tillägget Säkra kontroller. Jämför utgåvor
Om användarna endast samarbetar med externa användare som använder kryptering på klientsidan (CSE) kan du läsa mer i Ge extern åtkomst till krypterat innehåll på klientsidan.
Vad är gäster?
Med gästkonton i Workspace kan personer som inte har konton i organisationen, till exempel en entreprenör som använder ett annat e-postsystem, samarbeta på ett säkert sätt med dina användare i Google Workspace-appar.
Så fungerar gästkonton
När någon i organisationen skickar ett krypterat e-postmeddelande eller bjuder in en extern användare till en chatt skapar Google Workspace ett gästkonto åt hen. Gästen får en inbjudan att konfigurera sitt konto. När gästen har godkänt användarvillkoren för Google Workspace och att all data som hen får åtkomst till tillhör organisationen kan hen börja arbeta med användarna.
Gäster läggs automatiskt till i organisationsenheten Workspace-gäster i administratörskonsolen, där du kan hantera deras konton. Du kan uppdatera deras uppgifter, styra vilka tjänster de har åtkomst till, ange lösenordskrav och använda andra säkerhetsfunktioner. För ökad säkerhet kan gästkonton inte flyttas till andra organisationsenheter.
Vad kan gäster göra?
Workspace-gäster kan visa och svara på krypterade e-postmeddelanden, gå med i chattar, få åtkomst till delade dokument och enheter och delta i möten som gäst i organisationen.
E-postfunktioner för gäster
|
Workspace-användares möjlighet |
Stöds för gäster? |
|---|---|
|
Ta emot och svara på krypterade e-postmeddelanden på externa konton |
Endast med tillägget Säkra kontroller |
Chattfunktioner för gäster
|
Workspace-användares möjlighet |
Stöds för gäster? |
|---|---|
|
Skapa rum |
|
|
Bläddra bland rum |
Gäster kan bara bläddra i rum som de har lagts till i av medlemmar i organisationen |
|
Meddelandesökning |
Gäster kan söka i chattar och rum som de deltar i |
|
Begär att gå med i rum |
|
|
Chatta med externa användare i ett direktmeddelande |
|
|
Chatta med interna användare i ett direktmeddelande |
När du får en meddelandebegäran |
|
Chatta med andra gäster i ett direktmeddelande |
Endast med gäster som har skapats av samma värddomän |
|
Gå med i ett rum som har markerats som externt och som har skapats av en extern organisation |
När de läggs till av en användare från organisationen |
|
Gå med i interna rum |
|
|
Lägga till andra i ett rum |
|
|
Ändra rumsinformation |
|
|
Använda personförslag |
Förslagen omfattar endast användare som har skickat meddelanden till gästen |
|
Använda förslag på personer att @omnämna i ett rum |
Förslagen omfattar endast användare som har skickat meddelanden till gästen |
|
Ladda upp filer till ett rum som har markerats som externt |
Med administratörsbehörighet |
|
Ladda upp filer till ett direktmeddelande |
Med administratörsbehörighet |
|
Få åtkomst till filer som har laddats upp till ett rum som har markerats som externt |
|
|
Få åtkomst till filer som har laddats upp till DM |
|
|
Visa offentliga rum med en webbadress |
|
|
bli inbjuden till flera rum |
|
|
Hitta, installera och köra Chat-appar |
|
|
Lägga till webhooks i rum |
|
|
Initiera Meet-begäranden |
|
|
Blockera användare |
|
|
Rapportera användare |
|
|
Rapportera meddelanden i rum |
|
|
Reagera med emoji i rum |
|
|
Reagera med emoji i direktmeddelanden med organisationsanvändare |
|
|
Reagera med anpassad emoji |
|
|
Skapa, tilldela eller markera en rumsuppgift som slutförd |
|
|
Använda @Alla i ett rum |
Med behörighet som rumsansvarig |
|
Fästa ett meddelande, en Google Dokument-fil eller en länk på Chat-tavlan |
Drive-funktioner för gäster
|
Workspace-användares möjlighet |
Stöds för gäster? |
|---|---|
|
läsa namnet och beskrivningen för en fil eller mapp |
|
|
läsa innehållet i en fil |
|
|
Läsa listan över objekt i en mapp |
|
|
Ladda ned en fil |
|
|
Kopiera en fil |
|
|
Lägga till kommentarer i en fil |
|
|
Ändra namn och beskrivning för en fil eller mapp |
|
|
Ändra innehållet i filen |
|
|
Få åtkomst till tidigare versioner |
|
|
Ta bort objekt från mappen Min enhet |
|
|
Dela objekt från mappen Min enhet |
|
|
Dela ett objekt på en delad enhet |
|
|
Dela en mapp på en delad enhet |
|
|
Lägga till filer på delade enheter |
|
|
Ändra namn eller beskrivning på en delad enhet |
|
|
Lägga till medlemmar på delad enhet |
|
|
Få åtkomst till detaljerade filbehörigheter |
|
|
Omorganisera objekt på en delad enhet |
|
|
Flytta objekt utanför en delad enhet |
|
|
Flytta objekt till papperskorgen |
|
|
Återställa objekt från papperskorgen |
|
|
Tömma papperskorgen |
|
|
Ta bort en fil eller mapp |
|
|
Radera objekt på delade enheter |
|
|
Radera en tom delad enhet |
Meet-funktioner för gäster
|
Workspace-användares möjlighet |
Stöds för gäster? |
|---|---|
|
gå med i ett Meet-samtal från en Chat-inbjudan som skickats av en intern användare |
Obs! Gäster har inte åtkomst till Gmail, Google Kalender eller Gemini i Workspace. De kan inte inkluderas i dynamiska grupper.
Enhetshantering för gäster
När en gäst använder sin enhet för att samarbeta med organisationen omfattas hens konto av organisationens policyer för Googles ändpunktshantering. Administratörer kan tillämpa policyer för enhetshantering direkt på organisationsenheten Workspace-gäster. Administratörer kan även fjärrensa företagsdata från en gästs enhet. Detta tar bort gästkontot och all tillhörande organisationsdata från den mobila enheten på ett säkert sätt utan att påverka gästens personuppgifter eller appar. Mer information finns i Hantera enheter med Googles ändpunktshantering.
Gränser för gästkonton
Du får fem kostnadsfria gästkonton för varje betald Business- och Enterprise-licens i organisationen. Om organisationen till exempel har tio betalda användarlicenser kan du ha 50 gästkonton.
Inaktivera inbjudningar till gästkonton
Som standard kan användarna bjuda in gäster till organisationen med Google Chat eller kryptering på klientsidan (CSE) i Gmail. Om du inte vill att användarna ska kunna bjuda in gäster kan du inaktivera inbjudningar till gästkonton i Google Chat, Gmail CSE eller båda.
Inaktivera inbjudningar till gästkonton i Chat
- Logga in på Googles administratörskonsol med ett administratörskonto.
- Öppna Meny
Säkerhet 
Åtkomst och datakontroll Extern delning Gästinbjudningar. - Avmarkera Tillåt att användare skickar gästinbjudningar till personer utanför organisationen.
- Klicka på Spara.
Inaktivera inbjudningar till gästkonton i Gmail
- Logga in på Googles administratörskonsol med ett administratörskonto.
- Öppna Meny Data Efterlevnad
Kryptering på klientsidan Gmail
Kryptering med gästkonton.
- Avmarkera Tillåt användare att skicka krypterade meddelanden på klientsidan till mottagare som inte använder S/MIME.
- Klicka på Spara.
Så här fungerar gästkonton med besökardelning
Gästkonton skiljer sig från besökardelning. Med delning för besökare kan användarna bjuda in personer utan ett Google-konto att samarbeta i filer och mappar på Google Drive med en pinkod för identitetsverifiering. Med gästkonton kan externa användare samarbeta i fler Workspace-tjänster genom att skapa ett konto i organisationsenheten Workspace-gäster.
Om du har aktiverat gästkonton: Externa användare kan börja med ett gästkonto eller besöksåtkomst, beroende på hur användarna samarbetar med dem från början.
- Nya externa användare som bjuds in via Google Chat får ett gästkonto. Åtkomst till delade filer och mappar på Google Drive sker som standard via gästkontot.
- Nya externa användare som får en delad fil eller mapp från Google Drive får besöksåtkomst till objektet.
- Befintliga externa användare med besöksåtkomst som bjuds in att samarbeta via Google Chat får ett gästkonto. Åtkomst till nya delade Drive-filer eller mappar sker som standard via gästkontot, men de behåller besöksåtkomsten till tidigare delade filer eller mappar.
Om du har inaktiverat gästkonton: Användarna kan använda delning med besökare för att samarbeta i filer och mappar på Drive.