หากมีการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียว ให้ไปที่เก็บการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียวแทน
เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้ของพนักงานรายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะบัญชีเป็นเก็บแล้ว
ข้อมูลสำหรับผู้ใช้เก่าจะนับรวมในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมขององค์กร
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า
เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูล เพิ่มเติม
ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้
ข้อมูลของผู้ใช้จะยังอยู่ในเขตข้อมูลเดียวกับที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สำหรับข้อมูล
หมายเหตุ: บัญชี Google Workspace for Education ทั้งบัญชีที่ใช้งานอยู่และบัญชีที่เก็บถาวรต้องมีใบอนุญาต Education Standard หรือ Education Plus จึงจะอยู่ภายใต้นโยบายเขตข้อมูล
ข้อมูลของผู้ใช้จะยังได้รับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) จาก Google ไดรฟ์ต่อไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเกี่ยวกับ DLP สำหรับไดรฟ์
หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้บริการเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำ ใบอนุญาตออก
คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับ เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง
หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
- ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึงบริการของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
- ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของบัญชีผู้ใช้
- ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
- รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อ ส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า
การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร
เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและ เข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่พร้อมใช้งานที่ตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป
หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้องมอบหมายใบอนุญาต สำหรับ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าหรือแผนแบบยืดหยุ่น สำหรับการเรียกเก็บเงิน
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - คุณสามารถซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินไปยังบัญชีของคุณ
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - คุณอาจซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ โปรดตรวจสอบโดยทำตามขั้นตอนเพื่อเก็บผู้ใช้ในหัวข้อเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้แต่ละราย (อ่านต่อไปในหน้านี้)
- Education Fundamentals, Education Standard หรือ Education Plus - เก็บถาวร ใบอนุญาตผู้ใช้จะรวมอยู่ในการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education หากใช้จนหมดแล้ว คุณสามารถขอเพิ่มได้โดยติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace
- แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน - หากยังไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า คุณจะเก็บผู้ใช้ได้เมื่อลบบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเก็บผู้ใช้ที่ไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหาก (อ่านต่อไปในหน้านี้)
คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น
เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล
สำหรับลูกค้า Education โปรดไปที่เก็บผู้ใช้ในรุ่น Education แทน
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ค้นหาผู้ใช้ในรายการผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้เมาส์ไปที่บัญชีผู้ใช้แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
- หากคุณมี
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - ให้เลือกเก็บผู้ใช้
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - เลือก
ลบผู้ใช้ คลิกเก็บผู้ใช้
หากมีข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทำตามข้อความแจ้ง หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณจะซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ แต่คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้
- คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้ไปที่ผู้ใช้แล้วคลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
- คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน
คุณจะเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคนโดยใช้ไฟล์ CSV หรือ API ของ Admin SDK ก็ได้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มหรืออัปเดตผู้ใช้หลายรายจากไฟล์ CSV
- ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ Admin SDK API ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update
- กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็นจริงหรือเท็จให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม
เก็บผู้ใช้แทนการยกเลิกการสมัครใช้บริการ
หากเริ่มยกเลิก Google Workspace คุณอาจมีตัวเลือกให้เก็บผู้ใช้ทั้งหมดไว้แทนในกระบวนการยกเลิก ตัวเลือกนี้จะ ใช้ได้ในกรณีต่อไปนี้
- คุณมีรุ่น Business, Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus
- คุณใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน
- คุณมีผู้ใช้ 2-300 ราย
ระบบอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเก็บข้อมูลทั้งหมดถาวร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้
หากต้องการตรวจสอบสถานะทั่วไปของกระบวนการเก็บ ให้คลิกงาน 
ที่ด้านบนของหน้าใดก็ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
หลังจากเก็บผู้ใช้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถยกเลิกการเก็บผู้ใช้อย่างน้อย 1 รายได้โดยทำตามขั้นตอนยกเลิกการเก็บผู้ใช้รายการใดรายการหนึ่งก่อนหน้านี้ในหน้านี้
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการยกเลิกได้ที่ยกเลิก Google Workspace
เก็บผู้ใช้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหาก
หากไม่ได้สมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า คุณก็ยังเก็บผู้ใช้ได้หาก ใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน ตัวเลือกนี้พร้อมให้บริการเป็น ทางเลือกแทนการลบผู้ใช้
เมื่อเก็บผู้ใช้ไว้ในที่เก็บถาวรระหว่างกระบวนการลบผู้ใช้ คุณจะมอบหมาย ผู้รับมอบสิทธิ์ให้จัดการคำขอเข้าถึงไฟล์และอีเมลในอนาคตได้ หากส่งอีเมล ถึงผู้ใช้เก่า ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผู้ที่ควรติดต่อแทน
กำหนดผู้รับมอบสิทธิ์สำหรับผู้ใช้ที่เก็บไว้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ในรายชื่อผู้ใช้ ให้ชี้ไปที่ผู้ใช้ที่ต้องการอัปเดต แล้วคลิก
ตัวเลือกเพิ่มเติม อัปเดตผู้รับมอบสิทธิ์
- คลิกชื่อหรืออีเมลของผู้รับมอบสิทธิ์ แล้วเลือกผู้รับมอบสิทธิ์จากรายการ
- สำหรับเลือกสิ่งที่ผู้ได้รับมอบสิทธิ์รับได้ ให้เลือกช่องข้างรายการที่คุณต้องการให้ผู้ได้รับมอบสิทธิ์รับ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง
วิธีดูว่าคุณเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหากหรือไม่
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
การเรียกเก็บเงิน การสมัครใช้บริการ - ในหน้าการสมัครใช้บริการ หากไม่มีรุ่นผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ คุณจะเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก
โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลบผู้ใช้ออกจากองค์กรที่หัวข้อลบหรือนำผู้ใช้ออกจากองค์กร
ตรวจสอบใบอนุญาตและผู้ใช้ที่เก็บถาวร
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้ที่เก็บถาวรที่กำหนดได้ นอกจากนี้ คุณยังตรวจสอบได้ด้วยว่าสถานะของผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจงนั้นใช้งานอยู่หรือ เก็บไว้
วิธีตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มอบหมาย
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
การเรียกเก็บเงิน การสมัครใช้บริการ - ตรวจสอบใบอนุญาตในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้
- หากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตในคอลัมน์ใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการนั้น
- หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า - สำหรับการสมัครใช้บริการ Workspace หลัก ในคอลัมน์ใบอนุญาตที่กำหนด ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตที่เก็บ
หากไม่มีตัวเลือกใดในหน้าการสมัครใช้บริการ คุณจะตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตที่เก็บถาวรที่มอบหมายทั้งหมดไม่ได้ แต่คุณสามารถตรวจสอบสถานะที่เก็บถาวรของผู้ใช้แต่ละรายได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ค้นหาผู้ใช้ในรายการผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
- ไปที่คอลัมน์สถานะเพื่อตรวจสอบว่าระบบเก็บผู้ใช้ไว้หรือไม่