Jika Anda memiliki langganan pengguna tunggal, buka Mengarsipkan langganan pengguna tunggal.
Saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk menyimpan datanya dengan aman dan mencegah dia mengakses layanan Google Workspace. Mengarsipkan akun pengguna akan mengubah status akun menjadi diarsipkan dan menetapkan lisensi Arsip Akun Pengguna kepada pengguna.
Data untuk pengguna yang diarsipkan dihitung dalam batas penyimpanan gabungan organisasi Anda.
Apa yang terjadi pada akun dan data pengguna yang diarsipkan?
Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, Google mengelola data layanan Google Workspace pengguna tersebut dengan aman. Jika pengguna memiliki lisensi Google Vault atau lisensi dari langganan Arsip Akun Pengguna yang berisi Vault, data pengguna tersebut akan dilindungi sesuai pembekuan dan aturan retensi Vault. Anda juga dapat menelusuri dan mengekspor data tersebut. Pelajari lebih lanjut
Data pengguna (dari layanan inti, seperti Gmail dan Google Drive, serta layanan non-inti, seperti Classroom) tersedia untuk pengguna lain di organisasi Anda yang memiliki lisensi Google Vault.
Data pengguna tetap berada di region data yang sama dengan yang ditetapkan oleh administrator. Untuk mengetahui detailnya, buka Memilih lokasi geografis untuk data Anda.
Catatan: Akun Google Workspace for Education, baik yang aktif maupun yang diarsipkan, harus diberi lisensi Education Standard atau Education Plus agar tercakup dalam kebijakan region data.
Pencegahan kebocoran data (DLP) Google Drive tetap berjalan untuk data pengguna. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan DLP Workspace untuk mencegah kehilangan data.
Jika pengguna memiliki lisensi untuk langganan add-on, seperti Vault atau Google Voice, dia akan tetap memiliki lisensi tersebut setelah Anda mengarsipkannya. Jika pengguna tidak lagi memerlukan langganan add-on, Anda dapat menghapus lisensi tersebut setelah mengarsipkan akun pengguna. Pelajari lebih lanjut cara menghapus lisensi.
Anda dapat mengarsipkan pengguna yang aktif dan ditangguhkan. Saat Anda mengarsipkan akun pengguna, lisensi Google Workspace-nya yang aktif dapat dialihkan kepada pengguna lain dalam waktu 24 jam.
Setelah pengguna diarsipkan
Setelah diarsipkan, pengguna:
- Tidak dapat login ke Akun Google terkelolanya, di sistem apa pun. Hal ini termasuk layanan Google Workspace, seperti Gmail, Google Kalender, dan Drive.
- Tidak muncul di Daftar Alamat Global. Pengguna akan ditampilkan dengan status diarsipkan dalam daftar direktori pengguna. Buka Melihat status akun pengguna.
- Dapat dihapus atau dibatalkan pengarsipannya, tetapi tidak ditangguhkan di konsol Admin.
- Ditampilkan dalam status diarsipkan di laporan pengguna agar pengguna yang diarsipkan mudah dipantau, dikelola, dan dihapus.
- Tidak dapat menerima undangan kalender dan email baru karena sudah diblokir saat dikirim ke akun pengguna yang diarsipkan.
Cara kerja pembatalan pengarsipan
Jika Anda membatalkan pengarsipan, akun pengguna akan kembali ke status sebelumnya dan mendapatkan kembali akses ke semua data lamanya.
Untuk membatalkan pengarsipan pengguna, Anda memerlukan lisensi yang tersedia dan cocok dengan edisi Google Workspace pengguna tersebut. Jika lisensi yang aktif tidak tersedia, proses pembatalan pengarsipan akan gagal dan pengguna tetap diarsipkan dengan lisensi Arsip Akun Pengguna.
Setelah membatalkan pengarsipan akun pengguna, Anda perlu menetapkan lisensi untuk Google Workspace kepada pengguna tersebut secara manual.
Sebelum memulai
Untuk mengarsipkan pengguna, Anda memerlukan langganan Arsip Akun Pengguna atau Paket Fleksibel untuk penagihan:
- Enterprise Standard atau Enterprise Plus—Anda dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Google Admin. Untuk mengetahui langkah-langkahnya, buka Menambahkan langganan berbayar ke akun Anda.
- Business Starter, Business Standard, atau Business Plus—Anda mungkin dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Untuk memeriksanya, ikuti langkah-langkah untuk mengarsipkan pengguna di Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan akun pengguna individual (nanti di halaman ini).
- Education Fundamentals, Education Standard, atau Education Plus—Lisensi Arsip Akun Pengguna disertakan dalam langganan Google Workspace for Education Anda. Jika habis, Anda dapat meminta lebih banyak melalui Dukungan.
- Paket Fleksibel untuk penagihan—Jika tidak memiliki langganan Pengguna yang Diarsipkan, Anda dapat mengarsipkan pengguna saat menghapus akunnya. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengarsipkan pengguna tanpa langganan terpisah di halaman ini.
Atau, untuk semua edisi, Anda dapat menghubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.
Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan satu akun pengguna
Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda memerlukan Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.Untuk pelanggan Education, lihat artikel ini.
-
Di konsol Google Admin, buka Menu
Direktori Pengguna.Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.
- Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika Anda memerlukan bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
Untuk mengarsipkan pengguna:
- Arahkan kursor ke akun pengguna, lalu klik Opsi lainnya.
- Jika Anda memiliki:
- Enterprise Standard atau Enterprise Plus—Pilih Arsipkan pengguna.
- Business Starter, Business Standard, atau Business Plus—Pilih
Hapus pengguna klik Arsipkan pengguna.
Jika diminta, klik Beli langganan arsip akun pengguna dan ikuti petunjuknya. Jika opsi ini tidak tersedia, Anda tidak dapat membeli langganan Arsip Akun Pengguna di konsol Admin. Sebagai gantinya, hubungi Sales Rep Google atau partner Google Cloud.
- Klik Selesai untuk mengonfirmasi.
Untuk membatalkan pengarsipan pengguna:
- Arahkan kursor ke pengguna, lalu klik Batalkan pengarsipan pengguna.
- Klik Selesai untuk mengonfirmasi.
Mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal
Anda dapat mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan pengguna secara massal menggunakan file CSV atau Admin SDK API.
Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan file CSV:
- Ikuti petunjuk di Menambahkan atau memperbarui beberapa pengguna dari file CSV.
- Pada template CSV yang didownload, di kolom New Status [Upload Only], masukkan Archived untuk mengarsipkan pengguna, atau Active untuk membatalkan pengarsipan pengguna.
Untuk mengarsipkan atau membatalkan pengarsipan beberapa pengguna menggunakan Admin SDK API:
- Ikuti petunjuk di Method: users.update. 2. Tetapkan variabel boolean yang diarsipkan ke True atau False untuk setiap pengguna yang sesuai.
Mengarsipkan pengguna, bukan membatalkan langganan
Jika Anda mulai membatalkan Google Workspace, selama proses pembatalan, Anda mungkin memiliki opsi untuk mengarsipkan semua pengguna. Opsi ini tersedia jika Anda:
- Memiliki edisi Business, Enterprise Standard, atau Enterprise Plus
- Ditagih berdasarkan Paket Fleksibel
- Memiliki antara 2 hingga 300 pengguna
Bergantung pada jumlah pengguna, mungkin perlu waktu beberapa jam hingga semua pengguna diarsipkan.
Untuk memeriksa status arsip pengguna:
Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda memerlukan Hak istimewa pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.-
Di konsol Google Admin, buka Menu
Direktori Pengguna.Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan pengguna yang sesuai. Tanpa hak istimewa yang benar, Anda tidak akan melihat semua kontrol yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah ini.
- Di daftar Pengguna, temukan pengguna. Jika Anda memerlukan bantuan, buka Menemukan akun pengguna.
- Untuk mengonfirmasi apakah pengguna diarsipkan, periksa kolom Status.
Untuk memeriksa status umum proses pengarsipan, klik Tugas
di bagian atas.
Setelah mengarsipkan semua pengguna, Anda dapat membatalkan pengarsipan satu atau beberapa pengguna dengan mengikuti salah satu kumpulan langkah pembatalan pengarsipan sebelumnya di halaman ini.
Untuk mengetahui detail selengkapnya tentang langkah-langkah pembatalan, buka Membatalkan Google Workspace.
Mengarsipkan pengguna tanpa langganan terpisah
Mulai April 2026, Anda dapat mengarsipkan pengguna tanpa langganan Arsip Akun Pengguna terpisah. Untuk memenuhi syarat, Anda harus menggunakan Paket Fleksibel untuk penagihan dan tidak memiliki langganan Arsip Akun Pengguna yang sudah ada.
Tentang pengarsipan tanpa langganan terpisah
Anda tidak perlu membeli atau mempertahankan langganan Pengguna yang Diarsipkan terpisah.
Saat menghapus pengguna, Anda dapat menetapkan penerima delegasi untuk email masuk mendatang dan permintaan akses ke file pengguna. Misalnya, jika email ditujukan kepada pengguna yang diarsipkan, pengirim akan mendapatkan notifikasi tentang siapa yang harus dihubungi.
Jika Anda perlu memperbarui atau menghapus penerima tugas, Anda harus membatalkan pengarsipan pengguna yang diarsipkan, lalu mengarsipkan pengguna tersebut lagi. Saat melakukannya, Anda dapat mendelegasikan akun
arsiptersebut kepada pengguna lain atau membiarkannya tidak ditetapkan. Memperbarui atau menghapus delegasi akan dikenai biaya satu hari untuk lisensi pengguna aktif.
Cari tahu apakah Anda memiliki akses
-
Di konsol Google Admin, buka Menu
Penagihan Langganan.Anda harus memiliki hak istimewa Pengelolaan penagihan.
Di halaman Langganan, jika edisi Arsip Akun Pengguna tidak tercantum, Anda dapat mengarsipkan pengguna tanpa langganan Arsip Akun Pengguna terpisah.
Untuk mengetahui detail tentang cara menghapus pengguna dari organisasi Anda, buka Menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi Anda.