Styra externa alternativ för chatt och rum

Den här artikeln är avsedd för Google Workspace-administratörer. Gå till Kom igång med Google Chat om du behöver hjälp.

Du kan styra hur användare chattar med personer utanför organisationen. Om du tillåter att användarna chattar externt kan du även tillåta dem att skapa och gå med i rum och gruppdirektmeddelanden med personer utanför organisationen.

Om du inaktiverar extern åtkomst till befintliga chattmeddelanden och rum

  • Om du inaktiverar extern chatt raderas inte redan skapade chattmeddelanden, konversationer och rum. De är fortfarande synliga och tillgängliga för redan inbjudna externa användare och gäster. Organisationens användare kan inte längre få åtkomst till dessa enheter, men deras medlemskapsstatus ändras inte. Om du aktiverar inställningen igen blir meddelanden, konversationer och rum tillgängliga igen.
  • Om du tar bort extern åtkomst till rum förhindrar det inte att rumsmedlemmar får åtkomst till data som delas i ett rum, till exempel Google Drive-filer eller uppgifter. Det tar bara bort åtkomsten till själva rummet. Om du vill förhindra att externa medlemmar får åtkomst till rum och ruminnehåll måste du ta bort dem från rummet. Mer information finns i Hantera rum i Googles administratörskonsol.

Granskning av aktiviteter som påbörjats av användare utanför organisationen

Om en aktivitet initieras av en användare utanför organisationen i konversationer som ägs av organisationen loggas information om chatthändelsen så att en administratör kan se att chatten har ägt rum. Den kan dock inte läsa innehållet i den chatten.

Konfigurera extern chatt

Innan du börjar: Läs mer om att chatta med externa användare och gästkonton.

Innan du börjar: Om du behöver konfigurera en avdelning eller ett team för den här inställningen går du till Lägg till en organisationsenhet.

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt av Google Workspace följt av Google Chat.

    Administratörsbehörighet för Google Chat krävs.

  2. Klicka på Externa chattinställningar.
  3. (Valfritt) Välj en organisationsenhet vid sidan om du vill att inställningen ska gälla för en avdelning eller ett team.

  4. Välj På eller Av för Tillåt användare att skicka meddelanden utanför organisationen:

    • På – tillåt användare i organisationen att skicka och ta emot meddelanden utanför organisationen.

      (Valfritt) Begränsa deltagare till betrodda domäner genom att markera rutan Tillåt enbart detta för godkända domäner.

      (Valfritt) Om du vill godkänna bekanta externa gäster och användare automatiskt utan att behöva skicka en inbjudan markerar du rutan Godkänn automatiskt chattinbjudningar från bekanta kontakter.

    • Av – tillåt inte att användarna skickar meddelanden utanför organisationen.

  5. Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.

    Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv.

Gemini i Google Meet – anteckningar och externa gäster

Funktionen Anteckna för mig i Google Meet följer organisationens policyer för externt samarbete och chatt. Om extern delning är begränsad kan gäster inte ta emot AI-sammanfattningar och automatiska anteckningar kan inaktiveras. Om du vill ge åtkomst ska du se till att inställningarna för Chat och Drive tillåter extern delning eller dela dokumentet manuellt efter mötet.

Aktivera eller inaktivera externa rum och direktmeddelanden i grupper

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Jämför utgåvor

Du kan även styra om användarna kan skapa eller gå med i rum och gruppdirektmeddelanden som har skapats inom organisationen som inkluderar externa personer utanför organisationen. Användare som har inaktiverat den här inställningen eller som har utgåvor som inte har stöd för extern chatt kan inte skapa externa rum och direktmeddelanden till grupper, men de kan gå med i befintliga konversationer med externa personer som har skapats av en domän med en kvalificerad utgåva.

Innan du börjar: Inställningen Externa rum och direktmeddelanden i grupper gäller endast om Chatta externt har aktiverats (beskrivs i avsnittet ovan) och en administratör eller användare har skapat rummet. Om en app har skapat rummet och gruppdirektmeddelandet kan appen dock inte skapa en extern konversation om inte inställningen för rum och gruppdirektmeddelanden är aktiverad på rot-OE-nivå. Om den inte har aktiverats kan användarna inte skapa eller gå med i konversationer inom eller utanför organisationen – även om Externa rum och direktmeddelanden till grupper är På.

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Appar följt av Google Workspace följt av Google Chat.

    Administratörsbehörighet för Google Chat krävs.

  2. Klicka på Externa rum och direktmeddelanden i grupper.
    Den här inställningen gäller för hela organisationen.
  3. För Tillåt användare att skapa och gå med i rum och gruppdirektmeddelanden med personer utanför organisationen väljer du På eller Av:
    • På – tillåt användare i organisationen att skapa och gå med i externa rum och gruppdirektmeddelanden inom organisationen.
      (Valfritt) Begränsa externa deltagare till betrodda domäner genom att markera rutan Tillåt enbart användare att lägga till personer från godkända domäner. Om du har markerat rutan Tillåtna domäner för Chatta externt (beskrivs i föregående avsnitt) ska du även markera den här rutan för rum. Annars kan användare som har markerat rutan Godkända domäner för Chatta externt inte skapa eller få åtkomst till externa rum och direktmeddelanden till grupper. De kan fortfarande chatta med användare på godkända domäner genom andra konversationer (till exempel direktmeddelanden) men inte i konversationer med externa användare och gäster.
    • Av – hindra användare från att skapa eller gå med i rum och gruppdirektmeddelanden som har skapats inom organisationen som inkluderar externa personer. Användarna kan fortfarande gå med i konversationer som har skapats utanför organisationen om Chatta externt (enligt beskrivningen i föregående avsnitt) har aktiverats.
  4. Klicka på Spara.