Wenn Sie ein Abo für einen einzelnen Nutzer haben, lesen Sie stattdessen den Hilfeartikel Workspace-Abo pausieren.
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sein Nutzerkonto archivieren, um seine Daten sicher aufzubewahren und ihn daran zu hindern, auf Google Workspace-Dienste zuzugreifen. Durch das Archivieren eines Nutzerkontos wird der Kontostatus in „Archiviert“ geändert.
Die Daten archivierter Nutzer werden auf das Limit für den gemeinsamen Speicherplatz Ihrer Organisation angerechnet.
Was passiert mit dem Konto und den Daten eines archivierten Nutzers?
Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, werden die Daten des Nutzers aus den Google Workspace-Diensten sicher aufbewahrt. Wenn der Nutzer eine Google Vault-Lizenz oder eine Lizenz aus einem Abo für archivierte Nutzer hat, das Vault enthält, werden die Daten des Nutzers gemäß den Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds geschützt und Sie können die Daten suchen und exportieren. Weitere Informationen
Die Nutzerdaten, die aus den Hauptdiensten wie Gmail und Google Drive sowie aus nicht zu den Hauptdiensten gehörenden Diensten wie Classroom stammen, sind für andere Nutzer in Ihrer Organisation verfügbar, die eine Google Vault-Lizenz haben.
Die Daten der Nutzer verbleiben am vom Administrator festgelegten Speicherort für Daten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Standort für Daten auswählen.
Hinweis: Aktiven und archivierten Google Workspace for Education-Konten muss eine Education Standard- oder Education Plus-Lizenz zugewiesen sein, damit sie von den Richtlinien für Speicherorte abgedeckt werden.
Der Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive bleibt für die Daten der Nutzer weiterhin aktiv. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel DLP für Google Drive.
Wenn der Nutzer eine Lizenz für ein Add‑on-Abo wie Vault oder Google Voice hat, behält er die Lizenz auch nach dem Archivieren. Wenn der Nutzer das Add‑on-Abo nicht mehr benötigt, können Sie die Lizenz entfernen, nachdem Sie das Nutzerkonto archiviert haben. Weitere Informationen
Sie können sowohl aktive als auch gesperrte Nutzer archivieren. Wenn Sie das Konto eines Nutzers archivieren, kann seine aktive Google Workspace-Lizenz nach 24 Stunden einem anderen Nutzer zugewiesen werden.
Nach dem Archivieren eines Nutzers
Wenn Sie einen Nutzer archivieren, gilt Folgendes:
- Er kann sich mit seinem verwalteten Google-Konto in keinem System mehr anmelden. Dazu gehören Google Workspace-Dienste wie Gmail, Google Kalender und Google Drive.
- Er wird nicht in der globalen Adressenliste angezeigt. Im Nutzerverzeichnis lautet der Status „Archiviert“. Weitere Informationen finden Sie unter Status eines Nutzerkontos ansehen.
- Kann gelöscht oder wieder aktiviert, aber nicht in der Admin-Konsole gesperrt werden.
- In Berichten zu Nutzern wird der Status „Archiviert“ angezeigt. So können Sie archivierte Nutzer ganz einfach überwachen, verwalten und löschen.
- Sie können keine neuen E-Mails und Kalendereinladungen empfangen, da sie blockiert sind, wenn sie an das Konto des archivierten Nutzers gesendet werden.
Nutzer wieder aktivieren
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren, gelten für ihn sein vorheriger Status und der Zugriff auf alle vorherigen Daten.
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren möchten, benötigen Sie eine verfügbare Lizenz für seine Google Workspace-Version. Ist keine aktive Lizenz verfügbar, kann er nicht reaktiviert werden. Er bleibt archiviert und behält seine Lizenz für aktivierte Nutzer.
Nachdem Sie ein Nutzerkonto wieder aktiviert haben, müssen Sie ihm manuell eine Lizenz für Google Workspace zuweisen.
Hinweis
Zum Archivieren eines Nutzers benötigen Sie möglicherweise ein Abo für archivierte Nutzer. Sie können einen Nutzer über die Liste Nutzer oder beim Löschen seines Kontos archivieren. Weitere Informationen finden Sie weiter unten auf dieser Seite im Abschnitt Nutzer ohne separates Abo archivieren.
- Wenn Sie Ihr Abo über den Google-Vertrieb oder einen Google Cloud-Partner erworben haben:Sie müssen ein Abo für archivierte Nutzer in der Admin-Konsole erwerben oder sich an Ihren Vertriebsmitarbeiter oder Partner wenden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Ihrem Konto ein kostenpflichtiges Abo hinzufügen.
- Education Fundamentals, Education Standard oder Education Plus: Nutzerlizenzen für archivierte Konten sind in Ihrem Google Workspace for Education-Abo enthalten. Wenn Sie mehr benötigen, können Sie sich an den Google Workspace-Support wenden.
Alternativ können Sie sich für alle Versionen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner wenden .
Einzelne Nutzer archivieren oder wieder aktivieren
Education-Kunden finden entsprechende Informationen im Hilfeartikel Nutzer in Education-Versionen archivieren.
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü
Verzeichnis
Nutzer.Hierfür ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.
- Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
So archivieren Sie einen Nutzer:
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Nutzerkonto und klicken Sie auf Weitere Optionen.
- Wenn Sie:
- Enterprise Standard oder Enterprise Plus: Wählen Sie Nutzer archivieren aus.
- Business Starter, Business Standard oder Business Plus: Wählen Sie Nutzer löschen aus klicken Sie auf Nutzer archivieren.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Abo für archivierte Nutzer kaufen und folgen Sie den Anweisungen. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, können Sie in der Admin-Konsole kein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Wenden Sie sich stattdessen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner .
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
So aktivieren Sie einen Nutzer wieder:
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Nutzer und klicken Sie auf Nutzer wieder aktivieren.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
Mehrere Nutzer gleichzeitig archivieren oder wieder aktivieren
Mithilfe einer CSV-Datei oder der Admin SDK APIs können Sie mehrere Nutzer auf einmal archivieren oder wieder aktivieren.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe einer CSV-Datei archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Mehrere Nutzer über eine CSV-Datei hinzufügen oder aktualisieren.
- Geben Sie in der heruntergeladenen CSV-Vorlage in der Spalte New Status [UPLOAD ONLY] (Neuer Status [Nur Uploads]) Archived (Archiviert) ein, um einen Nutzer zu archivieren. Mit Active (Aktiv) reaktivieren Sie einen Nutzer.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe der Admin SDK APIs archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Method: users.update.
- Sie können die boolesche Variable archived für jeden Nutzer einzeln auf True oder False festlegen.
Nutzer ohne separates Abo archivieren
Wenn Sie kein Abo für archivierte Nutzer haben, können Sie Nutzer trotzdem archivieren. Diese Option ist eine Alternative zum Löschen eines Nutzers.
Wenn Sie einen Nutzer während des Löschvorgangs archivieren, können Sie einen Bevollmächtigten zuweisen, der Zugriffsanfragen für Dateien und zukünftige E‑Mails verwaltet. Wenn eine E‑Mail an einen archivierten Nutzer adressiert ist, erhält der Absender eine Benachrichtigung darüber, an wen er sich stattdessen wenden kann.
So weisen Sie einem archivierten Nutzer einen Bevollmächtigten zu:
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü
Verzeichnis
Nutzer.Hierfür ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.
- Bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste Nutzer auf den Nutzer, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf Weitere Optionen Bevollmächtigten aktualisieren.
- Klicken Sie auf Name oder E-Mail-Adresse des Bevollmächtigten und wählen Sie den Bevollmächtigten aus der Liste aus.
- Klicken Sie unter Festlegen, was der Bevollmächtigte empfangen kann die Kästchen neben den Elementen an, die der Bevollmächtigte empfangen soll.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
So finden Sie heraus, ob Sie einen Nutzer ohne separates Abo archivieren können:
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü
Abrechnung Abos.Hierfür ist die Berechtigung „Abrechnungsverwaltung“ erforderlich.
- Wenn die Version für archivierte Nutzer nicht auf der Seite Abos aufgeführt ist, können Sie Nutzer ohne separates Abo für archivierte Nutzer archivieren.
Weitere Informationen zum Löschen von Nutzern aus Ihrer Organisation finden Sie im Hilfeartikel Nutzer aus Ihrer Organisation löschen oder entfernen.
Archivierte Lizenzen und Nutzer prüfen
In der Admin-Konsole können Sie die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen für archivierte Nutzer einsehen. Sie können auch prüfen, ob der Status eines bestimmten Nutzers aktiv oder archiviert ist.
So prüfen Sie die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen für archivierte Nutzer:
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü
Abrechnung Abos.Hierfür ist die Berechtigung „Abrechnungsverwaltung“ erforderlich.
- Suchen Sie an einem der folgenden Orte nach Lizenzen:
- Wenn Ihr Abo für archivierte Nutzer aufgeführt ist: Prüfen Sie für dieses Abo in der Spalte Lizenzen die Anzahl der Lizenzen.
- Wenn kein Abo für archivierte Nutzer aufgeführt ist: Prüfen Sie für Ihr Hauptabo von Google Workspace in der Spalte Zugewiesene Lizenzen die Anzahl der archivierten Lizenzen.
Wenn keine der beiden Optionen auf der Seite „Abos“ verfügbar ist, können Sie die Gesamtzahl der zugewiesenen archivierten Lizenzen nicht prüfen. Sie können stattdessen den Archivierungsstatus eines einzelnen Nutzers so prüfen:
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Menü
Verzeichnis
Nutzer.Hierfür ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle Steuerelemente, die für diese Schritte nötig sind.
- Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
- In der Spalte Status sehen Sie, ob der Nutzer archiviert ist.