Jeśli masz subskrypcję dla jednego użytkownika, przejdź do artykułu Wstrzymywanie abonamentu Workspace.
Gdy pracownik opuści firmę, możesz zarchiwizować jego konto, aby bezpiecznie zachować jego dane i uniemożliwić mu dostęp do usług Google Workspace. Zarchiwizowanie konta użytkownika powoduje zmianę stanu konta na zarchiwizowane.
Dane zarchiwizowanych kont użytkowników wliczają się do limitu wspólnego miejsca na dane organizacji.
Co się dzieje ze zarchiwizowanym kontem i danymi użytkownika?
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika bezpiecznie przechowujemy znajdujące się na nim dane z usług Google Workspace. Jeśli użytkownik ma licencję na Google Vault lub abonament na zarchiwizowane konto użytkownika obejmujący Vault, dane tego użytkownika są chronione zgodnie z regułami przechowywania i blokadami Vault. Możesz te dane wyszukiwać i eksportować. Więcej informacji
Dane użytkownika (z usług podstawowych, takich jak Gmail i Dysk Google, oraz z pozostałych usług, takich jak Classroom) są dostępne dla innych użytkowników w organizacji, którzy mają licencję Google Vault.
Dane użytkowników pozostaną w regionie danych ustawionym przez administratora. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Wybieranie położenia geograficznego na potrzeby przechowywania danych.
Uwaga: aby podlegać zasadom dotyczącym regionów danych, aktywne i zarchiwizowane konta Google Workspace for Education muszą mieć przypisaną licencję Education Standard lub Education Plus.
Zapobieganie utracie danych (DLP) na Dysku Google nadal działa w odniesieniu do danych użytkowników. Więcej informacji znajdziesz w artykule Informacje o DLP na Dysku.
Jeśli użytkownik ma licencję na subskrypcję dodatku, na przykład Vault czy Google Voice, zachowa on ją po zarchiwizowaniu jego konta. Jeśli użytkownik nie potrzebuje już subskrypcji dodatku, możesz usunąć licencję po zarchiwizowaniu jego konta. Dowiedz się więcej o usuwaniu licencji.
Możesz archiwizować zarówno aktywne, jak i zawieszone konta użytkowników. Po zarchiwizowaniu konta użytkownika jego aktywną licencję Google Workspace możesz ponownie przypisać innemu użytkownikowi już w ciągu 24 godzin.
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika
Kiedy zarchiwizujesz konto użytkownika:
- Użytkownik nie może zalogować się na swoje zarządzane konto Google w żadnym systemie. Dotyczy to usług Google Workspace, takich jak Gmail, Kalendarz Google i Dysk.
- Konto zniknie z globalnej listy adresów. W katalogu użytkowników dane konto użytkownika zostanie oznaczone jako zarchiwizowane. Przeczytaj artykuł Wyświetlanie stanu konta użytkownika.
- Możesz je usunąć lub przywrócić, ale nie zawiesić w konsoli administracyjnej.
- Stan zarchiwizowania konta będzie wskazywany w raportach dotyczących użytkowników, co ułatwia monitorowanie zarchiwizowanych kont użytkowników, zarządzanie nimi i ostatecznie ich usuwanie.
- Użytkownik nie będzie otrzymywać nowych e-maili ani zaproszeń z kalendarza, ponieważ będą one blokowane przy wysyłaniu na zarchiwizowane konto użytkownika.
Jak działa cofanie archiwizacji
Jeśli cofniesz archiwizację konta użytkownika, zostanie przywrócony jego poprzedni stan i odzyska on dostęp do poprzednich danych.
Aby przywrócić konto użytkownika z archiwum, musisz mieć dostępną licencję na wersję Google Workspace, z której korzysta. Jeśli nie jest dostępna żadna aktywna licencja, proces cofania archiwizacji nie powiedzie się, a konto pozostanie zarchiwizowane z zastosowaniem odpowiedniej licencji na zarchiwizowane konto użytkownika.
Po cofnięciu archiwizacji konta użytkownika musisz ręcznie przypisać mu licencję na Google Workspace.
Zanim zaczniesz
Aby zarchiwizować konto użytkownika, możesz potrzebować abonamentu na zarchiwizowane konto użytkownika. Konto użytkownika możesz zarchiwizować na liście Użytkownicy lub podczas usuwania konta. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Archiwizowanie kont użytkowników bez osobnego abonamentu (poniżej).
- Jeśli subskrypcja została kupiona od zespołu sprzedaży Google lub partnera Google Cloud: musisz kupić subskrypcję zarchiwizowane konto użytkownika w konsoli administracyjnej Google lub skontaktować się z przedstawicielem handlowym lub partnerem. Instrukcje znajdziesz w artykule Dodawanie płatnej subskrypcji do swojego konta.
- Education Fundamentals, Education Standard i Education Plus – licencje na zarchiwizowane konto użytkownika są uwzględnione w subskrypcji Google Workspace for Education. Jeśli zabraknie Ci miejsca, możesz poprosić o więcej, kontaktując się z zespołem pomocy Google Workspace.
W przypadku wszystkich wersji możesz też skontaktować się z przedstawicielem handlowym Google lub partnerem Google Cloud .
Archiwizowanie i cofanie archiwizacji konta pojedynczego użytkownika
Jeśli używasz Google Workspace for Education, zapoznaj się z artykułem Archiwizowanie kont użytkowników w wersjach Education.
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog Użytkownicy.Musisz mieć odpowiednie uprawnienie Zarządzanie użytkownikami. Bez odpowiedniego uprawnienia nie zobaczysz wszystkich opcji wymaganych do wykonania tych czynności.
- Znajdź użytkownika na liście Użytkownicy. Jeśli potrzebujesz pomocy, zobacz artykuł Znajdowanie konta użytkownika.
Aby zarchiwizować konto użytkownika:
- Najedź kursorem na konto użytkownika i kliknij Więcej opcji.
- Jeśli masz:
- Enterprise Standard lub Enterprise Plus – wybierz Zarchiwizuj konto użytkownika.
- Business Starter, Business Standard lub Business Plus – wybierz Usuń konto użytkownika kliknij Zarchiwizuj konto użytkownika.
Jeśli pojawi się odpowiednia prośba, kliknij Kup abonament na zarchiwizowane konto użytkownika i postępuj zgodnie z instrukcjami. Jeśli ta opcja jest niedostępna, nie możesz kupić abonamentu na zarchiwizowane konto użytkownika w konsoli administracyjnej. Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym Google lub partnerem Google Cloud .
- Aby potwierdzić, kliknij Gotowe.
Aby cofnąć archiwizację konta użytkownika:
- Najedź kursorem na nazwę użytkownika i kliknij Przywróć konto użytkownika z archiwum.
- Aby potwierdzić, kliknij Gotowe.
Zbiorcze archiwizowanie kont użytkowników i przywracanie ich z archiwum
Możesz zbiorczo archiwizować konta użytkowników i przywracać je z archiwum za pomocą pliku CSV lub interfejsów API pakietu Admin SDK.
Aby zarchiwizować wiele kont użytkowników lub cofnąć ich archiwizację przy użyciu pliku CSV:
- Wykonaj czynności opisane w artykule Dodawanie i aktualizowanie wielu użytkowników za pomocą pliku CSV.
- W pobranym szablonie CSV w kolumnie New Status [UPLOAD ONLY] (Nowy stan – tylko w przypadku przesyłania) wpisz Archived (Zarchiwizowane), aby zarchiwizować konto użytkownika, lub Active (Aktywne), aby przywrócić konto użytkownika z archiwum.
Aby zarchiwizować wiele kont użytkowników lub przywrócić je z archiwum przy użyciu interfejsów API pakietu Admin SDK:
- Postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w artykule Method: users.update.
- Ustaw zmienną logiczną archived (zarchiwizowane) na True (Prawda) lub False (Fałsz) dla poszczególnych użytkowników.
Archiwizowanie kont użytkowników bez osobnej subskrypcji
Jeśli nie masz abonamentu na zarchiwizowane konto użytkownika, nadal możesz archiwizować konta użytkowników. Ta opcja jest dostępna jako alternatywa dla usunięcia użytkownika.
Gdy archiwizujesz konto użytkownika podczas procesu usuwania, możesz przypisać przedstawiciela do zarządzania prośbami o dostęp do plików i przyszłymi e-mailami. Jeśli e-mail jest adresowany do zarchiwizowanego użytkownika, nadawca otrzymuje powiadomienie o tym, z kim powinien się skontaktować.
Aby przypisać przedstawiciela do zarchiwizowanego konta użytkownika:
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog Użytkownicy.Musisz mieć odpowiednie uprawnienie Zarządzanie użytkownikami. Bez odpowiedniego uprawnienia nie zobaczysz wszystkich opcji wymaganych do wykonania tych czynności.
- Na liście Użytkownicy najedź kursorem na konto użytkownika, którego nazwę chcesz zmienić, i kliknij Więcej opcji Zaktualizuj przedstawiciela.
- Kliknij Nazwa lub adres e-mail przedstawiciela i wybierz przedstawiciela z listy.
- W sekcji Określ, co może otrzymywać przedstawiciel zaznacz pola obok elementów, które chcesz, aby otrzymywał przedstawiciel.
- Kliknij Zapisz zmiany.
Aby dowiedzieć się, czy możesz zarchiwizować konto użytkownika bez osobnej subskrypcji:
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Rozliczenia Subskrypcje.Musisz mieć uprawnienia do zarządzania płatnościami.
- Jeśli na stronie Subskrypcje nie ma wersji zarchiwizowane konto użytkownika, możesz zarchiwizować konto użytkownika bez osobnego abonamentu na zarchiwizowane konto użytkownika.
Szczegółowe informacje o usuwaniu konta użytkownika z organizacji znajdziesz w artykule Usuwanie konta użytkownika z organizacji.
Sprawdzanie zarchiwizowanych licencji i użytkowników
W konsoli administracyjnej możesz sprawdzić liczbę przypisanych licencji na zarchiwizowane konto użytkownika. Możesz też sprawdzić, czy stan konkretnego użytkownika jest aktywny czy zarchiwizowany.
Aby sprawdzić liczbę przypisanych licencji na zarchiwizowane konto użytkownika:
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Rozliczenia Subskrypcje.Musisz mieć uprawnienia do zarządzania płatnościami.
- Sprawdź, czy licencje znajdują się w jednej z tych lokalizacji:
- Jeśli abonament na zarchiwizowane konto użytkownika jest widoczny na liście – w kolumnie Licencje sprawdź liczbę licencji dla tego abonamentu.
- Jeśli nie ma subskrypcji na zarchiwizowane konto użytkownika – w przypadku głównej subskrypcji Workspace sprawdź liczbę zarchiwizowanych licencji w kolumnie Przypisane licencje.
Jeśli na stronie Subskrypcje nie jest dostępna żadna z tych opcji, nie możesz sprawdzić łącznej liczby przypisanych licencji na zarchiwizowane konto. Możesz jednak sprawdzić stan archiwizacji poszczególnych użytkowników, wykonując te czynności:
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog Użytkownicy.Musisz mieć odpowiednie uprawnienie Zarządzanie użytkownikami. Bez odpowiedniego uprawnienia nie zobaczysz wszystkich opcji wymaganych do wykonania tych czynności.
- Znajdź użytkownika na liście Użytkownicy. Jeśli potrzebujesz pomocy, zobacz artykuł Znajdowanie konta użytkownika.
- Aby sprawdzić, czy konto użytkownika zostało zarchiwizowane, przejdź do kolumny Stan.