إذا كان لديك اشتراك لمستخدم واحد، يُرجى الانتقال بدلاً من ذلك إلى أرشفة اشتراك لمستخدم واحد.
عندما يغادر موظف شركتك، يمكنك أرشفة حساب المستخدم الخاص به للاحتفاظ ببياناته بأمان ومنعه من الوصول إلى خدمات Google Workspace. تؤدّي أرشفة حساب مستخدم إلى تغيير حالة الحساب إلى "مؤرشَف".
تُحتسب بيانات المستخدمين المؤرشفين ضمن الحد الأقصى لمساحة التخزين المُجمَّعة الخاصة بمؤسستك.
ماذا يحدث لحساب المستخدم المؤرشَف وبياناته؟
عند أرشفة حساب مستخدم، تحتفظ Google ببيانات خدمات Google Workspace الخاصة بالمستخدم بأمان. في حال امتلاك المستخدم ترخيص Google Vault أو ترخيص من اشتراك "مستخدِم من الأرشيف" يتضمن Vault، ستتم حماية بيانات المستخدم وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Vault ويمكنك البحث في البيانات وتصديرها. مزيد من المعلومات
تتوفَّر بيانات المستخدِم (من الخدمات الأساسية، مثل Gmail وGoogle Drive، والخدمات غير الأساسية، مثل Classroom) للمستخدمين الآخرين في مؤسستك الذين لديهم ترخيص Google Vault.
تبقى بيانات المستخدمين في منطقة البيانات نفسها التي حدّدها المشرف. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة اختيار موقع جغرافي لبياناتك.
ملاحظة: يجب أن يتوفر ترخيص Education Standard أو Education Plus لحسابات Google Workspace for Education النشطة والمؤرشَفة لكي تسري عليها سياسات مناطق البيانات.
يستمر تفعيل ميزة "منع فقدان البيانات" (DLP) في Google Drive على بيانات المستخدمين. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى لمحة عن ميزة "منع فقدان البيانات" في Drive.
إذا حصل المستخدم على ترخيص لاشتراك إضافة، مثل Vault أو Google Voice، سيحتفظ المستخدم بالترخيص بعد أرشفته. إذا لم يعُد المستخدم بحاجة إلى اشتراك الإضافة، يمكنك إزالة الترخيص بعد أرشفة حسابه. مزيد من المعلومات عن إزالة التراخيص
يمكنك أرشفة كلٍّ من المستخدمين النشطين والمعلَّقين. عند أرشفة حساب مستخدِم، يصبح ترخيص Google Workspace النشط متاحًا لإعادة منحه إلى مستخدِم آخر في غضون 24 ساعة.
بعد أرشفة المستخدم
بعد أرشفة مستخدم، فإنه:
- لا يمكن للمستخدم تسجيل الدخول إلى حساب Google المُدار في أي نظام. ويشمل ذلك خدمات Google Workspace، مثل Gmail و"تقويم Google" وDrive.
- لن يظهر في "قائمة العناوين العمومية". ويظهر المستخدِم في قوائم دليل المستخدِم بحالة "مؤرشَف". يُرجى قراءة المقالة عرض الحالة لحساب مستخدِم.
- يمكن حذفه أو إزالته من الأرشيف، ولكن لا يتم تعليقه في وحدة تحكم المشرف.
- عرض حالة الأرشيف في تقارير المستخدمين، ما يُسهِّل مراقبة المستخدمين المُؤرشَفين وإدارتهم وحذف حساباتهم في نهاية الأمر.
- لا يمكنه تلقّي الرسائل الإلكترونية ودعوات التقويم الجديدة، إذ يتم حظرها عند إرسالها إلى حساب المستخدم من الأرشيف.
كيفية إجراء الإزالة من الأرشيف
في حال إزالة حساب مستخدم من الأرشيف، يعود إلى حالته السابقة وتتاح له مجددًا إمكانية الوصول إلى جميع بياناته السابقة.
لإزالة مستخدم من الأرشيف، يجب أن يكون لديك ترخيص يتطابق مع إصدار Google Workspace الذي يستخدمه. وفي حال عدم توفّر ترخيص نشط، لن تنجح عملية الإخراج من الأرشيف وسيبقى حساب المستخدِم مؤرشفًا مع ترخيص "مستخدِم من الأرشيف".
بعد إخراج حساب مستخدم من الأرشيف، عليك منحه ترخيص Google Workspace يدويًا.
قبل البدء
لأرشفة بيانات مستخدم، تحتاج إلى "اشتراك مستخدم من الأرشيف" أو "الخطة المرنة" للفوترة:
- Enterprise Standard أو Enterprise Plus: يمكنك شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف في Google". لمعرفة الخطوات، يُرجى الانتقال إلى مقالة إضافة اشتراك مدفوع إلى حسابك.
- Business Starter أو Business Standard أو Business Plus: قد تتمكّن من شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في "وحدة تحكّم المشرف". للتحقّق من ذلك، يمكنك اتّباع خطوات أرشفة مستخدم في أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف (أدناه في هذه الصفحة).
- Education Fundamentals أو Education Standard أو Education Plus: إنّ تراخيص "مستخدم من الأرشيف" مضمّنة في اشتراكك في Google Workspace for Education. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التراخيص، يمكنك طلب المزيد من خلال التواصل مع فريق دعم Google Workspace.
- خطة فوترة مرنة: إذا لم يكن لديك اشتراك حالي في "مستخدم من الأرشيف"، يمكنك أرشفة مستخدم عند حذف حسابه. لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى أرشفة المستخدمين الذين ليس لديهم اشتراك منفصل (أدناه في هذه الصفحة).
بالنسبة إلى جميع الإصدارات، يمكنك بدلاً من ذلك التواصل مع ممثل مبيعات Google أو شريك Google Cloud .
أرشفة حساب مستخدم فردي أو إزالته من الأرشيف
بالنسبة إلى عملاء Education، يُرجى الانتقال بدلاً من ذلك إلى أرشفة المستخدمين في إصدارات Education.
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب ذلك الحصول على امتياز إدارة المستخدمين المناسب. بدون الامتياز الصحيح، لن تتمكّن من رؤية كل عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. إذا كنت بحاجة إلى المساعدة، يُرجى الانتقال إلى العثور على حساب مستخدم.
لأرشفة مستخدم، يمكنك اتباع الخطوات التالية:
- أشِر إلى حساب المستخدم وانقر على مزيد من الخيارات.
- في حال توفّر ما يلي:
- Enterprise Standard أو Enterprise Plus: اختَر أرشفة المستخدم.
- Business Starter أو Business Standard أو Business Plus: اختَر
حذف المستخدم انقر على أرشفة المستخدم.
انقر على شراء اشتراك مستخدم من الأرشيف واتّبِع التعليمات التي تظهر على الشاشة إذا طُلب منك ذلك. إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا، لن تتمكن من شراء اشتراك "مستخدم من الأرشيف" في وحدة تحكُّم المشرف. بدلاً من ذلك، يُرجى التواصل مع ممثّل مبيعات Google أو شريك Google Cloud .
- انقر على تم للتأكيد.
لإخراج مستخدم من الأرشيف، اتّبِع الخطوات التالية:
- أشِر إلى المستخدم وانقر على إخراج مستخدم من الأرشيف.
- انقر على تم للتأكيد.
أرشفة المستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف بشكلٍ مُجمَّع
يمكنك أرشفة المستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف بشكلٍ مجمَّع باستخدام ملف CSV أو واجهات مدير SDK API.
لأرشفة عدة مستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام ملف CSV:
- اتّبِع التوجيهات الواردة في المقالة إضافة مستخدمين متعددين أو تعديلهم من ملف CSV.
- في نموذج ملف CSV الذي تم تنزيله، في العمود الحالة الجديدة [تحميل فقط]، أدخِل مؤرشف لأرشفة مستخدم أو نشط لإخراج مستخدم من الأرشيف.
لأرشفة عدة مستخدمين أو إخراجهم من الأرشيف باستخدام واجهات برمجة تطبيقات SDK للمشرف:
- اتّبِع التوجيهات الواردة في الطريقة: users.update.
- اضبط المتغيّر المنطقي مؤرشَف على True أو False لكل مستخدم حسب الحاجة.
أرشفة المستخدمين بدلاً من إلغاء الاشتراك
إذا بدأت في إلغاء اشتراكك في Google Workspace، قد يتوفّر لك خيار أرشفة جميع المستخدمين بدلاً من ذلك أثناء عملية الإلغاء. يتوفّر هذا الخيار في الحالات التالية:
- استخدام إصدار Business أو Enterprise Standard أو Enterprise Plus
- إذا كانت الرسوم يتم تحصيلها وفق "الخطة المرنة"
- تتضمن عدد مستخدمين من 2 إلى 300 مستخدم
استنادًا إلى عدد المستخدمين، قد يستغرق الأرشفة بضع ساعات.
للتحقّق من الحالة العامة لعملية الأرشفة، انقر على "المهام" 
في أعلى أي صفحة في "وحدة تحكّم المشرف".
بعد أرشفة جميع المستخدمين، يمكنك إزالة مستخدم واحد أو أكثر من الأرشيف من خلال اتّباع أيّ من مجموعتَي خطوات إزالة الأرشيف المذكورتَين سابقًا في هذه الصفحة.
لمزيد من التفاصيل حول خطوات الإلغاء، يُرجى الانتقال إلى مقالة إلغاء اشتراك Google Workspace.
أرشفة المستخدمين بدون اشتراك منفصل
إذا لم يكن لديك اشتراك "مستخدِم من الأرشيف"، سيظل بإمكانك أرشفة المستخدمين إذا كنت مشتركًا في "الخطة المرنة" للفوترة. يتوفّر هذا الخيار كبديل لحذف مستخدم.
عند أرشفة مستخدم أثناء عملية حذف المستخدم، يمكنك تعيين مفوَّض لإدارة طلبات الوصول إلى الملفات والرسائل الإلكترونية المستقبلية. إذا تم إرسال رسالة إلكترونية إلى مستخدم من الأرشيف، سيتلقّى المرسِل إشعارًا بشأن جهة الاتصال التي يجب التواصل معها بدلاً من ذلك.
تعيين مفوَّض لمستخدم من الأرشيف:
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب ذلك الحصول على امتياز إدارة المستخدمين المناسب. بدون الامتياز الصحيح، لن تتمكّن من رؤية كل عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، أشِر إلى المستخدم الذي تريد تعديل بياناته وانقر على
مزيد من الخيارات تعديل بيانات المستخدم المفوض.
- انقر على اسم المفوّض أو بريده الإلكتروني واختَر المفوّض من القائمة.
- بالنسبة إلى تحديد الرسائل التي يمكن للمفوَّض تلقّيها، ضَع علامة في المربّعات بجانب العناصر التي تريد أن يتلقّاها المفوَّض.
- انقر على حفظ التغييرات.
لمعرفة ما إذا كان بإمكانك أرشفة مستخدم بدون اشتراك منفصل، اتّبِع الخطوات التالية:
-
في "وحدة تحكُّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الفوترة
الاشتراكات.يجب الحصول على امتياز إدارة الفوترة.
- في صفحة الاشتراكات، إذا لم يكن إصدار "مستخدم من الأرشيف" مُدرَجًا، يمكنك أرشفة مستخدم بدون اشتراك منفصل في "مستخدم من الأرشيف".
لمعرفة التفاصيل حول حذف مستخدم من مؤسستك، انتقِل إلى مقالة حذف مستخدم أو إزالته من مؤسستك.
مراجعة التراخيص والمستخدمين المؤرشفين
في "وحدة تحكّم المشرف"، يمكنك مراجعة عدد تراخيص "المستخدم المؤرشف" المخصّصة. يمكنك أيضًا التحقّق مما إذا كانت حالة مستخدم معيّن نشطة أو مؤرشفة.
للاطّلاع على عدد تراخيص "مستخدم من الأرشيف" المخصَّصة:
-
في "وحدة تحكُّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الفوترة
الاشتراكات.يجب الحصول على امتياز إدارة الفوترة.
- ابحث عن التراخيص في أحد المواقع التالية:
- إذا كان اشتراك "مستخدم من الأرشيف" مُدرَجًا: بالنسبة إلى هذا الاشتراك، تحقَّق من عدد التراخيص في عمود التراخيص.
- إذا لم يكن هناك اشتراك "مستخدِم من الأرشيف" مدرَج: في اشتراك Workspace الرئيسي، تحقّق من عدد تراخيص المستخدمين من الأرشيف في عمود التراخيص المخصّصة.
إذا لم يتوفّر أي من الخيارَين في صفحة "الاشتراكات"، لن تتمكّن من الاطّلاع على إجمالي عدد التراخيص المؤرشفة المخصّصة. يمكنك بدلاً من ذلك الاطّلاع على حالة الأرشيف الخاصة بمستخدم معيّن باتّباع الخطوات التالية:
-
في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة"
الدليل
المستخدمون.يتطلب ذلك الحصول على امتياز إدارة المستخدمين المناسب. بدون الامتياز الصحيح، لن تتمكّن من رؤية كل عناصر التحكّم اللازمة لإكمال هذه الخطوات.
- في قائمة المستخدمون، ابحث عن المستخدم. إذا كنت بحاجة إلى المساعدة، يُرجى الانتقال إلى العثور على حساب مستخدم.
- انتقِل إلى عمود الحالة للتحقّق مما إذا تم وضع المستخدم في الأرشيف.