Theo mặc định, người dùng trong tổ chức của bạn có thể tìm thấy thông tin tiểu sử của tất cả người dùng khác. Để giới hạn những người mà người dùng có thể tìm thấy trong danh sách tự động hoàn thành, Danh bạ và kết quả tìm kiếm, hãy thiết lập một thư mục tuỳ chỉnh. Chỉ định thư mục theo đơn vị tổ chức để một số người dùng nhận được thư mục tuỳ chỉnh, trong khi một số người dùng khác nhận được tất cả thông tin liên hệ trong Thư mục hoặc không nhận được thông tin nào. Tìm hiểu thêm về chế độ cài đặt khả năng hiển thị.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập một thư mục tuỳ chỉnh cho nhân viên tạm thời chỉ bao gồm những người trong nhóm của họ và cho phép nhân viên toàn thời gian tìm thấy tất cả người dùng trong Thư mục.
Bạn có thể tạo tối đa 100 thư mục tuỳ chỉnh.
Đặc quyền bắt buộc
Để tạo thư mục tuỳ chỉnh, bạn cần có tất cả các đặc quyền quản trị viên sau đây:
- Dịch vụ > Cài đặt dịch vụ
- Đặc quyền API quản trị viên > Nhóm > Đọc (mức tối thiểu bắt buộc nếu các nhóm đã được thiết lập). Nếu cần tạo hoặc chỉnh sửa nhóm, bạn sẽ cần có các đặc quyền bổ sung đối với Nhóm.
Bước 1: Ẩn Thư mục
Nếu bạn không muốn người dùng tìm thấy thông tin liên hệ cho đến khi bạn thiết lập thư mục tuỳ chỉnh, hãy tắt tính năng chia sẻ thông tin liên hệ.
Bước 2: Sắp xếp người dùng
Thiết lập đơn vị tổ chức và nhóm để sử dụng thư mục tuỳ chỉnh. Để thêm người dùng vào thư mục tuỳ chỉnh, bạn hãy đưa người dùng vào các nhóm rồi thêm những nhóm đó vào thư mục tuỳ chỉnh. Sau đó, bạn chỉ định thư mục tuỳ chỉnh cho các đơn vị tổ chức.
- Tạo các đơn vị tổ chức tương ứng với tập hợp người dùng mà bạn sẽ chỉ định thư mục tuỳ chỉnh cho. Ví dụ: nếu bạn muốn nhân viên toàn thời gian sử dụng một thư mục khác với thực tập sinh, hãy tạo một đơn vị tổ chức cho mỗi tập hợp nhân viên.
- Thêm người dùng vào các đơn vị tổ chức.
- Tạo nhóm Google rồi thêm người dùng vào các nhóm đó. Bạn sử dụng các nhóm này để điền dữ liệu vào thư mục tuỳ chỉnh. Ví dụ: bạn có thể tạo nhóm giám đốc điều hành, nhân viên toàn thời gian, thực tập sinh và nhà cung cấp. Lưu ý: Bạn không thể thêm Nhóm động vào thư mục tuỳ chỉnh.
Mẹo: Để ẩn thành viên của một nhóm, hãy đặt cấp truy cập của nhóm thành Bị hạn chế. Để ẩn địa chỉ email của nhóm đối với những người dùng không phải là thành viên nhóm, hãy ẩn nhóm đó khỏi Thư mục Groups.
Bước 3: Tạo thư mục tuỳ chỉnh
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Thư mục Cài đặt thư mục.Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Cài đặt chế độ hiển thị.
- Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức mà bạn muốn tạo thư mục.
- Trong phần Chế độ hiển thị thư mục, hãy chọn Người dùng trong thư mục tuỳ chỉnh.
- Ở dưới cùng, hãy nhấp vào Tạo mới.
- Nhập tên cho thư mục tuỳ chỉnh.
Trong phần Bao gồm các nhóm, hãy đánh dấu vào các hộp bên cạnh những nhóm mà bạn muốn đưa vào thư mục tuỳ chỉnh. Để chuyển trực tiếp đến một nhóm, hãy nhập tên của nhóm đó rồi nhấp vào Tìm kiếm.
Lưu ý: Khi bạn thêm một nhóm vào thư mục tuỳ chỉnh, nhóm đó sẽ không bị ẩn đối với những người dùng khác. Mọi người đều có thể tìm thấy Địa chỉ nhóm và xem thành viên nhóm nếu cấp truy cập nhóm cho phép. Tìm hiểu thêm về cách quản lý nhóm.
Nhấp vào Tạo, sau đó nhấp vào Lưu.
Bước 4: Hiển thị Thư mục
Để cho phép mọi người trong tổ chức của bạn tìm và sử dụng thông tin liên hệ, hãy bật tính năng chia sẻ thông tin liên hệ. Bây giờ:
- Người dùng được chỉ định một thư mục tuỳ chỉnh chỉ có thể tìm thấy những người trong thư mục tuỳ chỉnh đó. Họ có thể tìm thấy tất cả thông tin liên hệ bên ngoài được chia sẻ. Họ cũng có thể tìm thấy tất cả Nhóm mà họ có thể nhìn thấy.
- Người dùng trong các đơn vị tổ chức không được chỉ định thư mục tuỳ chỉnh có thể tìm thấy:
- Tất cả mọi người trong Thư mục, nếu đơn vị tổ chức của họ không kế thừa thư mục tuỳ chỉnh, hoặc
- Chỉ những người trong thư mục tuỳ chỉnh, nếu đơn vị tổ chức của họ kế thừa thư mục tuỳ chỉnh từ một đơn vị tổ chức gốc.