เก็บบัญชีพนักงานเก่า

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter, Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

หากมีการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียว ให้ไปที่เก็บการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้เดียวแทน

เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้ของพนักงานรายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะบัญชีเป็นเก็บแล้ว

ข้อมูลสำหรับผู้ใช้เก่าจะนับรวมในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมขององค์กร

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า

เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูล เพิ่มเติม

ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้

หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้บริการเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำ ใบอนุญาตออก

คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับ เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง

หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว

สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว

  • ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึง บริการของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
  • ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของบัญชีผู้ใช้
  • ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
  • แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
  • รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อ ส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า

การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร

เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและเข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง

หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่พร้อมใช้งานที่ตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป

หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้องมอบหมายใบอนุญาต สำหรับ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น

หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าหรือแผนแบบยืดหยุ่น สำหรับการเรียกเก็บเงิน

  • Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - คุณสามารถซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินไปยังบัญชีของคุณ
  • Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - คุณอาจซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ โปรดตรวจสอบโดยทำตามขั้นตอนเพื่อเก็บผู้ใช้ในหัวข้อเก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้แต่ละบัญชี (อ่านต่อไปในหน้านี้)
  • Education Fundamentals, Education Standard หรือ Education Plus - เก็บถาวร ใบอนุญาตผู้ใช้รวมอยู่ในการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education หากใช้ใบอนุญาตจนหมดแล้ว คุณสามารถขอเพิ่มได้โดยติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace
  • แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน - หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าอยู่ คุณจะเก็บผู้ใช้ไว้ได้เมื่อลบบัญชีของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเก็บผู้ใช้ที่ไม่มีการสมัครใช้บริการแยกต่างหาก (อ่านต่อไปในหน้านี้)

คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น

เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล

สำหรับลูกค้า Education โปรดไปที่เก็บผู้ใช้ในรุ่น Education แทน

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น ไดเรกทอรี จากนั้น ผู้ใช้

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ

  2. ค้นหาผู้ใช้ในรายการผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้

หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้

  1. ชี้เมาส์ไปที่บัญชีผู้ใช้แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
  2. หากคุณมีสิ่งต่อไปนี้
    • Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - ให้เลือกเก็บผู้ใช้
    • Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - เลือกลบผู้ใช้ จากนั้น คลิกเก็บผู้ใช้
      หากมีข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทำตามข้อความแจ้ง หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณจะซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าใน คอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ แต่คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้
  3. คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน

หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้

  1. ชี้ไปที่ผู้ใช้แล้วคลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
  2. คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน

เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน

คุณจะเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคนโดยใช้ไฟล์ CSV หรือ API ของ Admin SDK ก็ได้

หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV ให้ทำดังนี้

  1. ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มหรืออัปเดตผู้ใช้หลายรายจากไฟล์ CSV
  2. ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้

หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ Admin SDK API ให้ทำดังนี้

  1. ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update
  2. กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็นจริงหรือเท็จให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม

เก็บผู้ใช้แทนการยกเลิกการสมัครใช้บริการ

หากเริ่มยกเลิก Google Workspace คุณอาจมีตัวเลือกให้เก็บผู้ใช้ทั้งหมดไว้แทนในกระบวนการยกเลิก ตัวเลือกนี้จะใช้ได้ในกรณีต่อไปนี้

  • คุณมีรุ่น Business, Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus
  • คุณใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน
  • คุณมีผู้ใช้ 2-300 ราย

ระบบอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเก็บข้อมูลทั้งหมดถาวร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้

หากต้องการตรวจสอบสถานะทั่วไปของกระบวนการเก็บ ให้คลิกงาน ที่ด้านบนของหน้าใดก็ได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

หลังจากเก็บผู้ใช้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถยกเลิกการเก็บผู้ใช้อย่างน้อย 1 รายได้โดยทำตาม ขั้นตอนยกเลิกการเก็บผู้ใช้รายการใดรายการหนึ่งก่อนหน้านี้ในหน้านี้

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการยกเลิกได้ที่ยกเลิก Google Workspace

เก็บผู้ใช้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหาก

หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า คุณจะยังคงเก็บผู้ใช้ได้หาก ใช้แพ็กเกจแบบยืดหยุ่นสำหรับการเรียกเก็บเงิน ตัวเลือกนี้เป็น ทางเลือกแทนการลบผู้ใช้

เมื่อเก็บผู้ใช้ไว้ในระหว่างกระบวนการลบผู้ใช้ คุณจะมอบหมาย ผู้รับมอบสิทธิ์ให้จัดการคำขอเข้าถึงไฟล์และอีเมลในอนาคตได้ หากส่งอีเมลถึงผู้ใช้ที่ถูกเก็บถาวร ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผู้ที่ควรติดต่อแทน

หากต้องการอัปเดตหรือนำผู้รับมอบสิทธิ์ออก คุณจะต้องยกเลิกการเก็บผู้ใช้ที่เก็บไว้ แล้วเก็บผู้ใช้รายนั้นอีกครั้ง เมื่อดำเนินการนี้ คุณสามารถมอบสิทธิ์บัญชีดังกล่าวให้ผู้ใช้รายอื่นหรือปล่อยให้ไม่มีการมอบหมายก็ได้ การอัปเดตหรือนำผู้รับมอบสิทธิ์ออก จะทำให้มีการเรียกเก็บเงิน 1 วันสำหรับใบอนุญาตผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่

วิธีดูว่าคุณเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหากหรือไม่

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น การเรียกเก็บเงิน จากนั้น การสมัครใช้บริการ

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการการเรียกเก็บเงิน

  2. ในหน้าการสมัครใช้บริการ หากรุ่นผู้ใช้เก่าไม่อยู่ในรายการ แสดงว่า คุณสามารถเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก

โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลบผู้ใช้ออกจากองค์กรที่หัวข้อลบหรือนำผู้ใช้ ออกจากองค์กร

ตรวจสอบใบอนุญาตและผู้ใช้ที่เก็บไว้

ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้ที่เก็บถาวรที่กำหนดได้ นอกจากนี้ คุณยังตรวจสอบได้ด้วยว่าสถานะของผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจงนั้นใช้งานอยู่หรือ เก็บถาวร

วิธีตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มอบหมาย

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น การเรียกเก็บเงิน จากนั้น การสมัครใช้บริการ

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการการเรียกเก็บเงิน

  2. ตรวจสอบใบอนุญาตในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้
    • หากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตในคอลัมน์ใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการนั้น
    • หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า - สำหรับการสมัครใช้บริการ Workspace หลัก ในคอลัมน์ใบอนุญาตที่มอบหมาย ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตที่เก็บ

หากไม่มีตัวเลือกใดในหน้าการสมัครใช้บริการ คุณจะตรวจสอบ จำนวนใบอนุญาตที่เก็บถาวรทั้งหมดที่มอบหมายไม่ได้ คุณสามารถตรวจสอบสถานะที่เก็บถาวรของผู้ใช้แต่ละรายได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น ไดเรกทอรี จากนั้น ผู้ใช้

    ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ

  2. ค้นหาผู้ใช้ในรายการผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
  3. ไปที่คอลัมน์สถานะเพื่อตรวจสอบว่าระบบเก็บผู้ใช้ไว้หรือไม่