หากคุณมีการสมัครใช้บริการแบบผู้ใช้คนเดียว ให้ไปที่หัวข้อหยุดการสมัครใช้บริการ Workspace ชั่วคราวแทน
เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้รายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย และป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าถึงบริการของ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะบัญชีเป็นเก็บแล้ว
ข้อมูลสำหรับผู้ใช้เก่าจะนับรวมในขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมขององค์กร
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบัญชีและข้อมูลของผู้ใช้เก่า
เมื่อคุณเก็บบัญชีผู้ใช้ไว้ Google จะเก็บรักษาข้อมูลบริการ Google Workspace ของผู้ใช้ไว้อย่างปลอดภัย หากผู้ใช้มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยหรือใบอนุญาตจากการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าที่มีห้องนิรภัย ข้อมูลของผู้ใช้ก็จะได้รับการป้องกันตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัย ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาและส่งออกข้อมูลได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรที่มีใบอนุญาต Google ห้องนิรภัยจะใช้ข้อมูลของผู้ใช้ (จากบริการหลัก เช่น Gmail และ Google ไดรฟ์ รวมถึงบริการที่ไม่ใช่บริการหลัก เช่น Classroom) ได้
ข้อมูลของผู้ใช้จะยังอยู่ในเขตข้อมูลเดียวกับที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเลือกสถานที่ตั้งทางภูมิศาสตร์สำหรับข้อมูล
หมายเหตุ: บัญชี Google Workspace for Education ทั้งบัญชีที่ใช้งานอยู่และบัญชีที่เก็บถาวรต้องมีใบอนุญาต Education Standard หรือ Education Plus จึงจะอยู่ภายใต้นโยบายเขตข้อมูล
ข้อมูลของผู้ใช้จะยังได้รับการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) จาก Google ไดรฟ์ต่อไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเกี่ยวกับ DLP สำหรับไดรฟ์
หากผู้ใช้มีใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการแพ็กเกจเสริม เช่น ห้องนิรภัยหรือ Google Voice ผู้ใช้จะยังคงมีใบอนุญาตอยู่หลังจากคุณเก็บผู้ใช้แล้ว หากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องสมัครใช้แพ็กเกจเสริมอีกต่อไป คุณสามารถนำใบอนุญาตออกได้หลังจากที่เก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำใบอนุญาตออก
คุณสามารถเก็บได้ทั้งผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และผู้ใช้ที่ถูกระงับ เมื่อเก็บบัญชีผู้ใช้แล้ว คุณจะมอบหมายใบอนุญาต Google Workspace ที่ใช้งานอยู่ให้กับผู้ใช้รายอื่นใหม่ได้ภายใน 24 ชั่วโมง
หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับผู้ใช้หลังจากเก็บผู้ใช้แล้ว
- ไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการได้ ไม่ว่าจะใช้ระบบใด ซึ่งรวมถึงบริการของ Google Workspace เช่น Gmail, Google ปฏิทิน และไดรฟ์
- ไม่ปรากฏในรายการที่อยู่ร่วม และจะมีสถานะเป็นผู้ใช้เก่าในหน้ารายการไดเรกทอรีของผู้ใช้ โปรดไปที่หัวข้อดูสถานะของบัญชีผู้ใช้
- ลบหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้เก่าได้ แต่จะระงับผู้ใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- แสดงสถานะผู้ใช้เก่าในรายงานผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบ จัดการ และลบผู้ใช้เก่าได้อย่างง่ายดาย
- รับอีเมลใหม่และคำเชิญในปฏิทินไม่ได้เนื่องจากระบบจะบล็อกรายการดังกล่าวเมื่อส่งไปยังบัญชีของผู้ใช้เก่า
การยกเลิกการเก็บทำงานอย่างไร
เมื่อยกเลิกการเก็บ บัญชีผู้ใช้จะกลับสู่สถานะเดิมและเข้าถึงข้อมูลก่อนหน้านี้ทั้งหมดของตนเองได้อีกครั้ง
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ คุณต้องมีใบอนุญาตที่พร้อมใช้งานที่ตรงกับรุ่น Google Workspace ของผู้ใช้ หากไม่มีใบอนุญาตที่ใช้งานได้ ระบบจะยกเลิกการเก็บไม่ได้และจะยังเก็บผู้ใช้พร้อมกับใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มีไว้ต่อไป
หลังจากยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้ คุณต้องมอบหมายใบอนุญาตของ Google Workspace ให้กับผู้ใช้ด้วยตนเอง
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
หากต้องการเก็บผู้ใช้ คุณอาจต้องมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า คุณสามารถเก็บผู้ใช้จากรายชื่อผู้ใช้หรือเมื่อลบบัญชีของผู้ใช้ได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเก็บผู้ใช้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหาก (อ่านต่อไปในหน้านี้)
- หากซื้อการสมัครใช้บริการผ่านฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud คุณจะต้องซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google หรือติดต่อตัวแทนฝ่ายขายหรือพาร์ทเนอร์ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเพิ่มการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินไปยังบัญชีของคุณ
- Education Fundamentals, Education Standard หรือ Education Plus - ใบอนุญาตผู้ใช้เก่าจะรวมอยู่ในการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education หากใช้ใบอนุญาตจนหมดแล้ว คุณสามารถขอเพิ่มได้โดยติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace
คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้สำหรับทุกรุ่น
เก็บหรือยกเลิกการเก็บบัญชีผู้ใช้เป็นรายบุคคล
สำหรับลูกค้า Education โปรดไปที่หัวข้อเก็บผู้ใช้ในรุ่น Education แทน
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ค้นหาผู้ใช้ในรายการผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
หากต้องการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้เมาส์ไปที่บัญชีผู้ใช้แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
- หากคุณมี
- Enterprise Standard หรือ Enterprise Plus - ให้เลือกเก็บผู้ใช้
- Business Starter, Business Standard หรือ Business Plus - ให้เลือกลบผู้ใช้ คลิกเก็บผู้ใช้
หากมีข้อความแจ้ง ให้คลิกซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า แล้วทำตามข้อความแจ้ง หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณจะซื้อการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้ แต่คุณยังติดต่อตัวแทนฝ่ายขายของ Google หรือพาร์ทเนอร์ Google Cloud ได้
- คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
หากต้องการยกเลิกการเก็บผู้ใช้ ให้ทำดังนี้
- ชี้ไปที่ผู้ใช้แล้วคลิกยกเลิกการเก็บผู้ใช้
- คลิกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
เก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้คราวละหลายคน
คุณสามารถเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายพร้อมกันได้โดยใช้ไฟล์ CSV หรือ Admin SDK API
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ไฟล์ CSV ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในหัวข้อเพิ่มหรืออัปเดตผู้ใช้หลายคนจากไฟล์ CSV
- ในเทมเพลต CSV ที่ดาวน์โหลดไว้ ในคอลัมน์สถานะใหม่ [อัปโหลดเท่านั้น] ให้ป้อน Archived เพื่อเก็บผู้ใช้ หรือ Active เพื่อยกเลิกการเก็บผู้ใช้
หากต้องการเก็บหรือยกเลิกการเก็บผู้ใช้หลายรายโดยใช้ Admin SDK API ให้ทำดังนี้
- ทำตามคำแนะนำในส่วน Method: users.update
- กำหนดตัวแปรบูลีน archived เป็นจริงหรือเท็จให้ผู้ใช้แต่ละคนตามความเหมาะสม
เก็บผู้ใช้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหาก
หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่า คุณก็ยังคงเก็บผู้ใช้ได้ ตัวเลือกนี้เป็นทางเลือกแทนการลบผู้ใช้
เมื่อเก็บผู้ใช้ไว้ในระหว่างขั้นตอนการลบผู้ใช้ คุณสามารถกำหนดผู้รับมอบสิทธิ์เพื่อจัดการคำขอเข้าถึงไฟล์และอีเมลในอนาคตได้ หากอีเมลส่งถึงผู้ใช้เก่า ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับบุคคลที่ควรติดต่อแทน
วิธีมอบหมายผู้รับมอบสิทธิ์สำหรับผู้ใช้เก่า
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ในรายชื่อผู้ใช้ ให้ชี้ไปที่ผู้ใช้ที่ต้องการอัปเดต แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม อัปเดตผู้รับมอบสิทธิ์
- คลิกชื่อหรืออีเมลของผู้รับมอบสิทธิ์ แล้วเลือกผู้รับมอบสิทธิ์จากรายการ
- ในส่วนเลือกสิ่งที่ผู้รับมอบสิทธิ์รับได้ ให้เลือกช่องข้างรายการที่คุณต้องการให้ผู้รับมอบสิทธิ์รับ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง
วิธีตรวจสอบว่าคุณสามารถเก็บผู้ใช้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการแยกต่างหากได้หรือไม่
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
การเรียกเก็บเงิน การสมัครใช้บริการ - ในหน้าการสมัครใช้บริการ หากไม่มีรุ่นผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ คุณสามารถเก็บผู้ใช้ได้โดยไม่ต้องสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแยกต่างหาก
โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลบผู้ใช้ออกจากองค์กรที่หัวข้อลบหรือนำผู้ใช้ออกจากองค์กร
ตรวจสอบใบอนุญาตและผู้ใช้เก่า
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มอบหมายได้ นอกจากนี้ คุณยังตรวจสอบได้ด้วยว่าสถานะของผู้ใช้รายใดรายหนึ่งเป็น "ใช้งานอยู่" หรือ "เก็บแล้ว"
วิธีตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เก่าที่มอบหมาย
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
การเรียกเก็บเงิน การสมัครใช้บริการ - ตรวจสอบใบอนุญาตในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้
- หากมีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ - ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตสำหรับการสมัครใช้บริการนั้นในคอลัมน์ใบอนุญาต
- หากไม่มีการสมัครใช้บริการผู้ใช้เก่าแสดงอยู่ - สำหรับการสมัครใช้บริการ Workspace หลัก ให้ตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตเก่าในคอลัมน์ใบอนุญาตที่มอบหมาย
หากไม่มีตัวเลือกใดเลยในหน้าการสมัครใช้บริการ คุณจะไม่สามารถตรวจสอบจำนวนใบอนุญาตที่เก็บถาวรที่มอบหมายทั้งหมดได้ แต่คุณสามารถตรวจสอบสถานะการเก็บของผู้ใช้แต่ละรายได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ค้นหาผู้ใช้ในรายการผู้ใช้ หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ไปที่หัวข้อค้นหาบัญชีผู้ใช้
- ไปที่คอลัมน์สถานะเพื่อตรวจสอบว่าผู้ใช้ถูกเก็บหรือไม่