ডিফল্টরূপে, আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা অন্য সবার প্রোফাইল তথ্য খুঁজে পেতে পারেন। ব্যবহারকারীরা অটোকমপ্লিট তালিকা, পরিচিতি এবং অনুসন্ধানে কাদের খুঁজে পাবে তা সীমিত করতে, একটি কাস্টম ডিরেক্টরি সেট আপ করুন। সাংগঠনিক ইউনিট অনুসারে ডিরেক্টরি নির্ধারণ করুন, যাতে কিছু ব্যবহারকারী একটি কাস্টম ডিরেক্টরি পায়, আবার কেউ কেউ ডিরেক্টরির সমস্ত পরিচিতি পায় বা কিছুই পায় না। দৃশ্যমানতা সেটিংস সম্পর্কে আরও জানুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি অস্থায়ী কর্মীদের জন্য একটি কাস্টম ডিরেক্টরি তৈরি করতে পারেন যেখানে শুধুমাত্র তাদের দলের সদস্যরাই থাকবে এবং পূর্ণকালীন কর্মীরা সেই ডিরেক্টরিতে থাকা সমস্ত ব্যবহারকারীকে খুঁজে পাবে।
আপনি সর্বোচ্চ ১০০টি কাস্টম ডিরেক্টরি তৈরি করতে পারবেন।
প্রয়োজনীয় বিশেষাধিকার
কাস্টম ডিরেক্টরি তৈরি করতে আপনার নিম্নলিখিত সমস্ত প্রশাসক অধিকার প্রয়োজন:
- পরিষেবা > পরিষেবা সেটিংস
- অ্যাডমিন এপিআই প্রিভিলেজ > গ্রুপ > রিড (গ্রুপ আগে থেকে তৈরি করা থাকলে এটি ন্যূনতম আবশ্যক)। গ্রুপ তৈরি বা সম্পাদনা করার জন্য আপনার অতিরিক্ত গ্রুপ প্রিভিলেজগুলোর প্রয়োজন হবে।
ধাপ ১: ডিরেক্টরিটি লুকান
আপনি যদি না চান যে আপনার কাস্টম ডিরেক্টরি তৈরি না করা পর্যন্ত ব্যবহারকারীরা যোগাযোগের তথ্য খুঁজে পাক, তাহলে কন্টাক্ট শেয়ারিং বন্ধ করে দিন ।
ধাপ ২: আপনার ব্যবহারকারীদের সংগঠিত করুন
কাস্টম ডিরেক্টরি ব্যবহার করার জন্য অর্গানাইজেশনাল ইউনিট এবং গ্রুপ তৈরি করুন। একটি কাস্টম ডিরেক্টরিতে ব্যবহারকারী যুক্ত করতে, আপনাকে ব্যবহারকারীদের গ্রুপে রাখতে হবে এবং সেই গ্রুপগুলোকে কাস্টম ডিরেক্টরিতে যুক্ত করতে হবে। এরপর আপনি অর্গানাইজেশনাল ইউনিটগুলোতে কাস্টম ডিরেক্টরিগুলো বরাদ্দ করবেন।
- যেসব ব্যবহারকারী গোষ্ঠীকে আপনি কাস্টম ডিরেক্টরি বরাদ্দ করবেন, তাদের জন্য সাংগঠনিক ইউনিট তৈরি করুন । উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি চান যে পূর্ণ-সময়ের কর্মচারীরা ইন্টার্নদের থেকে ভিন্ন একটি ডিরেক্টরি ব্যবহার করুক, তাহলে কর্মচারীদের প্রতিটি গোষ্ঠীর জন্য একটি করে সাংগঠনিক ইউনিট তৈরি করুন।
- ব্যবহারকারীদের সাংগঠনিক ইউনিটে যুক্ত করুন ।
- গুগল গ্রুপ তৈরি করুন এবং সেগুলিতে ব্যবহারকারীদের যুক্ত করুন। কাস্টম ডিরেক্টরি তৈরি করতে আপনি এই গ্রুপগুলি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এক্সিকিউটিভ, পূর্ণকালীন কর্মচারী, ইন্টার্ন এবং ভেন্ডরদের গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। দ্রষ্টব্য : ডাইনামিক গ্রুপ কাস্টম ডিরেক্টরিতে যুক্ত করা যায় না।
পরামর্শ: কোনো গ্রুপের সদস্যদের লুকাতে, গ্রুপটির অ্যাক্সেস লেভেল ' Restricted'- এ সেট করুন। যারা গ্রুপের সদস্য নন, তাদের থেকে গ্রুপের ইমেল ঠিকানা লুকাতে, 'Groups' ডিরেক্টরি থেকে গ্রুপটি লুকান ।
ধাপ ৩: একটি কাস্টম ডিরেক্টরি তৈরি করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ডিরেক্টরি সেটিংস ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- দৃশ্যমানতা সেটিংসে ক্লিক করুন।
- বাম দিকে, আপনি যে সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ডিরেক্টরি তৈরি করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন।
- ডিরেক্টরি দৃশ্যমানতা বিভাগে, কাস্টম ডিরেক্টরিতে থাকা ব্যবহারকারীদের নির্বাচন করুন।
- নিচে, 'Create New'-তে ক্লিক করুন।
- কাস্টম ডিরেক্টরিটির জন্য একটি নাম লিখুন।
'গ্রুপ অন্তর্ভুক্ত করুন' বিভাগে, আপনি কাস্টম ডিরেক্টরিতে যে গ্রুপগুলো অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেগুলোর পাশের বক্সগুলোতে টিক চিহ্ন দিন। সরাসরি কোনো গ্রুপে যেতে, গ্রুপটির নাম লিখুন এবং 'অনুসন্ধান' বোতামে ক্লিক করুন।
দ্রষ্টব্য : আপনি যখন একটি কাস্টম ডিরেক্টরিতে কোনো গ্রুপ যোগ করেন, তখন গ্রুপটি অন্য ব্যবহারকারীদের থেকে গোপন থাকে না। গ্রুপের অ্যাক্সেস লেভেল অনুমতি দিলে প্রত্যেকেই গ্রুপের ঠিকানা খুঁজে পেতে এবং গ্রুপের সদস্যদের দেখতে পারে। গ্রুপ কীভাবে পরিচালনা করতে হয় সে সম্পর্কে আরও জানুন।
Create-এ ক্লিক করুন, এবং তারপর Save-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: ডিরেক্টরিটি দেখান
আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা যাতে যোগাযোগের তথ্য খুঁজে পেতে ও ব্যবহার করতে পারেন, সেজন্য ‘কন্টাক্ট শেয়ারিং’ চালু করুন । এখন:
- যেসব ব্যবহারকারীকে একটি কাস্টম ডিরেক্টরি বরাদ্দ করা হয়েছে, তারা শুধুমাত্র সেই কাস্টম ডিরেক্টরিতে থাকা ব্যক্তিদেরই খুঁজে পেতে পারেন। তারা সমস্ত শেয়ার করা বাহ্যিক পরিচিতি খুঁজে পেতে পারেন। এছাড়াও, তারা তাদের কাছে দৃশ্যমান সমস্ত গ্রুপও খুঁজে পেতে পারেন।
- যেসব সাংগঠনিক ইউনিটে কাস্টম ডিরেক্টরি বরাদ্দ করা নেই, সেখানকার ব্যবহারকারীরা নিম্নলিখিত যেকোনো একটি খুঁজে পেতে পারেন:
- ডিরেক্টরিতে থাকা প্রত্যেকে, যদি তাদের সাংগঠনিক ইউনিট কোনো কাস্টম ডিরেক্টরি উত্তরাধিকারসূত্রে না পায়, অথবা
- শুধুমাত্র কাস্টম ডিরেক্টরিতে থাকা ব্যক্তিরাই, যদি তাদের অর্গানাইজেশনাল ইউনিট কোনো প্যারেন্ট অর্গানাইজেশনাল ইউনিট থেকে একটি কাস্টম ডিরেক্টরি উত্তরাধিকার সূত্রে পায়।