Par défaut, les utilisateurs de votre organisation peuvent trouver les informations de profil de tous les autres membres. Pour limiter le nombre de personnes que les utilisateurs peuvent rechercher dans les listes de saisie semi-automatique, les contacts et les recherches, configurez un annuaire personnalisé. Attribuez des annuaires par unité organisationnelle. Ainsi, certains utilisateurs obtiennent un annuaire personnalisé, tandis que d'autres obtiennent tous les contacts de l'annuaire ou aucun. En savoir plus sur les paramètres de visibilité
Par exemple, vous pouvez configurer un annuaire personnalisé pour les employés temporaires qui n'inclut que les membres de leur équipe, et permettre aux employés à temps plein de trouver tous les utilisateurs dans l'annuaire.
Vous pouvez créer jusqu'à 100 répertoires personnalisés.
Droits requis
Pour créer des répertoires personnalisés, vous devez disposer de tous les droits d'administrateur suivants :
- Services > Paramètres du service
- Droits pour l'API Admin > Groupes > Lire (minimum requis si les groupes sont déjà configurés). Si vous devez créer ou modifier des groupes, vous aurez besoin de ces droits d'accès supplémentaires dans Google Groupes.
Étape 1 : Masquez l'annuaire
Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs trouvent les coordonnées tant que vous n'avez pas configuré vos annuaires personnalisés, désactivez le partage des contacts.
Étape 2 : Organisez les utilisateurs
Configurez des unités organisationnelles et des groupes pour pouvoir utiliser des annuaires personnalisés. Pour ajouter des utilisateurs à un annuaire personnalisé, vous devez les placer dans des groupes et ajouter ces groupes à l'annuaire personnalisé. Vous attribuez ensuite des répertoires personnalisés aux unités organisationnelles.
- Créez des unités organisationnelles qui correspondent aux ensembles d'utilisateurs auxquels vous allez attribuer des répertoires personnalisés. Par exemple, si vous souhaitez que les employés à temps plein utilisent un répertoire différent de celui des stagiaires, créez une unité organisationnelle pour chaque ensemble d'employés.
- Ajoutez des utilisateurs à des unités organisationnelles.
- Créez des groupes Google et ajoutez-y des utilisateurs. Vous utilisez ces groupes pour remplir des répertoires personnalisés. Par exemple, vous pouvez créer des groupes de cadres, d'employés à temps plein, de stagiaires et de fournisseurs. Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de groupes dynamiques à un répertoire personnalisé.
Conseil : Pour masquer les membres d'un groupe, définissez le niveau d'accès du groupe sur Restreint. Pour masquer l'adresse e-mail du groupe aux utilisateurs qui n'en sont pas membres, masquez le groupe dans l'annuaire des groupes.
Étape 3 : Créez un annuaire personnalisé
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Paramètres de l'annuaire.Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres de l'annuaire.
- Cliquez sur Paramètres de visibilité.
- Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle pour laquelle vous souhaitez créer le répertoire.
- Dans la section Visibilité dans l'annuaire, sélectionnez Utilisateurs figurant dans un annuaire personnalisé.
- Au bas du menu, cliquez sur Nouveau.
- Saisissez le nom de l'annuaire personnalisé.
Dans la section Inclure des groupes, cochez les cases à côté des groupes que vous souhaitez inclure dans l'annuaire personnalisé. Pour accéder directement à un groupe, saisissez son nom et cliquez sur Rechercher.
Remarque : Lorsque vous ajoutez un groupe à un annuaire personnalisé, il n'est pas masqué pour les autres utilisateurs. Tout le monde peut trouver l'adresse du groupe et afficher ses membres si les niveaux d'accès le permettent. Découvrez comment gérer les groupes.
Cliquez sur Créer, puis sur Enregistrer.
Étape 4 : Affichez l'annuaire
Pour permettre aux membres de votre organisation de trouver et d'utiliser des coordonnées, activez le partage de contacts. À présent :
- Les utilisateurs auxquels un annuaire personnalisé est attribué ne peuvent rechercher que les personnes figurant dans cet annuaire. Ils peuvent également rechercher tous les contacts externes partagés, Ils peuvent également rechercher tous les groupes qui leur sont visibles.
- Les utilisateurs des unités organisationnelles auxquelles aucun annuaire personnalisé n'est attribué peuvent trouver :
- tous les membres de l'annuaire, si leur unité organisationnelle n'hérite pas d'un annuaire personnalisé ;
- uniquement les membres d'un annuaire personnalisé, si leur unité organisationnelle hérite d'un annuaire personnalisé d'une unité organisationnelle parente.